DO:0.16144/ cnkiissnI002-8072.20100106 会计信息化| ACCOUNTING INFORMATION 总账工具编制记账凭证方法浅析 温州职业技术学院金晓茜 记账凭证的编制是会计核算的起点,是登记账簿的依据。能否每一行为凭证的一条分录,每行含有录入“制单日期”、“凭证类别 准确、快速编制记账凭证直接关系到企业单位能否按时、准确地向字”、“业务(凭证)号”、“附单据数”、“摘要"、“科目编码”、“金额借 相关部门提供财务信息。因此作为财务人员必须快速、准确、及时方”、“金额贷方”、……·“部门编码”、……、“项目编码”等。根据表1 编制记账凭证 的数据必须将其数据处理后转化成“引入凭证格式文件显示 、财务软件编制凭证系统的方法 的样式才是符合“凭证引入”文本文件格式要求的 为了提高编制记账凭证的效率,一般的财务软件编制凭证的 三、记账凭证数据EXce编制的步骤 方法除日常的填制凭证界面录入方法外,系统还提供了自动转账 启动 Excel,在新工作簿中建立两个Exce作表,分别取名为 及常用凭证两种方法。自动转账是对于一些每月固定发生如结转“原始数据”、“凭证数据”。将办公室提供的表1数据复制到“原始数 成本、结转汇兑损益和期间损益等月末结转业务采用的方法,但它据”工作表中,并添加各部门的代码及各项目的代码,如图1所示 不能解决所有的凭证录入的问题。常用凭证只能存储一些常见的再根据总账工具对数据格式的要求,编制“凭证数据”工作表中,如 会计凭证的模板,对于很多业务仍然需要采用普遍的手工填制凭图2所示。如何将“原始数据”工作表中的数据编制成“凭证数据”工 证录入方法。在日常工作中通过填制凭证界面手工录入是必不可作表中的数据,就需要利用 EXCEL的强大数据处理功能在“原始 少的手段。在编制凭证过程中,一张凭证往往为了反映具体经营业数据”工作表与“凭证数据”工作表之间建立函数关系。在 Excel的 务全部信息,多借多贷、收款付款转账分录混合出现屡见不鲜。如“凭证数据”工作表中从第1行的第A列开始到E列依次为“填制作 电话费、水电费等企业内部转账的凭证,往往自动转账和常用凭证证”、V800”、“账套号”、“单位名称”、“会计年度”。在本例中分别 都不能很好的解决,只能通过手工录入的方法填制作证。在实践为:“填制作证”、“V800”、“005”、“模拟账套”、“2009”。从第2行开 中,笔者发现用友软件“总账工具”中主要用于两个账套之间凭证始,一行数据为凭证中的一条分录,其“原始数据”与“凭证数据”之 的复制的“凭证引入”功能可以加以利用,同时结合Exce大的数间函数关系公式如下 据处理功能实现大量数据处理工作,从而大大提高其工作效率,以 (1)在“A2”至“A23”单元格输入制单日期,本例制单日期为 达到快速、准确编制记账凭证的目的。如何利用总账工具生成记账2009-4-20 凭证,可以先根据总账工具中“凭证引入”功能对外部数据的要求 (2在“B2”至“B23”单元格输入凭证类别编码,本例凭证类编 在Exce表格中将外部提供数据编辑成符合一定格式的数据,再将码为1 其数据转化成文本文件格式TXT文件的数据,最后利用总账工具 (3)在“C2”至“C23”单元格输入凭证号,可固定设置为99由 将该TXT文件数据引入到总账中完成凭证的快速填制工作。以某凭证引入时系统自动生成凭证号 企业办公室提供的1月电费、电话费的数据(如表1为例编制记账 (4在“2”至"D23”单元格输入附单据数,本例附单据数为3引 凭证。在本例中核算电费、电话费的支出科目代码为“5501”,科目 (5)在“E2”至“E23”单元格输入摘要。每条分录因内容的不 设置为是按项目核算、部门核算。这张凭证是将企业支付的1月电同,都需要一个准确的摘要。“ CONCATENATE"文本函数功能是将 费、电话费费用总额通过转账凭证的编制,将费用分摊到各个使用多个文体字符串合并成一个文本字符串。 部门。根据表1的数据,这张凭证转账凭证需要编制22条分录。 利用“ CONCATENATE"函数编辑生成不同的分录摘要,同时利 月份各部门电费、电话费使用情况汇总表 用 EXCEL的自动填充功能向下拖曳无须重复设置公式。在“E2”单 电费金额 电话费 元格中编辑好公式后,从“E2”开始向下方拖曳以复制公式至“E12” 0053 单元格结束。再从“E13”单元格公式编辑好后,从"E13”开始向下方 审计部 拖曳以复制公式至“E23”单元格结束。摘要函数公式如下: E2”= CONCATENATE(原始数据B4,“1月份电费” 安全保卫部 “E3”= CONCA TENATE(原始数据B5,“1月份电费" 90.00 “E12”= CONCATENATE(原始数据B14,“1月份电费”) 各部门合计 .00 522500 E13”= CONCATENATE(原始数据B4,“1月份电话费" 二、总账工具中“凭证引入”功能对外部数据格式的要求 制单日期、附单据数、摘要、科目编码…是每张凭证必填的 E23”= CONCATENATE(原始数据B14,“1月份电话费”) 内容。根据总账工具中的引入凭证文本格式的技术要求,文件首行 (6在“F2”至“F23”单元格输入科目编码,本例中支出科目代 为凭证文本文件状态及版本标识,即从文件第1行填写“填制作码为“5501 证”、“V800”、“账套号”、“单位名称”、“会计年度”。从第2行开始 (7在“G2”至“G23”单元格输入分录对应借方金额,其数据取 刷会通讽·综合2010年第1期(上121 21994-2016ChinaAcademicJOurnalElectronicPublishingHouse.Allrightsreservedhttp://www.cnki.net会计信息化 ACCOUNTING INFORMATION ·综合 2010 年第 1 期（上） 表 1 1 月份各部门电费、电话费使用情况汇总表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 部门名称 综合管理部 人力资源部 财务部 审计部 工会 安全保卫部 工程部 市场经营部 技术部 办公室 各部门合计 电费金额 236.00 345.00 123.00 86.00 87.00 590.00 634.00 467.00 675.00 90.00 3333.00 电话费 598.00 479.00 479.00 467.00 350.00 507.00 577.00 643.00 654.00 471.00 5225.00 记账凭证的编制是会计核算的起点，是登记账簿的依据。能否 准确、快速编制记账凭证直接关系到企业单位能否按时、准确地向 相关部门提供财务信息。因此作为财务人员必须快速、准确、及时 编制记账凭证。 一、财务软件编制凭证系统的方法 为了提高编制记账凭证的效率，一般的财务软件编制凭证的 方法除日常的填制凭证界面录入方法外，系统还提供了自动转账 及常用凭证两种方法。自动转账是对于一些每月固定发生如结转 成本、结转汇兑损益和期间损益等月末结转业务采用的方法，但它 不能解决所有的凭证录入的问题。常用凭证只能存储一些常见的 会计凭证的模板，对于很多业务仍然需要采用普遍的手工填制凭 证录入方法。在日常工作中通过填制凭证界面手工录入是必不可 少的手段。在编制凭证过程中，一张凭证往往为了反映具体经营业 务全部信息，多借多贷、收款付款转账分录混合出现屡见不鲜。如 电话费、水电费等企业内部转账的凭证，往往自动转账和常用凭证 都不能很好的解决，只能通过手工录入的方法填制作证。在实践 中，笔者发现用友软件“总账工具”中主要用于两个账套之间凭证 的复制的“凭证引入”功能可以加以利用，同时结合Excel强大的数 据处理功能实现大量数据处理工作，从而大大提高其工作效率，以 达到快速、准确编制记账凭证的目的。如何利用总账工具生成记账 凭证，可以先根据总账工具中“凭证引入”功能对外部数据的要求， 在Excel表格中将外部提供数据编辑成符合一定格式的数据，再将 其数据转化成文本文件格式TXT文件的数据，最后利用总账工具 将该TXT文件数据引入到总账中完成凭证的快速填制工作。以某 企业办公室提供的1月电费、电话费的数据（如表1）为例编制记账 凭证。在本例中核算电费、电话费的支出科目代码为“5501”，科目 设置为是按项目核算、部门核算。这张凭证是将企业支付的1月电 费、电话费费用总额通过转账凭证的编制，将费用分摊到各个使用 部门。根据表1的数据，这张凭证转账凭证需要编制22条分录。 二、总账工具中“凭证引入”功能对外部数据格式的要求 制单日期、附单据数、摘要、科目编码……是每张凭证必填的 内容。根据总账工具中的引入凭证文本格式的技术要求，文件首行 为凭证文本文件状态及版本标识，即从文件第1行填写“填制作 证”、“V800”、“账套号”、“单位名称”、“会计年度”。从第2行开始， 每一行为凭证的一条分录，每行含有录入“制单日期”、“凭证类别 字”、“业务（凭证）号”、“附单据数”、“摘要”、“科目编码”、“金额借 方”、“金额贷方”、……“部门编码”、……、“项目编码”等。根据表1 的数据必须将其数据处理后转化成“引入凭证格式.txt”文件显示 的样式才是符合“凭证引入”文本文件格式要求的。 三、记账凭证数据Excel编制的步骤 启动Excel，在新工作簿中建立两个Excel工作表，分别取名为 “原始数据”、“凭证数据”。将办公室提供的表1数据复制到“原始数 据”工作表中，并添加各部门的代码及各项目的代码，如图1所示。 再根据总账工具对数据格式的要求，编制“凭证数据”工作表中，如 图2所示。如何将“原始数据”工作表中的数据编制成“凭证数据”工 作表中的数据，就需要利用EXCEL的强大数据处理功能在“原始 数据”工作表与“凭证数据”工作表之间建立函数关系。在Excel的 “凭证数据”工作表中从第1行的第A列开始到E列依次为“填制作 证”、“V800”、“账套号”、“单位名称”、“会计年度”。在本例中分别 为：“填制作证”、“V800”、“005”、“模拟账套”、“2009”。从第2行开 始，一行数据为凭证中的一条分录，其“原始数据”与“凭证数据”之 间函数关系公式如下： （1）在“A2”至“A23”单元格输入制单日期，本例制单日期为 2009-4-20； （2）在“B2”至“B23”单元格输入凭证类别编码，本例凭证类编 码为1； （3）在“C2”至“C23”单元格输入凭证号，可固定设置为999，由 凭证引入时系统自动生成凭证号； （4）在“D2”至“D23”单元格输入附单据数，本例附单据数为3张； （5）在“E2”至“E23”单元格输入摘要。每条分录因内容的不 同，都需要一个准确的摘要。“CONCATENATE”文本函数功能是将 多个文体字符串合并成一个文本字符串。 利用“CONCATENATE”函数编辑生成不同的分录摘要，同时利 用EXCEL的自动填充功能向下拖曳无须重复设置公式。在“E2”单 元格中编辑好公式后，从“E2”开始向下方拖曳以复制公式至“E12” 单元格结束。再从“E13”单元格公式编辑好后，从“E13”开始向下方 拖曳以复制公式至“E23”单元格结束。摘要函数公式如下： “E2”=CONCATENATE（原始数据!B4，“1月份电费”） “E3”=CONCATENATE（原始数据!B5，“1月份电费”） …… “E12”=CONCATENATE（原始数据!B14，“1月份电费”） “E13”=CONCATENATE（原始数据!B4，“1月份电话费”） …… “E23”=CONCATENATE（原始数据!B14，“1月份电话费”） （6）在“F2”至“F23”单元格输入科目编码，本例中支出科目代 码为“5501”； （7）在“G2”至“G23”单元格输入分录对应借方金额，其数据取 总账工具编制记账凭证方法浅析 温州职业技术学院 金晓茜 121 DOI:10.16144/j.cnki.issn1002-8072.2010.01.063