解读SAP ERP主数据管理确保正常运行 SAP ERP系统是世界先进的管理系统，因其先进的管理理念和系统设计，被 越来越多的企业所接受。该系统完善的功能和业务设计基于纷繁的系统主数据。 该系统的主数据，种类多，字段繁，数量大，对数据人员素质要求高，并且需要 较高的数据管理水平才能确保系统运行顺畅。青岛卷烟厂于2003年12月起实施 SAP ERP项目，己有多年系统运行和管理经验。主数据是系统运行的基础，只有 确保主数据的准确性、维护的及时性和严谨性，才能确保SP系统的正常运行。 一、确保主数据的准确性 SAP ERP基础数据主要包括系统用户、财务、部门及人员、薪资、物料、生 产、设备、客户和供应商主数据等。各数据的准确性是系统有效运行的基础。薪 资和财务主数据，对数据准确性的要求显而易见。物料、生产、客户、供应商主 数据的关键字段，同样直接影响系统内外业务是否能顺利进行，甚至会影响财务 统计。 二、确保主数据维护的及时性和严谨性 主数据维护的特点是自身的及时性和严谨性。销售部门经常在下订单时提出 新增或修改需求，下订单和发货几乎是同时进行，对系统维护人员来讲，时间很 紧急：类似的数据还有供应商主数据、成品主数据等。这种情况下，要想保证数 据的维护效率，只能先维护必输入的、基本的主数据字段，满足用户需求，让用 户的系统业务先运行起来。然后，主数据人员再收集、录入次要的、非必填的字 段。总的原则是，时间再紧迫，也要确保数据的准确性和严谨性。数据错误不仅 影响业务或财务工作，还会引起用户对系统准确性、严谨性的怀疑，这对任何信 息系统来讲，后果都是致命的。 三、主数据维护和管理过程中必须关注的几方面内容 主数据维护和管理，除了要求主数据维护人员按用户提供的数据模板，正确 录入或导入E即系统以外，还要要求其关注以下几方面的内容。只有切实关注到 了这些内容，才能真正做好主数据维护和管理。 1.关注系统内业务流程及其功能改变 因为R即主数据的关键字段是与系统业务流程和功能相关的，体现了系统设
解读 SAP ERP 主数据管理 确保正常运行 SAP ERP 系统是世界先进的管理系统，因其先进的管理理念和系统设计，被 越来越多的企业所接受。该系统完善的功能和业务设计基于纷繁的系统主数据。 该系统的主数据，种类多，字段繁，数量大，对数据人员素质要求高，并且需要 较高的数据管理水平才能确保系统运行顺畅。青岛卷烟厂于 2003 年 12 月起实施 SAP ERP 项目，已有多年系统运行和管理经验。主数据是系统运行的基础，只有 确保主数据的准确性、维护的及时性和严谨性，才能确保 SAP 系统的正常运行。 一、确保主数据的准确性 SAP ERP 基础数据主要包括系统用户、财务、部门及人员、薪资、物料、生 产、设备、客户和供应商主数据等。各数据的准确性是系统有效运行的基础。薪 资和财务主数据，对数据准确性的要求显而易见。物料、生产、客户、供应商主 数据的关键字段，同样直接影响系统内外业务是否能顺利进行，甚至会影响财务 统计。 二、确保主数据维护的及时性和严谨性 主数据维护的特点是自身的及时性和严谨性。销售部门经常在下订单时提出 新增或修改需求，下订单和发货几乎是同时进行，对系统维护人员来讲，时间很 紧急;类似的数据还有供应商主数据、成品主数据等。这种情况下，要想保证数 据的维护效率，只能先维护必输入的、基本的主数据字段，满足用户需求，让用 户的系统业务先运行起来。然后，主数据人员再收集、录入次要的、非必填的字 段。总的原则是，时间再紧迫，也要确保数据的准确性和严谨性。数据错误不仅 影响业务或财务工作，还会引起用户对系统准确性、严谨性的怀疑，这对任何信 息系统来讲，后果都是致命的。 三、主数据维护和管理过程中必须关注的几方面内容 主数据维护和管理，除了要求主数据维护人员按用户提供的数据模板，正确 录入或导入 ERP 系统以外，还要要求其关注以下几方面的内容。只有切实关注到 了这些内容，才能真正做好主数据维护和管理。 1.关注系统内业务流程及其功能改变 因为 ERP 主数据的关键字段是与系统业务流程和功能相关的，体现了系统设
计的要求，所以必须关注系统内业务流程设计及其功能变化。以笔者所在单位的 成品主数据的生产版本为例，成品正常生产和中试生产，所需的生产版本编码不 同，需分别编码。数据维护人员只有理解正常生产和中试的内涵，了解生产版本 的编码原则，才能根据生产性质正确维护成品的生产版本主数据。 在系统运行过程中，系统功能会被优化或改进。这时，通常会对主数据的维 护提出新要求。主数据维护人员须关注这些变化，确保主数据随时更改。因此， 从管理上应该增加这样的要求：在系统设计、配置发生变化时，各模块程序维护 和开发人员要及时和主数据维护人员沟通，而主数据人员一定要将这些转化为主 数据具体维护要求。 2.关注系统外业务流程调整及人员调整 企业机构和部门职能的调整、企业政策变化等，都可能引起系统外业务流程 的变化或主数据收集人员的岗位变化。主数据人员必须关注这方面的信息，及时 调整主数据维护流程或者对新员工进行相应的培训，保证数据维护效率和质量， 防止出现系统内外业务混乱和造成不可逆的错误动态业务数据。如部门数据收集 人员的出差与归期，是否有替代人员代职，都应该是主数据维护人员关注的。 3.关注主数据发布，建立主数据发布制度，确保主数据与各项系统外业务的 衔接 主数据维护完成后，并不意味着主数据维护流程己经结束。如系统内新增了 材料主数据，有了新的物料号和编码，除设计人员与采购人员知道外，还应在主 数据维护流程中增加主数据信息发布这一环节，明确主数据发布的时间、地点、 发布的部门、发布范围、如何发布等，并建立企业主数据发布制度。经过了这样 的调整，业务部门对新增主数据的用途不再有疑惑，而且可以及时地做出业务反 应。 4.关注数据工作标准的建立和动态维护，确保数据组每个成员的数据维护质 主数据维护是随着模块功能要求、系统外流程要求、维护方法的变化而变化 的，是动态的业务。为此，建立了《SAP ERP主数据维护指南》，它是一套动态 的、共享的工作标准，起到了保证数据质量的重要作用。该工作标准的形成和共 享过程是这样的：数据主管编制《SAP ERP主数据维护指南》，并将该指南在数
计的要求，所以必须关注系统内业务流程设计及其功能变化。以笔者所在单位的 成品主数据的生产版本为例，成品正常生产和中试生产，所需的生产版本编码不 同，需分别编码。数据维护人员只有理解正常生产和中试的内涵，了解生产版本 的编码原则，才能根据生产性质正确维护成品的生产版本主数据。 在系统运行过程中，系统功能会被优化或改进。这时，通常会对主数据的维 护提出新要求。主数据维护人员须关注这些变化，确保主数据随时更改。因此， 从管理上应该增加这样的要求：在系统设计、配置发生变化时，各模块程序维护 和开发人员要及时和主数据维护人员沟通，而主数据人员一定要将这些转化为主 数据具体维护要求。 2.关注系统外业务流程调整及人员调整 企业机构和部门职能的调整、企业政策变化等，都可能引起系统外业务流程 的变化或主数据收集人员的岗位变化。主数据人员必须关注这方面的信息，及时 调整主数据维护流程或者对新员工进行相应的培训，保证数据维护效率和质量， 防止出现系统内外业务混乱和造成不可逆的错误动态业务数据。如部门数据收集 人员的出差与归期，是否有替代人员代职，都应该是主数据维护人员关注的。 3.关注主数据发布，建立主数据发布制度，确保主数据与各项系统外业务的 衔接 主数据维护完成后，并不意味着主数据维护流程已经结束。如系统内新增了 材料主数据，有了新的物料号和编码，除设计人员与采购人员知道外，还应在主 数据维护流程中增加主数据信息发布这一环节，明确主数据发布的时间、地点、 发布的部门、发布范围、如何发布等，并建立企业主数据发布制度。经过了这样 的调整，业务部门对新增主数据的用途不再有疑惑，而且可以及时地做出业务反 应。 4.关注数据工作标准的建立和动态维护，确保数据组每个成员的数据维护质 量 主数据维护是随着模块功能要求、系统外流程要求、维护方法的变化而变化 的，是动态的业务。为此，建立了《SAP ERP 主数据维护指南》，它是一套动态 的、共享的工作标准，起到了保证数据质量的重要作用。该工作标准的形成和共 享过程是这样的：数据主管编制《SAP ERP 主数据维护指南》，并将该指南在数
据组内共享。数据组里的人员在工作中谁先遇到变化，谁就可以去改指南，并将 新改的内容发送给数据主管。主管审核通过后，转发数据组全体人员，指南就能 及时的更新，又实现了信息共享。 四、做好主数据维护知识和技能培训，提高主数据维护水平 SAP ERP对主数据维护人员的要求比较高，要求数据维护人员不仅要懂ERP, 会维护数据，还要会纠错，会导入导出数据，会用EXCEL表格处理大量数据。 1.加强主数据纠偏方法的收集和培训，提高纠偏效率 有这样一个实例，有人员把100多条主数据的评估类搞错了，由于这批主数 据已发生了实际业务，不能进行修改。只能新建主数据。这次数据纠错付出了4 人/天的代价。事情过后，找到了修改评估的办法，并且测试成功，为今后出现 此类数据问题提供了纠错方案。有了这些宝贵的纠错方法和技巧，会大大提高主 数据纠错效率。所以，这些纠错知识的积累和培训很重要。 2.加强主数据批导程序和主数据报表开发知识的培训 主数据维护重要的一项技能就是数据批导入。常用的批导程序通常是在上线 初期就由开发人员准备好的。可是日常维护过程中，时常会有新的批导入任务 不可能只等待开发人员来处理。所以主数据维护人员应该能够熟练地掌握制作 CATT和LSMW批导程序。另外，平时检查主数据质量或者批量导出主数据，需要 展现相关主数据的所有字段，这时开发报表程序或QUERY报表是最有利的工具。 3.加强EXCEL数据处理技能培训 数据人员经常面对上千、万条的数据，经常需要ExCl辅助进行大量数据整 理。掌握了Exc©l使用技能，会大大提高数据整理的质量和效率。 有了以上这些技能，主数据维护人员就可以从容面对维护工作，优质高效地 完成各项任务
据组内共享。数据组里的人员在工作中谁先遇到变化，谁就可以去改指南，并将 新改的内容发送给数据主管。主管审核通过后，转发数据组全体人员，指南就能 及时的更新，又实现了信息共享。 四、做好主数据维护知识和技能培训，提高主数据维护水平 SAP ERP 对主数据维护人员的要求比较高，要求数据维护人员不仅要懂 ERP， 会维护数据，还要会纠错，会导入导出数据，会用 EXCEL 表格处理大量数据。 1.加强主数据纠偏方法的收集和培训，提高纠偏效率 有这样一个实例，有人员把 100 多条主数据的评估类搞错了，由于这批主数 据已发生了实际业务，不能进行修改。只能新建主数据。这次数据纠错付出了 4 人/天的代价。事情过后，找到了修改评估的办法，并且测试成功，为今后出现 此类数据问题提供了纠错方案。有了这些宝贵的纠错方法和技巧，会大大提高主 数据纠错效率。所以，这些纠错知识的积累和培训很重要。 2.加强主数据批导程序和主数据报表开发知识的培训 主数据维护重要的一项技能就是数据批导入。常用的批导程序通常是在上线 初期就由开发人员准备好的。可是日常维护过程中，时常会有新的批导入任务， 不可能只等待开发人员来处理。所以主数据维护人员应该能够熟练地掌握制作 CATT 和 LSMW 批导程序。另外，平时检查主数据质量或者批量导出主数据，需要 展现相关主数据的所有字段，这时开发报表程序或 QUERY 报表是最有利的工具。 3.加强 EXCEL 数据处理技能培训 数据人员经常面对上千、万条的数据，经常需要 Excel 辅助进行大量数据整 理。掌握了 Excel 使用技能，会大大提高数据整理的质量和效率。 有了以上这些技能，主数据维护人员就可以从容面对维护工作，优质高效地 完成各项任务