第九章采购与应付系统 第一节来购与应付系統概述 采购与应付核算概述 采购活动是企业生产经营活动的开始,对采购活动的核算,不同类型的企业会有一定的 区别。这种区别表现在:第一,科目使用的不同;第二,核算方法使用的不同。例如,许多 工业企业按计划成本核算,采用了“材料成本差异”这个科目,核算采购的实际成本和计划 成本的差异,以达到控制采购成本的目的。在采购核算中,一耍核算材料采购或商品采购的 采购成本,在此注意对于采购过程中运杂费的处理,工业企业运杂费直接计入采购成本,商 业企业运杂费计入营业费用;二要核算采购过程中产生的税金;三要核算采购活动中产生的 杂费:四要核算采购过程产生的往来款项。下面以工业企业为例,简单介绍一下企业对采 购活动的核算 按实际成本计价进行核算 按实际成本计价进行核算时,企业要设置如下账户 1、原材料账户:用以反映和监督各种原材料的收入、发出和结存的情况,期末的借方 余额反映各种原材料的实际成本。 2、物资采购账户:用以反映和监督企业采购物资的结算和入库情况兄,期末借方余额反 映已经付款,但尚未验收入库的在途物资 3、应付账款账户:核算企业因购买商品、材料或接受劳务供应等而应付给供应单位的 款项,期末的贷方余额,表示尚未支付的应付账款的数额。 4、应付票据账户:应付票据是指企业开出并承诺一定时期后,支付一定款额给持票人 的一种书面证明。企业在采购活动中,往往开出应付票据给供应单位。应付票据账户对应付 票据的开出和偿还进行核算。 5、预付账款账户:核算企业由于购进货物、接受劳务而预付给供应方款项所产生的企 业短期债权,期末的借方余额反映企业己经预付但尚未结算的款项。 6、应交税金——增值税——进项税账户:此账户核算企业在采购活动中,发生的增值 税的进项进项税。 (二)计划成本计价进行核算 按计划成本计价进行核算,除了要设置原材料、物资采购、应付账款、应付票据、预付 账款、应交税金——增值税——进项税外,还要设置材料成本差异账户。这个账户用来核算 企业各种材料的实际成本和计划成本之间的差额。借方登记材料实际成本大于计划成本的差 异额(超支额),贷方登记材料实际成本小于计划成本的差异额(节约额)。在此种核算方法 下,原材料账户是按计划成本核算入库的各种材料 、采购与应付的管理 (一)采购量的控制 企业为了增强市场竞争力,减少经营的风险,必须把库存压到最低,就是目前所说的零 库存,以减少占用的资金和库存的存储成本。因此,对采购的量一定要加以控制,要根据市 场需求的情况进行生产,根据生产和库存和情况进行采购,决不能盲目地进行采购 (二)采购成本的控制 采购成本的控制对企业也非常重要。一些大型的工业企业采用按计划成本的核算方法对 采购环节的成本加以控制。目前,有一些大型的企业利用电子商务作为工具在网上进行统
- 1 - 第九章 采购与应付系统 第一节 采购与应付系统概述 一、采购与应付核算概述 采购活动是企业生产经营活动的开始，对采购活动的核算，不同类型的企业会有一定的 区别。这种区别表现在：第一，科目使用的不同；第二，核算方法使用的不同。例如，许多 工业企业按计划成本核算，采用了“材料成本差异”这个科目，核算采购的实际成本和计划 成本的差异，以达到控制采购成本的目的。在采购核算中，一要核算材料采购或商品采购的 采购成本，在此注意对于采购过程中运杂费的处理，工业企业运杂费直接计入采购成本，商 业企业运杂费计入营业费用；二要核算采购过程中产生的税金；三要核算采购活动中产生的 运杂费；四要核算采购过程产生的往来款项。下面以工业企业为例，简单介绍一下企业对采 购活动的核算。 （一）按实际成本计价进行核算 按实际成本计价进行核算时，企业要设置如下账户： 1、原材料账户：用以反映和监督各种原材料的收入、发出和结存的情况，期末的借方 余额反映各种原材料的实际成本。 2、物资采购账户：用以反映和监督企业采购物资的结算和入库情况，期末借方余额反 映已经付款，但尚未验收入库的在途物资。 3、应付账款账户：核算企业因购买商品、材料或接受劳务供应等而应付给供应单位的 款项，期末的贷方余额，表示尚未支付的应付账款的数额。 4、应付票据账户：应付票据是指企业开出并承诺一定时期后，支付一定款额给持票人 的一种书面证明。企业在采购活动中，往往开出应付票据给供应单位。应付票据账户对应付 票据的开出和偿还进行核算。 5、预付账款账户：核算企业由于购进货物、接受劳务而预付给供应方款项所产生的企 业短期债权，期末的借方余额反映企业已经预付但尚未结算的款项。 6、应交税金——增值税——进项税账户：此账户核算企业在采购活动中，发生的增值 税的进项进项税。 （二）计划成本计价进行核算 按计划成本计价进行核算，除了要设置原材料、物资采购、应付账款、应付票据、预付 账款、应交税金——增值税——进项税外，还要设置材料成本差异账户。这个账户用来核算 企业各种材料的实际成本和计划成本之间的差额。借方登记材料实际成本大于计划成本的差 异额（超支额），贷方登记材料实际成本小于计划成本的差异额（节约额）。在此种核算方法 下，原材料账户是按计划成本核算入库的各种材料。 二、采购与应付的管理 采购与应付的管理 （一）采购量的控制 企业为了增强市场竞争力，减少经营的风险，必须把库存压到最低，就是目前所说的零 库存，以减少占用的资金和库存的存储成本。因此，对采购的量一定要加以控制，要根据市 场需求的情况进行生产，根据生产和库存和情况进行采购，决不能盲目地进行采购。 （二）采购成本的控制 采购成本的控制对企业也非常重要。一些大型的工业企业采用按计划成本的核算方法对 采购环节的成本加以控制。目前，有一些大型的企业利用电子商务作为工具在网上进行统一
的采购,由于采购的量大,可以降低采购的价格,从而降低采购成本;同时,又避免了下级 单位的黑箱操作。不同企业对采购成本的控制有不同的方法。 (三)资金流的控制 在采购完成时,必然要与供应商进行结算。第一,结算方式、结算时间的选择,对于市 场越来越规范的今天非常重要,因为可以争取到供应商对所售商品折扣,以降低采购成本。 第二,正确确定结算的金额。当企业采购活动频繁时,与供应商的结算,可能稍一疏忽就会 出错,尤其在手工方式下。如果企业是按订单进行采购的,结算金额应该与采购订单上的金 额一致。第三,注意应付账款和预付账款的管理,定期与供应商对账,以防作弊。 (四)物流的控制 入库的材料的品种、数量等应该与订单上的相一致,同时为了满足企业生产的需要应当 密切注意采购计划的完成情况,以免生产缺料现象的产生。 第二节采购与应付系统流程分析 采购与应付系统的业务流程 (一)采购与应付系统的业务流程 在手工条件下,由于行业的不同,采购与应付系统业务处理的流程也会有所不同。就不 同的行业而言,不同企业其采购核算和管理的内容不同,导致其数据处理流程也不尽相同 如以某工业企业为例,其采购业务的业务流程可以用下图9-1来表示。 在手工条件下,当企业需要采购存货的时候,负责采购的部门会派专人负责这项采购工 作,选择相应的供应商,并编制采购订单,然后将采购订单提供到财会部门、验收部门以及 供应商等;当存货送到验收部门(仓库)时,承办人首先在采购订单档案中找出采购订单进 行核对,然后编制验收报告后,办理入库手续,开具入库单,再根据入库单登记库存账,并 将验收报告送到财会部门:当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时,会将其与验收 报告、采购订单进行核对,以计算存货成本,编制记账凭证,登记账簿,并更新有关账户 编制采购订单 采购单 验收部 财务部 核对货物 核对发票 开具 制验 编制记 入库单 收报告 账凭证 入库单 验收报告 仓库 财务部生产部采购部
- 2 - 的采购，由于采购的量大，可以降低采购的价格，从而降低采购成本；同时，又避免了下级 单位的黑箱操作。不同企业对采购成本的控制有不同的方法。 （三）资金流的控制 在采购完成时，必然要与供应商进行结算。第一，结算方式、结算时间的选择，对于市 场越来越规范的今天非常重要，因为可以争取到供应商对所售商品折扣，以降低采购成本。 第二，正确确定结算的金额。当企业采购活动频繁时，与供应商的结算，可能稍一疏忽就会 出错，尤其在手工方式下。如果企业是按订单进行采购的，结算金额应该与采购订单上的金 额一致。第三，注意应付账款和预付账款的管理，定期与供应商对账，以防作弊。 （四）物流的控制 入库的材料的品种、数量等应该与订单上的相一致，同时为了满足企业生产的需要应当 密切注意采购计划的完成情况，以免生产缺料现象的产生。 第二节 采购与应付系统流程分析 一、采购与应付系统的业务流程 采购与应付系统的业务流程 （一）采购与应付系统的业务流程 在手工条件下，由于行业的不同，采购与应付系统业务处理的流程也会有所不同。就不 同的行业而言，不同企业其采购核算和管理的内容不同，导致其数据处理流程也不尽相同。 如以某工业企业为例，其采购业务的业务流程可以用下图 9-1 来表示。 在手工条件下，当企业需要采购存货的时候，负责采购的部门会派专人负责这项采购工 作，选择相应的供应商，并编制采购订单，然后将采购订单提供到财会部门、验收部门以及 供应商等；当存货送到验收部门（仓库）时，承办人首先在采购订单档案中找出采购订单进 行核对，然后编制验收报告后，办理入库手续，开具入库单，再根据入库单登记库存账，并 将验收报告送到财会部门；当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，会将其与验收 报告、采购订单进行核对，以计算存货成本，编制记账凭证，登记账簿，并更新有关账户
图9-1采、与应付系统手工付务流程图 而在电算化条件下务采、与应付系统系付务处理流程相比手工方式笳于加入了计算机 作为辅助工具务因此其付务处理流程也发的了一些变化。一般来说务电算化条件下务采、与 应付系统系付务处理流程如下所述务包括这样几方面内容: 1、的产计划系产的。应付根据市场需求产的系的产计划在此输入 2、采、订货。系统根据输入系的产计划、产品结构信息、存货管理系统提供系库存信 息及事先约定系管理要求成采、订货单絮这主要流付应付而言。流于一般系商付应付务 采、订单直接在此输入务并将结果存入采、订单文件中务然后务系统可根据采、订单流采、 订货付务做各种分析。 3、入库处理。当供应商将存货发给应付务应付流其进行验收务并根据采、订单、发票 和存货编制采、入库单;将结果存放在入库单文件中。同时系统可依据采、入库单务流采、 入库付务做各种统计分析 4、采、发票处理。当采、部门或财会部门收到供应商系发票时务将发票送入计算机务 并保存在发票文件中。通过采、发票与付款单系比较务把采、入库付务与采、发票付务联系 在一起务也把物流与资金流联系在一起务在此称为采、结算。通过采、结算务系统可依据采 、发票流采、付务进行统计分析和形成流供应商系往来账务并的成记账凭证转总账子系统 5、流付款付务系处理。采、付款单在此输入。通过采、发票与付款单系程销务更新与 供应商系往来账芻同时把采、发票付务与采、付款付务联系在一起务并可的成记账凭证转总 账子系统。 流于不同系应付务采、与应付系统存在许多不同系情况务相应系付务流程也不尽相同务 下面系图9-2给出了计算机条件下典型系采、与应付系统付务处理流程
- 3 - 图 9-1 采购与应付系统手工业务流程图 而在电算化条件下，采购与应付系统的业务处理流程相比手工方式，由于加入了计算机 作为辅助工具，因此其业务处理流程也发生了一些变化。一般来说，电算化条件下，采购与 应付系统的业务处理流程如下所述，包括这样几方面内容： 1、生产计划的产生。企业根据市场需求产生的生产计划在此输入 2、采购订货。系统根据输入的生产计划、产品结构信息、存货管理系统提供的库存信 息及事先约定的管理要求，形成采购订货单，这主要对工业企业而言。对于一般的商业企业， 采购订单直接在此输入，并将结果存入采购订单文件中，然后，系统可根据采购订单对采购 订货业务做各种分析。 3、入库处理。当供应商将存货发给企业，企业对其进行验收，并根据采购订单、发票 和存货编制采购入库单；将结果存放在入库单文件中。同时系统可依据采购入库单，对采购 入库业务做各种统计分析。 4、采购发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，将发票送入计算机， 并保存在发票文件中。通过采购发票与付款单的比较，把采购入库业务与采购发票业务联系 在一起，也把物流与资金流联系在一起，在此称为采购结算。通过采购结算，系统可依据采 购发票对采购业务进行统计分析和形成对供应商的往来账，并生成记账凭证转总账子系统。 5、对付款业务的处理。采购付款单在此输入。通过采购发票与付款单的核销，更新与 供应商的往来账，同时把采购发票业务与采购付款业务联系在一起，并可生成记账凭证转总 账子系统。 对于不同的企业，采购与应付系统存在许多不同的情况，相应的业务流程也不尽相同， 下面的图 9-2 给出了计算机条件下典型的采购与应付系统业务处理流程：
生产计划单 生产计划 生产计划文件 审核确认 采购明沺账 入库明细账 采购订单 采购订单 采购订单文件 审核确认 采购入库单 采购入库单 确认 采购入库单文 采购发票 采购发票 采购发票文件 生成凭证 审核确认 付款单 付款单 付款单文件 审核确认 图9-2式购与应付系统业务助变流化图 依件保式购与应付系统的特点 企业的式购活动牵涉到企业内部和外部的部门较多务企业式购与结算言式灵活多样并且 实起性要求高条式购业务助变过化中需要经常查询总务和库存的手关数据管而且从目前企业 的管变要求看当凭子系统应该更着重企业式购计划的准确制订和式购资样需求准确预测管式 购业务助变这些特点决订了式购与应付子系统应具手如形特点管 1典数据量大 式购与应付系统的数据量当果是由新式购的商品品种较多当涉及的供应商多条件是由新 式购的批次较多当尤其是目前的情况形当企业文了减少库存当式取量少多较的言内管尽管式 购与应付系统的数据对新某些企业可能比销售与应收系统的数据要少当容如商业企业当但对 新某些图业企业也尽情况不是这样管 2典日常数据助变频繁且实起性要求高 企业的式购活动是企业经常性业务般企业每天都其手果订数量的式购业务和货息结 算业务需要助变管式购业务般述影响企业的生产经营活动当必须实起加先反映管同样当与供 应商结算的数据也应如凭管 3典业务助变复机且可靠性要求高 在市场经济条件形当企业的式购言式和货息的结算言式是很灵活多样的管仅付息言式就 手钱货两清典延期付息典分期付息典预付息等多种言式管结算手现样典银联支票典银联汇票典 商业票据等多种言式管式购过化手票先到货后到典货先到票后到当票货同起到达管所手这些
- 4 - 图 9-2 采购与应付系统业务处理流程图 （二）采购与应付系统的特点 企业的采购活动牵涉到企业内部和外部的部门较多；企业采购与结算方式灵活多样并且 实时性要求高；采购业务处理过程中需要经常查询账务和库存的有关数据。而且从目前企业 的管理要求看，此子系统应该更着重企业采购计划的准确制定和采购资金需求准确预测。采 购业务处理这些特点决定了采购与应付子系统应具有如下特点。 1、数据量大 采购与应付系统的数据量，一是由于采购的商品品种较多，涉及的供应商多；二是由于 采购的批次较多，尤其是目前的情况下，企业为了减少库存，采取量少多进的方法。尽管采 购与应付系统的数据对于某些企业可能比销售与应收系统的数据要少，例如商业企业，但对 于某些工业企业也许情况不是这样。 2、日常数据处理频繁且实时性要求高 企业的采购活动是企业经常性业务，一般企业每天都会有一定数量的采购业务和货款结 算业务需要处理。采购业务直接影响企业的生产经营活动，必须实时加以反映。同样，与供 应商结算的数据也应如此。 3、业务处理复杂且可靠性要求高 在市场经济条件下，企业的采购方式和货款的结算方式是很灵活多样的。仅付款方式就 有钱货两清、延期付款、分期付款、预付款等多种方式。结算有现金、银行支票、银行汇票、 商业票据等多种方式。采购过程有票先到货后到、货先到票后到，票货同时到达。所有这些
业务助变和核算涉及到了钱也涉及了了物还涉及到括样的合变计算问题能手任何错误管 因凭式购与应付系统需要助变的业务复机且系统助变的可靠性要求很高管 4典与其他其计子系统的数据交换较多 式购与应付系统典存货系统和总总系统相联系管式购与应付系统的每果笔业务的助变都 要与存货系统和总总系统较联密切的典实起的数据交换管 、采购与应付系统数据流程 式购与应付系统与其他子系统果样当在整送流化当中所述受典助变和传递的数据大致上 可分文两大类:静态数据和动态数据管静态数据主要是指的系统中的果些基础数据当包括供 应商典人员典部门典结算言式典付息条件典存货典产品结构典括率等的基门信息当这些基础 数据输包后埊锵将其被般述存包各种基础信息文件管而动态数据则主要是指的反映各种业务发 生情况的手关数据当包括生产计划典式购订分典式购发票典包库分和付息分等等管各种分据 般述输包或经过其他言式形部后当首先将其被存包各自的临起文件当待审核确认后当再分别 存包各自正式的文件中当先保证各种业务数据的安全可靠管 式购与应付系统在将各种数据存包相应文件后当将其对这些数据较联助变当并将助变结 果传递到其它各子系统管首先当统将根据输包的生产计划数据生部相应的式购订分条然后当 系统将对式购订分典式购发票典包库分典付息分和应付总息文件中的数据较联各种比较和统 计分析助变后输出满足系销需要的各种统计报相条最后当系统要将式购发票和包库分中的 数据传递到存货管变子系统依据式购发票帅库分文件中的相关数据生部记总凭证文件当 传递到总总子系统管典型的式购与应付系统数据助变流化如形图9-3所示: 库存余欲文件 输入[处理生产计划文件 (分析比较}订了单执行统计表 采购订单文件 生产计划 采购发票文件 货理系统 订单 时文件 入库单文件 采购发票 付款单文件 账系统 探购入库单 货单 确认)便更新应付账款文件 ≯记账凭证文件 付款单亮 供应商资科 基础信息文件 购明细与汇总表 其他初始 的视抵扣表 其他资料 你龄分析表 责用明细表 结算明阳与汇总表 货到票未到统计表 图9-3式购与应付系统数据流化图
- 5 - 业务处理和核算涉及到了钱也涉及了了物，还涉及到税金的合理计算问题，不能有任何错误。 因此采购与应付系统需要处理的业务复杂且系统处理的可靠性要求很高。 4、与其他会计子系统的数据交换较多 采购与应付系统、存货系统和总账系统相联系。采购与应付系统的每一笔业务的处理都 要与存货系统和总账系统进行密切的、实时的数据交换。 二、采购与应付系统数据流程 采购与应付系统数据流程 采购与应付系统与其他子系统一样，在整个流程当中所接受、处理和传递的数据大致上 可分为两大类：静态数据和动态数据。静态数据主要是指的系统中的一些基础数据，包括供 应商、人员、部门、结算方式、付款条件、存货、产品结构、税率等的基本信息，这些基础 数据输入后，将会被直接存入各种基础信息文件。而动态数据则主要是指的反映各种业务发 生情况的有关数据，包括生产计划、采购订单、采购发票、入库单和付款单等等。各种单据 直接输入或经过其他方式形成后，首先将会被存入各自的临时文件，待审核确认后，再分别 存入各自正式的文件中，以保证各种业务数据的安全可靠。 采购与应付系统在将各种数据存入相应文件后，将会对这些数据进行处理，并将处理结 果传递到其它各子系统。首先，系统将根据输入的生产计划数据生成相应的采购订单；然后， 系统将对采购订单、采购发票、入库单、付款单和应付账款文件中的数据进行各种比较和统 计分析处理后，输出满足用户需要的各种统计报表；最后，系统要将采购发票和入库单中的 数据传递到存货管理子系统，并依据采购发票、入库单文件中的相关数据生成记账凭证文件， 传递到总账子系统。典型的采购与应付系统数据处理流程如下图 9-3 所示： 图 9-3 采购与应付系统数据流程图
第三节采购与应付系统的功能模块 采购与应付系统功能结构组成 式购与清靠系统功能询构组部如形密 依果係统初确设置密主要作系是文软件的日常使系建立果个基础其中包括初确建总典 初确递态输包首基础影将的建立管这些基础影将包括取他询构影将典题淸商影将典与式购业 问有关的公共码相首与式购业问相关的询算方式典靠息方式任管这些公共码相有式购部门典 式购自员任管除了利系这些基础影将较联方便典快速的输包外主要的作系是作文且种递 态分错统计的分错依态管如果式购与清靠系统与不看货系统集部比联亠则果般安淸有看货代 码任设置管如需要较联看货代码设置则清与看货系统的看货代码保则果致岦先使且子系统输 查信息具有果致性管 依件保业问分态输包密包括天取计划典式购订分典式购包响分典式购高静典靠息分首退 货分任管这几个分态尽管是分致输包的当济它们之间是有关系的当也正是这种关系把式购与 清靠系统的且个环节联系足了果起管 依三保业问处理密包括式购订分天部典式购询算首构信总繁销3个功能管式购订分天部 是系统根态天取计划典取他的询构影将典响看日每信息及企业的管理要求当最终天部式购订 分饣式购询算功能把式购包响分首式购高静联系足了果起〓关比较包响分递态首高静递态当 点牵两者的差异当也就点牵了影样流与都流之间的差异管构信总繁销功能把式购高静首靠息 分联系足了果起当通关比较式购高静首靠息分递态当形部正确的与题清商之间的构信总管 依输保报相输査密可先系先输査系销需要的且种报相当其中包括频天取计划着准典订购 着准典式购着准典包响着准典询算着准典货到静仅到着准典静到货仅到着准典式购费系高天 的着准典增值括抵扣着准典与题淸商的构信总首总龄分析着准任的统计分析相管频于果般的 报相都可先打卬当安可先先某种格式输査到文件中当先便较联其他的处理管 式购与清靠系统功能如图9-4所整密
- 6 - 第三节 采购与应付系统的功能模块 一、采购与应付系统功能结构组成 采购与应付系统功能结构组成： 采购与应付系统功能结构组成如下： （一）系统初始设置：主要作用是为软件的日常使用建立一个基础，其中包括初始建账、 初始数据输入和基础资料的建立。这些基础资料包括产品结构资料、供应商资料、与采购业 务有关的公共码表和与采购业务相关的结算方式、付款方式等。这些公共码表有采购部门、 采购人员等。除了利用这些基础资料进行方便、快速的输入外，更主要的作用是作为各种数 据分类统计的分类依据。如果采购与应付系统与不存货系统集成运行，则一般还应有存货代 码等设置。如需要进行存货代码设置则应与存货系统的存货代码保持一致，以使各子系统输 出信息具有一致性。 （二）业务单据输入：包括生产计划、采购订单、采购入库单、采购发票、付款单和退 货单等。这几个单据尽管是分别输入的，但它们之间是有关系的，也正是这种关系把采购与 应付系统的各个环节联系在了一起。 （三）业务处理：包括采购订单生成、采购结算和往来账核销 3 个功能。采购订单生成 是系统根据生产计划、产品的结构资料、库存余额信息及企业的管理要求，最终生成采购订 单。采购结算功能把采购入库单和采购发票联系在了一起，通过比较入库单数据和发票数据， 反映两者的差异，也就反映了资金流与物流之间的差异。往来账核销功能把采购发票和付款 单联系在了一起，通过比较采购发票和付款单数据，形成正确的与供应商之间的往来账。 （四）报表输出：可以用以输出用户需要的各种报表，其中包括对生产计划情况、订购 情况、采购情况、入库情况、结算情况、货到票未到情况、票到货未到情况、采购费用发生 的情况、增值税抵扣情况、与供应商的往来账和账龄分析情况等的统计分析表。对于一般的 报表都可以打印，还可以以多种格式输出到文件中，以便进行其他的处理。 采购与应付系统功能如图 9-4 所示：
采可度付干系 的初为设震 业务学沉嗨人 业务处 报玉出 体免噬 知建体 击产计始人学盖成 果嘶编 不结尾 概园痛只通 啊纽表 德人 悼国转账贤证 就计 1案设震 测界人 采体 网强性菜震学人 年分析 保性案设震 限荧人 业务叶 库性滚设家 单据過 区间震 分析 增算方武设震 果穷侥金霏 你条件设置 灼效录人 图9-4式选与应付系统货能结构图 第四节来购与应付系的日常业务处理 、采购与应付系统的输入 足式选与应付系统扣设负关程当告当文派减少输包数据打当提发数据输包扣况确收岦果 般可先将续输包扣数据该致频证当防样当设负输包疏仅可先减少输包打当而各可先减少出类 扣机其当保证数据扣正确管 式选与应付系统扣数据输包可先分部几错密切果错规初确数据扣输包条切件错规从其品 子系统转包扣数据当容导当从存功管理子系统市产存功代码、场称、负打分位等信息条切儿 错规日常今务处理扣原确数据管前两错数据足系统告主续规文派形部数据字典岦先便言便扣 输包式选发票、式选订分等式选今务数据管足防里仅频切几错式选日常今务处理扣输包较联 说明管式选与应付系统扣日常数据输包主续规天取负贲、式选订分、式选包库分、式选发票
- 7 - 图 9-4 采购与应付系统功能结构图 第四节 采购与应付系统的日常业务处理 一、采购与应付系统的输入 采购与应付系统的输入 在采购与应付系统的设计过程当中，为了减少输入数据量，提高数据输入的准确性，一 般可以将要输入的数据区别对待，这样，设计输入不仅可以减少输入量，而且可以减少出错 的机会，保证数据的正确。 采购与应付系统的数据输入可以分成三类：第一类是初始数据的输入；第二类是从其他 子系统转入的数据，例如，从存货管理子系统调取存货代码、名称、计量单位等信息；第三 类是日常业务处理的原始数据。前两类数据在系统中主要是为了形成数据字典，以便方便的 输入采购发票、采购订单等采购业务数据。在这里仅对第三类采购日常业务处理的输入进行 说明。采购与应付系统的日常数据输入主要是生产计划、采购订单、采购入库单、采购发票
和记货分的输包管 依果保生产计划的输包 对新图业企业式购计划或式购定分是由生产计划库存日额并结合企业的。变要求而 生产的管生产计划中需要输包的基门数据手计划编号典计划日期典计划员典计划成门典事 编号典产品场称典生产数量典正图日期典完图日期等当会中产品场称和生产数量是最文过键 的数据管生产计划的输包当如形工9-6所示管 生产计复 划图 攻人丙庄 量工日在工日 题数量:CD L9-6生产计划 依件保式购定分的输包 式购定分是企业与供应商之间签定的果种协议管面要入括式购什么货物典式购多少典由 把供货典什么起间到货典到货地点典比输言采典通格典比辅等管式购定分是经济活动中的重 要所部成单管、型的式购定分如工9-7所示管 对新图业企业当式购定分是系统根据生产计划和库存日额而自动生部的管而对新果直的 商业企业当式购业务是从式购定分正确的管式购定分中需要输包的基门数据手供应商代码典 式购成门代码典括率典付息:;件典存货代码典存货数量典存货分通典式购人员等来款管由新 尽多数据物是系代码输包当在记忆困难的情况形当可先利系系统的提示货能管 采购订单 可单病号 供方@可 园门一 业备员任度 地量 送费F 方式 每厂 针件 006 直为日100012060100a0 會计 积人 工9-7 式购定分 依几保式购包库分的输包 式购包库分是根据式购到货签收的实收数量填制的分据管按照较出仓库言说当式购包库 分可先划单文包库分已货分条按业务类型可先划单文普通业务包库分托代销包库分依商
- 8 - 和退货单的输入。 （一）生产计划的输入 对于工业企业，采购计划或采购订单是由生产计划、库存余额并结合企业的管理要求而 生产的。生产计划中需要输入的基本数据有计划编号、计划日期、计划员、计划部门、项目 编号、产品名称、生产数量、开工日期、完工日期等，其中产品名称和生产数量是最为关键 的数据。生产计划的输入，如下图 9-6 所示。 图 9-6 生产计划 （二）采购订单的输入 采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由 谁供货、什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。采购订单是经济活动中的重 要组成部分。典型的采购订单如图 9-7 所示。 对于工业企业，采购订单是系统根据生产计划和库存余额而自动生成的。而对于一般的 商业企业，采购业务是从采购订单开始的。采购订单中需要输入的基本数据有供应商代码、 采购部门代码、税率、付款条件、存货代码、存货数量、存货单价、采购人员等信息。由于 许多数据都是用代码输入，在记忆困难的情况下，可以利用系统的提示功能。 图 9-7 采购订单 （三）采购入库单的输入 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。按照进出仓库方向，采购入库 单可以划分为入库单、退货单；按业务类型可以划分为普通业务入库单、受托代销入库单（商
付)。、入库单需要输入系基本数据组供应商代码、订单号、仓库编码、付务员代码、存 货代码、数量、单价等,典结系、入库单如图9-8所示。 通采购入库单 国际 入 库已财北 门 业员 存 存名称量控是D度失效日 数年人[ 人 人 寺量 全库存量 最品存量 图9-8 成般来说 入库单既可以直接录入,也可以由、订单或、发票自购生成。 1、直接录入。用户可以根据到货清单直接在计算机上填制、入库单(即前台处理方 二),或者先由人工制单后集中输入(即后台处理方二)。两种方二可以根据本单位系实际需 要和具体情况进行自由、采 2、根据、订单生成、入库单。这种方二与指计算机自购根据订单号、自购将 发票文件中该张、订单系数据复制到、入库单中,然后由用户补齐其他数据。此时生成 系入库单与暂估入库单(发票未到,货物已到)。 3、根据、发票生成系、入库单。这种方二与指计算机自购根据订单号、自购将发 票文件中该张、发票系数据复制到、入库单中,然后由用户补齐其他数据。此时生成系 入库单与实际入库单 这三种输入方二相比而言,后两种方二输入速度快捷,更为充分地发挥了计算机系优势。 (四)、发票系输入 发票与以来自供应商系原始发票为依据而输入系。成般来说,、发票按能结系不 功分为:专用发票、普通发票、运费发票;按付务性质系不功则分为:蓝字发票、红字发票 发票与构计核算系依据,、存货系价格与金额将由、发票决:,当然,与供应商结 算系金额也由它来决:,因此、发票系输入设计十分重要。 、发票需要输入系基本数据组原始发票号、供应商代码、税率、、部门、付款条件、 存货代码、数量、单价等,典结系、发票如图9-9所示
- 9 - 业）。采购入库单需要输入的基本数据有供应商代码、订单号、仓库编码、业务员代码、存 货代码、数量、单价等，典型的采购入库单如图 9-8 所示。 图 9-8 采购入库单 一般来说，采购入库单既可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票自动生成。 1、直接录入。用户可以根据到货清单直接在计算机上填制采购入库单（即前台处理方 式），或者先由人工制单后集中输入（即后台处理方式）。两种方式可以根据本单位的实际需 要和具体情况进行自由选择。 2、根据采购订单生成采购入库单。这种方式是指计算机自动根据订单号、自动将采购 发票文件中该张采购订单的数据复制到采购入库单中，然后由用户补齐其他数据。此时生成 的入库单是暂估入库单（发票未到，货物已到）。 3、根据采购发票生成的采购入库单。这种方式是指计算机自动根据订单号、自动将发 票文件中该张采购发票的数据复制到采购入库单中，然后由用户补齐其他数据。此时生成的 入库单是实际入库单。 这三种输入方式相比而言，后两种方式输入速度快捷，更为充分地发挥了计算机的优势。 （四）采购发票的输入 采购发票是以来自供应商的原始发票为依据而输入的。一般来说，采购发票按类型的不 同分为：专用发票、普通发票、运费发票；按业务性质的不同则分为：蓝字发票、红字发票。 采购发票是会计核算的依据，采购存货的价格与金额将由采购发票决定，当然，与供应商结 算的金额也由它来决定，因此采购发票的输入设计十分重要。 采购发票需要输入的基本数据有原始发票号、供应商代码、税率、采购部门、付款条件、 存货代码、数量、单价等，典型的采购发票如图 9-9 所示
普通发垩 发默寓 可单号 门名称 单位 代边信 来 币种[币 工存]存货名称棉格型号计量粒默量传鱼 复日财 、发票既可先般接录入当估可先它二、入库分人购生部。 l典般接录入。二、发票与从供货商处取得系进项发票及发票应分当在性到供货商系发 票后当如成上有性到供货商系货物当可先流发票压分处理当待货物到达后当或将发票四入计 数机做二、结数处理。此快当可先以将发票四入计数机当先便及时掌可在两货物 2典即据入库分产生发票。如成货到入库当那么可先即据入库分产生发票当录快发票系 四入。此时格行专调入库分”命令或驱购相清系货补按钮当用统人购从存货。理蓝用统中系 入库分为件中、采与发票有关系入库记录显示在屏幕上洲户可先(据所存到系入库分记录 进行、采当统将用户、采系入库分来款人购填制到发票窗口。这金可先录速发票系录入速 度当发挥计数机数据共享系优势。待构他数据四入完速后当将发票存入发票为件 式 依然)退货分系四入 退货分主要与在退与复入库系存货时所台要填制系分据。退货分台要四入系数据项和入 库分四入系数据项相同当、型系退货分如工9-10所示 普通采购退货单 让务央陌 可年号 入岸号段0 入库日阳 存存度名 出团量找温包糖度效日期 单人 事人 退货分 式 依采)付款分系四入 付款分要体四入系指门数据有:供清商代码典结数言依如:现金典支票典汇票等)典 经组自代码典金额典结数科目典银行账号典购种等
- 10 - 图 9-9 采购发票 采购发票既可以直接录入，也可以由采购入库单自动生成。 1、直接录入。采购发票是从供货商处取得的进项发票及发票清单，在收到供货商的发 票后，如果没有收到供货商的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再将发票输入计 算机做采购结算处理。此外，可以先将发票输入计算机，以便及时掌握在途货物。 2、根据入库单产生发票。如果货到入库，那么可以根据入库单产生发票，加快发票的 输入。此时执行“调入库单”命令或驱动相应的功能按钮，系统自动从存货管理子系统中的 入库单文件中选择与发票有关的入库记录显示在屏幕上，用户可以依据所看到的入库单记录 进行选择，系统将用户选择的入库单信息自动填制到发票窗口。这样可以加速发票的录入速 度，发挥计算机数据共享的优势。待其他数据输入完之后，将发票存入发票文件中。 （五）退货单的输入 退货单主要是在退回已入库的存货时所需要填制的单据。退货单需要输入的数据项和入 库单输入的数据项相同，典型的退货单如图 9-10 所示。 图 9-10 采购退货单 （六）付款单的输入 付款单要求输入的基本数据有：供应商代码、结算方式（如：现金、支票、汇票等）、 经手人代码、金额、结算科目、银行账号、币种等
