公司管理层已经建立并正在维护内部控制。此系统提供恰当的权力分配,对合并财务报表的完整性 和可靠性提供合理保证,对资产进行保护以防未授权的使用或处置,以及预防和发现欺诈性财务报告 经常性内审。管理层相信,截至1999年1月29日,公司的内部控制系统完全有能力完成以上提到的目 Stephenoze 副董事长,首席财务官 建立有效的内部控制系统 不论是 Grant LeForge办事处、 Lands'End公司、还是一家本地的百货公司,一个有效的内部控制 系统都需要具备以下特点: 具有竞争性的、可靠的、有道德的职员。员工应该是有竞争性的、可靠的和有道德的。公司往往通 过提供高薪以吸引高素质员工、培训和在工作中进行指导来达到培养有竞争性的员工的目的,又通过轮 换员工至不同的工作岗位来使其具备灵活性。当一名员工生病或休假时,另一名员工就会补上来 责任的分配。具备良好内部控制的企业从不忽视重要责任。每一名员工都会承担一定的责任。例4 2在公司组织结构图表中有这样一个责任分配的模型。请注意公司有一名负责财务会计的副董事长,其 下设财务主管和总会计师,两人向副董事长报告。其中,财务主管负责现金管理,总会计师是主要的会 计主管人 在这个组织中,总会计师负责批准付款发票,而财务主管则负责签支票。总会计师手下的会计或许 负责财产税,或许负责销售税。总而言之,所有的责任都被明确定义和布置到负责他们的个人手中 适当授权。一个组织通常都会有关于核准程序的明文规定。任何于规定政策相偏离的行为都需要适 当授权。例如,零售商店的经理或经理助理必须对大于商店通常限额的顾客支票进行批准:同样的,在 大学里,低年级的学生如果想选高年级的课程,也要经过大学的系主任的批准 职权分高。精明的管理者将交易的职权在两个或多个人(部门)之间分配。积权分离限制了欺诈产 生的机会,并增进了会计纪录的准确性。 Lands'End公司的责任报告(见例4-1)提及积权分离:这一内 部控制系统中的重要组成部分包括以下四点: 1.经营与会计的分离。所有的会计活动都应从经营部门,如制造部门和销售部门,中完全分离出 来,一次来保证会计纪录的可靠性。例如,产品检验员而非机器操作员英负责计量生产过程中 生的产品件数:会计人员而非销售人员应保存存货纪录。请通过例4-2来看看会计是如何与生产 和市场部门分离的。 2.资产保管与会计的分离。如果会计人员被禁止接触现金,同时出纳无法接近会计账簿,那么诱惑 和欺诈就会大大减少。反之,假如一名员工既经手现金又负责会计记账,则此人就可以偷窃现金 并通过造假帐来掩盖其偷窃行为。正如例4-2中这一内部控制要素所示,财务主管保管现金而总 会计师记现金账,没有人能同时负责这两件事。 3. Steve Lane能够将一个客户的现金存款加到另一个客户在 Grant LeForge办事处的帐上。显然,出 纳Lane控制会计系统中部分数据的输入。这一对职权分离的破坏使 Grant LeForge办事处损失超过 60000美元 4.存货应有不具有会计职权的仓库员工负责管理。如果他们被允许对存货记账,他们就可以盗窃存 货并将其作为陈旧存货注销。此处,注销为贷记资产账户。注销可以被纪录为因存货过时而导致 的损失并因此减少存货。因此,负责保管资产的人无权接触电脑程序:同样的程序员也无权接触 那些有诱惑性的资产如现金。 5.交易授权与相关资产保管的分离。如果可能的话,授权交易的人应无权处理相关资产。例如, 个人不能同时负责授权支付供货商发票上的金额和签署支票来付账;因为如果同时具备这两项 权利,此人就会授权向他自己进行支付同时签署支票。而当两权分离时,只有那些被授权的支票 才能被支付。公司管理层已经建立并正在维护内部控制。此系统提供恰当的权力分配，对合并财务报表的完整性 和可靠性提供合理保证，对资产进行保护以防未授权的使用或处置，以及预防和发现欺诈性财务报告， 经常性内审。管理层相信,截至 1999 年 1 月 29 日，公司的内部控制系统完全有能力完成以上提到的目 标。 Stephen A. Orum 副董事长，首席财务官 建立有效的内部控制系统 不论是 Grant LeForge 办事处、Lands’ End 公司、还是一家本地的百货公司，一个有效的内部控制 系统都需要具备以下特点： 具有竞争性的、可靠的、有道德的职员。员工应该是有竞争性的、可靠的和有道德的。公司往往通 过提供高薪以吸引高素质员工、培训和在工作中进行指导来达到培养有竞争性的员工的目的，又通过轮 换员工至不同的工作岗位来使其具备灵活性。当一名员工生病或休假时，另一名员工就会补上来。 责任的分配。具备良好内部控制的企业从不忽视重要责任。每一名员工都会承担一定的责任。例 4- 2 在公司组织结构图表中有这样一个责任分配的模型。请注意公司有一名负责财务会计的副董事长，其 下设财务主管和总会计师，两人向副董事长报告。其中，财务主管负责现金管理，总会计师是主要的会 计主管人。 在这个组织中，总会计师负责批准付款发票，而财务主管则负责签支票。总会计师手下的会计或许 负责财产税，或许负责销售税。总而言之，所有的责任都被明确定义和布置到负责他们的个人手中。 适当授权。一个组织通常都会有关于核准程序的明文规定。任何于规定政策相偏离的行为都需要适 当授权。例如，零售商店的经理或经理助理必须对大于商店通常限额的顾客支票进行批准；同样的，在 大学里，低年级的学生如果想选高年级的课程，也要经过大学的系主任的批准。 职权分离。精明的管理者将交易的职权在两个或多个人 （部门）之间分配。职权分离限制了欺诈产 生的机会，并增进了会计纪录的准确性。Lands’ End 公司的责任报告（见例 4-1）提及职权分离；这一内 部控制系统中的重要组成部分包括以下四点： 1． 经营与会计的分离。所有的会计活动都应从经营部门，如制造部门和销售部门，中完全分离出 来，一次来保证会计纪录的可靠性。例如，产品检验员而非机器操作员英负责计量生产过程中产 生的产品件数；会计人员而非销售人员应保存存货纪录。请通过例4-2来看看会计是如何与生产 和市场部门分离的。 2． 资产保管与会计的分离。如果会计人员被禁止接触现金，同时出纳无法接近会计账簿，那么诱惑 和欺诈就会大大减少。反之，假如一名员工既经手现金又负责会计记账，则此人就可以偷窃现金 并通过造假帐来掩盖其偷窃行为。正如例4-2中这一内部控制要素所示，财务主管保管现金而总 会计师记现金账，没有人能同时负责这两件事。 3． Steve Lane 能够将一个客户的现金存款加到另一个客户在Grant LeForge办事处的帐上。显然，出 纳Lane 控制会计系统中部分数据的输入。这一对职权分离的破坏使Grant LeForge办事处损失超过 600,000美元。 4． 存货应有不具有会计职权的仓库员工负责管理。如果他们被允许对存货记账，他们就可以盗窃存 货并将其作为陈旧存货注销。此处，注销为贷记资产账户。注销可以被纪录为因存货过时而导致 的损失并因此减少存货。因此，负责保管资产的人无权接触电脑程序；同样的程序员也无权接触 那些有诱惑性的资产如现金。 5． 交易授权与相关资产保管的分离。如果可能的话，授权交易的人应无权处理相关资产。例如，同 一个人不能同时负责授权支付供货商发票上的金额和签署支票来付账；因为如果同时具备这两项 权利，此人就会授权向他自己进行支付同时签署支票。而当两权分离时，只有那些被授权的支票 才能被支付