教育部高职高专教育秘书专业教学改革试点项目 21世纪高职高专精品教材.秘书专业 办公自动化 王晋龙疏靖主编 东北财经大学出版社
教育部高职高专教育秘书专业教学改革试点项目 21世纪高职高专精品教材.秘书专业 办公自动化 王晋龙 疏靖 主编 东北财经大学出版社
第一部分办公自动化基础知识 第1章办公自动化基础理论 6学习目标 在学习完本章后,你应该能够 了解办公自动化的基本概念; 明确办公自动化的发展方向; 熟知办公自动化系统环境、办公自动化系统的建 设,以及办公自动化系统安全等知识; 掌握办公自动化的基本原理,为以后各章节的学 习打好基础
第一部分 办公自动化基础知识 第1章 办公自动化基础理论 学习目标 在学习完本章后，你应该能够： 了解办公自动化的基本概念； 明确办公自动化的发展方向； 熟知办公自动化系统环境、办公自动化系统的建 设，以及办公自动化系统安全等知识； 掌握办公自动化的基本原理，为以后各章节的学 习打好基础
11办公自动化原理 1.1.1办公自动化的概念 办公自动化( Office automation简称办 自动化),是人们把计算机技术、通讯技术 信息技术和软科学等先进技术及现代办 公设备运用于各类办公人员的各种办公 活动中,以提高工作质量、工作效率和 改善工作环境而构成的服务于某一目的 的人机信息处理系统
1.1办公自动化原理 1.1.1办公自动化的概念 办公自动化(Office Automation,简称办公 自动化),是人们把计算机技术、通讯技术、 信息技术和软科学等先进技术及现代办 公设备运用于各类办公人员的各种办公 活动中，以提高工作质量、工作效率和 改善工作环境而构成的服务于某一目的 的人机信息处理系统
112办公自动化系统的特点 1)办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种 技术的新型学科 2)办公自动化是一个人机信息系统 3)办公自动化将办公信息实现了一体化处理 信息通常有如下形式: (1)文字:指各种文件、信函、档案、手稿等; (2)语言:有电话、声音邮递、声音文件等; (3)数据:包括数据文件、报表、纪录等 (4)图像:有电视会议、电视监督等动态图像; (5)图形:包括样品照片、统计图表、传真图像等静态 图形 4)办公自动化的目标十分明确,是为了提高办公效率 和质量
1.1.2办公自动化系统的特点 1）办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种 技术的新型学科 2）办公自动化是一个人机信息系统 3）办公自动化将办公信息实现了一体化处理 信息通常有如下形式： （1）文字：指各种文件、信函、档案、手稿等； （2）语言：有电话、声音邮递、声音文件等； （3）数据：包括数据文件、报表、纪录等； （4）图像：有电视会议、电视监督等动态图像； （5）图形：包括样品照片、统计图表、传真图像等静态 图形 4）办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率 和质量
113办公自动化系统的构成 个完整的办公自动化系统主要功能模块应由以下几个部分 组成: 1)收发文管理 2)外出人员管理 3)会议管理 4)领导活动安排 5)论坛管理 6)个人用户管理 )电子邮件 8)远程办公 9)档案管理 10)综合信息 11)简报期刊
1.1.3 办公自动化系统的构成 一个完整的办公自动化系统主要功能模块应由以下几个部分 组成： 1）收发文管理 2）外出人员管理 3）会议管理 4）领导活动安排 5）论坛管理 6）个人用户管理 7）电子邮件 8）远程办公 9）档案管理 10）综合信息 11）简报期刊
12办公自动化的发展趋势 1)小型化 2)集成化 3)网络化 4)智能化 5)多媒体化
1.2 办公自动化的发展趋势 1）小型化 2）集成化 3）网络化 4）智能化 5）多媒体化
13办公自动化系统环境 在办公自动化系统中,计算机使必不可 少的核心设备。办公自动化系统的硬件是指 办公自动化系统中实际裝置和设备,而软件 是指用于运行、管理、维护和应用开发计算 机所编制的计算机程序
1.3 办公自动化系统环境 在办公自动化系统中，计算机使必不可 少的核心设备。办公自动化系统的硬件是指 办公自动化系统中实际装置和设备，而软件 是指用于运行、管理、维护和应用开发计算 机所编制的计算机程序
131办公自动化系统硬件环境 1)计算机设备 办公室最常用的是多媒体通用微型计算机。 2)通信设备 局域网,电话,电传等。 3)输出设备 图像打印机、复印机、传真机等。 4)输入设备 如扫描仪、数码相机、数码摄像机、光学字符阅读机等。 5)输出设备 包括监示器、各类印字机、小胶印机、轻印刷系统、Ⅹ_Y绘图仪等图形图像输出设备, 声卡、喇叭等语音输出设备,缩微胶卷输出设备以及复印机等复制设备。 6)存储设备 办公自动化系统中常用的存储设备主要是磁带、磁盘、光盘、缩微胶卷(片)等。 7)销毁设备 办公自动化系统中的销毁类设备主要是为了保证系统信息不致泄漏,对不用文件、资 料进行销毁的设备,主要是各类碎纸机等。 8)其他设备 如办公活动中常用的计算器、照相机、摄影仪、幻灯机、装订机等。办公保护设备, 如保护屏电磁屏蔽设备等,以及空调、吸尘器,稳压电源、不间断电源、空气负离 子发生器等
1.3.1 办公自动化系统硬件环境 1）计算机设备 办公室最常用的是多媒体通用微型计算机。 2）通信设备 局域网，电话，电传等。 3）输出设备 图像打印机、复印机、传真机等。 4）输入设备 如扫描仪、数码相机、数码摄像机、光学字符阅读机等。 5）输出设备 包括监示器、各类印字机、小胶印机、轻印刷系统、X—Y绘图仪等图形图像输出设备， 声卡、喇叭等语音输出设备，缩微胶卷输出设备以及复印机等复制设备。 6）存储设备 办公自动化系统中常用的存储设备主要是磁带、磁盘、光盘、缩微胶卷(片)等。 7）销毁设备 办公自动化系统中的销毁类设备主要是为了保证系统信息不致泄漏，对不用文件、资 料进行销毁的设备，主要是各类碎纸机等。 8）其他设备 如办公活动中常用的计算器、照相机、摄影仪、幻灯机、装订机等。办公保护设备， 如保护屏、电磁屏蔽设备等，以及空调、吸尘器，稳压电源、不间断电源、空气负离 子发生器等
3.2办公自动化系统软件环境 个完整的办公自动化系统的软件环境按其功能来分,可分为两大 类:系统软件和应用软件。 系统软件:目前 WindowsⅫP操作系统已成为办公室的主要操作系统 应用软件:目前最广泛的办公应用软件为 office2003 Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作,可进行 书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中 的工作; Exce主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等工作; Power point主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等,甚至可以 制作贺卡、流程图、组织结构图等; Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序; Outlook0k是一个桌面信息管理的应用程序,可以用于联系人列表 日程安排等;
1.3.2 办公自动化系统软件环境 一个完整的办公自动化系统的软件环境按其功能来分，可分为两大 类：系统软件和应用软件。 系统软件：目前Windows XP操作系统已成为办公室的主要操作系统。 应用软件：目前最广泛的办公应用软件为Office 2003 Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作，可进行 书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中 的工作； Excel 主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等工作； PowerPoint 主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等，甚至可以 制作贺卡、流程图、组织结构图等； Access 是一个桌面数据库系统及数据库应用程序； Outlook 是一个桌面信息管理的应用程序，可以用于联系人列表、 日程安排等；
1.4办公自动化系统的建设 1.4.1办公自动化系统的设计原则 1)系统使用环境调査的原则 开发办公自动化系统的调查工作大致应包括:①办公组织的基本情 况,如目标、规模、地位、发展规划、地理分布、环境等;②办 公组织的组织机构及其关系;③基本业务及其功能要求;④管理 方式与管理条例;⑤人员构成及人与系统的关系;⑥信息流与数 据结构;⑦工作流程与工作方式;⑧决策模式与决策过程;⑨现 有资源及其状况,如资金来源、技术力量、设备等;⑩现有系统 的运行状况、有关人员对现有系统的满意程度、存在的问题等 2)进行可行性分析的原则 3)进行需求分析原则 可行性分析是对用户需求大致了解后提出系统是否可行的意见与建 议。需求分析则是要完整、准确、清晰、具体地提出系统的要求 主要是有关系统功能、性能及运行环境等方面的要求 64)系统分析原则
1.4 办公自动化系统的建设 1.4.1办公自动化系统的设计原则 1)系统使用环境调查的原则 开发办公自动化系统的调查工作大致应包括：①办公组织的基本情 况，如目标、规模、地位、发展规划、地理分布、环境等；②办 公组织的组织机构及其关系；③基本业务及其功能要求；④管理 方式与管理条例；⑤人员构成及人与系统的关系；⑥信息流与数 据结构；⑦工作流程与工作方式；⑧决策模式与决策过程；⑨现 有资源及其状况，如资金来源、技术力量、设备等；⑩现有系统 的运行状况、有关人员对现有系统的满意程度、存在的问题等。 2）进行可行性分析的原则 3）进行需求分析原则 可行性分析是对用户需求大致了解后提出系统是否可行的意见与建 议。需求分析则是要完整、准确、清晰、具体地提出系统的要求， 主要是有关系统功能、性能及运行环境等方面的要求。 4） 系统分析原则