第二节礼仪辞文 在使用有关礼仪的文书电报时,应注意以下事项: 1.文电中的外国国名,应使用全称,同一国名如出现数次,至少首次应用 全称。如习惯用简称,可使用正式简称。某些特殊国家,如多米尼加共和国、多 米尼加联邦等,不可使用简称。文中的单位名称,第一次亦应使用全称。对方的 职衔、姓名在作为抬头出现时,亦要用全称。 2.文书格式要合乎规范,不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式, 可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如,普通照 会一般只用第三人称,但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼,造成混 乱不清。签署者与受文者要相适应。人对人,单位对单位。如系人对人,双方身 份要相当。 3.文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯 致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如,外交照会开头时,常 有“向XXX致意并荣幸地……”的引文,在一般对外函件中不使用。在吊 唁、慰问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。文尾的致意语,向外交部或大 使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”;向全代办处发的照会不用“最”字。非外 交机关使用对外文书,可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高 的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺 致敬意”、“顺致问候”等。 4.关于译文。对外文书应以中文为正本,必要时,附以外文译文。译文本 应用不带机关衔的白纸,并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的惯用 格式,不应套用中文格式。我驻外机构,在外文水平有把握、有力量的情况下 凡纯属一般事务性的函可只用外文(指驻在国文字或通用的外国文字);对申请 签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会,亦可只用外文 5.对外文书的打印位置要适当。抬头处,受文人的职衔、姓名和称呼应在 第一行顶格排列(如排不下,也可将职衔单列一行不加标点,而把姓名称呼另排 行),然后再下一行前面空一格续排行文。如文书较短,不宜把文字都挤在信 纸的上半部分,而要留足够的天头,使文件美观大方 盖章的位置要适当,一般以骑年压月,上大下小(如带国徽的印章,国徽应 在机关衔之上)为宜 6.要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对,均应重 新打印,不得涂改。 7.用纸要合乎规定。 8.收发文应有签收手续,收到涉外文书应及时处理,不要延误 在礼仪社交场合,除了必须处理和运用好文书电报以外,对名片的使用也 应当给以重视。名片之所以在现代社会中得到广泛的应用,因为它使用起来简便 灵活、雅俗均可,能适应现代社会人际交往十分频繁的需要。 名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具,它可以用来表示祝贺、感谢 介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。为了表示不同的礼节,可以在名 片左下角用小写字母写上法文的含义;也可以在外片上,用通用的文字写上简短 的字句 几种国际上通用的法文缩写是第二节 礼仪辞文 在使用有关礼仪的文书电报时，应注意以下事项： 1．文电中的外国国名，应使用全称，同一国名如出现数次，至少首次应用 全称。如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，如多米尼加共和国、多 米尼加联邦等，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的 职衔、姓名在作为抬头出现时，亦要用全称。 2．文书格式要合乎规范，不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式， 可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如，普通照 会一般只用第三人称，但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼，造成混 乱不清。签署者与受文者要相适应。人对人，单位对单位。如系人对人，双方身 份要相当。 3．文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯。 致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如，外交照会开头时，常 有 “向 X X X 致意并荣幸地……”的引文，在一般对外函件中不使用。在吊 唁、慰问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。文尾的致意语，向外交部或大 使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”；向全代办处发的照会不用“最”字。非外 交机关使用对外文书，可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高 的敬 意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺 致敬意”、“顺致问候”等。 4．关于译文。对外文书应以中文为正本，必要时，附以外文译文。译文本， 应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的惯用 格式，不应套用中文格式。我驻外机构，在外文水平有把握、有力量的情况下， 凡纯属一般事务性的函可只用外文（指驻在国文字或通用的外国文字）；对申请 签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会，亦可只用外文。 5．对外文书的打印位置要适当。抬头处，受文人的职衔、姓名和称呼应在 第一行顶格排列（如排不下，也可将职衔单列一行不加标点，而把姓名称呼另排 一行），然后再下一行前面空一格续排行文。如文书较短，不宜把文字都挤在信 纸的上半部分，而要留足够的天头，使文件美观大方。 盖章的位置要适当，一般以骑年压月，上大下小（如带国徽的印章，国徽应 在机关衔之上）为宜。 6．要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对，均应重 新打印，不得涂改。 7．用纸要合乎规定。 8．收发文应有签收手续，收到涉外文书应及时处理，不要延误。 在礼仪社交场合，除了必须处理和运用好文书电报以外，对名片的使用也 应当给以重视。名片之所以在现代社会中得到广泛的应用，因为它使用起来简便、 灵活、雅俗均可，能适应现代社会人际交往十分频繁的需要。 名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具，它可以用来表示祝贺、感谢、 介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。为了表示不同的礼节，可以在名 片左下角用小写字母写上法文的含义；也可以在外片上，用通用的文字写上简短 的字句。 几种国际上通用的法文缩写是：