会计信息化| ACCOUNTING INFORMATION 自于“原始数据”工作表。函数公式如下 “G2”=原始数据C4 “P23”=原始数据M14 “G3"=原始数据C 进行了以上操作,就生成了“凭证数据”工作表中的内容如图 “G12”=一原始数据℃14 四、TXT凭证文件生成,利用总账工具编制凭证 “G13”=原始数据D4 首先,将本例“凭证数据”工作表中数据另保存更名为“引入凭 证格式t文件后,打开此文件将呈现如下格式: “G23”=一原始数据D14 填制凭证,V800,005,模似账套,2009,,,,, (8)由于本例中的支出科目“5501”含有部门核算、项目核算两 2009-4-20,1,99,3,综合管理部1月份电费,5501,236,0 个辅助核算功能,因而要在分录中输入部门编码。本例中部门编码,,,101,,,301 是从“10”至“110”分别在“P2”至“P23”单元格输入。项目编码分 2009-4-20,1,99,.3,人力资源部1月份电费,5501,345,0 别为“301”、“302”分别在“U2”至“U12”单元格中输入项目代码,,102,,301 “301”:在“U13”至“U23”单元格输入项目代码“302 2009-4-20,1,99,3,财务部1月份电费,5501,123,0, P2”=原始数据M4 ,103,,,,,301 2009-4-20,1,99,3,审计部1月份电费,5501,86,0, “P12”=原始数据M14 104,,,,301 “P13”=原始数据M4 2009-4-20,1,99,3,工会1月份电费,5501,87,0, 区 Icrosoft Exce1-转账凭证x1s 回k105,30 如件②)编辑0)视图)插入①)格式工具①)数是Q)留口形助 其次,在“开始”菜单中打开“用友ERP-U8”—“系统服务”下 打开总账工具”窗口,在“数据源”一“文件数据”中选择“Dy 1月份各部门电费、电话费使用售汇总表 Docum ents引入凭证格式tt”文件,在“目的数据”中登录需引入 部门编码部门名称电费〔项目编码:)电话费(项目编码:302) 账套后,双击“凭证引入”按钮即可实现 10解台管理部 再次,选择“凭证引入时重新编号”、“凭证引入时做平衡检查” 1人力资理部 13财务部 后,凭证引入时,系统进行合法性检查。若全部通过,则将凭证数据 104平计部 导入目的账套中,若全部非法,则不能继续进行凭证引入,并提示 错误信息:若存在合法凭证,系统提示用户是否要继续引入或退 105安全保卫部 50.00 50700 出,若用户选择继续引入,则系统将合法的凭证引入目的账套,且 11109市场经世 在凭证文本文件中写入相关信息(生成的凭证编号等):否则退出 不引入任何凭证。凭证复制完毕之后,就可以进入账套中在总账系 51办公 统中查询凭证中查看见操作的结果了。 410件合计 3.333.00 最后,一张有2条分录的凭证就编制成功了,利用这个方法操 H··H\原拍数据凭证数据/Shet3 作减少了数据重复手工录入的工作,减少手工录入的错误率,从而 大大提高了会计核算的效率。在这里操作步骤表述看起来有些繁 图1整理后的“原始数据”工作表 琐,但在实践中我们只要熟悉掌握 Excel电子表格应用,每次编制 ce1-转账凭证。x1s E图凭证只须将数据稍微整理一下利用函数公式就可生成符合凭证引 文件①)①视入格式工具①数如帮0 入格式的数据,从而利用总账工具快速生成凭证。 BC D G HITKLINO P QRSTUI 在日常工作中将 Excel和总账工具结合起来不仅仅满足编制 了缰m‖凭证的需要。以E双据处理为基础,结合总账工具对数据的技 术要求,还可以建立Exce与总账工具中其他各种功能的联系,从 而使得总账工具的应用更加广阔。 市场经营部1月份电费 参考文献: [1]汤岩:《对当前记账凭证录入方法的改进》,《中国管理信息 计:1203年0第0 金保卫部1月份电话猪501 [2]郭瑞、吴钦春主编:《中文版Exce003函数与图表分析应 用案例》,上海科学普及出版社2005年版 m+3}m3计,菱 [3]龚中华、何平编著:《用友ERP~U8861版深入应用,人 H原加款据入反计数/Reet3/ 民邮电出版社2008年版 图2编制后的“凭证数据”工作表 (编辑代娟 122会通讽·综合2010年第1期(b 21994-2016ChinaAcademicJOurnalElectronicPublishingHouse.Allrightsreservedhttp://www.cnki.net会计信息化 ACCOUNTING INFORMATION ·综合 2010 年第 1 期（上） 图2 编制后的“凭证数据”工作表 自于“原始数据”工作表。函数公式如下： “G2”=原始数据!C4 “G3”=原始数据!C5 …… “G12”= —原始数据!C14 “G13”=原始数据!D4 …… “G23”= —原始数据!D14 （8）由于本例中的支出科目“5501”含有部门核算、项目核算两 个辅助核算功能，因而要在分录中输入部门编码。本例中部门编码 是从“101”至“110”分别在“P2”至“P23”单元格输入。项目编码分 别为“301”、“302”分别在“U2”至“U12”单元格中输入项目代码 “301”；在“U13”至“U23”单元格输入项目代码“302”。 “P2”=原始数据!A4 …… “P12”=原始数据!A14 “P13”=原始数据!A4 …… “P23”=原始数据!A14 进行了以上操作，就生成了“凭证数据”工作表中的内容如图2 所示。 四、TXT凭证文件生成，利用总账工具编制凭证 首先，将本例“凭证数据”工作表中数据另保存更名为“引入凭 证格式.txt”文件后，打开此文件将呈现如下格式： 填制凭证，V800，005，模似账套，2009，，，，，，，，，，，，，，，， 2009-4-20，1，999，3，综合管理部1月份电费，5501，236，0，，， ，，，，，101，，，，，301 2009-4-20，1，999，3，人力资源部1月份电费，5501，345，0，，， ，，，，，102，，，，，301 2009-4-20，1，999，3，财务部1月份电费，5501，123，0，，，，，，， ，103，，，，，301 2009-4-20，1，999，3，审计部1月份电费，5501，86，0，，，，，，，， 104，，，，，301 2009-4-20，1，999，3，工会1月份电费，5501，87，0，，，，，，，， 105，，，，，301 …… 其次，在“开始”菜单中打开“用友ERP-U8”—“系统服务”下， 打开总账工具”窗口，在“数据源”—“文件数据”中选择“D:\My Documents \引入凭证格式.txt”文件，在“目的数据”中登录需引入 账套后，双击“凭证引入”按钮即可实现。 再次，选择“凭证引入时重新编号”、“凭证引入时做平衡检查” 后，凭证引入时，系统进行合法性检查。若全部通过，则将凭证数据 导入目的账套中，若全部非法，则不能继续进行凭证引入，并提示 错误信息；若存在合法凭证，系统提示用户是否要继续引入或退 出，若用户选择继续引入，则系统将合法的凭证引入目的账套，且 在凭证文本文件中写入相关信息（生成的凭证编号等）；否则退出， 不引入任何凭证。凭证复制完毕之后，就可以进入账套中在总账系 统中查询凭证中查看见操作的结果了。 最后，一张有22条分录的凭证就编制成功了，利用这个方法操 作减少了数据重复手工录入的工作，减少手工录入的错误率，从而 大大提高了会计核算的效率。在这里操作步骤表述看起来有些繁 琐，但在实践中我们只要熟悉掌握Excel电子表格应用，每次编制 凭证只须将数据稍微整理一下利用函数公式就可生成符合凭证引 入格式的数据，从而利用总账工具快速生成凭证。 在日常工作中将Excel和总账工具结合起来不仅仅满足编制 凭证的需要。以Excel数据处理为基础，结合总账工具对数据的技 术要求，还可以建立Excel与总账工具中其他各种功能的联系，从 而使得总账工具的应用更加广阔。 参考文献： ［1］汤岩：《对当前记账凭证录入方法的改进》，《中国管理信息 化》2008年第6期。 ［2］郭瑞、吴钦春主编：《中文版Excel2003函数与图表分析应 用案例》，上海科学普及出版社2005年版。 ［3］龚中华、何平编著：《用友ERP-U8（8.61版）深入应用》，人 民邮电出版社2008年版。 （编辑 代 娟） 图1 整理后的“原始数据”工作表 122