第1章结论 第一章绪论 11办公自动化概述 2办公室用电常迟 13办公室的管理 返回主目录
第1章 绪 论 1.1 办公自动化概述 1.2 办公室用电常识 1.3 办公室的管理 第一章 绪论 返回主目录
第1章结论 第1章绪论 11办公自动化概述 111办公自动化的基本功能 办公自动化的功能是指办公自动化系统可能具备的功能 不同的系统具备不同的功能。从功能角度看,办公自动化可能 具有事务处理、信息管理和辅助决策三种功能。 1.事务处理功能 各个办公部门都有大量的事务工作,这些工作往往量大、 重复,业务繁忙,例如数据汇总、报表合成、草拟文件、发送通 知、打印文本等。为了提高工作效率、减轻工作负担,可以把 上述繁琐的事务交给办公自动化系统来处理
第1章 绪 论 第1章 绪论 1.1办公自动化概述 1.1.1办公自动化的基本功能 办公自动化的功能是指办公自动化系统可能具备的功能。 不同的系统具备不同的功能。从功能角度看, 办公自动化可能 具有事务处理、信息管理和辅助决策三种功能。 1. 事务处理功能 各个办公部门都有大量的事务工作, 这些工作往往量大、 重复, 业务繁忙, 例如数据汇总、报表合成、草拟文件、发送通 知、打印文本等。为了提高工作效率、减轻工作负担, 可以把 上述繁琐的事务交给办公自动化系统来处理
第1章结论 这种完成事务处理功能的办公自动化系统称为事务处理 系统,简称EDP。这类系统比较简单,一般由分立式的电子计 算机和复印机等设备构成 2.信息管理功能 办公部门最本质的工作是对信息的流通进行控制和管理 要做好对信息的收集、加工、传递、交流、存取、分析、判 断和反馈,从而使信息资源转化为推动社会进步,获得良好经 济效益的物质财富。办公自动化是信息管理的有效手段,担任 信息管理功能的办公自动化系统称为信息管理系统,简称MIS。 这种系统的办公自动化设备呈分布式组合,具有计算机通讯和 冈络功能
第1章 绪 论 这种完成事务处理功能的办公自动化系统称为事务处理 系统, 简称EDP。这类系统比较简单, 一般由分立式的电子计 算机和复印机等设备构成。 2. 信息管理功能 办公部门最本质的工作是对信息的流通进行控制和管理。 要做好对信息的收集、加工、传递、交流、存取、分析、判 断和反馈, 从而使信息资源转化为推动社会进步, 获得良好经 济效益的物质财富。办公自动化是信息管理的有效手段, 担任 信息管理功能的办公自动化系统称为信息管理系统, 简称MIS。 这种系统的办公自动化设备呈分布式组合, 具有计算机通讯和 网络功能
第1章结论 3.辅助决策功能 决策是根据预定目标作出的行动决定,是办公活动的重要 内容之一,是较高层次的管理工作。决策的正确与否往往对 个企业产生重大影响。正因为如此,在决策之前,要做大量的基 础工作,要经过提岀问题、搜集资料、确定目标、拟定方案、 分析评价、最后选定决策方案等一系列环节。比较理想的办公 自动化系统能自动地分析采集信息,提出各种可供领导参考的 优选方案,是辅助决策的有力手段。这类系统必须建立起许多 能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型,从而可 以根据大量的原始信息,自动作出比较符合实际的决策方案 这种系统叫做决策支持系统,是一种高层次的智能型的系统. 简称DSS
第1章 绪 论 3. 决策是根据预定目标作出的行动决定, 是办公活动的重要 内容之一, 是较高层次的管理工作。决策的正确与否往往对一 个企业产生重大影响。正因为如此, 在决策之前, 要做大量的基 础工作, 要经过提出问题、搜集资料、确定目标、拟定方案、 分析评价、最后选定决策方案等一系列环节。比较理想的办公 自动化系统能自动地分析采集信息, 提出各种可供领导参考的 优选方案, 是辅助决策的有力手段。这类系统必须建立起许多 能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型, 从而可 以根据大量的原始信息，自动作出比较符合实际的决策方案。 这种系统叫做决策支持系统, 是一种高层次的智能型的系统, 简称DSS
第1章结论 112办公室信息处理方法 1.信息的生成和输入 办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。从 信息来源上看,办公室信息可以来自外部,也可来自内部,前者 通常已经经过一定的加工处理,以非原始输入的形式存在于办 公室中,后者则比较多地表现为原始输入 原始输入的比较典型例子是:某机构的高层领导或其他工 作人员产生了某些设想;这些设想有的可能最终成为一份报告、 封信件、一篇文章,有的也可能是包含若干数据的统计分析 报告表;办公室首先应将这些设想以某种方式输入,这就是原 始输入。按输入的方式,原始输入可分为录音输入、键盘输入、 自动扫描输入
第1章 绪 论 1.1.2办公室信息处理方法 1. 信息的生成和输入 办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。从 信息来源上看, 办公室信息可以来自外部, 也可来自内部, 前者 通常已经经过一定的加工处理, 以非原始输入的形式存在于办 公室中, 后者则比较多地表现为原始输入。 原始输入的比较典型例子是： 某机构的高层领导或其他工 作人员产生了某些设想; 这些设想有的可能最终成为一份报告、 一封信件、一篇文章, 有的也可能是包含若干数据的统计分析 报告表; 办公室首先应将这些设想以某种方式输入，这就是原 始输入。按输入的方式, 原始输入可分为录音输入、键盘输入、 自动扫描输入
第1章结论 )录音输入 机器录音:在没有文字处理中心的办公机构中机器录音是 最有效的输入方式。由于这种输入方式可以节省高层领导人 的时间,并可随时将其一些想法记录下来,因此被越来越多的 办公室使用。 远程系统:远程系统则可使经常外出的管理者通过电话 直接向计算机口述各种批示文件或备忘录。声音识别与响应 系统:声音的识别和响应技术已发展得较成熟。这类设备的 核心是一台高性能的计算机。在接受某人的口授之前,设备 先要有一个学习过程,以便记住其声音,并将声音与某些词汇 建立起对应关系;在口授时,要求词与词之间要有停顿
第1章 绪 论 1) 机器录音: 在没有文字处理中心的办公机构中机器录音是 最有效的输入方式。由于这种输入方式可以节省高层领导人 的时间, 并可随时将其一些想法记录下来, 因此被越来越多的 办公室使用。 远程系统: 远程系统则可使经常外出的管理者通过电话 直接向计算机口述各种批示文件或备忘录。声音识别与响应 系统: 声音的识别和响应技术已发展得较成熟。这类设备的 核心是一台高性能的计算机。在接受某人的口授之前, 设备 先要有一个学习过程, 以便记住其声音, 并将声音与某些词汇 一一建立起对应关系; 在口授时, 要求词与词之间要有停顿
第1章结论 2)键盘输入 键盘是输入文字和数据的主要工具。键盘输入的信息通常 是机器录音或速记的结果,或者是将已打印的文件重新输入 利用键盘也可直接撰写文稿 3)自动扫描输入 图像输入通常使用图形扫描仪或数码相机。图形扫描仪或 数码相杋能十分方便而且迅速地将图像信息输入计算机,以便 进一步进行处理。利用图形扫描仪还可对印有印刷体文字的页 面扫描,借助专用的软件,计算机能对用这种方式输入的文字进 行识别,必要时可编辑加工。页面扫描的速度比用键盘键入速 度快很多,且避免了键入时的差错,从而大大提高了工作效率 因此,扫描仪对于处理图表是非常好用的。另外,自动扫描输入 还应用于条型码技术
第1章 绪 论 2) 键盘是输入文字和数据的主要工具。键盘输入的信息通常 是机器录音或速记的结果，或者是将已打印的文件重新输入。 利用键盘也可直接撰写文稿。 3) 图像输入通常使用图形扫描仪或数码相机。图形扫描仪或 数码相机能十分方便而且迅速地将图像信息输入计算机, 以便 进一步进行处理。利用图形扫描仪还可对印有印刷体文字的页 面扫描, 借助专用的软件, 计算机能对用这种方式输入的文字进 行识别, 必要时可编辑加工。页面扫描的速度比用键盘键入速 度快很多, 且避免了键入时的差错, 从而大大提高了工作效率, 因此, 扫描仪对于处理图表是非常好用的。另外, 自动扫描输入 还应用于条型码技术
第1章结论 条型码技术的核心是编码、扫描输入和鉴别。编码是设计 种合理的编码形式,以便区分商品的名称、产地种类等各种 信息;扫描输入和鉴别用的设备是一架扫描仪或光符阅读器,只 要用扫描仪或光符阅读器扫描一下商品的条形码,即相当于输 入了这种商品的品名、产地等信息,从而节省了输入时间 非原始信息是指那些已经产生并处理过的信息。一个机构 的许多信息往往会以各种不同的形式重复使用。当信息需要重 复使用时,只要其格式或某一部分内容有所变动时,就必须进入 加工处理并重新输入,这就是非原始输入
第1章 绪 论 条型码技术的核心是编码、扫描输入和鉴别。编码是设计 一种合理的编码形式, 以便区分商品的名称、产地种类等各种 信息; 扫描输入和鉴别用的设备是一架扫描仪或光符阅读器, 只 要用扫描仪或光符阅读器扫描一下商品的条形码, 即相当于输 入了这种商品的品名、产地等信息, 从而节省了输入时间。 非原始信息是指那些已经产生并处理过的信息。一个机构 的许多信息往往会以各种不同的形式重复使用。当信息需要重 复使用时, 只要其格式或某一部分内容有所变动时, 就必须进入 加工处理并重新输入， 这就是非原始输入
第1章结论 2.信息处理 信息处理是指对已输入系统的信息进行加工,使之转换成 可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。信息处理包括 数据处理和文字处理。利用不同的处理软件,计算机能分别对 数据和文字进行处理 数据处理一般与管理工作相联系,比如编制计划、会计统 计、预订机票等。数据处理主要是对数值进行统计,通过对原 始数据进行各种计算而产生有意义的统计信息。利用数据库操 作系统,不但可对数值型字段进行排序、索引等操作,还可对字 符型字段进行处理操作,从而为表格处理提供了方便的手段, 同时使数据处理的内涵也有了进一步的扩展
第1章 绪 论 2. 信息处理是指对已输入系统的信息进行加工, 使之转换成 可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。信息处理包括 数据处理和文字处理。利用不同的处理软件, 计算机能分别对 数据和文字进行处理。 数据处理一般与管理工作相联系, 比如编制计划、会计统 计、预订机票等。数据处理主要是对数值进行统计, 通过对原 始数据进行各种计算而产生有意义的统计信息。利用数据库操 作系统, 不但可对数值型字段进行排序、索引等操作, 还可对字 符型字段进行处理操作,从而为表格处理提供了方便的手段， 同时使数据处理的内涵也有了进一步的扩展
第1章结论 3信息的输出及复制 )信息的输出 经过处理后的信息要输出、分发给他人,其输出的形式 和方法很多。 (1)显示器显示输出。显示器能随时显示输出输入的内 容和处理的结果。显示器输出主要用于观察中间处理结果或 不需要书面保存的文件 (2)打印机打印输出。打印机是常用的输出设备,通常与 计算机或文字处理机联接在一起。常见的有针式打印机、激 光打印机和喷墨打印机。使用这类打印机,可方便地进行字 符、字型的变换,以便输出精美的文字和符号,使打印文稿符 合各种需要
第1章 绪 论 3. 信息的输出及复制 1) 经过处理后的信息要输出、 分发给他人, 其输出的形式 和方法很多。 (1) 显示器显示输出。显示器能随时显示输出输入的内 容和处理的结果。显示器输出主要用于观察中间处理结果或 不需要书面保存的文件。 (2) 打印机打印输出。打印机是常用的输出设备, 通常与 计算机或文字处理机联接在一起。常见的有针式打印机、激 光打印机和喷墨打印机。使用这类打印机, 可方便地进行字 符、字型的变换, 以便输出精美的文字和符号, 使打印文稿符 合各种需要