的采购,由于采购的量大,可以降低采购的价格,从而降低采购成本;同时,又避免了下级 单位的黑箱操作。不同企业对采购成本的控制有不同的方法。 (三)资金流的控制 在采购完成时,必然要与供应商进行结算。第一,结算方式、结算时间的选择,对于市 场越来越规范的今天非常重要,因为可以争取到供应商对所售商品折扣,以降低采购成本。 第二,正确确定结算的金额。当企业采购活动频繁时,与供应商的结算,可能稍一疏忽就会 出错,尤其在手工方式下。如果企业是按订单进行采购的,结算金额应该与采购订单上的金 额一致。第三,注意应付账款和预付账款的管理,定期与供应商对账,以防作弊。 (四)物流的控制 入库的材料的品种、数量等应该与订单上的相一致,同时为了满足企业生产的需要应当 密切注意采购计划的完成情况,以免生产缺料现象的产生。 第二节采购与应付系统流程分析 采购与应付系统的业务流程 (一)采购与应付系统的业务流程 在手工条件下,由于行业的不同,采购与应付系统业务处理的流程也会有所不同。就不 同的行业而言,不同企业其采购核算和管理的内容不同,导致其数据处理流程也不尽相同 如以某工业企业为例,其采购业务的业务流程可以用下图9-1来表示。 在手工条件下,当企业需要采购存货的时候,负责采购的部门会派专人负责这项采购工 作,选择相应的供应商,并编制采购订单,然后将采购订单提供到财会部门、验收部门以及 供应商等;当存货送到验收部门(仓库)时,承办人首先在采购订单档案中找出采购订单进 行核对,然后编制验收报告后,办理入库手续,开具入库单,再根据入库单登记库存账,并 将验收报告送到财会部门:当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时,会将其与验收 报告、采购订单进行核对,以计算存货成本,编制记账凭证,登记账簿,并更新有关账户 编制采购订单 采购单 验收部 财务部 核对货物 核对发票 开具 制验 编制记 入库单 收报告 账凭证 入库单 验收报告 仓库 财务部生产部采购部- 2 - 的采购，由于采购的量大，可以降低采购的价格，从而降低采购成本；同时，又避免了下级 单位的黑箱操作。不同企业对采购成本的控制有不同的方法。 （三）资金流的控制 在采购完成时，必然要与供应商进行结算。第一，结算方式、结算时间的选择，对于市 场越来越规范的今天非常重要，因为可以争取到供应商对所售商品折扣，以降低采购成本。 第二，正确确定结算的金额。当企业采购活动频繁时，与供应商的结算，可能稍一疏忽就会 出错，尤其在手工方式下。如果企业是按订单进行采购的，结算金额应该与采购订单上的金 额一致。第三，注意应付账款和预付账款的管理，定期与供应商对账，以防作弊。 （四）物流的控制 入库的材料的品种、数量等应该与订单上的相一致，同时为了满足企业生产的需要应当 密切注意采购计划的完成情况，以免生产缺料现象的产生。 第二节 采购与应付系统流程分析 一、采购与应付系统的业务流程 采购与应付系统的业务流程 （一）采购与应付系统的业务流程 在手工条件下，由于行业的不同，采购与应付系统业务处理的流程也会有所不同。就不 同的行业而言，不同企业其采购核算和管理的内容不同，导致其数据处理流程也不尽相同。 如以某工业企业为例，其采购业务的业务流程可以用下图 9-1 来表示。 在手工条件下，当企业需要采购存货的时候，负责采购的部门会派专人负责这项采购工 作，选择相应的供应商，并编制采购订单，然后将采购订单提供到财会部门、验收部门以及 供应商等；当存货送到验收部门（仓库）时，承办人首先在采购订单档案中找出采购订单进 行核对，然后编制验收报告后，办理入库手续，开具入库单，再根据入库单登记库存账，并 将验收报告送到财会部门；当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，会将其与验收 报告、采购订单进行核对，以计算存货成本，编制记账凭证，登记账簿，并更新有关账户