第7章建立 Access报表 本章重点 本章主要介绍报表的基本知识,报表的概念、报 表的作用、类型和视图;报表的各种设计和创建方法; 在打印报表之前对报表进行排序、分组和计算等各种 编辑方法;最后还介绍了一些高级报表的设计技巧 如何创建多列报表和子报表的创建及链接等
第7章 建立Access报表 本章重点 本章主要介绍报表的基本知识，报表的概念、报 表的作用、类型和视图；报表的各种设计和创建方法； 在打印报表之前对报表进行排序、分组和计算等各种 编辑方法；最后还介绍了一些高级报表的设计技巧， 如何创建多列报表和子报表的创建及链接等
个完整的数据库系统肯定会有打印输出的功能。在 传统的数据库系统开发中,数据库的打印功能需要程序员 编写复杂的打印程序来实现,打印格式由程序员在设计过 程中确定,用户在使用中一般很难修改。在 Access中, 数据库的打印工作通过报表对象来实现,使用报表对象, 用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作 报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方 面的结合,利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使 用计算机的读者
• 一个完整的数据库系统肯定会有打印输出的功能。在 传统的数据库系统开发中，数据库的打印功能需要程序员 编写复杂的打印程序来实现，打印格式由程序员在设计过 程中确定，用户在使用中一般很难修改。在Access中， 数据库的打印工作通过报表对象来实现，使用报表对象， 用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。 • 报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方 面的结合，利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使 用计算机的读者
第7章建立 Access报表 7.1报表的基本知识 7.2创建报表 7.3报表的编辑 7.4高级报表设计 7.5报表应用实例 7.6习题
第7章 建立Access报表 • 7.1 报表的基本知识 • 7.2 创建报表 • 7.3 报表的编辑 • 7.4 高级报表设计 • 7.5 报表应用实例 • 7.6 习题
7.1报表的基本知识 报表是 Access数据库中的对象,是真正面向用户的 对象,它是以打印格式展示数据的一种有效方式,报表可 以将大量数据进行比较和汇总,并最终能生成数据的打印 报表 7.1.1报表的作用 报表最主要的功能是将表或查询的数据按照设计的方 式打印出来。因为用户可以控制报表上每个对象的大小和 外观,所以报表能按照所需的方式显示信息以方便查看。 报表的主要作用是比较和汇总数据。其中的数据来自表、 查询或SQL语句,其他信息存储在报表的设计中
7.1 报表的基本知识 • 报表是Access数据库中的对象，是真正面向用户的 对象，它是以打印格式展示数据的一种有效方式，报表可 以将大量数据进行比较和汇总，并最终能生成数据的打印 报表。 • 7.1.1 报表的作用 • 报表最主要的功能是将表或查询的数据按照设计的方 式打印出来。因为用户可以控制报表上每个对象的大小和 外观，所以报表能按照所需的方式显示信息以方便查看。 报表的主要作用是比较和汇总数据。其中的数据来自表、 查询或SQL语句，其他信息存储在报表的设计中
7.1.2报表的类型 在 Access中,常用的报表包括文字报表、图表报表 和标签报表三大类。 1.文字报表 文字报表的主要形式是常用的纵栏式和表格式。用户 也可以根据需要自行设计。纵栏式报表以纵列方式显示同 记录的多个字段(与窗体类似),可以包括汇总数据和 图形,在纵栏式报表中可以用多段显示一条记录,也可以 同时显示多条记录。表格式报表以表格形式打印输出数据, 可以对数据进行分组汇总,是报表中较常用的类型。 2.图表报表 图表报表的优点是可以直观地描述数据。 Access系 统提供了图表报表的创建向导。 3.标签报表 标签可以在一页中建立多个大小、样式一致的卡片, 大多用于表示产品价格、个人地址、邮件等简短信息。 Access将其归入报表对象中,并提供了创建向导
• 7.1.2 报表的类型 • 在Access中，常用的报表包括文字报表、图表报表 和标签报表三大类。 • 1．文字报表 • 文字报表的主要形式是常用的纵栏式和表格式。用户 也可以根据需要自行设计。纵栏式报表以纵列方式显示同 一记录的多个字段（与窗体类似），可以包括汇总数据和 图形，在纵栏式报表中可以用多段显示一条记录，也可以 同时显示多条记录。表格式报表以表格形式打印输出数据， 可以对数据进行分组汇总，是报表中较常用的类型。 • 2．图表报表 • 图表报表的优点是可以直观地描述数据。Access系 统提供了图表报表的创建向导。 • 3．标签报表 • 标签可以在一页中建立多个大小、样式一致的卡片， 大多用于表示产品价格、个人地址、邮件等简短信息。 Access将其归入报表对象中，并提供了创建向导
7.1.3报表的视图 报表有三种视图:设计视图、打印预览和版面预览。 1)设计视图。在“设计视图”中可以自行设计报表, 也可以修改报表的布局 (2)打印预览。在“打印预览”中,可以看到报表的扌 印外观。使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的缩放 比例对报表进行预览 (3)版面预览。在“版面预览”中,可以预览报表的版 式。在该视图中,报表只显示几个记录作为示例
• 7.1.3 报表的视图 • 报表有三种视图：设计视图、打印预览和版面预览。 • （1）设计视图。在“设计视图”中可以自行设计报表， 也可以修改报表的布局。 • （2）打印预览。在“打印预览”中，可以看到报表的打 印外观。使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的缩放 比例对报表进行预览。 • （3）版面预览。在“版面预览”中，可以预览报表的版 式。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。 BACK
7.2创建报表 Access中,创建报表的方法和创建窗体类似,有利 用向导创建报表、在设计视图中创建报表和自动创建报表 般情况下,都先用“自动创建报表”和“报表向导”创 建报表,然后切换到设计视图,对由向导生成的报表进行 修改。下面通过具体例子来学习几种创建报表的方法。 7.2.1用向导创建报表 在数据量较多,布局要求较高的情况下,使用“报表 向导”可以非常简单地创建常用的报表,从而节省了在设 计视图中繁复枯燥的手工设定工作
7.2 创建报表 • Access中，创建报表的方法和创建窗体类似，有利 用向导创建报表、在设计视图中创建报表和自动创建报表。 一般情况下，都先用“自动创建报表”和“报表向导”创 建报表，然后切换到设计视图，对由向导生成的报表进行 修改。下面通过具体例子来学习几种创建报表的方法。 • 7.2.1 用向导创建报表 • 在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表 向导”可以非常简单地创建常用的报表，从而节省了在设 计视图中繁复枯燥的手工设定工作
【例7-1】利用“报表向导”创建“学习课程”报表,效 果如图7-1所示。 学习课程 学习课程 谋程编号学时数出版时课程名称教材名称作者出版社 2004-9-1计算机文化微型计算机曲建民 天津大学出￥35.C 10 64 2004-27微机原理及微型计算机戴梅号活华大学出 841数据结构卖我严蔚喷清毕大学出￥2C 页:4|d厂 图7-1“学习课程”报表预览窗口
• 【例7-1】 利用“报表向导”创建“学习课程”报表，效 果如图7-1所示。 图7-1 “学习课程”报表预览窗口
1)打开“学籍管理数据库”,并使数据库窗口成为当 前活动窗口,然后单击数据库窗口中的“报表”选项卡。 (2)双击“使用向导创建报表”列表项,或单击“新 建”,在如图7-2所示的对话框中选择“报表向导”。 新建报表 〔改计视图 图表向导 该向导根据选定的字段自动标签向导 创建报表。 择该对象数据的来源表或 匚确定」取消」 图7-2“新建报表”对话框
• （1）打开“学籍管理数据库”，并使数据库窗口成为当 前活动窗口，然后单击数据库窗口中的“报表”选项卡。 • （2）双击“使用向导创建报表”列表项，或单击“新 建”，在如图7-2所示的对话框中选择“报表向导” 。 图7-2 “新建报表”对话框
系统弹出如图7-3所示的“报表向导”对话框一。 表向导 请确定报表上使用哪些字段 可从多个表或查询中选取。 表/查询T) 康:学生信息表 可用字段A 学生 性别 出生日期 家庭住址 邮政编码 》224邓 电话号码 电子邮箱 取消」《上步[下=步0完成)」 图7-3“报表向导”对话框
• 系统弹出如图7-3所示的“报表向导”对话框一。 图7-3 “报表向导”对话框一