第四章总账系统 第一节总账系统概述 、总账系统的任务 总账系统是会计信息系统的一个主要子系统,它以货币为主要计量单位,综合、全面、 系统地反映企业的经济活动,由该子系统提供的会计信息所产生的财务报表能反映企业的财 务状况和经营成果。总账系统的整个处理过程就是从凭证到记账、从记账到账表输出的过程。 从历史来看,会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁,但总账系统一直是必不可 少的核心,会计的整个体系就是在总账系统的基础上逐渐充实和发展起来的,没有总账系统 也就没有会计。 总账系统的任务主要包括以下几个方面: 1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证,保证进入计算机的会计数据及时、正确和 全面。 2、高效、正确地完成记账过程。 3、随时输出任何时期任何会计科目发生的所有业务,随时输出各个会计期间的各种账 表,为企业管理提供信息 4、建立总账系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据的及时传递和数据共享。 总账系统与其他子系统的关系 个完整的会计信息系统由若干个子系统构成的,根据《会计核算软件基本功能规范》, 这些子系统主要包括总账系统、应收应付账款系统、固定资产核算系统、工资管理系统、存 货核算系统、成本管理系统、资金管理系统、会计报表系统等。如图4-1所示。 工资管理 记帐凭证 成本管理 「帐证}财务分析 记帐凭证民他用 固定资产 记帐凭证 慈帐系统 「余额表1-会计报表 应收应付 帐款 帐凭证 记帐凭证 资金管理 记帐凭 存货核算 」帐证1决策支持 图4-1总账系统与其他子系统的关系 从图中可以看出总账系统接收应收应付账款系统、存货核算系统、固定资产核算系统 工资管理系统、成本管理系统生成的凭证:;向会计报表系统、财务分析系统和决策支持系统
- 1 - 第四章 总账系统 第一节 总账系统概述 总账系统概述 一、总账系统的任务 总账系统的任务 总账系统是会计信息系统的一个主要子系统，它以货币为主要计量单位，综合、全面、 系统地反映企业的经济活动，由该子系统提供的会计信息所产生的财务报表能反映企业的财 务状况和经营成果。总账系统的整个处理过程就是从凭证到记账、从记账到账表输出的过程。 从历史来看，会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁，但总账系统一直是必不可 少的核心，会计的整个体系就是在总账系统的基础上逐渐充实和发展起来的，没有总账系统 也就没有会计。 总账系统的任务主要包括以下几个方面： 1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和 全面。 2、高效、正确地完成记账过程。 3、随时输出任何时期任何会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账 表，为企业管理提供信息。 4、建立总账系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 二、总账系统与其他子系统的关系 总账系统与其他子系统的关系 一个完整的会计信息系统由若干个子系统构成的，根据《会计核算软件基本功能规范》， 这些子系统主要包括总账系统、应收应付账款系统、固定资产核算系统、工资管理系统、存 货核算系统、成本管理系统、资金管理系统、会计报表系统等。如图 4-1 所示。 图 4-1 总账系统与其他子系统的关系 从图中可以看出总账系统接收应收应付账款系统、存货核算系统、固定资产核算系统、 工资管理系统、成本管理系统生成的凭证；向会计报表系统、财务分析系统和决策支持系统
提供财务数据、生成财务报表及其他财务分析表等。总账系统在会计信息系统中处于核心位 置,与其他子系统相比,虽然处理数据量不是最大、处理流程也不是最复杂,但它是整个会 计信息系统的核心部分,通过它可集中各项综合性和总结性会计数据,汇集了企业、单位全 面的经济活动信息 三、总账系统的特征 总账系统与其他子系统相比,具有以下几个重要特征: )规范性强,一致性好 总账系统采用世界通用的会计记账方法——复式记账法,并满足以下基本处理原则: 有借必有贷,借贷必相等 资产=负债十所有者权益 总账余额发生额必须等于其下属明细账余额发生额之和 尽管不同的单位由于业务量不同,而选择不同的会计核算组织程序(登记总账的方法), 但最终的账簿格式基本相同。正因为如此,无论是在西方会计还是在国内会计,都有总账系 统(账务处理系统或账务处理软件)。 (二)综合性强,在整个会计信息系统中起核心作用 会计信息系统中的其他子系统是局部反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务 的。例如,采购、应付账款核算子系统主要反映采购、库存、应付账款核算这一经营环节 销售、应收账款核算子系统主要反映销售、应收账款核算这一经营环节等等。这些子系统不 仅采用货币作为计量单位,而且还广泛使用实物数量指标。而总账系统则是以货币作为主要 计量单位,综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此,总账系统产生的信息具 有很强的综合性和概括性。此外,总账系统还要接收其他子系统产生的数据,同时,还要向 其他子系统传递数据,这样总账系统又是数据交互的桥梁,它把其他子系统有机地结合在 起,形成了完整的会计信息系统。总账系统是整个会计信息系统的核心 (三)控制要求严格,正确性要求高 由于总账系统所产生的账表要提供给投资者、债权人、管理人员、财政部门、税务部 门等使用。因此,必须保证系统处理数据的正确性,保证结果的真实性。正确的报表来自正 确的账簿,正确的账簿来自正确的凭证。只有从凭证开始,对总账系统的各个环节加以控制, 才能防止有意无意的差错发生 第二节总账系统流程分析 手工总账系統的业务处理流程 从信息处理的角度分析,总账系统的处理流程实质上是一种数据流程,它反映了原始 会计数据(原始凭证等)经过了哪些步骤的处理后最终形成会计信息。在手工条件下,由于 考虑到每个会计人员能够完成的工作量,因此,不同规模和不同业务量的企业可能采用不同
- 2 - 提供财务数据、生成财务报表及其他财务分析表等。总账系统在会计信息系统中处于核心位 置，与其他子系统相比，虽然处理数据量不是最大、处理流程也不是最复杂，但它是整个会 计信息系统的核心部分，通过它可集中各项综合性和总结性会计数据，汇集了企业、单位全 面的经济活动信息。 三、总账系统的特征 总账系统的特征 总账系统与其他子系统相比，具有以下几个重要特征： （一）规范性强，一致性好 总账系统采用世界通用的会计记账方法——复式记账法，并满足以下基本处理原则： ．有借必有贷，借贷必相等 ．资产=负债十所有者权益 ．总账余额发生额必须等于其下属明细账余额发生额之和 尽管不同的单位由于业务量不同，而选择不同的会计核算组织程序（登记总账的方法）， 但最终的账簿格式基本相同。正因为如此，无论是在西方会计还是在国内会计，都有总账系 统（账务处理系统或账务处理软件）。 （二）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用 会计信息系统中的其他子系统是局部反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务 的。例如，采购、应付账款核算子系统主要反映采购、库存、应付账款核算这一经营环节； 销售、应收账款核算子系统主要反映销售、应收账款核算这一经营环节等等。这些子系统不 仅采用货币作为计量单位，而且还广泛使用实物数量指标。而总账系统则是以货币作为主要 计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此，总账系统产生的信息具 有很强的综合性和概括性。此外，总账系统还要接收其他子系统产生的数据，同时，还要向 其他子系统传递数据，这样总账系统又是数据交互的桥梁，它把其他子系统有机地结合在一 起，形成了完整的会计信息系统。总账系统是整个会计信息系统的核心。 （三）控制要求严格，正确性要求高 由于总账系统所产生的账表要提供给投资者、债权人、管理人员、财政部门、税务部 门等使用。因此，必须保证系统处理数据的正确性，保证结果的真实性。正确的报表来自正 确的账簿，正确的账簿来自正确的凭证。只有从凭证开始，对总账系统的各个环节加以控制， 才能防止有意无意的差错发生。 第二节 总账系统流程分析 一、手工总账系统的业务处理流程 手工总账系统的业务处理流程 从信息处理的角度分析，总账系统的处理流程实质上是一种数据流程，它反映了原始 会计数据（原始凭证等）经过了哪些步骤的处理后最终形成会计信息。在手工条件下，由于 考虑到每个会计人员能够完成的工作量，因此，不同规模和不同业务量的企业可能采用不同
的会计核算形式(也称账务处理流程),这些会计核算形式主要包括:记账凭证账务处理形 式、科目汇总表账务处理形式、汇总记账凭证账务处理形式、日记总账账务处理形式。这四 种流程有许多共同之处,其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。为了便于分析计算 机总账系统处理流程,这里简要说明这四种手工会计核算形式及其特点: )汇总记账凭证账务处理形式 该流程特点是根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总账,具体流程 、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。 2、根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账、银行有款日记账。 3、根据原始凭证或原始凭证汇总表,收款凭证、付款凭证和转账凭证逐笔登记各种明 细分类账。 4、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证,定期填制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇 转账凭 5、根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总分类账。 6、月终,现金日记账和银行存款日记账的余额以及各种明细分类账户的余额合计数分 别与相应的总分类账户余额核对相符。 7、月终,根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会计报表。 (二)记账凭证账务处理形式 该流程特点是根据每一张记账凭证直接逐笔登记总账,其具体处理除直接根据记账凭 证登记总分类账外,其他各相关步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。 (三)科目汇总表账务处理形式 该流程特点是根据科目汇总表登记总账,具体处理与汇总记账凭证账务处理形式的差 异在于第4步:根据收款凭证,付款凭证和转账凭证编制科目汇总表和第5步:根据科目汇 总表登记总分类账。其他各相关步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。该会计核算形式最 为常见,其处理流程见图4-2所示
- 3 - 的会计核算形式（也称账务处理流程），这些会计核算形式主要包括：记账凭证账务处理形 式、科目汇总表账务处理形式、汇总记账凭证账务处理形式、日记总账账务处理形式。这四 种流程有许多共同之处，其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。为了便于分析计算 机总账系统处理流程，这里简要说明这四种手工会计核算形式及其特点： （一）汇总记账凭证账务处理形式 该流程特点是根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总账，具体流程 为： 1、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。 2、根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账、银行存款日记账。 3、根据原始凭证或原始凭证汇总表，收款凭证、付款凭证和转账凭证逐笔登记各种明 细分类账。 4、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证，定期填制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇 总转账凭证。 5、根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总分类账。 6、月终，现金日记账和银行存款日记账的余额以及各种明细分类账户的余额合计数分 别与相应的总分类账户余额核对相符。 7、月终，根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会计报表。 （二）记账凭证账务处理形式 该流程特点是根据每一张记账凭证直接逐笔登记总账，其具体处理除直接根据记账凭 证登记总分类账外，其他各相关步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。 （三）科目汇总表账务处理形式 该流程特点是根据科目汇总表登记总账，具体处理与汇总记账凭证账务处理形式的差 异在于第 4 步：根据收款凭证，付款凭证和转账凭证编制科目汇总表和第 5 步：根据科目汇 总表登记总分类账。其他各相关步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。该会计核算形式最 为常见，其处理流程见图 4—2 所示
原始凭证 填制和 编科目 科目汇总表 登记 登记 日记帐 明细帐 总帐 报表 报表 图4-2科目汇总表符算形式业务处理流差 (四)日步总账账务处理形式 该流差特点是日步总账既是日步账又是总账,与汇总步账凭证账务处理形式的差异张 于根据步账凭证登步日步总账。其他相关各步骤与汇总步账凭证账务处理形式相里。 二、手工会计下总账系统处理流程的缺陷 通过以第分析月以看出,手每会计下的会计符算形式都是围绕如何减户每作量说产生 的,许此也就决定了这些处理形式先天带点手每处理的局限性,主要缺陷点以下四点: 1、数据大量重复。步账凭证是总账系统的数据源,从一定的意义第讲,它所包含的或 二量等于各种明细账、总账以及会计报表所包含的或二量之和。从或二量的角度来看,明细 账、总账、报表并没点比凭证增加什么。笔考虑到便里的对象需要便里的或二,许此,手每 处理设置了登步明细账、总账等环节,使得步账凭证第的数据被多次转抄。如当一笔反映现 金支出业务的步账凭证编制完毕之后,需要三便里财会人员张现金日步账、相关的明细分类 账、总账第里多转抄凭证第的日别、凭证号、摘要、金额等数据。里一数据的大量重复,便 仅造始存储浪费,还极易导致数据的抄写错误。手每会计下的账证便符、账表便符现象与数 据的大量重复登步点银接关系。 2、或二制供便及多。各种会计账表是总账系统的“最终产品”,是企业日部管理部门、 银依部门及财政等部门了解企业的财务状况和经营始对的重要资料,也是这些部门进依点关 决策的依据。笔三于总账系统处理的数据量较大,再加第手每处理速度缓慢,往往需要延迟
- 4 - 图 4—2 科目汇总表核算形式业务处理流程 （四）日记总账账务处理形式 该流程特点是日记总账既是日记账又是总账，与汇总记账凭证账务处理形式的差异在 于根据记账凭证登记日记总账。其他相关各步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。 二、手工会计下总账系统处理流程的缺陷 手工会计下总账系统处理流程的缺陷 通过以上分析可以看出，手工会计下的会计核算形式都是围绕如何减少工作量而产生 的，因此也就决定了这些处理形式先天带有手工处理的局限性，主要缺陷有以下四点： 1、数据大量重复。记账凭证是总账系统的数据源，从一定的意义上讲，它所包含的信 息量等于各种明细账、总账以及会计报表所包含的信息量之和。从信息量的角度来看，明细 账、总账、报表并没有比凭证增加什么。但考虑到不同的对象需要不同的信息，因此，手工 处理设置了登记明细账、总账等环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。如当一笔反映现 金支出业务的记账凭证编制完毕之后，需要由不同财会人员在现金日记账、相关的明细分类 账、总账上同时转抄凭证上的日期、凭证号、摘要、金额等数据。同—数据的大量重复，不 仅造成存储浪费，还极易导致数据的抄写错误。手工会计下的账证不符、账表不符现象与数 据的大量重复登记有直接关系。 2、信息提供不及时。各种会计账表是总账系统的“最终产品”，是企业内部管理部门、 银行部门及财政等部门了解企业的财务状况和经营成果的重要资料，也是这些部门进行有关 决策的依据。但由于总账系统处理的数据量较大，再加上手工处理速度缓慢，往往需要延迟
个相当长的时间才能编制出各种会计账表,严重削弱了会计账表所起的作用。 准确性差。在长期的账务处理实践中,人们总结出了一套特有的方法来避免和发现 错误。如记账凭证过账之后,一般在它上面加注“V”号以防止重复登账;明细账和总账采 用平行登记的方法,以便相互核对发现明细账或总账中的过账错误和计算错误。但无论财会 人员的素质如何,在从记账凭证的编制到报表输出的每一个环节中,转抄错误和计算错误都 难以避免,而会计账目又不允许有一分钱的差错,为此常常因为几分钱的差错,多次进行手 工汇总和核对,既费时又费力。特别是在月底,为了尽快报出各种会计报表而又保证账表相 符,有时不得不根据报表来修改总账。类似做法不能不影响到会计数据的准确性。 4、工作强度大。为了达到既要算得快又要算得准的目标,在其他条件不变的情况下, 只能靠加重财会人员劳动强度的方式来实现目标,这是手工进行账务处理的必然结果。 三、总账系统的数撮处理流程 总账系统的数据处理流程,如图4-3所示: 修改 审核 总帐 记帐凭证 明细帐 临时凭证 记帐凭 证文件 日记帐 自动转 传递 余额发生 额文件 杳 银行未达帐文件 对帐单输入 对帐单 银行存款余 额调节表 图4—3总账系统数据处理流程图 会计人员通过手工输入凭证或从其他子系统获取自动转账凭证,经过正确性检查无 误后存入记账凭证库 2、对记账凭证库中未审核的凭证进行审核 3、根据记账凭证库中已审核的凭证进行记账,同时分别更新科目余额发生额文件、银 行未达账文件。 4、根据科目余额发生额文件和记账凭证库文件编制输出总账、明细账和现金日记账
- 5 - 一个相当长的时间才能编制出各种会计账表，严重削弱了会计账表所起的作用。 3、准确性差。在长期的账务处理实践中，人们总结出了一套特有的方法来避免和发现 错误。如记账凭证过账之后，一般在它上面加注“V”号以防止重复登账；明细账和总账采 用平行登记的方法，以便相互核对发现明细账或总账中的过账错误和计算错误。但无论财会 人员的素质如何，在从记账凭证的编制到报表输出的每一个环节中，转抄错误和计算错误都 难以避免，而会计账目又不允许有一分钱的差错，为此常常因为几分钱的差错，多次进行手 工汇总和核对，既费时又费力。特别是在月底，为了尽快报出各种会计报表而又保证账表相 符，有时不得不根据报表来修改总账。类似做法不能不影响到会计数据的准确性。 4、工作强度大。为了达到既要算得快又要算得准的目标，在其他条件不变的情况下， 只能靠加重财会人员劳动强度的方式来实现目标，这是手工进行账务处理的必然结果。 三、总账系统的数据处理流程 总账系统的数据处理流程 总账系统的数据处理流程，如图 4—3 所示： 图 4—3 总账系统数据处理流程图 1、会计人员通过手工输入凭证或从其他子系统获取自动转账凭证，经过正确性检查无 误后存入记账凭证库。 2、对记账凭证库中未审核的凭证进行审核。 3、根据记账凭证库中已审核的凭证进行记账，同时分别更新科目余额发生额文件、银 行未达账文件。 4、根据科目余额发生额文件和记账凭证库文件编制输出总账、明细账和现金日记账
银行存款日记账 5、根据银行末达账文件和对账单文件进行银行对账,编制输出银行存款余额调节表 四、电算化力式和手工力式下总账系统处理流程的区别 电算化方式和手工方式下的总账系统处理流程的区别有很多不同之处,主要表现在 下几个方面 1、数据处理的起点与终点不同。在手工方式下,会计业务的处理起点为原始会计凭证, 而电算化方式下总账系统可以以记账凭证、原始凭证、机制凭证作为处理起点:手工方式下 会计期间的会计业务以财会人员编制并上报会计报表为工作终点,而在电算化总账系统中 则以计算机自动输出账簿为终点,将各种格式变动的内部及外部报表的编制与输出工作,交 由单独的会计报表系统来完成 2、数据处理方式不同。在手工方式下,会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员 分别登记到不同的账簿中,完成数据处理;在电算化方式下,总账系统进行数据处理时,记 账只是一个数据处理的过程,不需要人工登记,数据间的运算与归集由计算机自动完成,大 大减轻了财会人员的记账工作量 3、数据存储方式不同。在手工方式下,会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账 等纸张中;在电算化方式下,总账系统中的数据存储在如凭证文件等数据库文件中,在需要 时,通过打印机输出 4、对账的方式不同。在手工方式下,按照复式记账的原则,总分类账、日记账、明细 分类账必须采用平行登记的方法,根据每张记账凭证登记明细账,而利用汇总数据登记总分 类账,然后财会人员定期将总分类账、日记账与明细账中的数据进行核对。当明细账和总账 的数据不相符时,说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说,这是手工方 式下一种行之有效的査错方法。在电算化方式下,由于总账系统采用预先编制好的记账程序 自动、准确、高速地完成记账过程,明细与汇总数据同时产生。只要预先编制好的程序正确 计算错误完全可以避免,这样就没有必要进行总分类账、日记账、明细分类账的核对 5、会计资料的査询统计方式不同,在手工方式下财会人员为编制一张急需的数据统计 表,或査找急需的会计数据,要付出很多劳动:在电算化总账系统中,由于计算机具有高速 数据处理能力,财会人员只需通过选择各种查询功能,就可以以很快的速度完成数据的査询 统计工作 第三节总账系统的功能模块 根据总账系统的数据处理流程图,设计总账系统的功能模块如图4--4所示:
- 6 - 银行存款日记账。 5、根据银行末达账文件和对账单文件进行银行对账，编制输出银行存款余额调节表。 四、电算化方式和手工方式下总账系统处理流程的区别 电算化方式和手工方式下总账系统处理流程的区别 电算化方式和手工方式下的总账系统处理流程的区别有很多不同之处，主要表现在以 下几个方面： 1、数据处理的起点与终点不同。在手工方式下，会计业务的处理起点为原始会计凭证， 而电算化方式下总账系统可以以记账凭证、原始凭证、机制凭证作为处理起点；手工方式下 会计期间的会计业务以财会人员编制并上报会计报表为工作终点，而在电算化总账系统中， 则以计算机自动输出账簿为终点，将各种格式变动的内部及外部报表的编制与输出工作，交 由单独的会计报表系统来完成。 2、数据处理方式不同。在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员 分别登记到不同的账簿中，完成数据处理；在电算化方式下，总账系统进行数据处理时，记 账只是一个数据处理的过程，不需要人工登记，数据间的运算与归集由计算机自动完成，大 大减轻了财会人员的记账工作量。 3、数据存储方式不同。在手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账 等纸张中；在电算化方式下，总账系统中的数据存储在如凭证文件等数据库文件中，在需要 时，通过打印机输出。 4、对账的方式不同。在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、日记账、明细 分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分 类账，然后财会人员定期将总分类账、日记账与明细账中的数据进行核对。当明细账和总账 的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，这是手工方 式下一种行之有效的查错方法。在电算化方式下，由于总账系统采用预先编制好的记账程序 自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。只要预先编制好的程序正确， 计算错误完全可以避免，这样就没有必要进行总分类账、日记账、明细分类账的核对。 5、会计资料的查询统计方式不同，在手工方式下财会人员为编制—张急需的数据统计 表，或查找急需的会计数据，要付出很多劳动；在电算化总账系统中，由于计算机具有高速 数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以很快的速度完成数据的查询 统计工作。 第三节 总账系统的功能模块 总账系统的功能模块 根据总账系统的数据处理流程图，设计总账系统的功能模块如图 4—4 所示：
总账系统 系统初始化 凭证处理 怅簿处理 期末处理 系统维护 建账套 凭证录入 日记账 自动转账 备份 设置会计科目 凭证审核 明细账 结账 恢复 凭证记账 录入期初余颚 总账 上机日志 设置凭证类别 综合查询 设置外币 银行对账 财务分工 图4-4总账系统功能模块图 图中划分出的模块顺序与总账系统的处理流程很接近:系统初始化→凭证处理→账簿 处理→银行对账→期末处理→系统维护。该流程从左到右,明确地反映出会计数据从输入开 始,经过处理,得到会计信息输出的过程。 1、系统初始化模块主要完成账套、会计科目代码、期初余额、凭证类别等必要的系统 初始数据和运行参数的定义和输入,为使用总账系统作好准备。该模块是整个总账系统的基 础,一般由系统管理员或会计主管负责。 2、凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、査询、记账等,它对会计信息输出的质量 起决定性作用。 3、账簿处理包括各类账簿信息的査询与输出。电算化方式下的输出包括屏幕显示输出 打印输出和文件输出。 4、银行对账主要完成企业银行账和银行对账单的核对。有些系统单独设计一个出纳管 理模块,把银行对账放在此模块中 5、期末处理包括自动转账、月末结账以及到年底时的年末结账。 6、系统维护是为了保护数据的安全、帮助用户更好地使用系统而采取的一些手段。 不同类型、不同规模的企业对电算化会计信息系统的需求不同,总账系统的系统分析 结果不同导致总账系统功能模块设置有所不同,但其核心的内容是基本一致的
- 7 - 图 4—4 总账系统功能模块图 图中划分出的模块顺序与总账系统的处理流程很接近：系统初始化→凭证处理→账簿 处理→银行对账→期末处理→系统维护。该流程从左到右，明确地反映出会计数据从输入开 始，经过处理，得到会计信息输出的过程。 1、系统初始化模块主要完成账套、会计科目代码、期初余额、凭证类别等必要的系统 初始数据和运行参数的定义和输入，为使用总账系统作好准备。该模块是整个总账系统的基 础，一般由系统管理员或会计主管负责。 2、凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、查询、记账等，它对会计信息输出的质量 起决定性作用。 3、账簿处理包括各类账簿信息的查询与输出。电算化方式下的输出包括屏幕显示输出、 打印输出和文件输出。 4、银行对账主要完成企业银行账和银行对账单的核对。有些系统单独设计一个出纳管 理模块，把银行对账放在此模块中。 5、期末处理包括自动转账、月末结账以及到年底时的年末结账。 6、系统维护是为了保护数据的安全、帮助用户更好地使用系统而采取的一些手段。 不同类型、不同规模的企业对电算化会计信息系统的需求不同，总账系统的系统分析 结果不同导致总账系统功能模块设置有所不同，但其核心的内容是基本一致的
第四节总账系统的日常业务处理 凭证处理 )凭证输入 凭证输入作为总账系统的数据入口,是会计信息系统中重要的日常工作。会计电算化 后,凭证输入的重要性更加突出,因为凭证输入后,其他许多工作如记账、报表编制以及银 行对账等工作儿乎全部由计算机自动完成。因而,凭证输入对整个系统起着至关重要的作用 凭证输入模块的功能是将记账凭证的格式显示在屏幕上,财会人员通过键盘输入一张 凭证。在输入过程中允许修改凭证(如插入、删除一条分录),凭证输入的数据存放在临时 凭证库中。当凭证输入后存盘时进行正确性检査,如果凭证正确无误,则保存在凭证文件中, 否则,拒绝保存,提示财会人员修改。在凭证输入设计时要考虑以下内容 1、记账凭证的格式 手工条件下,各单位的记账凭证有不同的分类,如收款、付款、转账等,每类凭证具 有不同的格式。在电算化条件下,不可能考虑所有凭证类型的凭证格式。目前,总账系统中 通常采用的方法是:允许财会人员根据需要设置凭证类型,但所有凭证类型均采用统一的凭 证格式。常用的凭证输入格式的如图4-5所示: 文件)制单E)查着Q)工具①)帮助0 鼎副l蠱幽蝨翻□勐 制单日期 附单据数 科目名称 借方金额贷方金额 业务员 图4-5记账凭证格式 (1)凭证号:可由计算机自动生成,按月分类别编号,每月从1号开始。 (2)制单日期:系统应自动给出,可以修改 (3)凭证类别:凭证类别输入时,根据已经设定的凭证类别,从中选择一个凭证类别 如果在初始化设置中选定了凭证不分类选项,则此处不用输入 (4)摘要栏:在摘要栏中输入凭证摘要。系统可设计摘要库,在输入凭证过程中,当 总标定位于摘要栏时,账可调出凭证摘要库,选择所需的摘要。选定了要录入的摘要,账可
- 8 - 第四节 总账系统的日常业务处理 总账系统的日常业务处理 —、凭证处理 （—）凭证输入 凭证输入作为总账系统的数据入口，是会计信息系统中重要的日常工作。会计电算化 后，凭证输入的重要性更加突出，因为凭证输入后，其他许多工作如记账、报表编制以及银 行对账等工作几乎全部由计算机自动完成。因而，凭证输入对整个系统起着至关重要的作用。 凭证输入模块的功能是将记账凭证的格式显示在屏幕上，财会人员通过键盘输入一张 凭证。在输入过程中允许修改凭证（如插入、删除一条分录），凭证输入的数据存放在临时 凭证库中。当凭证输入后存盘时进行正确性检查，如果凭证正确无误，则保存在凭证文件中， 否则，拒绝保存，提示财会人员修改。在凭证输入设计时要考虑以下内容。 1、记账凭证的格式 手工条件下，各单位的记账凭证有不同的分类，如收款、付款、转账等，每类凭证具 有不同的格式。在电算化条件下，不可能考虑所有凭证类型的凭证格式。目前，总账系统中 通常采用的方法是：允许财会人员根据需要设置凭证类型，但所有凭证类型均采用统一的凭 证格式。常用的凭证输入格式的如图 4—5 所示： 图 4-5 记账凭证格式 （1）凭证号：可由计算机自动生成，按月分类别编号，每月从 1 号开始。 （2）制单日期：系统应自动给出，可以修改。 （3）凭证类别：凭证类别输入时，根据已经设定的凭证类别，从中选择一个凭证类别， 如果在初始化设置中选定了凭证不分类选项，则此处不用输入。 （4）摘要栏：在摘要栏中输入凭证摘要。系统可设计摘要库，在输入凭证过程中，当 光标定位于摘要栏时，即可调出凭证摘要库，选择所需的摘要。选定了要录入的摘要，即可
将该项摘要复制到记账凭证中去。一张凭证中第一条分录必须输入摘要,否则不能存盘,后 面的分录可输入也可不输入摘要 (5)会计科目栏:输入会计科目代码。在科目栏中输入会计科目的方法可以设计多种 如果操作员记得会计科目代码,则可以直接输入,在输入过程中系统应随时动态提示代码所 对应的科目名称:如果在科目设置中定义了助记码,则可以在此处直接输入助记码,系统可 根据助记码査到您需要的科目:系统还应提供参照编码的功能,当光标定位于会计科目栏时, 即可调出会计科目代码表,在科目代码表选择所要录入的科目;如果所选的科目下设辅助核 算,例如会计科目性质中设定了“外币”,则在输入科目代码之后,系统应显示出外币输入 格式、币别代码、汇率数据,要求财会人员输入原币金额。输入原币金额后,系统应自动根 据汇率折算为本位币金额并显示在金额栏中;科目性质为“数量”,则系统应该提示财会人 员输入数量和单价。财会人员输入完数量和单价并选择发生额方向后,系统自动按“数量 单价”计算出金额,填入相应栏目中:科目性质为“往来核算”(个人往来或单位往来),则 系统应该要求财会人员输入往来个人或单位代码,或者从往来信息文件中选择往来个人或单 位;如果科目性质为“部门核算”,则系统应该要求财会人员输入部门代码,或参照已设置 好的部门基本信息选择部门,并将结果保存起来,以便将该笔经济业务归集到某个部门:如 果科目性质为“项目”,则系统应该要求财会人员输入项目代码,或根据项目文件显示项目 代码、名称等内容,供财会人员选择,并将结果保存起来,以便将该笔经济业务归集到某个 项目上 (6)金额栏:在输入完前面的项目以后,就可以输入金额了,金额分为借方金额和贷 方金额两栏,每条分录的金额只能在借方或贷方,不能在借贷双方同时存在。 (⑦)结算方式、结算号:如果所录入的科目是银行存款,则应选择结算方式,录入结 算号 (8)制单、审核、过账:应设计为自动提取操作员姓名。根据系统管理员在操作权限 设置中设置的岗位分工,自动提取相应的操作员姓名 2、凭证输入的正确性检查 凭证输入是最常用的一个模块,也是整个总账系统的数据入口,凭证的正确与否,直 接影响到账表。因而在设计时必须要有健全的检査措施,以保证凭证的正确性 (1)凭证号连续性检査。凭证号是记账凭证的标识,反映了经济业务发生的顺序,编 号必须连续,不能有重号、漏号。 (2)凭证日期的检查。凭证日期用于标识经济业务发生的时间,凭证日期必须为公历 日期,凭证日期应随凭证号的递增而递增。 (3)科目代码合法性检査。(1)存在性检査:即检査凭证输入时的科目代码是否在科 目代码军中存在,如果不存在,应给予提示;(2)是否为最末级科目的检査。凭证输入科目 必须是最末级科目:(3)是否与凭证类型相符的检査。特定的凭证类型要求凭证中必须出现
- 9 - 将该项摘要复制到记账凭证中去。一张凭证中第一条分录必须输入摘要，否则不能存盘，后 面的分录可输入也可不输入摘要。 （5）会计科目栏：输入会计科目代码。在科目栏中输入会计科目的方法可以设计多种。 如果操作员记得会计科目代码，则可以直接输入，在输入过程中系统应随时动态提示代码所 对应的科目名称；如果在科目设置中定义了助记码，则可以在此处直接输入助记码，系统可 根据助记码查到您需要的科目；系统还应提供参照编码的功能，当光标定位于会计科目栏时， 即可调出会计科目代码表，在科目代码表选择所要录入的科目；如果所选的科目下设辅助核 算，例如会计科目性质中设定了“外币”，则在输入科目代码之后，系统应显示出外币输入 格式、币别代码、汇率数据，要求财会人员输入原币金额。输入原币金额后，系统应自动根 据汇率折算为本位币金额并显示在金额栏中；科目性质为“数量”，则系统应该提示财会人 员输入数量和单价。财会人员输入完数量和单价并选择发生额方向后，系统自动按“数量× 单价”计算出金额，填入相应栏目中；科目性质为“往来核算”（个人往来或单位往来），则 系统应该要求财会人员输入往来个人或单位代码，或者从往来信息文件中选择往来个人或单 位；如果科目性质为“部门核算”，则系统应该要求财会人员输入部门代码，或参照已设置 好的部门基本信息选择部门，并将结果保存起来，以便将该笔经济业务归集到某个部门；如 果科目性质为“项目”，则系统应该要求财会人员输入项目代码，或根据项目文件显示项目 代码、名称等内容，供财会人员选择，并将结果保存起来，以便将该笔经济业务归集到某个 项目上。 （6）金额栏：在输入完前面的项目以后，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷 方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。 （7）结算方式、结算号：如果所录入的科目是银行存款，则应选择结算方式，录入结 算号。 （8）制单、审核、过账：应设计为自动提取操作员姓名。根据系统管理员在操作权限 设置中设置的岗位分工，自动提取相应的操作员姓名。 2、凭证输入的正确性检查 凭证输入是最常用的一个模块，也是整个总账系统的数据入口，凭证的正确与否，直 接影响到账表。因而在设计时必须要有健全的检查措施，以保证凭证的正确性。 （1）凭证号连续性检查。凭证号是记账凭证的标识，反映了经济业务发生的顺序，编 号必须连续，不能有重号、漏号。 （2）凭证日期的检查。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公历 日期，凭证日期应随凭证号的递增而递增。 （3）科目代码合法性检查。（1）存在性检查：即检查凭证输入时的科目代码是否在科 目代码库中存在，如果不存在，应给予提示；（2）是否为最末级科目的检查。凭证输入科目 必须是最末级科目；（3）是否与凭证类型相符的检查。特定的凭证类型要求凭证中必须出现
某些科目,如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目:收款凭证中借方 科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。 (4)金额检査。任何一张凭证都必须满足“有借必有贷”的原则。因此,对每一张凭 证存入凭证文件之前,必须自动进行借贷平衡检查。 只有当所有检査结果都为正确,则该张凭证被系统接收,否则系统拒绝接收。 (二)凭证审核 凭证审核是会计业务中的一项重要工作。审核人员按照有关会计法规、制度对已经输 入系统的记账凭证进行检査、核对,确定记账凭证是否与原始凭证相符,会计分录是否正确 记账凭证项目是否完整等。在电算化方式下,审核的主要目的有两个:一是发现输入过程中 无法发现的错误:二是为记账提供一个标记,只有经过审核的凭证才能记账 在凭证审核模块设计中,一般审核方法为:找出需要审核的凭证,审核人员通过目测 等方式对凭证进行审核。在审核模块中不能修改凭证,只能査看凭证。审核完毕后应对此张 凭证进行审核签章。审核如图46所示 角审核凭证 文件①)审核C)查看①)工具①)帮助Q 2|典 收款凭证 制单日期:2001.12.05 f单据数 摘要 科目名称 借方金额 贷方金额 银行存款/中行存款 日期2001.12.05单价 部门 业务员 出纳王晶 图4-6凭证审核 凭证审核的控制功能: 如果记账凭证已经过审核,要消除原审核签章,即将该凭证变为未经审核状态,必 须由审核人自己进行。 2、要修改已审核过的记账凭证时,必须先取消签章,然后才能修改。 3、审核人与制单人不能为同一操作员,否则系统应拒绝审核签章
- 10 - 某些科目，如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中借方 科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。 （4）金额检查。任何一张凭证都必须满足“有借必有贷”的原则。因此，对每一张凭 证存入凭证文件之前，必须自动进行借贷平衡检查。 只有当所有检查结果都为正确，则该张凭证被系统接收，否则系统拒绝接收。 （二）凭证审核 凭证审核是会计业务中的一项重要工作。审核人员按照有关会计法规、制度对已经输 入系统的记账凭证进行检查、核对，确定记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确， 记账凭证项目是否完整等。在电算化方式下，审核的主要目的有两个：一是发现输入过程中 无法发现的错误；二是为记账提供一个标记，只有经过审核的凭证才能记账。 在凭证审核模块设计中，一般审核方法为：找出需要审核的凭证，审核人员通过目测 等方式对凭证进行审核。在审核模块中不能修改凭证，只能查看凭证。审核完毕后应对此张 凭证进行审核签章。审核如图 4-6 所示。 图 4-6 凭证审核 凭证审核的控制功能： 1、如果记账凭证已经过审核，要消除原审核签章，即将该凭证变为未经审核状态，必 须由审核人自己进行。 2、要修改已审核过的记账凭证时，必须先取消签章，然后才能修改。 3、审核人与制单人不能为同一操作员，否则系统应拒绝审核签章
