DO:0.16144/ cnkiissnI002-8072.20100106 会计信息化| ACCOUNTING INFORMATION 总账工具编制记账凭证方法浅析 温州职业技术学院金晓茜 记账凭证的编制是会计核算的起点,是登记账簿的依据。能否每一行为凭证的一条分录,每行含有录入“制单日期”、“凭证类别 准确、快速编制记账凭证直接关系到企业单位能否按时、准确地向字”、“业务(凭证)号”、“附单据数”、“摘要"、“科目编码”、“金额借 相关部门提供财务信息。因此作为财务人员必须快速、准确、及时方”、“金额贷方”、……·“部门编码”、……、“项目编码”等。根据表1 编制记账凭证 的数据必须将其数据处理后转化成“引入凭证格式文件显示 、财务软件编制凭证系统的方法 的样式才是符合“凭证引入”文本文件格式要求的 为了提高编制记账凭证的效率,一般的财务软件编制凭证的 三、记账凭证数据EXce编制的步骤 方法除日常的填制凭证界面录入方法外,系统还提供了自动转账 启动 Excel,在新工作簿中建立两个Exce作表,分别取名为 及常用凭证两种方法。自动转账是对于一些每月固定发生如结转“原始数据”、“凭证数据”。将办公室提供的表1数据复制到“原始数 成本、结转汇兑损益和期间损益等月末结转业务采用的方法,但它据”工作表中,并添加各部门的代码及各项目的代码,如图1所示 不能解决所有的凭证录入的问题。常用凭证只能存储一些常见的再根据总账工具对数据格式的要求,编制“凭证数据”工作表中,如 会计凭证的模板,对于很多业务仍然需要采用普遍的手工填制凭图2所示。如何将“原始数据”工作表中的数据编制成“凭证数据”工 证录入方法。在日常工作中通过填制凭证界面手工录入是必不可作表中的数据,就需要利用 EXCEL的强大数据处理功能在“原始 少的手段。在编制凭证过程中,一张凭证往往为了反映具体经营业数据”工作表与“凭证数据”工作表之间建立函数关系。在 Excel的 务全部信息,多借多贷、收款付款转账分录混合出现屡见不鲜。如“凭证数据”工作表中从第1行的第A列开始到E列依次为“填制作 电话费、水电费等企业内部转账的凭证,往往自动转账和常用凭证证”、V800”、“账套号”、“单位名称”、“会计年度”。在本例中分别 都不能很好的解决,只能通过手工录入的方法填制作证。在实践为:“填制作证”、“V800”、“005”、“模拟账套”、“2009”。从第2行开 中,笔者发现用友软件“总账工具”中主要用于两个账套之间凭证始,一行数据为凭证中的一条分录,其“原始数据”与“凭证数据”之 的复制的“凭证引入”功能可以加以利用,同时结合Exce大的数间函数关系公式如下 据处理功能实现大量数据处理工作,从而大大提高其工作效率,以 (1)在“A2”至“A23”单元格输入制单日期,本例制单日期为 达到快速、准确编制记账凭证的目的。如何利用总账工具生成记账2009-4-20 凭证,可以先根据总账工具中“凭证引入”功能对外部数据的要求 (2在“B2”至“B23”单元格输入凭证类别编码,本例凭证类编 在Exce表格中将外部提供数据编辑成符合一定格式的数据,再将码为1 其数据转化成文本文件格式TXT文件的数据,最后利用总账工具 (3)在“C2”至“C23”单元格输入凭证号,可固定设置为99由 将该TXT文件数据引入到总账中完成凭证的快速填制工作。以某凭证引入时系统自动生成凭证号 企业办公室提供的1月电费、电话费的数据(如表1为例编制记账 (4在“2”至"D23”单元格输入附单据数,本例附单据数为3引 凭证。在本例中核算电费、电话费的支出科目代码为“5501”,科目 (5)在“E2”至“E23”单元格输入摘要。每条分录因内容的不 设置为是按项目核算、部门核算。这张凭证是将企业支付的1月电同,都需要一个准确的摘要。“ CONCATENATE"文本函数功能是将 费、电话费费用总额通过转账凭证的编制,将费用分摊到各个使用多个文体字符串合并成一个文本字符串。 部门。根据表1的数据,这张凭证转账凭证需要编制22条分录。 利用“ CONCATENATE"函数编辑生成不同的分录摘要,同时利 月份各部门电费、电话费使用情况汇总表 用 EXCEL的自动填充功能向下拖曳无须重复设置公式。在“E2”单 电费金额 电话费 元格中编辑好公式后,从“E2”开始向下方拖曳以复制公式至“E12” 0053 单元格结束。再从“E13”单元格公式编辑好后,从"E13”开始向下方 审计部 拖曳以复制公式至“E23”单元格结束。摘要函数公式如下: E2”= CONCATENATE(原始数据B4,“1月份电费” 安全保卫部 “E3”= CONCA TENATE(原始数据B5,“1月份电费" 90.00 “E12”= CONCATENATE(原始数据B14,“1月份电费”) 各部门合计 .00 522500 E13”= CONCATENATE(原始数据B4,“1月份电话费" 二、总账工具中“凭证引入”功能对外部数据格式的要求 制单日期、附单据数、摘要、科目编码…是每张凭证必填的 E23”= CONCATENATE(原始数据B14,“1月份电话费”) 内容。根据总账工具中的引入凭证文本格式的技术要求,文件首行 (6在“F2”至“F23”单元格输入科目编码,本例中支出科目代 为凭证文本文件状态及版本标识,即从文件第1行填写“填制作码为“5501 证”、“V800”、“账套号”、“单位名称”、“会计年度”。从第2行开始 (7在“G2”至“G23”单元格输入分录对应借方金额,其数据取 刷会通讽·综合2010年第1期(上121 21994-2016ChinaAcademicJOurnalElectronicPublishingHouse.Allrightsreservedhttp://www.cnki.net
会计信息化 ACCOUNTING INFORMATION ·综合 2010 年第 1 期（上） 表 1 1 月份各部门电费、电话费使用情况汇总表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 部门名称 综合管理部 人力资源部 财务部 审计部 工会 安全保卫部 工程部 市场经营部 技术部 办公室 各部门合计 电费金额 236.00 345.00 123.00 86.00 87.00 590.00 634.00 467.00 675.00 90.00 3333.00 电话费 598.00 479.00 479.00 467.00 350.00 507.00 577.00 643.00 654.00 471.00 5225.00 记账凭证的编制是会计核算的起点，是登记账簿的依据。能否 准确、快速编制记账凭证直接关系到企业单位能否按时、准确地向 相关部门提供财务信息。因此作为财务人员必须快速、准确、及时 编制记账凭证。 一、财务软件编制凭证系统的方法 为了提高编制记账凭证的效率，一般的财务软件编制凭证的 方法除日常的填制凭证界面录入方法外，系统还提供了自动转账 及常用凭证两种方法。自动转账是对于一些每月固定发生如结转 成本、结转汇兑损益和期间损益等月末结转业务采用的方法，但它 不能解决所有的凭证录入的问题。常用凭证只能存储一些常见的 会计凭证的模板，对于很多业务仍然需要采用普遍的手工填制凭 证录入方法。在日常工作中通过填制凭证界面手工录入是必不可 少的手段。在编制凭证过程中，一张凭证往往为了反映具体经营业 务全部信息，多借多贷、收款付款转账分录混合出现屡见不鲜。如 电话费、水电费等企业内部转账的凭证，往往自动转账和常用凭证 都不能很好的解决，只能通过手工录入的方法填制作证。在实践 中，笔者发现用友软件“总账工具”中主要用于两个账套之间凭证 的复制的“凭证引入”功能可以加以利用，同时结合Excel强大的数 据处理功能实现大量数据处理工作，从而大大提高其工作效率，以 达到快速、准确编制记账凭证的目的。如何利用总账工具生成记账 凭证，可以先根据总账工具中“凭证引入”功能对外部数据的要求， 在Excel表格中将外部提供数据编辑成符合一定格式的数据，再将 其数据转化成文本文件格式TXT文件的数据，最后利用总账工具 将该TXT文件数据引入到总账中完成凭证的快速填制工作。以某 企业办公室提供的1月电费、电话费的数据（如表1）为例编制记账 凭证。在本例中核算电费、电话费的支出科目代码为“5501”，科目 设置为是按项目核算、部门核算。这张凭证是将企业支付的1月电 费、电话费费用总额通过转账凭证的编制，将费用分摊到各个使用 部门。根据表1的数据，这张凭证转账凭证需要编制22条分录。 二、总账工具中“凭证引入”功能对外部数据格式的要求 制单日期、附单据数、摘要、科目编码……是每张凭证必填的 内容。根据总账工具中的引入凭证文本格式的技术要求，文件首行 为凭证文本文件状态及版本标识，即从文件第1行填写“填制作 证”、“V800”、“账套号”、“单位名称”、“会计年度”。从第2行开始， 每一行为凭证的一条分录，每行含有录入“制单日期”、“凭证类别 字”、“业务（凭证）号”、“附单据数”、“摘要”、“科目编码”、“金额借 方”、“金额贷方”、……“部门编码”、……、“项目编码”等。根据表1 的数据必须将其数据处理后转化成“引入凭证格式.txt”文件显示 的样式才是符合“凭证引入”文本文件格式要求的。 三、记账凭证数据Excel编制的步骤 启动Excel，在新工作簿中建立两个Excel工作表，分别取名为 “原始数据”、“凭证数据”。将办公室提供的表1数据复制到“原始数 据”工作表中，并添加各部门的代码及各项目的代码，如图1所示。 再根据总账工具对数据格式的要求，编制“凭证数据”工作表中，如 图2所示。如何将“原始数据”工作表中的数据编制成“凭证数据”工 作表中的数据，就需要利用EXCEL的强大数据处理功能在“原始 数据”工作表与“凭证数据”工作表之间建立函数关系。在Excel的 “凭证数据”工作表中从第1行的第A列开始到E列依次为“填制作 证”、“V800”、“账套号”、“单位名称”、“会计年度”。在本例中分别 为：“填制作证”、“V800”、“005”、“模拟账套”、“2009”。从第2行开 始，一行数据为凭证中的一条分录，其“原始数据”与“凭证数据”之 间函数关系公式如下： （1）在“A2”至“A23”单元格输入制单日期，本例制单日期为 2009-4-20； （2）在“B2”至“B23”单元格输入凭证类别编码，本例凭证类编 码为1； （3）在“C2”至“C23”单元格输入凭证号，可固定设置为999，由 凭证引入时系统自动生成凭证号； （4）在“D2”至“D23”单元格输入附单据数，本例附单据数为3张； （5）在“E2”至“E23”单元格输入摘要。每条分录因内容的不 同，都需要一个准确的摘要。“CONCATENATE”文本函数功能是将 多个文体字符串合并成一个文本字符串。 利用“CONCATENATE”函数编辑生成不同的分录摘要，同时利 用EXCEL的自动填充功能向下拖曳无须重复设置公式。在“E2”单 元格中编辑好公式后，从“E2”开始向下方拖曳以复制公式至“E12” 单元格结束。再从“E13”单元格公式编辑好后，从“E13”开始向下方 拖曳以复制公式至“E23”单元格结束。摘要函数公式如下： “E2”=CONCATENATE（原始数据!B4，“1月份电费”） “E3”=CONCATENATE（原始数据!B5，“1月份电费”） …… “E12”=CONCATENATE（原始数据!B14，“1月份电费”） “E13”=CONCATENATE（原始数据!B4，“1月份电话费”） …… “E23”=CONCATENATE（原始数据!B14，“1月份电话费”） （6）在“F2”至“F23”单元格输入科目编码，本例中支出科目代 码为“5501”； （7）在“G2”至“G23”单元格输入分录对应借方金额，其数据取 总账工具编制记账凭证方法浅析 温州职业技术学院 金晓茜 121 DOI:10.16144/j.cnki.issn1002-8072.2010.01.063
会计信息化| ACCOUNTING INFORMATION 自于“原始数据”工作表。函数公式如下 “G2”=原始数据C4 “P23”=原始数据M14 “G3"=原始数据C 进行了以上操作,就生成了“凭证数据”工作表中的内容如图 “G12”=一原始数据℃14 四、TXT凭证文件生成,利用总账工具编制凭证 “G13”=原始数据D4 首先,将本例“凭证数据”工作表中数据另保存更名为“引入凭 证格式t文件后,打开此文件将呈现如下格式: “G23”=一原始数据D14 填制凭证,V800,005,模似账套,2009,,,,, (8)由于本例中的支出科目“5501”含有部门核算、项目核算两 2009-4-20,1,99,3,综合管理部1月份电费,5501,236,0 个辅助核算功能,因而要在分录中输入部门编码。本例中部门编码,,,101,,,301 是从“10”至“110”分别在“P2”至“P23”单元格输入。项目编码分 2009-4-20,1,99,.3,人力资源部1月份电费,5501,345,0 别为“301”、“302”分别在“U2”至“U12”单元格中输入项目代码,,102,,301 “301”:在“U13”至“U23”单元格输入项目代码“302 2009-4-20,1,99,3,财务部1月份电费,5501,123,0, P2”=原始数据M4 ,103,,,,,301 2009-4-20,1,99,3,审计部1月份电费,5501,86,0, “P12”=原始数据M14 104,,,,301 “P13”=原始数据M4 2009-4-20,1,99,3,工会1月份电费,5501,87,0, 区 Icrosoft Exce1-转账凭证x1s 回k105,30 如件②)编辑0)视图)插入①)格式工具①)数是Q)留口形助 其次,在“开始”菜单中打开“用友ERP-U8”—“系统服务”下 打开总账工具”窗口,在“数据源”一“文件数据”中选择“Dy 1月份各部门电费、电话费使用售汇总表 Docum ents引入凭证格式tt”文件,在“目的数据”中登录需引入 部门编码部门名称电费〔项目编码:)电话费(项目编码:302) 账套后,双击“凭证引入”按钮即可实现 10解台管理部 再次,选择“凭证引入时重新编号”、“凭证引入时做平衡检查” 1人力资理部 13财务部 后,凭证引入时,系统进行合法性检查。若全部通过,则将凭证数据 104平计部 导入目的账套中,若全部非法,则不能继续进行凭证引入,并提示 错误信息:若存在合法凭证,系统提示用户是否要继续引入或退 105安全保卫部 50.00 50700 出,若用户选择继续引入,则系统将合法的凭证引入目的账套,且 11109市场经世 在凭证文本文件中写入相关信息(生成的凭证编号等):否则退出 不引入任何凭证。凭证复制完毕之后,就可以进入账套中在总账系 51办公 统中查询凭证中查看见操作的结果了。 410件合计 3.333.00 最后,一张有2条分录的凭证就编制成功了,利用这个方法操 H··H\原拍数据凭证数据/Shet3 作减少了数据重复手工录入的工作,减少手工录入的错误率,从而 大大提高了会计核算的效率。在这里操作步骤表述看起来有些繁 图1整理后的“原始数据”工作表 琐,但在实践中我们只要熟悉掌握 Excel电子表格应用,每次编制 ce1-转账凭证。x1s E图凭证只须将数据稍微整理一下利用函数公式就可生成符合凭证引 文件①)①视入格式工具①数如帮0 入格式的数据,从而利用总账工具快速生成凭证。 BC D G HITKLINO P QRSTUI 在日常工作中将 Excel和总账工具结合起来不仅仅满足编制 了缰m‖凭证的需要。以E双据处理为基础,结合总账工具对数据的技 术要求,还可以建立Exce与总账工具中其他各种功能的联系,从 而使得总账工具的应用更加广阔。 市场经营部1月份电费 参考文献: [1]汤岩:《对当前记账凭证录入方法的改进》,《中国管理信息 计:1203年0第0 金保卫部1月份电话猪501 [2]郭瑞、吴钦春主编:《中文版Exce003函数与图表分析应 用案例》,上海科学普及出版社2005年版 m+3}m3计,菱 [3]龚中华、何平编著:《用友ERP~U8861版深入应用,人 H原加款据入反计数/Reet3/ 民邮电出版社2008年版 图2编制后的“凭证数据”工作表 (编辑代娟 122会通讽·综合2010年第1期(b 21994-2016ChinaAcademicJOurnalElectronicPublishingHouse.Allrightsreservedhttp://www.cnki.net
会计信息化 ACCOUNTING INFORMATION ·综合 2010 年第 1 期（上） 图2 编制后的“凭证数据”工作表 自于“原始数据”工作表。函数公式如下： “G2”=原始数据!C4 “G3”=原始数据!C5 …… “G12”= —原始数据!C14 “G13”=原始数据!D4 …… “G23”= —原始数据!D14 （8）由于本例中的支出科目“5501”含有部门核算、项目核算两 个辅助核算功能，因而要在分录中输入部门编码。本例中部门编码 是从“101”至“110”分别在“P2”至“P23”单元格输入。项目编码分 别为“301”、“302”分别在“U2”至“U12”单元格中输入项目代码 “301”；在“U13”至“U23”单元格输入项目代码“302”。 “P2”=原始数据!A4 …… “P12”=原始数据!A14 “P13”=原始数据!A4 …… “P23”=原始数据!A14 进行了以上操作，就生成了“凭证数据”工作表中的内容如图2 所示。 四、TXT凭证文件生成，利用总账工具编制凭证 首先，将本例“凭证数据”工作表中数据另保存更名为“引入凭 证格式.txt”文件后，打开此文件将呈现如下格式： 填制凭证，V800，005，模似账套，2009，，，，，，，，，，，，，，，， 2009-4-20，1，999，3，综合管理部1月份电费，5501，236，0，，， ，，，，，101，，，，，301 2009-4-20，1，999，3，人力资源部1月份电费，5501，345，0，，， ，，，，，102，，，，，301 2009-4-20，1，999，3，财务部1月份电费，5501，123，0，，，，，，， ，103，，，，，301 2009-4-20，1，999，3，审计部1月份电费，5501，86，0，，，，，，，， 104，，，，，301 2009-4-20，1，999，3，工会1月份电费，5501，87，0，，，，，，，， 105，，，，，301 …… 其次，在“开始”菜单中打开“用友ERP-U8”—“系统服务”下， 打开总账工具”窗口，在“数据源”—“文件数据”中选择“D:\My Documents \引入凭证格式.txt”文件，在“目的数据”中登录需引入 账套后，双击“凭证引入”按钮即可实现。 再次，选择“凭证引入时重新编号”、“凭证引入时做平衡检查” 后，凭证引入时，系统进行合法性检查。若全部通过，则将凭证数据 导入目的账套中，若全部非法，则不能继续进行凭证引入，并提示 错误信息；若存在合法凭证，系统提示用户是否要继续引入或退 出，若用户选择继续引入，则系统将合法的凭证引入目的账套，且 在凭证文本文件中写入相关信息（生成的凭证编号等）；否则退出， 不引入任何凭证。凭证复制完毕之后，就可以进入账套中在总账系 统中查询凭证中查看见操作的结果了。 最后，一张有22条分录的凭证就编制成功了，利用这个方法操 作减少了数据重复手工录入的工作，减少手工录入的错误率，从而 大大提高了会计核算的效率。在这里操作步骤表述看起来有些繁 琐，但在实践中我们只要熟悉掌握Excel电子表格应用，每次编制 凭证只须将数据稍微整理一下利用函数公式就可生成符合凭证引 入格式的数据，从而利用总账工具快速生成凭证。 在日常工作中将Excel和总账工具结合起来不仅仅满足编制 凭证的需要。以Excel数据处理为基础，结合总账工具对数据的技 术要求，还可以建立Excel与总账工具中其他各种功能的联系，从 而使得总账工具的应用更加广阔。 参考文献： ［1］汤岩：《对当前记账凭证录入方法的改进》，《中国管理信息 化》2008年第6期。 ［2］郭瑞、吴钦春主编：《中文版Excel2003函数与图表分析应 用案例》，上海科学普及出版社2005年版。 ［3］龚中华、何平编著：《用友ERP-U8（8.61版）深入应用》，人 民邮电出版社2008年版。 （编辑 代 娟） 图1 整理后的“原始数据”工作表 122
