案例12YTE公司ERP系统实施案例 1996年12月的一天,YTE公司IT部门经理张军按照预先的约定来到总经理 Smith先生 的办公室。在简单的汇报了IT部近期工作情况之后,张军向 Smith详细讲述了现有的信息 系统存在的一些问题,最后,他指出:“随着公司在销售业务上的迅速扩张及生产规模的日 益庞大,原有系统所暴露出来的弊端已经越来越阻碍了公司的发展;我们有必要对信息系统 作重大改进,甚至建立一套新的系统,而与此同时,公司的一些业务流程也要进行改进。” 张军的一番陈述得到了 Smith的首肯 YTE公司及其信息系统 TE公司是由大型跨国企业BLC在中国组建的独资企业,主要从事乳制品的生产及销售。 YTE于1993年在上海浦东金桥出口加工区落户,总投资约为3.5亿人民币,总部厂房及办 公区建筑面积逾3万平方米,有员工700多人。YTE的厂房设备和员工素质在中国都是一流 的,她还拥有在中国乃至亚洲最为先进的食品营养成分检测实验室。公司自93年投产以来, 销售增长保持在35%以上,发展快速迅猛。 YTE在上海投产的初期,并未有成型的信息系统。为了提高公司的营运效率,由集团总 公司(BLC)牵头,引进了集团内的一套管理系统一—BAS( Business application System) 商业应用系统。该系统由 COBOL语言写成,运行在AS/400上,主要由以下几个子模块组成: 1)会计子模块,主要负责总帐登录应收、应付及财务报表的编制 2)销售与分销子模块,主要处理销售订单及打印发票。 3)固定资产子模块,负责固定资产的登录、清理及折旧 4)物料管理子模块,负责原材料、半成品及成品的管理 BAS系统於1994年年初在公司内安装完毕并正式启用。其间随着公司规模的扩大,该 系统虽然经过不断改进与提高,但毕竞它是针对贸易公司而设计开发的,实际应用于制造业 企业时遇到了种种困难。公司IT部门于1995年又在 Access平台上单独开发了成本应用子 模块及生产计划子模块(信息系统结构图见附图一)。 1995和1996两年,公司的销售分别比上年增长40%和38%,销售业务的迅速扩展和生 产规模的扩张,信息系统又暴露出新的问题。196年12月张军向总经理汇报工作之时,简 单列举了一些发生在酸奶产、销中的问题: “由于成本系统未与BAS系统集成,生产日报表首先要在成本子模块中录入,然后由成 本模块计算出结果,再将日报表及输出结果输入BAS系统,同样的数据要反复录入两次以上 既增加了工作量,又增加了出错的机会。 酸奶的销售数据录入后,系统并不能立即反映实时的销售情况,而需要等到夜间进行 批处理后第二天才能被更新:由于无法从系统中了解到酸奶的实际库存量,往往造成销售员 接受了客户订单却无货可供,从而出现废单,而生产计划部门也抱怨由于数据的不准确造成 生产计划安排上的困难。此外,酸奶销售数据每天输入市区办公室的PC机中,而BAS系统 无法与市区办公室实现互联,故所有在PC机上的数据在月底时由IT部门协助统一转换至公 司总部的BAS系统,远远不能满足这种一个月内发生3-4次订货的销售方式所必需的客户 信用控制信息 在现有的信息系统中,退货、换货数量、品种不能按客户分别进行处理,这给考核客 户以及销售员的工作带来了难度。有些销售员还乘机钻空子,与客户串通,造成异常的退货 和换货情 在BAS系统中,月结流程按‘销售月结一物料月结一应收帐款月结一应付帐款月结 固定资产月结一总帐月结’进行,整个过程需要5天时间。这导致每个月有5天左右的时间 正常的销售流程无法实现,公司内部和客户都有意见。 “随着公司业务的扩展,在全国各地的销售办公室与上海总部进行联网的要求也越来 越强烈,现在的信息系统只能运行于比较落后的硬件网络平台上,公司显然需要向更先进的 客户/服务器( Client/ Server)系统过渡。 在张军这次汇报工作两周以后, Smith从BLC总部回到上海又一次召见了他。 Smith指1 案例 12 YTE 公司 ERP 系统实施案例 1996 年 12 月的一天,YTE 公司 IT 部门经理张军按照预先的约定来到总经理 Smith 先生 的办公室。在简单的汇报了 IT 部近期工作情况之后,张军向 Smith 详细讲述了现有的信息 系统存在的一些问题,最后,他指出:“随着公司在销售业务上的迅速扩张及生产规模的日 益庞大,原有系统所暴露出来的弊端已经越来越阻碍了公司的发展;我们有必要对信息系统 作重大改进,甚至建立一套新的系统,而与此同时,公司的一些业务流程也要进行改进。” 张军的一番陈述得到了 Smith 的首肯。 一、YTE 公司及其信息系统 YTE 公司是由大型跨国企业 BLC 在中国组建的独资企业,主要从事乳制品的生产及销售。 YTE 于 1993 年在上海浦东金桥出口加工区落户,总投资约为 3.5 亿人民币,总部厂房及办 公区建筑面积逾 3 万平方米,有员工 700 多人。YTE 的厂房设备和员工素质在中国都是一流 的,她还拥有在中国乃至亚洲最为先进的食品营养成分检测实验室。公司自 93 年投产以来, 销售增长保持在 35%以上,发展快速迅猛。 YTE 在上海投产的初期,并未有成型的信息系统。为了提高公司的营运效率,由集团总 公司(BLC)牵头,引进了集团内的一套管理系统——BAS( Business Application System) 商业应用系统。该系统由 COBOL 语言写成,运行在 AS/400 上,主要由以下几个子模块组成: 1)会计子模块,主要负责总帐登录应收、应付及财务报表的编制。 2)销售与分销子模块,主要处理销售订单及打印发票。 3)固定资产子模块,负责固定资产的登录、清理及折旧。 4)物料管理子模块,负责原材料、半成品及成品的管理。 BAS 系统於 1994 年年初在公司内安装完毕并正式启用。其间随着公司规模的扩大,该 系统虽然经过不断改进与提高,但毕竟它是针对贸易公司而设计开发的,实际应用于制造业 企业时遇到了种种困难。公司 IT 部门于 1995 年又在 Access 平台上单独开发了成本应用子 模块及生产计划子模块(信息系统结构图见附图一) 。 1995 和 1996 两年,公司的销售分别比上年增长 40%和 38%,销售业务的迅速扩展和生 产规模的扩张,信息系统又暴露出新的问题。1996 年 12 月张军向总经理汇报工作之时,简 单列举了一些发生在酸奶产、销中的问题: “由于成本系统未与 BAS 系统集成,生产日报表首先要在成本子模块中录入,然后由成 本模块计算出结果,再将日报表及输出结果输入 BAS 系统,同样的数据要反复录入两次以上, 既增加了工作量,又增加了出错的机会。 “酸奶的销售数据录入后,系统并不能立即反映实时的销售情况,而需要等到夜间进行 批处理后第二天才能被更新;由于无法从系统中了解到酸奶的实际库存量,往往造成销售员 接受了客户订单却无货可供,从而出现废单,而生产计划部门也抱怨由于数据的不准确造成 生产计划安排上的困难。此外,酸奶销售数据每天输入市区办公室的 PC 机中,而 BAS 系统 无法与市区办公室实现互联,故所有在 PC 机上的数据在月底时由 IT 部门协助统一转换至公 司总部的 BAS 系统,远远不能满足这种一个月内发生 3—4 次订货的销售方式所必需的客户 信用控制信息。 “在现有的信息系统中,退货、换货数量、品种不能按客户分别进行处理,这给考核客 户以及销售员的工作带来了难度。有些销售员还乘机钻空子,与客户串通,造成异常的退货 和换货情况。 “在 BAS 系统中,月结流程按‘销售月结—物料月结—应收帐款月结—应付帐款月结— 固定资产月结—总帐月结’进行,整个过程需要 5 天时间。这导致每个月有 5 天左右的时间 正常的销售流程无法实现,公司内部和客户都有意见。 “随着公司业务的扩展,在全国各地的销售办公室与上海总部进行联网的要求也越来 越强烈,现在的信息系统只能运行于比较落后的硬件网络平台上,公司显然需要向更先进的 客户/服务器(Client/Server)系统过渡。” 在张军这次汇报工作两周以后,Smith 从 BLC 总部回到上海又一次召见了他。Smith 指