第四章电算化会计报表子系统
1 第四章 电算化会计报表子系统
第四章电算化会计报表子系统 第一节会计报表子系统模块划分与数据流程 第二节报表子系统数据文件的设置 第三节会计报表的生成 第四节会计报表的打印输出
2 第四章 电算化会计报表子系统 第一节 会计报表子系统模块划分与数据流程 第二节 报表子系统数据文件的设置 第三节 会计报表的生成 第四节 会计报表的打印输出
掌握: 1.会计报表是综合反映企业一定时期财务状况和经营 成果的书面文件,是企业经济活动的缩影 会计报表的分类有: 、按时间分 按单位分 按服务对象分 月报表季报表 单位会计报表 内部报表 年报表 汇总会计报表 外部报表 目前的报表系统有 专用会计报表系统、通用会计报表系统、财经电子报表系统 常用的报表系统的基本概念 (1)报表结构的基本要素是:标题、表头、表体、表尾内容 (2)报表文件与报表 报表:又叫表页,它由若干行和列组成,也叫二维表。在二维表中,确定 个数据的位置的要素为:行>、。 1(报表文件:是报表系统中存储数据的基本单位,它以文件的形式保存在磁 介 质,报表系统中的打开、关闭保存等命令都是根据报表名字进行处理的 每 个报表文件都有一个名字,名字的结构是:名称扩展名。若将多个结构相
3 （二）重点掌握： 1．会计报表是综合反映企业一定时期财务状况和经营 成果的书面文件，是企业经济活动的缩影。 会计报表的分类有： 按时间分 按单位分 按服务对象分 月报表 季报表 单位会计报表 内部报表 年报表 汇总会计报表 外部报表 目前的报表系统有： 专用会计报表系统、通用会计报表系统、财经电子报表系统 1．常用的报表系统的基本概念： ⑴报表结构的基本要素是：标题、表头、表体、表尾内容。 （2）报表文件与报表 报表：又叫表页，它由若干行和列组成，也叫二维表。在二维表中，确定 一 个数据的位置的要素为：、。 报表文件：是报表系统中存储数据的基本单位，它以文件的形式保存在磁 介 质，报表系统中的打开、关闭保存等命令都是根据报表名字进行处理的。 每 个报表文件都有一个名字，名字的结构是：名称.扩展名。若将多个结构相 同
(3)报表单元 单元:在报表中由行和列确定的方格即为单元。 少y单元区域:由一组单元组成自起点单元至终点单元是一个完整的 长方形矩阵 组合单元:由相邻的两个或更多的单元组成的区域,这些单元必 一须是同一种单元类型 单元内容:可以是数值型数据、字符型数据、公式和关键字 关键字:就是在对三维电子表进行操作时,在多个表页间起到对 表页进行定位、辨识作用的一类特殊标志。UFO系统中设立的关 键字主要有:单位编号、单位名称、年份季度、月份、日等 报表格式包括:表样格式、单元类型、单元格式、公式 报表类型可分为:固定表和可变表。固定表是指不随经济业务或 统计数量的变动而改变其固有格式的报表,如资产负债表、损益 表。可变表是指需要根据业务统计与管理的需要随时改变报表大 小或格式的报表
4 （3）报表单元 单元：在报表中由行和列确定的方格即为单元。 单元区域：由一组单元组成自起点单元至终点单元是一个完整的 长方形矩阵。 组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成的区域，这些单元必 须是同一种单元类型。 单元内容：可以是数值型数据、字符型数据、公式和关键字。 关键字：就是在对三维电子表进行操作时，在多个表页间起到对 表页进行定位、辨识作用的一类特殊标志。UFO系统中设立的关 键字主要有：单位编号、单位名称、年份季度、月份、日等。 报表格式包括：表样格式、单元类型、单元格式、公式。 报表类型可分为：固定表和可变表。固定表是指不随经济业务或 统计数量的变动而改变其固有格式的报表，如资产负债表、损益 表。可变表是指需要根据业务统计与管理的需要随时改变报表大 小或格式的报表
反表设计的两种状态:格式状态和数据状态。在报表格式设计状态下, 可以改报表格式,不可改报表数据,在报表数据处理状态下,可以改 报表数据,不可改报表格式。 3.报表系统报表编制流程分为三个大的步骤:报表的格式设置、报表 的数据处理、报表的打印输出。 报表系统的主要功能包括:①文件管理功能;②格式管理功能;③ 报表数据处理;④图表功能;⑤打印输出功能;⑥其他功能。 格式管理功能包括:报表格式设计功能、报表编辑功能、报表公式 定义功能。 4.报表格式设计的主要内容有:设置报表尺寸、表标题、表日期、表 头、表尾和表体固定栏目、画表格线、设置单元属性、单元风格 1(报表格式设计方式有:非直观状态定义报表格式、直观状态定义报表 格式 直观定义报表格式步骤:创建新报表文件 定义报表标题—输入 一报表日期和编制单位—输入表头行—输入表体中的固定栏目 平画表格线——设置单元格式—保存报表文件 5
5 报表设计的两种状态：格式状态和数据状态。在报表格式设计状态下， 可以改报表格式，不可改报表数据，在报表数据处理状态下，可以改 报表数据，不可改报表格式。 3．报表系统报表编制流程分为三个大的步骤：报表的格式设置、报表 的数据处理、 报表的打印输出。 报表系统的主要功能包括：①文件管理功能；②格式管理功能；③ 报表数据处理； ④图表功能；⑤打印输出功能；⑥其他功能。 格式管理功能包括：报表格式设计功能、报表编辑功能、报表公式 定义功能。 4．报表格式设计的主要内容有：设置报表尺寸、表标题、表日期、表 头、表尾和表体固定栏目、画表格线、设置单元属性、单元风格。 报表格式设计方式有：非直观状态定义报表格式、直观状态定义报表 格式。 直观定义报表格式步骤：创建新报表文件——定义报表标题——输入 报表日期和编制单位——输入表头行——输入表体中的固定栏目—— 画表格线——设置单元格式——保存报表文件
5、报表数据获取的方法有: )通过手工直接输入一些最基本的、最原始的数据 (2)通过建立单元公式自动计算来获取报表内小计、合计等数据。 )￥3通过建立表与表之间数据连接公式来获取其他表中的数据 (4通过建立帐中取数函数自动从帐簿中提取数据。 6、建立获取数据公式主要有 ①建立表页的计算公式; ②建立从帐务系统中获取数据的公式; ③建立表之间获取数据公式; ④建立不同报表文件之间获取数据的公式。 247、提取帐务系统数据的意义 将会计帐簿中的有关数据直接通过单元公式提取到相关的看 见报表中,给报表的编制带来极大的方便,既避免了数据的失 真,又节约了时间,提高了效率
6 5、报表数据获取的方法有： (1)通过手工直接输入一些最基本的、最原始的数据。 (2)通过建立单元公式自动计算来获取报表内小计、合计等数据。 (3)通过建立表与表之间数据连接公式来获取其他表中的数据。 (4)通过建立帐中取数函数自动从帐簿中提取数据。 6、建立获取数据公式主要有： ①建立表页的计算公式； ②建立从帐务系统中获取数据的公式； ③建立表之间获取数据公式； ④建立不同报表文件之间获取数据的公式。 7、提取帐务系统数据的意义： 将会计帐簿中的有关数据直接通过单元公式提取到相关的看 见报表中，给报表的编制带来极大的方便，既避免了数据的失 真，又节约了时间，提高了效率
务函数的作用: 帐务函数架起了报表系统和帐务处理系统之间数据传递的桥梁 帐务函数的 产使用可以实现帐表一体化,利用帐务函数定义单元连接公式,每 期的会计报表无 需过多的操作,系统就自动地将帐务系统的会计数据传递到会计 报表中 9、帐务函数的基本格式: 取期初函数:QC(“科目编码”,会计期,“方向”,帐套号) 取期末余额函数:QM(“科目编码”,会计期,“方向”,帐套 取发生额函数 FS(“科目编码”,会计期,“方向”,帐 套号) 取发生净额函数:正(“科目编码”,会计期,帐套号) 取计划数函数:JH(“科目编码”,帐套号)
7 8、帐务函数的作用： 帐务函数架起了报表系统和帐务处理系统之间数据传递的桥梁。 帐务函数的 使用可以实现帐表一体化，利用帐务函数定义单元连接公式，每 期的会计报表无 需过多的操作，系统就自动地将帐务系统的会计数据传递到会计 报表中。 9、帐务函数的基本格式： 取期初函数：QC（“科目编码” ，会计期， “方向” ，帐套号） 取期末余额函数：QM（“科目编码” ，会计期， “方向” ，帐套 号） 取发生额函数： FS（“科目编码”，会计期，“方向”，帐 套号） 取发生净额函数：JE（“科目编码” ，会计期，帐套号） 取计划数函数：JH（“科目编码” ，帐套号）
10、手工编表和报表系统制表的差异: (1)制表步骤的差异: 少手工制表分为画表格和填表两大步。 电算化制表分为报表格式设计、报表数据处理和报表生成三大步。 礼(2填表方式的差异: 手工制表的填表是人工査找数据后填入表格 电算化制表的填表是由计算机自动运行已定义的公式从而形 成数据后填入表格。 (3电算化制表的优点 报表格式设计时虽繁一些,但这报表格式可以长期用,可谓 一劳永逸”。 数据处理比手工编表简单、轻松、准确。 报表输出的方法灵活多样
8 10、手工编表和报表系统制表的差异： ⑴制表步骤的差异： 手工制表分为画表格和填表两大步。 电算化制表分为报表格式设计、报表数据处理和报表生成三大步。 ⑵填表方式的差异： l 手工制表的填表是人工查找数据后填入表格。 l 电算化制表的填表是由计算机自动运行已定义的公式从而形 成数据后填入表格。 ⑶电算化制表的优点： l 报表格式设计时虽繁一些，但这报表格式可以长期用，可谓 “一劳永逸”。 l 数据处理比手工编表简单、轻松、准确。 l 报表输出的方法灵活多样
1.据处理功能包括: A.录入和修改基本数据 B.报表数据的审核功能(财务人员将报表数据之间的勾稽关系 以审核公式表示出来,计算机将按照公式定义的勾稽关系自动 对报表进行审核) C.舍位平衡功能(财务人员定义好舍位平衡公式并明确舍几位, 计算机便可以自动地计算并完成舍位和平衡处理) 之D.数据透视分析功能(把多张表页相同位置的数据显示在 个平面上以便进行分类对比分析) E.报表排序功能与查找功能 (F.图形分析功能(计算机根据财会人员指定的表页数据绘制出 直方图、圆饼图、折线图、面积图等多种分析图,将所包含的 经济含义的数据以图的方式直观地反映出来,为财会、管理人 员进行数据分析提供了重要的工具)
9 11．数据处理功能包括： A．录入和修改基本数据 B．报表数据的审核功能 （财务人员将报表数据之间的勾稽关系 以审核公式表示出来，计算机将按照公式定义的勾稽关系自动 对报表进行审核） C．舍位平衡功能（财务人员定义好舍位平衡公式并明确舍几位， 计算机便可以自动地计算并完成舍位和平衡处理） D． 数据透视分析功能（把多张表页相同位置的数据显示在一 个平面上以便进行分类对比分析） E．报表排序功能与查找功能 F．图形分析功能（计算机根据财会人员指定的表页数据绘制出 直方图、圆饼图、折线图、面积图等多种分析图，将所包含的 经济含义的数据以图的方式直观地反映出来，为财会、管理人 员进行数据分析提供了重要的工具）
皮表汇总和合并报表 报表汇总包含: 的个同一报表不同期间的汇总:2同一报表不同单位的汇总 报表合并包括 合并资产负债表;2合并损益表;3合并利润分配表;4合并财 务状况变动表。 合并报表操作步骤: 1原始数据准备;2输入抵销分录;3母公司建立工作底稿;4母 公司进行数据采集工作;5母公司定义合并公式;6母公司执行 合并。 13.报表输出的内容和方式 报表输出的内容有:输出报表结构(表样);输出编制完整的 报表;输出能被其他处理系统接受的数据。 报表的输出方式有: η1屏幕显示:2打印机输出:3磁盘输出:4网络输出
10 12．报表汇总和合并报表： 报表汇总包含： 1.同一报表不同期间的汇总；2.同一报表不同单位的汇总。 报表合并包括： 1.合并资产负债表；2.合并损益表；3.合并利润分配表；4.合并财 务状况变动表。 合并报表操作步骤： 1.原始数据准备；2.输入抵销分录；3.母公司建立工作底稿；4.母 公司进行数据采集工作；5.母公司定义合并公式；6.母公司执行 合并。 13．报表输出的内容和方式： 报表输出的内容有：输出报表结构（表样）；输出编制完整的 报表；输出能被其他处理系统接受的数据。 报表的输出方式有： 1.屏幕显示；2.打印机输出；3.磁盘输出；4.网络输出