湖北财经高等专科学校：《会计信息系统》课程教学资源（教材讲义）第十一章存货系统.pdf_大学文库

第十一章存货系统第一节存货系统概述存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产,包括1、已购入或已完工而可借对外销售的商品或产品;2、在期末尚未完工的半成品或在成品;3、供生产与经营过程直接或间接耗用的原料和配件等。通常存货周转期短于一个会计年度,故将其归类为流动资产。存货管理是采购管理和生产、销售管理的一个中间的环节。采购的完成使存货増加,销售的完成使存货减少,但同时采购要考虑存货的库存,生产和销售也是同样的。所以说,存货管理与企业采购、生产和销售紧密相连,因此,存货管理的好坏,不仅与存货系统本身有关,也与采购和销售系统相关。存货管理有两个方面:一方面是从资金流方面管理,是以货币计量的,采购增加了多少存货的价值,销售减少了多少存货的价值,库存剩余的存货价值是多少,占用了多少企业的资金。另一方面是从物流方面管理,是以实物单位计量的,采购增加了多少实物单位的存货,销售减少了多少实物单位的存货,库存剩余了多少实物单位的存货存货核算概述存货的核算可以说就是从资金流的方面对存货增加、减少和节余进行反映与监督。存货的核算应该包括:存货增加的核算,即入库成本的核算;存货减少的核算,即出库成本的核算;节余存货的核算。在手工方式下,不同的企业采取不同的会计核算方法。例如许多工业企业采取了计划成本法的存货核算方法;还有些企业采取了实际成本法的存货核算方法。在计算机方式下,由于采购成本的控制与存货核算方法简化方式的不同,存货的核算主要采取实际成本法。下面简单地加以介绍。 (一)存货增加的核算在存货增加的核算中,需要解决的问题是存货增加的金额,即对入库成本的计量在实际成本法下,当采购发票与采购存货同时到达时,存货增加的金额为采购发票上的金额:当采购存货先到采购发票未到时,存货增加的金额为暂佔金额,采购发票收到时再作相应的处理;当采购发票先到采购存货未到时,采购存货做在途存货处理。划成本法或售价金额核算时,存货增加的金额以计划价或售价计算,同时按照采购发票结转差异 (二)存货减少的核算在存货减少的核算中,需要解决的问题是存货减少的金额,即对出库成本计量。在实际成本法下,可用许多方法来计算存货减少的金额。例如,可用先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动加权平均法、个别计价法。对于特殊的出库,例如,未入库即出库的业务或暂估入库的业务,可参照各种参考价,计算出库的成本。在计划成本法或售价核算下,存货减少的金额以计划价或售价计算,期末结账时,对差异进行结转。 (三)节余存货的核算节余存货的核算,主要解决节余存货占压资金的问题。在实际成本法下,通过存货增加与减少的核算,可直接确定节余存货占压的资金。在计划成本或售价核算下,根据存货节余的金额和差异,核算实际节余存货的资金

- 1 - 第十一章存货系统第一节存货系统概述存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产，包括 1、已购入或已完工而可借对外销售的商品或产品；2、在期末尚未完工的半成品或在成品；3、供生产与经营过程直接或间接耗用的原料和配件等。通常存货周转期短于一个会计年度，故将其归类为流动资产。存货管理是采购管理和生产、销售管理的一个中间的环节。采购的完成使存货增加，销售的完成使存货减少，但同时采购要考虑存货的库存，生产和销售也是同样的。所以说，存货管理与企业采购、生产和销售紧密相连，因此，存货管理的好坏，不仅与存货系统本身有关，也与采购和销售系统相关。存货管理有两个方面：一方面是从资金流方面管理，是以货币计量的，采购增加了多少存货的价值，销售减少了多少存货的价值，库存剩余的存货价值是多少，占用了多少企业的资金。另一方面是从物流方面管理，是以实物单位计量的，采购增加了多少实物单位的存货，销售减少了多少实物单位的存货，库存剩余了多少实物单位的存货。一、存货核算概述存货的核算可以说就是从资金流的方面对存货增加、减少和节余进行反映与监督。存货的核算应该包括：存货增加的核算，即入库成本的核算；存货减少的核算，即出库成本的核算；节余存货的核算。在手工方式下，不同的企业采取不同的会计核算方法。例如许多工业企业采取了计划成本法的存货核算方法；还有些企业采取了实际成本法的存货核算方法。在计算机方式下，由于采购成本的控制与存货核算方法简化方式的不同，存货的核算主要采取实际成本法。下面简单地加以介绍。（一）存货增加的核算在存货增加的核算中，需要解决的问题是存货增加的金额，即对入库成本的计量。在实际成本法下，当采购发票与采购存货同时到达时，存货增加的金额为采购发票上的金额；当采购存货先到采购发票未到时，存货增加的金额为暂估金额，采购发票收到时再作相应的处理；当采购发票先到采购存货未到时，采购存货做在途存货处理。在计划成本法或售价金额核算时，存货增加的金额以计划价或售价计算，同时按照采购发票结转差异。（二）存货减少的核算在存货减少的核算中，需要解决的问题是存货减少的金额，即对出库成本计量。在实际成本法下，可用许多方法来计算存货减少的金额。例如，可用先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动加权平均法、个别计价法。对于特殊的出库，例如，未入库即出库的业务或暂估入库的业务，可参照各种参考价，计算出库的成本。在计划成本法或售价核算下，存货减少的金额以计划价或售价计算，期末结账时，对差异进行结转。（三）节余存货的核算节余存货的核算，主要解决节余存货占压资金的问题。在实际成本法下，通过存货增加与减少的核算，可直接确定节余存货占压的资金。在计划成本或售价核算下，根据存货节余的金额和差异，核算实际节余存货的资金

采购入库单产成品入库单生成记账系统其他入库单入库及成本确认凭证销售出库单入库单、出库其他士库生出库及成本确材料出库单单文件成本核算子系出入库流水账、收发存汇总表库存资金统计占用分析分析表盘点单十盘点单确认点单文件4 对账盘盈单和盘亏单图11-1存货系统的业务流程图各种入库单和出库单的输入。存货系统的数据处理起点是各种入库单和出库单。入库单包括采购入库单、产成品入库单和其他入库单。对于工业企业,采购入库单就是原材料的入库单,对于商业企业采购入库单就是库存商品的入库单。产成品入库单是仅对工业企业而言的。其他入库单主要是指盘盈入库单、调拨入库单等。出库单包括销售出库单、材料出库单和其他出库单。材料出库单是仅对工业企业而言的。其他出库单主要是指盘亏出库或调拨出库等。这些出库单据可在此输入,也可由其他子系统转入,例如,采购入库单可由采购管理子系统转入。 2、出入库成本的确定。出入库成本的确定对存货的核算非常重要在实际成本法下,入库成本为存货的实际成本,以采购发票上的金额为准,对于货先到票未到的存货,可先暂估入库,然后再做处理;对于其他特殊情况,如盘盈再做相应的特殊处理。出库成本可分别按先进先出、后进先出、加权平均、移动加权平均、个别计价的方法进行计算,对于先出库后入库的业务,可进行特殊处理在计划成本或售价核算时,入库成本按计划成本或售价计算,同时按采购发票结转差异出库成本也按计划价格或售价计算,期末结账时,一次结转差异有些出入库业务不需要会计核算,例如,调拨出入库业务。有些需要特殊会计核算,例如,委托代销商品的出入库业务。 3、各种账簿及报表的输出。根据输入的出入库单据数据进行各种统计分析或其他的处理,形成如出入厍流水账、收发存汇总表、库存资金占用分析表、库存台账等账簿或报表。 4、向其他子系统传递数据。在出入库成本确定的基础上,根据不同的出入库业务,生成相应的凭证传递到总账子系统,以进行会计核算。对于材料出库,出库成本也可传递到成

- 3 - 图 11-1 存货系统的业务流程图 1、各种入库单和出库单的输入。存货系统的数据处理起点是各种入库单和出库单。入库单包括采购入库单、产成品入库单和其他入库单。对于工业企业，采购入库单就是原材料的入库单，对于商业企业采购入库单就是库存商品的入库单。产成品入库单是仅对工业企业而言的。其他入库单主要是指盘盈入库单、调拨入库单等。出库单包括销售出库单、材料出库单和其他出库单。材料出库单是仅对工业企业而言的。其他出库单主要是指盘亏出库或调拨出库等。这些出库单据可在此输入，也可由其他子系统转入，例如，采购入库单可由采购管理子系统转入。 2、出入库成本的确定。出入库成本的确定对存货的核算非常重要。在实际成本法下，入库成本为存货的实际成本，以采购发票上的金额为准，对于货先到票未到的存货，可先暂估入库，然后再做处理；对于其他特殊情况，如盘盈再做相应的特殊处理。出库成本可分别按先进先出、后进先出、加权平均、移动加权平均、个别计价的方法进行计算，对于先出库后入库的业务，可进行特殊处理。在计划成本或售价核算时，入库成本按计划成本或售价计算，同时按采购发票结转差异。出库成本也按计划价格或售价计算,期末结账时，一次结转差异。有些出入库业务不需要会计核算，例如，调拨出入库业务。有些需要特殊会计核算，例如，委托代销商品的出入库业务。 3、各种账簿及报表的输出。根据输入的出入库单据数据进行各种统计分析或其他的处理，形成如出入库流水账、收发存汇总表、库存资金占用分析表、库存台账等账簿或报表。 4、向其他子系统传递数据。在出入库成本确定的基础上，根据不同的出入库业务，生成相应的凭证传递到总账子系统，以进行会计核算。对于材料出库，出库成本也可传递到成

本核算子系统,以进行成本核算。 5、期末盘点。根据实际库存,输入盘点单,系统自动与库存台账进行核对,以形成盘盈和盘亏单存货系统的特点 1、数据量大:数据大体现在两个方面。第一,出入库业务频繁,采购引起入库,生产销售引起出库,因此,可以笼统地说,存货系统处理业务量,应该是采购与生产、销售管理系统处理业务量之和。第二,存货的种类繁多,当然,这也不能一概而论,有些企业相对多些,有些企业相对少些,但对大部分企业来说,存货的种类都可以用“繁多”这个词来描述 2、对存货系统提供的数据要求准确及时:存货的入库、出库和结存数据不仅仅关系到对存货本身的管理,而且关系到企业管理者对采购、生产、销售及资金运用等的管理与决策过时的或不准确的数据对管理与决策是无用的或是有害的。 3、存货系统处理的业务较复杂:这体现在要求存货子系统不但要处理一般常规的业务, 还要处理很多比较特殊的业务。例如,入库业务不但要处理一般的“采购入库”,还要处理委托代销入库”;不但要处理票货一起到的业务,还要处理货先到票未到的业务。出库业务不但要处理一般生产、销售出库业务,还要处理企业常出现的“未进库就出库”的特殊业务 4、存货系统数据处理的方法较多样:在存货系统中,除了与其他的子系统一样,使用了一般的统计分析的数据处理方法外,在确定存货的出入库成本时,既可使用实际成本方法, 还可使用计划成本或售价核算的方法。实际成本法中又有例如先进先出、后进先出、加权平均、个别计价等 5、存货系统要与其他多个子系统相联系:不管采购入库单的形成,还是入库成本的确定都要与采购管理子系统相联系。岀库成本确定后,数据可分别传递到总账、成本核算系统存货系统的数据流程输入到存货系统的数据包括:各种出入库单、存货的初始数据、存货、仓库等档案资料、盘点单数据。各种不同的数据将被存在不同的数据库文件中,做相应的处理。各种出入库单据数据输入后,首先存在一个“临时文件”中,待审核确认后,再存入正式的“出入库单文件”,同时更新“存货库存余额文件”“出入库单文件”不仅包括可直接输入的出库存货的信息,而且包括需要系统经过一定处理后才形成的出库成本信息,这个文件从数量和金额两个方面反映存货出入库的情况。存货的初始数据输入后,可直接存入“存货库存余额文件” 这个文件从数量和金额两个方面反映节余存货的情况。存货、仓库等的档案资料数据输入后分别存入各自“档案资料文件”,这些文件存储着关于存货、仓库等的各种基本信息,例如存货编码、存货名称等。盘点单数据输入后,存入“盘点单文件系统根据“出入库单文件”中的出入库成本数据,形成记账凭证传递到总账子系统,或直接传递到成本核算系统。系统根据“出入库单文件”“存货库存余额文件”“各种档案资料文件”,通过统计分析等数据处理后,输出反映存货收发存情况的各种账簿与报表。“盘点单文件”与“存货库存余额文件”相比较后,形成的盘盈、盘亏数据存入“盘盈、盘亏单文以上仅仅对存货系统的数据流程做了一个大致的描述,仅仅给出了一个大致的思路。实际软件设计中,涉及的数据库文件相当的多,而且数据流程也相当复杂。存货系统的数据处理流程如图11-2所示

- 4 - 本核算子系统，以进行成本核算。 5、期末盘点。根据实际库存，输入盘点单，系统自动与库存台账进行核对，以形成盘盈和盘亏单。（二）存货系统的特点 1、数据量大：数据大体现在两个方面。第一，出入库业务频繁，采购引起入库，生产、销售引起出库，因此，可以笼统地说，存货系统处理业务量，应该是采购与生产、销售管理系统处理业务量之和。第二，存货的种类繁多，当然，这也不能一概而论，有些企业相对多些，有些企业相对少些，但对大部分企业来说，存货的种类都可以用“繁多”这个词来描述。 2、对存货系统提供的数据要求准确及时：存货的入库、出库和结存数据不仅仅关系到对存货本身的管理，而且关系到企业管理者对采购、生产、销售及资金运用等的管理与决策，过时的或不准确的数据对管理与决策是无用的或是有害的。 3、存货系统处理的业务较复杂：这体现在要求存货子系统不但要处理一般常规的业务，还要处理很多比较特殊的业务。例如，入库业务不但要处理一般的“采购入库”，还要处理 “委托代销入库”；不但要处理票货一起到的业务，还要处理货先到票未到的业务。出库业务不但要处理一般生产、销售出库业务，还要处理企业常出现的“未进库就出库”的特殊业务。 4、存货系统数据处理的方法较多样：在存货系统中，除了与其他的子系统一样，使用了一般的统计分析的数据处理方法外，在确定存货的出入库成本时，既可使用实际成本方法，还可使用计划成本或售价核算的方法。实际成本法中又有例如先进先出、后进先出、加权平均、个别计价等。 5、存货系统要与其他多个子系统相联系：不管采购入库单的形成，还是入库成本的确定都要与采购管理子系统相联系。出库成本确定后，数据可分别传递到总账、成本核算系统等。二、存货系统的数据流程输入到存货系统的数据包括：各种出入库单、存货的初始数据、存货、仓库等档案资料、盘点单数据。各种不同的数据将被存在不同的数据库文件中，做相应的处理。各种出入库单据数据输入后，首先存在一个“临时文件”中，待审核确认后，再存入正式的“出入库单文件”，同时更新“存货库存余额文件”。“出入库单文件”不仅包括可直接输入的出库存货的信息，而且包括需要系统经过一定处理后才形成的出库成本信息，这个文件从数量和金额两个方面反映存货出入库的情况。存货的初始数据输入后，可直接存入“存货库存余额文件”，这个文件从数量和金额两个方面反映节余存货的情况。存货、仓库等的档案资料数据输入后，分别存入各自“档案资料文件”，这些文件存储着关于存货、仓库等的各种基本信息，例如，存货编码、存货名称等。盘点单数据输入后，存入“盘点单文件”。系统根据“出入库单文件”中的出入库成本数据，形成记账凭证传递到总账子系统，或直接传递到成本核算系统。系统根据“出入库单文件”、“存货库存余额文件”、“各种档案资料文件”，通过统计分析等数据处理后，输出反映存货收发存情况的各种账簿与报表。“盘点单文件”与“存货库存余额文件”相比较后，形成的盘盈、盘亏数据存入“盘盈、盘亏单文件”。以上仅仅对存货系统的数据流程做了一个大致的描述，仅仅给出了一个大致的思路。实际软件设计中，涉及的数据库文件相当的多，而且数据流程也相当复杂。存货系统的数据处理流程如图 11-2 所示

转账处理功能的基本目的是根据输入的业务数据生成记账凭证,以便进行有关的账务处理。存货系统首先设置各种出库业务生成记账凭证应对应的会计科目,然后依据发生的业务单据生成记账凭证。有些系统在业务确认处理中自动生成记账凭证并直接传送到总账子系 (五)查询所有会计信息系统的各个子系统都设有查询功能。这里的查询主要是指对各种业务单据的査询,即对输入单据的查询。这种查询一般非常灵活,可以按各种单一或组合的条件来进行第四节存货系统的日常业务处理存货系统的日常业务处理主要对各种出入库单的输入处理,以及对各种反映存货收发动态变化和静态存储情况的报表的输出处理。存货系统的输入存货系统的数据输入与其他子系统一样可以分成3类:一类是初始设置数据的输入,例如,存货、仓库等基本信息的设置。一类是从其他系统转入的数据,例如,产成品的单价从成本核算系统调取等。还有一类是日常业务处理的原始数据。第一类数据在初始设置中已做了详细的说明。第二类数据是在与其他子系统集成运行时由系统自动调入。在这里仅对日常业务处理的原始数据输入进行介绍。存货系统的日常数据输入主要是各种出入库单、盘点单的输入库单的输入入库业务可以分为采购入库、产成品入库、退货入库、委托代销入库、调拨入库、其他入库等,尽管不同的入库业务可能输入的内容不完全相同,但主要内容是相同的。它们包括入库日期、入库类别、供货单位或客户编码、仓库编码、仓库业务员、存货编码、入库数量单价、金额等,如图11-4所示。在输入如供货单位或客户编码、仓库编码、存货編码这样的数据时,可以使用系统提供的菜单选择输入,但可能会降低输入的速度。在某些情况下, 单价可能未确定,不同情况不同处理,例如,货先到票未到;单价可不输入或输出暂估价: 待票到再确认单价等。产成品入库时,单价应从成本核算系统调入。如果存货系统和采购与应付子系统集成运行,入库单可由采购订单或采购发票复制而成。愿品HH 采购入库单业务类型管通妈入库日期9m201 仓库闲料二库入库类别屎购入库部门供应二料采购类型产购供货单位[京五金公司存货编码存货名称规格型号量单位批号颜色硬度十划单价 2cr钢 9902000黄褐色B200-3 9802005褐色H203 制单人SF 审核人厂记账人现存量下o0 安全库存量p0 低库存量[o 最高库存量mo0

- 7 - 转账处理功能的基本目的是根据输入的业务数据生成记账凭证，以便进行有关的账务处理。存货系统首先设置各种出库业务生成记账凭证应对应的会计科目，然后依据发生的业务单据生成记账凭证。有些系统在业务确认处理中自动生成记账凭证并直接传送到总账子系统。（五）查询所有会计信息系统的各个子系统都设有查询功能。这里的查询主要是指对各种业务单据的查询，即对输入单据的查询。这种查询一般非常灵活，可以按各种单一或组合的条件来进行。第四节存货系统的日常业务处理存货系统的日常业务处理主要对各种出入库单的输入处理，以及对各种反映存货收发动态变化和静态存储情况的报表的输出处理。一、存货系统的输入存货系统的数据输入与其他子系统一样可以分成 3 类：一类是初始设置数据的输入，例如，存货、仓库等基本信息的设置。一类是从其他系统转入的数据，例如，产成品的单价从成本核算系统调取等。还有一类是日常业务处理的原始数据。第一类数据在初始设置中已做了详细的说明。第二类数据是在与其他子系统集成运行时由系统自动调入。在这里仅对日常业务处理的原始数据输入进行介绍。存货系统的日常数据输入主要是各种出入库单、盘点单的输入。（一）入库单的输入入库业务可以分为采购入库、产成品入库、退货入库、委托代销入库、调拨入库、其他入库等，尽管不同的入库业务可能输入的内容不完全相同，但主要内容是相同的。它们包括入库日期、入库类别、供货单位或客户编码、仓库编码、仓库业务员、存货编码、入库数量、单价、金额等，如图 11-4 所示。在输入如供货单位或客户编码、仓库编码、存货编码这样的数据时，可以使用系统提供的菜单选择输入，但可能会降低输入的速度。在某些情况下，单价可能未确定，不同情况不同处理，例如，货先到票未到；单价可不输入或输出暂估价；待票到再确认单价等。产成品入库时，单价应从成本核算系统调入。如果存货系统和采购与应付子系统集成运行，入库单可由采购订单或采购发票复制而成。图 11-4 采购入库单（二）出库单的输入

出库业务可以分为销售出库、材料出库、退货出库、调拨出库、其他出库等,尽管不同的出库业务可能输入的内容不完全相同,但主要内容是相同的。他们包括:出库日期、出库类别、供应商或客户编码、仓库编码、仓库业务员、存货编码、出库数量、担架、金额等, 如图11-5所示。对于工业企业,当输入材料出库单时,要选择成本对象,把直接材料费用归集到某一成本对象的成本中,以进行产品成本核算。与其他输入过程一样,在输入如供应商或客户编码、仓库编码、存货编码这样的数据时,可以使用系统提供的菜单选择输入。在销售出库和材料出库情况下,单价由系统按照存货的计价方法自动算出,不必输入。如果存货系统和销售与应收子系统集成运行,出库单可由销售订单复制而成伊销售出库单销售出库单出库单号出库日期[9902=01 厍萨成品肆出库类别售出库销售部门装车业务员库机装业务类型通销售客户黑一电备注□ 存货编码存货名称规格型号颜色硬度计量单位数量制单人ano 审核人已账人现存量F100安全库最低库存量厂图11-5销售出库单 (三)盘点单的输入盘点是企业存货管理中一个非常重要的业务,盘点的结果可能是盘盈,也可能是盘亏进行调节时,盘盈的结果形成盘盈入库,盘亏的结果形成盘亏出库。盘点单主要的输入项目是盘点日期、盘点仓库、存货编码、实际盘点数量、单价等。如图11-6所示,账面数量由系统自动调出,实际盘点数量与账面数量的差形成盘盈、盘亏数量盘点单盘点单号o02 盘点日期[99=02-=28 盘点仓库二库部门厍房出库类别度他出库入库类别[他入厍一经手人□ 备注口存骗码」颜色硬度批号账面量盘点数量盈亏游量实际单价实2 HB30400980817 000,00 18370001870000000 160010000-10000 ****4 32000300200000 H300-400 70000700000 40480.00008000 制单人TFSr 记账人存货系统王要根仔出人厍甲又件、仔员车不的各种岀入库单数据、库存余额数据,进行比较、统计分析数据处理后输出的各种账簿与报表。这

存货系统数据的输入处理从日常业务数据的输入可以看出,存货系统的输入差不多是采购与应付子系统和销售与应收子系统输入之和,因为采购引起大部分入库业务,销售引起大部分出库业务。在存货系统输入量大而且输入项目较多的情况下,为了保证数据输入的正确和可靠,尽量减少输入的工作量,在系统的输入设计中采用了一些针对性措施。了解设计中的这些处理特点对于正确、灵活地使用存货系统处理企业的存货管理业务具有重要意义存货系统输入的主要单据是各种出入库单,单据的输入格式用户可根据本身的需要和输入数据的方便自行设计,有些用户希望单据输入格式尽量与手工单据格式一致,减少因使用习惯差异带来的错误。但是需要注意的是,这种格式的一致是有限的,在格式一致的表象下用户界面中还包含计算机重要的使用特点。这就是在单据输入时为了避免误操作每张单据输入完毕需要作有盘操作;输入下一张单据前需要作增加操作;增加一条记录需要作插入操作等。为了用户使用方便,系统在多数用户界面都提供增加、插入、删除等操作的快捷键, 熟悉这些快捷键的标志和使用方法是熟练使用此系统的基础 2、为了加快输入速度,避免重复输入,相互关联的单据可以由系统自动互相生成。采购入库单可由采购与应付子系统中的采购订单或采购发票来形成。销售出库单可由销售与应收子系统的销售订单来形成 3、与其他子系统一样,在输入出入单时,凡是在初始设置中进行过设置的项目,例如, 存货代码或名称、仓库代码或名称等项目,在输入的用户界面对应项目中设置操作键,用以调出设置内容供用户选择输入。这种输入方法当存货种类太多或设计的不合理时,反而会减慢输入的速度。在实际的工作中,为了加快输入的速度,存货代码可通过条形码的方式输入 4、在输入单据的各个项目时,有些项目的数据必须输入,有些项目的数据是系统自动计算出来的。如:在出库单的输入中,存货的单价是不需要输入的,可由系统根据各种存货的计价方法自动计算出来。在入库单的输入中,在某些情况下,单价不确定,注意对这些情况的处理。 5、与其他子系统一样,作为正式记录存入系统的单据应该经过确认。存货数据直接与企业的钱和物有关,为了保证业务的真实和数据的正确,只有经过确认的单据才有效。所以系统一般都设有一个单据审核的功能,对输入的数据进行确认。单据的输入与审核应由不的人来完成,从而体现一个最基本的内部控制 (二)生成记账凭证的处理在存货系统中,首先根据不同的仓库和不同的存货类型设置核算存货的科目。例如,产成品库,存货核算的科目为“产成品”;材料库,存货核算的科目为“原材料”。根据不同的出入库类型、存货类型、存货种类、部门等,设置存货核算的对方科目。例如,材料采购入库,对方科目设置为“材料采购”;产成品入库,对方科目设置为“生产成本”;销售出库, 对方科目设置为“产品销售成本”。在以上设置的基础上,系统可根据不同类型的出入库单据,形成记账凭证并传递到总账子系统中。例如,根据材料库的采购材料入库单,系统可形成如下记账凭证: 借:原材料贷:材料采购根据产成品库的产成品入库单,可形成如下记账凭证:

- 10 - （一）存货系统数据的输入处理从日常业务数据的输入可以看出，存货系统的输入差不多是采购与应付子系统和销售与应收子系统输入之和，因为采购引起大部分入库业务，销售引起大部分出库业务。在存货系统输入量大而且输入项目较多的情况下，为了保证数据输入的正确和可靠，尽量减少输入的工作量，在系统的输入设计中采用了一些针对性措施。了解设计中的这些处理特点对于正确、灵活地使用存货系统处理企业的存货管理业务具有重要意义。 1、存货系统输入的主要单据是各种出入库单，单据的输入格式用户可根据本身的需要和输入数据的方便自行设计，有些用户希望单据输入格式尽量与手工单据格式一致，减少因使用习惯差异带来的错误。但是需要注意的是，这种格式的一致是有限的，在格式一致的表象下用户界面中还包含计算机重要的使用特点。这就是在单据输入时为了避免误操作每张单据输入完毕需要作存盘操作；输入下一张单据前需要作增加操作；增加一条记录需要作插入操作等。为了用户使用方便，系统在多数用户界面都提供增加、插入、删除等操作的快捷键，熟悉这些快捷键的标志和使用方法是熟练使用此系统的基础。 2、为了加快输入速度，避免重复输入，相互关联的单据可以由系统自动互相生成。采购入库单可由采购与应付子系统中的采购订单或采购发票来形成。销售出库单可由销售与应收子系统的销售订单来形成。 3、与其他子系统一样，在输入出入单时，凡是在初始设置中进行过设置的项目，例如，存货代码或名称、仓库代码或名称等项目，在输入的用户界面对应项目中设置操作键，用以调出设置内容供用户选择输入。这种输入方法当存货种类太多或设计的不合理时，反而会减慢输入的速度。在实际的工作中，为了加快输入的速度，存货代码可通过条形码的方式输入。 4、在输入单据的各个项目时，有些项目的数据必须输入，有些项目的数据是系统自动计算出来的。如：在出库单的输入中，存货的单价是不需要输入的，可由系统根据各种存货的计价方法自动计算出来。在入库单的输入中，在某些情况下，单价不确定，注意对这些情况的处理。 5、与其他子系统一样，作为正式记录存入系统的单据应该经过确认。存货数据直接与企业的钱和物有关，为了保证业务的真实和数据的正确，只有经过确认的单据才有效。所以，系统一般都设有一个单据审核的功能，对输入的数据进行确认。单据的输入与审核应由不同的人来完成，从而体现一个最基本的内部控制。（二）生成记账凭证的处理在存货系统中，首先根据不同的仓库和不同的存货类型设置核算存货的科目。例如，产成品库，存货核算的科目为“产成品”；材料库，存货核算的科目为“原材料”。根据不同的出入库类型、存货类型、存货种类、部门等，设置存货核算的对方科目。例如，材料采购入库，对方科目设置为“材料采购”；产成品入库，对方科目设置为“生产成本”；销售出库，对方科目设置为“产品销售成本”。在以上设置的基础上，系统可根据不同类型的出入库单据，形成记账凭证并传递到总账子系统中。例如，根据材料库的采购材料入库单，系统可形成如下记账凭证：借：原材料贷：材料采购根据产成品库的产成品入库单，可形成如下记账凭证：

湖北财经高等专科学校：《会计信息系统》课程教学资源（教材讲义）第十一章 存货系统

湖北财经高等专科学校：《会计信息系统》课程教学资源（教材讲义）第十一章存货系统