China-sub.com 下载 第1章商务沟通、管理与成功7 续) 职责说明 某一职位工作性质描述,用于业绩评传递信息:说服有才能的人报名:树立 估,工资评定和聘用审核 良好形象 10-K表格 在证券与外汇委员会备案的详细财政传递信息 年度报告 总结全年的财务情况,向股东汇报 传递信息:说服持股人支持本股:投资 者购进该股:树立良好信誉(公司健康运营) 感谢信 写给供货商、客户、或任何帮助过公 树立良好形象 司和公司员工的个人或组织 1.4公文的成本 写东西要花钱。据达特耐尔( Dartnell)学院统计,1996年,一页短篇商业信函依其产生方 式不同,平均每页的成本为13.60~20.52美元。这个数字的计算前提是:该信是由经理花10分 钟口述,秘书记录写成的。但另一位专家通过对7家工业企业的雇员进行调查后发现,一页纸的 信函平均要54分钟才能写完一包括构思、写作和修改。“因此,她计算出1996年的价格一般是, 每页信件平均成本为84美元。在明尼阿波利斯( Minneapolis)的一家公司,每天大约有3000信 产生,每封信要花费将近1小时写好,每天该公司花在寄出邮件上的费用约为252万美元 现在许多企业寄出的公函首先要得到审批。这样导致一封公函有可能要在撰写者、上级主 管和另外几个相关的上级领导之间反复传阅,周游三四次甚至十几次之多方能获准发出。这种 循环过程无形中增加了公文的成本 由于人力和时间的投入,长篇公文与短篇公文相比当然会增加许多费用。一家主要为军方 服务的工程公司曾计算过,他们每份建议书的平均成本为50万美元,而一份大规模建议书耗资 可达到100万美元。1 顺畅、良好的通信和沟通应该是物有所值的。事实上,在国际商务交际联合会的一次调查 中,总裁们纷纷证实:沟通、通信的回报率可以高达235%。1 费用保密 含糊不清的建筑指示可以增加大笔的建筑开支。管理核装备的政府官员忘记写一个破 折号而造成的损失能创下标点失误所致的破坏的记录。订单上写着“10条尺把长(10foot long lengths)的放射性材料棒”,拿到的就是10条各1尺长的棒材:而不是真正想要的1条 10尺长(10- foot-long lengths)的放射性材料棒。损失这么大,就连联邦政府也不得不将 之列为机密 资料来源: William e. Blundell,“ Confused, Overstuffed Corporate Writing Often Costs Firms Much Tineand Money, The Wall Street ournal, August 21, 1980, 21 1.5低质量沟通的代价 如果往来信函的写作水平不尽如人意,那就会使个人和公司在时间、精力和形象上蒙受损失 1.51时间上的浪费 首先,蹩脚的文章读起来很费时间。研究证明:在人们阅读时,97%的时间会用于理解读 物。因此,阅读的速度取决于选材、主题的难度,篇章的组织以及写作的风格(续) 公 文 定 义 目 的 职责说明 某一职位工作性质描述，用于业绩评 传递信息；说服有才能的人报名；树立 估，工资评定和聘用审核 良好形象 1 0 - K表格 在证券与外汇委员会备案的详细财政 传递信息 报告 年度报告 总结全年的财务情况，向股东汇报 传递信息；说服持股人支持本股；投资 者购进该股；树立良好信誉（公司健康运营) 感谢信 写给供货商、客户、或任何帮助过公 树立良好形象 司和公司员工的个人或组织 1.4 公文的成本 写东西要花钱。据达特耐尔（ D a r t n e l l）学院统计，1 9 9 6年，一页短篇商业信函依其产生方 式不同，平均每页的成本为 1 3 . 6 0～2 0 . 5 2美元。1 5这个数字的计算前提是：该信是由经理花 1 0分 钟口述, 秘书记录写成的。但另一位专家通过对 7家工业企业的雇员进行调查后发现，一页纸的 信函平均要5 4分钟才能写完—包括构思、写作和修改。1 6因此，她计算出1 9 9 6年的价格一般是， 每页信件平均成本为 8 4美元。在明尼阿波利斯 ( M i n n e a p o l i s )的一家公司，每天大约有 3 0 0 0封信 产生，每封信要花费将近1小时写好，每天该公司花在寄出邮件上的费用约为 2 5 . 2万美元。 现在许多企业寄出的公函首先要得到审批。这样导致一封公函有可能要在撰写者、上级主 管和另外几个相关的上级领导之间反复传阅，周游三四次甚至十几次之多方能获准发出。这种 循环过程无形中增加了公文的成本。 由于人力和时间的投入，长篇公文与短篇公文相比当然会增加许多费用。一家主要为军方 服务的工程公司曾计算过，他们每份建议书的平均成本为 5 0万美元，而一份大规模建议书耗资 可达到1 0 0万美元。1 7 顺畅、良好的通信和沟通应该是物有所值的。事实上，在国际商务交际联合会的一次调查 中，总裁们纷纷证实：沟通、通信的回报率可以高达 2 3 5％。1 8 费用保密 含糊不清的建筑指示可以增加大笔的建筑开支。管理核装备的政府官员忘记写一个破 折号而造成的损失能创下标点失误所致的破坏的记录。订单上写着“ 1 0条尺把长（10 foot long lengths）的放射性材料棒”，拿到的就是1 0条各1尺长的棒材；而不是真正想要的 1条 1 0尺长（10-foot-long lengths）的放射性材料棒。损失这么大，就连联邦政府也不得不将 之列为机密。 资料来源：William E. Blundell, “Confused, Overstuffed Corporate Writing Often Costs Firms Much Ti n e—and Money, ”The Wall Street Journal, August 21, 1980, 21. 1.5 低质量沟通的代价 如果往来信函的写作水平不尽如人意，那就会使个人和公司在时间、精力和形象上蒙受损失。 1.5.1 时间上的浪费 首先，蹩脚的文章读起来很费时间。研究证明：在人们阅读时， 9 7％的时间会用于理解读 物。因此，阅读的速度取决于选材、主题的难度，篇章的组织以及写作的风格。 下载 第1章 商务沟通、管理与成功 7改