China-s &o. coM 8商务与管理沟通 其次,拙劣的文章有时需要重写。很多经理说,他们总得花上相当多的时间向下属解释如 何修改文件。 第三,失败的文章会令其中的观点十分费解,进而不得不举行一些本来并无必要的讨论 第四,表达不明确、不完整的信息自然会迫使读者提出许多问题。如果读者读完一条备忘 录后能提出太多问题,有时就不得不去打扰作者,以便问个明白。读者造访或致电时,若作者 本人恰好不在办公室,会浪费更多的时间。得不到问题的答案,读者当然不可能采取任何实际 行动 不同文化中的简洁程度 美国的广告往往很直截了当,日本人不喜欢美式广告,他们更乐于将观点委婉地表达 出来。经验丰富的日本企业家将委婉看做一种管理技巧。批评一份报告时要说:“该报告 需要进一步地补充。”例如,在应立即决策的情形下,对方却回应:“我需要考虑一下你的 建议。”这说明对方认为你的建议根本不可取,最好再拿出另一方案,不予指明是因为你 自己应该深知这一点 资料来源: Christopher A. Matos,“U. S Marketing Strategies Fall Flat on Their Faces Japan, The Columbus Dispatch, September 23, 1987, HI; and Kazuo Nishiyama, Intercultural Problems in Japanese Multinationals, Communication: The Journal of the ommunication Association of the pacific 12(1983):58 1.52精力上的浪费 低质量的沟通不会有任何效果。如果读者在读公文时必须猜测其意义,当然就会出现误解 文件、备忘录缺乏说服力或让阅读的人有受辱之感时,读者是不会按公文的内容照办的。弗兰 克·格雷金( Frank Grazia)1986年说过:15%~30%的商业和政府公文都因第一次通信沟通 没有效果而返工。19 有一家公司在其客户逾期未付的账单上附了下面这段话: 为我们彼此交换意见的方便,特随信附上上述提及发票的副本。敬请核查、垂询。您忠实 公司要的是钱,不是意见,但却没有在信中直言。因此,不得不发出第三封、第四封信, 提醒对方。公司等着收回未付的货款,不但拿不到利息,还不得不没完没了地发信 1.53商业信誉上的损失 不管写的是什么内容,每封信函、备忘录或工作报告都对文章作者的形象起着重要的作用 树立良好信誉的重要手段之一,就是努力使撰写的文稿准确无误。即使是喜欢非正式风格 的机构,也会希望自己公司的文件既专业又准确,而且没有拼写和语法等方面的错误。 不恰当的写作风格,同样会损害作者在读者心目中的形象。图1-3是一封标准格式信函。这 封信语言乏味,态度倨傲。有4个收到这种信的顾客打电话向公司投诉。可见其负面影响有多 图1-3中的批注可以总结为以下几个方面 (1)语言生硬古板。 Gentlemen, Please be advised, herein和 expedite等词已是不用的字眼 (2)语气个人色彩很浓。信完全是从作者个人角度而写的,看不出于读者方面有什么受益之 处。(尽管作者说关照到了读者利益,但一点也看不出来,何以服人呢?) (3)该信的主旨是在第一段中间一大堆罗嗦的叙述中带出来的。要知道,段落的中间部分往其次，拙劣的文章有时需要重写。很多经理说，他们总得花上相当多的时间向下属解释如 何修改文件。 第三，失败的文章会令其中的观点十分费解，进而不得不举行一些本来并无必要的讨论。 第四，表达不明确、不完整的信息自然会迫使读者提出许多问题。 如果读者读完一条备忘 录后能提出太多问题，有时就不得不去打扰作者，以便问个明白。读者造访或致电时，若作者 本人恰好不在办公室，会浪费更多的时间。得不到问题的答案，读者当然不可能采取任何实际 行动。 不同文化中的简洁程度 美国的广告往往很直截了当，日本人不喜欢美式广告，他们更乐于将观点委婉地表达 出来。经验丰富的日本企业家将委婉看做一种管理技巧。批评一份报告时要说：“该报告 需要进一步地补充。”例如，在应立即决策的情形下，对方却回应：“我需要考虑一下你的 建议。”这说明对方认为你的建议根本不可取，最好再拿出另一方案，不予指明是因为你 自己应该深知这一点。 资料来源：Christopher A. Amatos, “U.S.Marketing Strategies Fall Flat on Their Faces in Japan, ” The Columbus Dispatch, September 23, 1987, H1; and Kazuo Nishiyama, “Intercultural Problems in Japanese Multinationals, ”Communication: The Journal of the Communication Association of the Pacific 1 2 ( 1 9 8 3 ) : 5 8 . 1.5.2 精力上的浪费 低质量的沟通不会有任何效果。如果读者在读公文时必须猜测其意义，当然就会出现误解。 文件、备忘录缺乏说服力或让阅读的人有受辱之感时，读者是不会按公文的内容照办的。弗兰 克·格雷金（Frank Grazian）1 9 8 6年说过：1 5％～3 0％的商业和政府公文都因第一次通信沟通 没有效果而返工。1 9 有一家公司在其客户逾期未付的账单上附了下面这段话： 为我们彼此交换意见的方便，特随信附上上述提及发票的副本。敬请核查、垂询。您忠实 的. . . . . . 公司要的是钱，不是意见，但却没有在信中直言。因此，不得不发出第三封、第四封信， 提醒对方。公司等着收回未付的货款，不但拿不到利息，还不得不没完没了地发信。 1.5.3 商业信誉上的损失 不管写的是什么内容，每封信函、备忘录或工作报告都对文章作者的形象起着重要的作用。 树立良好信誉的重要手段之一，就是努力使撰写的文稿准确无误。即使是喜欢非正式风格 的机构，也会希望自己公司的文件既专业又准确，而且没有拼写和语法等方面的错误。 不恰当的写作风格，同样会损害作者在读者心目中的形象。图 1 - 3是一封标准格式信函。这 封信语言乏味，态度倨傲。有 4个收到这种信的顾客打电话向公司投诉。可见其负面影响有多 大。 图1 - 3中的批注可以总结为以下几个方面： (1) 语言生硬古板。 G e n t l e m e n，Please be advised，h e r e i n和e x p e d i t e等词已是不用的字眼 了。 (2) 语气个人色彩很浓。信完全是从作者个人角度而写的，看不出于读者方面有什么受益之 处。(尽管作者说关照到了读者利益，但一点也看不出来，何以服人呢？ ) (3) 该信的主旨是在第一段中间一大堆罗嗦的叙述中带出来的。要知道，段落的中间部分往 改8 商务与管理沟通 下载