案例12YTE公司ERP系统实施案例 1996年12月的一天,YTE公司IT部门经理张军按照预先的约定来到总经理 Smith先生 的办公室。在简单的汇报了IT部近期工作情况之后,张军向 Smith详细讲述了现有的信息 系统存在的一些问题,最后,他指出:“随着公司在销售业务上的迅速扩张及生产规模的日 益庞大,原有系统所暴露出来的弊端已经越来越阻碍了公司的发展;我们有必要对信息系统 作重大改进,甚至建立一套新的系统,而与此同时,公司的一些业务流程也要进行改进。” 张军的一番陈述得到了 Smith的首肯 YTE公司及其信息系统 TE公司是由大型跨国企业BLC在中国组建的独资企业,主要从事乳制品的生产及销售。 YTE于1993年在上海浦东金桥出口加工区落户,总投资约为3.5亿人民币,总部厂房及办 公区建筑面积逾3万平方米,有员工700多人。YTE的厂房设备和员工素质在中国都是一流 的,她还拥有在中国乃至亚洲最为先进的食品营养成分检测实验室。公司自93年投产以来, 销售增长保持在35%以上,发展快速迅猛。 YTE在上海投产的初期,并未有成型的信息系统。为了提高公司的营运效率,由集团总 公司(BLC)牵头,引进了集团内的一套管理系统一—BAS( Business application System) 商业应用系统。该系统由 COBOL语言写成,运行在AS/400上,主要由以下几个子模块组成: 1)会计子模块,主要负责总帐登录应收、应付及财务报表的编制 2)销售与分销子模块,主要处理销售订单及打印发票。 3)固定资产子模块,负责固定资产的登录、清理及折旧 4)物料管理子模块,负责原材料、半成品及成品的管理 BAS系统於1994年年初在公司内安装完毕并正式启用。其间随着公司规模的扩大,该 系统虽然经过不断改进与提高,但毕竞它是针对贸易公司而设计开发的,实际应用于制造业 企业时遇到了种种困难。公司IT部门于1995年又在 Access平台上单独开发了成本应用子 模块及生产计划子模块(信息系统结构图见附图一)。 1995和1996两年,公司的销售分别比上年增长40%和38%,销售业务的迅速扩展和生 产规模的扩张,信息系统又暴露出新的问题。196年12月张军向总经理汇报工作之时,简 单列举了一些发生在酸奶产、销中的问题: “由于成本系统未与BAS系统集成,生产日报表首先要在成本子模块中录入,然后由成 本模块计算出结果,再将日报表及输出结果输入BAS系统,同样的数据要反复录入两次以上 既增加了工作量,又增加了出错的机会。 酸奶的销售数据录入后,系统并不能立即反映实时的销售情况,而需要等到夜间进行 批处理后第二天才能被更新:由于无法从系统中了解到酸奶的实际库存量,往往造成销售员 接受了客户订单却无货可供,从而出现废单,而生产计划部门也抱怨由于数据的不准确造成 生产计划安排上的困难。此外,酸奶销售数据每天输入市区办公室的PC机中,而BAS系统 无法与市区办公室实现互联,故所有在PC机上的数据在月底时由IT部门协助统一转换至公 司总部的BAS系统,远远不能满足这种一个月内发生3-4次订货的销售方式所必需的客户 信用控制信息 在现有的信息系统中,退货、换货数量、品种不能按客户分别进行处理,这给考核客 户以及销售员的工作带来了难度。有些销售员还乘机钻空子,与客户串通,造成异常的退货 和换货情 在BAS系统中,月结流程按‘销售月结一物料月结一应收帐款月结一应付帐款月结 固定资产月结一总帐月结’进行,整个过程需要5天时间。这导致每个月有5天左右的时间 正常的销售流程无法实现,公司内部和客户都有意见。 “随着公司业务的扩展,在全国各地的销售办公室与上海总部进行联网的要求也越来 越强烈,现在的信息系统只能运行于比较落后的硬件网络平台上,公司显然需要向更先进的 客户/服务器( Client/ Server)系统过渡。 在张军这次汇报工作两周以后, Smith从BLC总部回到上海又一次召见了他。 Smith指1 案例 12 YTE 公司 ERP 系统实施案例 1996 年 12 月的一天，YTE 公司 IT 部门经理张军按照预先的约定来到总经理 Smith 先生 的办公室。在简单的汇报了 IT 部近期工作情况之后，张军向 Smith 详细讲述了现有的信息 系统存在的一些问题，最后，他指出：“随着公司在销售业务上的迅速扩张及生产规模的日 益庞大，原有系统所暴露出来的弊端已经越来越阻碍了公司的发展；我们有必要对信息系统 作重大改进，甚至建立一套新的系统，而与此同时，公司的一些业务流程也要进行改进。” 张军的一番陈述得到了 Smith 的首肯。 一、YTE 公司及其信息系统 YTE 公司是由大型跨国企业 BLC 在中国组建的独资企业，主要从事乳制品的生产及销售。 YTE 于 1993 年在上海浦东金桥出口加工区落户，总投资约为 3.5 亿人民币，总部厂房及办 公区建筑面积逾 3 万平方米，有员工 700 多人。YTE 的厂房设备和员工素质在中国都是一流 的，她还拥有在中国乃至亚洲最为先进的食品营养成分检测实验室。公司自 93 年投产以来， 销售增长保持在 35%以上，发展快速迅猛。 YTE 在上海投产的初期，并未有成型的信息系统。为了提高公司的营运效率，由集团总 公司（BLC）牵头，引进了集团内的一套管理系统——BAS（ Business Application System） 商业应用系统。该系统由 COBOL 语言写成，运行在 AS/400 上，主要由以下几个子模块组成： 1）会计子模块，主要负责总帐登录应收、应付及财务报表的编制。 2）销售与分销子模块，主要处理销售订单及打印发票。 3）固定资产子模块，负责固定资产的登录、清理及折旧。 4）物料管理子模块，负责原材料、半成品及成品的管理。 BAS 系统於 1994 年年初在公司内安装完毕并正式启用。其间随着公司规模的扩大，该 系统虽然经过不断改进与提高，但毕竟它是针对贸易公司而设计开发的，实际应用于制造业 企业时遇到了种种困难。公司 IT 部门于 1995 年又在 Access 平台上单独开发了成本应用子 模块及生产计划子模块（信息系统结构图见附图一） 。 1995 和 1996 两年，公司的销售分别比上年增长 40%和 38%，销售业务的迅速扩展和生 产规模的扩张，信息系统又暴露出新的问题。1996 年 12 月张军向总经理汇报工作之时，简 单列举了一些发生在酸奶产、销中的问题： “由于成本系统未与 BAS 系统集成，生产日报表首先要在成本子模块中录入，然后由成 本模块计算出结果，再将日报表及输出结果输入 BAS 系统，同样的数据要反复录入两次以上， 既增加了工作量，又增加了出错的机会。 “酸奶的销售数据录入后，系统并不能立即反映实时的销售情况，而需要等到夜间进行 批处理后第二天才能被更新；由于无法从系统中了解到酸奶的实际库存量，往往造成销售员 接受了客户订单却无货可供，从而出现废单，而生产计划部门也抱怨由于数据的不准确造成 生产计划安排上的困难。此外，酸奶销售数据每天输入市区办公室的 PC 机中，而 BAS 系统 无法与市区办公室实现互联，故所有在 PC 机上的数据在月底时由 IT 部门协助统一转换至公 司总部的 BAS 系统，远远不能满足这种一个月内发生 3—4 次订货的销售方式所必需的客户 信用控制信息。 “在现有的信息系统中，退货、换货数量、品种不能按客户分别进行处理，这给考核客 户以及销售员的工作带来了难度。有些销售员还乘机钻空子，与客户串通，造成异常的退货 和换货情况。 “在 BAS 系统中，月结流程按‘销售月结—物料月结—应收帐款月结—应付帐款月结— 固定资产月结—总帐月结’进行，整个过程需要 5 天时间。这导致每个月有 5 天左右的时间 正常的销售流程无法实现，公司内部和客户都有意见。 “随着公司业务的扩展，在全国各地的销售办公室与上海总部进行联网的要求也越来 越强烈，现在的信息系统只能运行于比较落后的硬件网络平台上，公司显然需要向更先进的 客户/服务器(Client/Server)系统过渡。” 在张军这次汇报工作两周以后，Smith 从 BLC 总部回到上海又一次召见了他。Smith 指