China-sub.com 下载 第1章商务沟通、管理与成功3 的。可是,时下使用的一些标准信函简直糟透了。(见图1-5,一封低质量标准格式信函的样稿) 即使是设计不错的标准信函,其内容也只能涵盖一些常规情况。一个人在公司的位置越高 面对非常规情形和要求创造性解决问题的机会就会越多。培养独创性思维和良好的写作技巧这 两种必要的技能,不但能更大限度地发掘个人的潜能,同时更有利于实现事业发展的目标。 商业文件的法律含义 信函和备忘录对所属机构负有一定法律责任 旦有起诉该组织的案子发生,原告的律师有权调阅被告组织中的雇员起草的文件。 这些文件会被用作呈堂证据,证实雇主的确在无合法理由的情况下解雇了职员,或雇主明 知安全系统存在缺欠,却没有采取任何措施加以改正 当然,那些不负责任或粗心大意的公司完全是咎由自取。可是,文件起草者一时的疏 忽也会给作者本人和所在机构带来意想不到的麻烦。 细心的作者和演讲人会考虑到他们言论发表时所处的社会大环境。自己的话对其他的 同行会意味着什么?对法官和陪审团呢? 资料来源: Elizabeth a. McCord,“ The Business writer, the lay, and Routine business Communication: A Legal and Rhetorical Analysis, Journal of Business and Technical Communication 5.2(April 1991): 173-99 1.23观点3:我的工作是会计师而不是作家 刚开始找工作当然要靠你的专业才能,如会计、计算机或是营销等专业技能。以后,良好 的口头或笔头表达能力可以帮你保住这份工作。在大五( Big Five)会计公司,新职员遭解聘的主 要原因是写作能力的欠缺。6写作技能对于会计同样是很重要的。身为KMPG高级审计师的迪 卡斯特内尔( Dee castner)解释说: 我们给客户写信说明审计的必要性和及时性。有时需要写封信对公司内外的审计队伍的出 色工作表示感谢。当然,对于每次的审计结果,我们也要通过写的方式记录下采集到的证据 不管是事业刚刚起步,还是已经担任了管理职务,工作中都需要写电子邮件留言、面对人 群讲话或起草文件。从商也好,从政也好,许多人每周都要写10页左右的信件或备忘录,有人 甚至每天都要写20~30页之多。以上数字尚未包括每人每天收发的几十封电子邮件。美国空军 估计,每年他们会生产出近5亿页的文稿。‘某工厂的高级管理人员,25%的时间都用在写作上 大部分专业人士都有这样的体会:职务越高,写得越频繁。马格特·诺斯( Margot Northey)发 现,在大五会计公司,80%的人每天都要写备忘录:67%的人每周写一次工作报告、留言或财 务声明:93%的人每周至少要给客户写一封信。10 1.24观点4:千脆打电话好了 很多人说,在公司,他们更多的时间花在了听、说沟通上,花在读、写沟通上的时间很少。 但任何一家公司都不能单靠口头沟通。白纸黑字的方式首先非常直观,还可以留下记录,也有 利于传递复杂的信息。这种方式既省钱又方便读者,还能让作者的信息表达得更为有效。 某公司经理说:“不写出来,就等于什么都没有发生。”写作可以让别人实在地感觉到你的 存在,看到你的成果。 撰写备忘录或工作报告能将说过、做过的事情以及决策的理由统统记录在案。认真记录的备 忘录和工作报告可以为公司中的新人解决老问题提供借鉴,避免从头再来。书面文件还可以对个 人或公司起到保护作用。如果没有任何书面记录,那不但会引起混乱,甚至还会引发昂贵的诉讼。的。可是，时下使用的一些标准信函简直糟透了。 (见图1 - 5 ,一封低质量标准格式信函的样稿 ) 即使是设计不错的标准信函，其内容也只能涵盖一些常规情况。一个人在公司的位置越高， 面对非常规情形和要求创造性解决问题的机会就会越多。培养独创性思维和良好的写作技巧这 两种必要的技能，不但能更大限度地发掘个人的潜能，同时更有利于实现事业发展的目标。 商业文件的法律含义 信函和备忘录对所属机构负有一定法律责任。 一旦有起诉该组织的案子发生，原告的律师有权调阅被告组织中的雇员起草的文件。 这些文件会被用作呈堂证据，证实雇主的确在无合法理由的情况下解雇了职员，或雇主明 知安全系统存在缺欠，却没有采取任何措施加以改正。 当然，那些不负责任或粗心大意的公司完全是咎由自取。可是，文件起草者一时的疏 忽也会给作者本人和所在机构带来意想不到的麻烦。 细心的作者和演讲人会考虑到他们言论发表时所处的社会大环境。自己的话对其他的 同行会意味着什么？对法官和陪审团呢？ 资料来源：Elizabeth A. McCord，“The Business Wr i t e r, the Law, and Routine Business Communication: A Legal and Rhetorical Analysis,”Journal of Business and Te c h n i c a l C o m m u n i c a t i o n 5.2(April 1991)：1 7 3 - 9 9 . 1.2.3 观点３：我的工作是会计师而不是作家 刚开始找工作当然要靠你的专业才能，如会计、计算机或是营销等专业技能。以后，良好 的口头或笔头表达能力可以帮你保住这份工作。在大五 (Big Five)会计公司，新职员遭解聘的主 要原因是写作能力的欠缺。 6 写作技能对于会计同样是很重要的。身为 K M P G高级审计师的迪· 卡斯特内尔(Dee Castner)解释说： 我们给客户写信说明审计的必要性和及时性。有时需要写封信对公司内外的审计队伍的出 色工作表示感谢。当然，对于每次的审计结果，我们也要通过写的方式记录下采集到的证据等。7 不管是事业刚刚起步，还是已经担任了管理职务，工作中都需要写电子邮件留言、面对人 群讲话或起草文件。从商也好，从政也好，许多人每周都要写 1 0页左右的信件或备忘录，有人 甚至每天都要写 2 0～3 0页之多。以上数字尚未包括每人每天收发的几十封电子邮件。美国空军 估计，每年他们会生产出近 5亿页的文稿。8某工厂的高级管理人员， 2 5％的时间都用在写作上。 9大部分专业人士都有这样的体会：职务越高，写得越频繁。马格特·诺斯（ M a rgot Northey）发 现，在大五会计公司， 8 0％的人每天都要写备忘录； 6 7％的人每周写一次工作报告、留言或财 务声明；9 3％的人每周至少要给客户写一封信。1 0 1.2.4 观点４：干脆打电话好了 很多人说，在公司，他们更多的时间花在了听、说沟通上，花在读、写沟通上的时间很少。 但任何一家公司都不能单靠口头沟通。白纸黑字的方式首先非常直观，还可以留下记录，也有 利于传递复杂的信息。这种方式既省钱又方便读者，还能让作者的信息表达得更为有效。 某公司经理说：“不写出来，就等于什么都没有发生。”写作可以让别人实在地感觉到你的 存在，看到你的成果。 撰写备忘录或工作报告能将说过、做过的事情以及决策的理由统统记录在案。认真记录的备 忘录和工作报告可以为公司中的新人解决老问题提供借鉴，避免从头再来。书面文件还可以对个 人或公司起到保护作用。如果没有任何书面记录，那不但会引起混乱，甚至还会引发昂贵的诉讼。 下载 第1章 商务沟通、管理与成功 3改