第三章系统初始化 第一节系統管理 系统管理的作用 个独立的系统模块,对企业级财务软件所属的各个子系统进行统一的操作管理和数 据维护。为各子系统提供统一的环境,实现一体化的管理应用模式 系统管理的主要功能 主要功能具体包括账套管理、年度账管理、操作员及权限的管理等几个方面 (一)账套管理 含账套的建立、修改、删除、备份和恢复等。建立账套的目的是通过设置账套参数 建立起单位的独立账套。建立账套需设置以下信息 1、账套信息 现存账套、账套号、账套名称、账套路径、启用会计期、会计日历等 2、单位信息 单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话等。 核算信息 本位币代码、本位币名称、账套主管、企业类型、行业性质、是否按行业预置科目等 4、基础信息 (1)存货是否分类如果存货较多,且类别繁多,可以对存货进行分类管理;如果 存货较少且类别单一,也可以选择不进行存货分类。 如果选择了存货要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置存货分类,然后才 能设置存货档案 如果选择存货不分类,那么在进行基础信息设置时,您可以直接设置存货档案。 (2)客户是否分类如果客户较多,且希望进行分类管理,可以对客户进行分类管 理;如果客户较少,也可以选择不进行客户分类。 如果选择了客户要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置客户分类,然后才 能设置客户档案 如果选择客户不分类,那么在进行基础信息设置时,可以直接设置客户档案 (3)供应商是否分类如果供应商较多,且希望进行分类管理,可以对供应商进行 分类管理;如果供应商较少,也可以选择不进行供应商分类。 如果选择了供应商要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置供应商分类,然 后才能设置供应商档案 如果选择供应商不分类,那么在进行基础信息设置时,可以直接设置供应商档案 (4)是否有外币核算 如果有外币业务,可以在此进行设置;否则可以不进行设置 分类编码方案 为了便于进行分级核算、统计和管理,可以对基础数据的编码进行分级设置,可分级 设置的内容有:科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、 部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。编码级次和各级编码长度的设置 将决定用户单位如何编制基础数据的编号,进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。 二)年度账管理 主要包括:建立年度账、备份和恢复年度账、结转上年数据和清空年度数据等。 )操作员及操作员权限管理 为了保证整个总账系统的安全可靠性,在系统投入使用前,应明确授权什么人能进入
第三章 系统初始化 第一节 系统管理 一、系统管理的作用 系统管理的作用 一个独立的系统模块，对企业级财务软件所属的各个子系统进行统一的操作管理和数 据维护。为各子系统提供统一的环境,实现一体化的管理应用模式。 二、系统管理的主要功能 系统管理的主要功能 主要功能具体包括账套管理、年度账管理、操作员及权限的管理等几个方面。 (一)账套管理 含账套的建立、修改、删除、备份和恢复等。建立账套的目的是通过设置账套参数， 建立起单位的独立账套。建立账套需设置以下信息： 1、账套信息 现存账套、账套号、账套名称、账套路径、启用会计期、会计日历等 2、单位信息 单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话等。 3、核算信息 本位币代码、本位币名称、账套主管、企业类型、行业性质、是否按行业预置科目等。 4、基础信息 （1）存货是否分类 如果存货较多，且类别繁多，可以对存货进行分类管理；如果 存货较少且类别单一，也可以选择不进行存货分类。 如果选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才 能设置存货档案。 如果选择存货不分类，那么在进行基础信息设置时，您可以直接设置存货档案。 （2）客户是否分类 如果客户较多，且希望进行分类管理，可以对客户进行分类管 理；如果客户较少，也可以选择不进行客户分类。 如果选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才 能设置客户档案。 如果选择客户不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置客户档案。 （3）供应商是否分类 如果供应商较多，且希望进行分类管理，可以对供应商进行 分类管理；如果供应商较少，也可以选择不进行供应商分类。 如果选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然 后才能设置供应商档案。 如果选择供应商不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置供应商档案。 （4）是否有外币核算 如果有外币业务，可以在此进行设置；否则可以不进行设置。 5、分类编码方案 为了便于进行分级核算、统计和管理，可以对基础数据的编码进行分级设置，可分级 设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、 部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。编码级次和各级编码长度的设置 将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。 （二）年度账管理 主要包括：建立年度账、备份和恢复年度账、结转上年数据和清空年度数据等。 （三）操作员及操作员权限管理 为了保证整个总账系统的安全可靠性，在系统投入使用前，应明确授权什么人能进入
系统,各模块什么人有权访问,什么人有权输入数据,什么人有权审核、记账等,这就需要 设置系统使用人员和各人员的权限范围。 我们知道,在手工会计信息系统中,将会计工作划分为若干职能不同的岗位,通过岗 位责任制的方式授权和控权,一方面使不同职能岗位可以相互核对,相互制约,从而形成内 部牵制制度;另一方面使每一个职能岗位仅完成会计工作中某些部分工作,达到对不相容的 职务加以分离的目的。在电算化条件下,由于经济业务的记录、存贮和处理,集中由计算机 完成,各职能岗位的划分发生了很大的变化,不相容职务的内涵也发生了变化。例如,在手 工系统中的账证核对、账账核对等控制,在电算化条件下只要计算机程序设计正确,就能自 动得到保证。在电算化系统也引入了手工系统中没有的一些控制(如对系统使用人员进入系 统的控制),这就要求系统通过授权和控权,只有授予了一定权限的人才能进行某些操作 为了确保电算化会计信息真实可靠,杜绝各种营私舞弊的现象发生,分淸责任,任何 个会计软件运行前,必须首先由拥有权限的主管确定使用系统的人数,并规定每个人的权 限范围,对不相容的岗位,要规定不同的人来承担。对总账系统,一般可设置如下的岗位: 1、账套主管。负责协调计算机和总账系统中该账套的运行工作,可以进行所有的系 统设置(如科目代码设置、财务分工等),包括在企业发生较大变动时负责进行系统的重新 设置,例如在系统受到病毒破坏或设备损坏等意外情况下,负责对系统进行恢复工作等,也 可进行结账、数据管理等功能的操作 2、数据录入员(制单人)。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,可以对输入的 未审核的会计凭证进行修改、査询和打印;负责输出记账凭证、会计账簿和报表;进行部分 会计处理工作,如进行银行对账等。 3、审核、记账员。负贲对输入计算机的会计数据(记账凭证和机制凭证等)进行审 核签章、记账等,对打卬输出的账簿、报表进行确认、查询等 4、系统维护员。负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机內会计数据。 会计主管在确定每个使用人员权限范围时,可为其设定一个初始口令。使用人员为了 对自己操作权限范围內的业务负责,需要定期或随时修改自己的口令,以防口令泄漏。当使 用人员变动时,也需要修改口令。修改口令时,要求先输入原口令,再输入新口令。在电算 化总账系统中,只有授予了一定权限的人才能进行某些操作,计算机通过口令校验识别操作 者及其权限,只有知道口令者,才能使用或操作其权限范围内的那部分功能,否则,系统拒 绝运行 第二节基础档案设置 个账套总是由若干个子系统构成,这些子系统共享公用的基础档案信息。基础档案 信息是系统运行的基石,在启用新账套之前,应根据企业的实际情况,结合系统基础信息设 置的要求,事先作好基础数据的准备工作。基础档案设置如图3-1所示
系统，各模块什么人有权访问，什么人有权输入数据，什么人有权审核、记账等，这就需要 设置系统使用人员和各人员的权限范围。 我们知道，在手工会计信息系统中，将会计工作划分为若干职能不同的岗位，通过岗 位责任制的方式授权和控权，一方面使不同职能岗位可以相互核对，相互制约，从而形成内 部牵制制度；另一方面使每一个职能岗位仅完成会计工作中某些部分工作，达到对不相容的 职务加以分离的目的。在电算化条件下，由于经济业务的记录、存贮和处理，集中由计算机 完成，各职能岗位的划分发生了很大的变化，不相容职务的内涵也发生了变化。例如，在手 工系统中的账证核对、账账核对等控制，在电算化条件下只要计算机程序设计正确，就能自 动得到保证。在电算化系统也引入了手工系统中没有的一些控制（如对系统使用人员进入系 统的控制），这就要求系统通过授权和控权，只有授予了一定权限的人才能进行某些操作。 为了确保电算化会计信息真实可靠，杜绝各种营私舞弊的现象发生，分清责任，任何 一个会计软件运行前，必须首先由拥有权限的主管确定使用系统的人数，并规定每个人的权 限范围，对不相容的岗位，要规定不同的人来承担。对总账系统，一般可设置如下的岗位： 1、账套主管。负责协调计算机和总账系统中该账套的运行工作，可以进行所有的系 统设置（如科目代码设置、财务分工等），包括在企业发生较大变动时负责进行系统的重新 设置，例如在系统受到病毒破坏或设备损坏等意外情况下，负责对系统进行恢复工作等，也 可进行结账、数据管理等功能的操作。 2、数据录入员（制单人）。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，可以对输入的 未审核的会计凭证进行修改、查询和打印；负责输出记账凭证、会计账簿和报表；进行部分 会计处理工作，如进行银行对账等。 3、审核、记账员。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和机制凭证等）进行审 核签章、记账等，对打印输出的账簿、报表进行确认、查询等。 4、系统维护员。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。 会计主管在确定每个使用人员权限范围时，可为其设定一个初始口令。使用人员为了 对自己操作权限范围内的业务负责，需要定期或随时修改自己的口令，以防口令泄漏。当使 用人员变动时，也需要修改口令。修改口令时，要求先输入原口令，再输入新口令。在电算 化总账系统中，只有授予了一定权限的人才能进行某些操作，计算机通过口令校验识别操作 者及其权限，只有知道口令者，才能使用或操作其权限范围内的那部分功能，否则，系统拒 绝运行。 第二节 基础档案设置 一个账套总是由若干个子系统构成，这些子系统共享公用的基础档案信息。基础档案 信息是系统运行的基石，在启用新账套之前，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息设 置的要求，事先作好基础数据的准备工作。基础档案设置如图 3—1 所示
分典公 记录数说明 出① 码方案 基本信息 设置 精度 斯特度 机构设露高门档案 员档案 象 帮助①D 5客户分类 心客尸分 6客户档案 客户档案 往来单位7供应商分类 出 供应带档案 0供应商档案 【望程的要用 存货 :, 11.存责档案 存货档案 12.科目 时务13凭证类别 凭证类利 14项目目录 5 外币种类 收付结算[6结方式9万式 17,付款条件 0付款条件 图3-1基础档案设置 、部门档案设置 部门档案是在分类编码方案的基础上设置企业各个职能部门的信息,以便在业务中明 确责任单位,并可按部门对业务进行统计分析。部门是指某使用单位下辖的具有分别进行财 务核算或业务管理要求的单元体,可按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其 信息,部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息 职员档案设置 职员档案设置是在分类编码方案的基础上设置企业职员的具体信息,以便在业务中明 确个人,并可人员对业务进行统计分析。职员档案设置包括职员编号、名称、所属部门及职 员属性等 三、客户档案设置 客户档案是和企业有交易关系的客户的集合。客户档案设置的功能是完成对客户档案 的设置、维护和管理,以便为系统中使用客户档案的各功能模块提供数据。在录入销售订单、 应收账款数据、销售发票、收款单时都要用到客户档案,若系统中没有客户资料则无法录入 业务单据。客户档案设置如图3-2所示。 客户档案初始化主要内容包括: (1)客户编码:客户编码必须是惟一的;客户编码可以用数字或字符表示。 (2)客户名称:可以是汉字或英文字母。客户名称用于销售发票的打印,即打印出 来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称。 (3)客户简称:可以是汉字或英文字母。客户简称通常用于业务单据和账表的屏幕 显示,例如:屏幕显示的销售发货单的客户栏目中显示的内容为客户简称 (4)所属分类码:系统根据用户增加客户前所选择的客户分类自动填写,用户可以 修改。如果新增客户档案有上级分类,则系统会自动显示上级分类编码,只需输入下级编码 即可 (5)所属地区码:输入客户所属地区的代码,输入系统中已存在代码时,自动转换 成地区名称,也可以用参照选择输入法。 (6)所属行业:输入客户所归属的行业,可输入汉字 (7)税号:输入客户的工商登记税号,用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打
图 3—1 基础档案设置 一、部门档案设置 部门档案是在分类编码方案的基础上设置企业各个职能部门的信息，以便在业务中明 确责任单位，并可按部门对业务进行统计分析。部门是指某使用单位下辖的具有分别进行财 务核算或业务管理要求的单元体，可按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其 信息，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。 二、职员档案设置 职员档案设置是在分类编码方案的基础上设置企业职员的具体信息，以便在业务中明 确个人，并可人员对业务进行统计分析。职员档案设置包括职员编号、名称、所属部门及职 员属性等。 三、客户档案设置 客户档案是和企业有交易关系的客户的集合。客户档案设置的功能是完成对客户档案 的设置、维护和管理，以便为系统中使用客户档案的各功能模块提供数据。在录入销售订单、 应收账款数据、销售发票、收款单时都要用到客户档案，若系统中没有客户资料则无法录入 业务单据。客户档案设置如图 3—2 所示。 客户档案初始化主要内容包括： （1）客户编码：客户编码必须是惟一的；客户编码可以用数字或字符表示。 （2）客户名称：可以是汉字或英文字母。客户名称用于销售发票的打印，即打印出 来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称。 （3）客户简称：可以是汉字或英文字母。客户简称通常用于业务单据和账表的屏幕 显示，例如：屏幕显示的销售发货单的客户栏目中显示的内容为客户简称。 （4）所属分类码：系统根据用户增加客户前所选择的客户分类自动填写，用户可以 修改。如果新增客户档案有上级分类，则系统会自动显示上级分类编码，只需输入下级编码 即可。 （5）所属地区码：输入客户所属地区的代码，输入系统中已存在代码时，自动转换 成地区名称，也可以用参照选择输入法。 （6）所属行业：输入客户所归属的行业，可输入汉字。 （7）税号：输入客户的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打
印输出 (8)开户银行:输入客户的开户银行的名称,如果客户的开户银行有多个,在此处 输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行。 (9)银行账号:输入客户在其开户银行中的账号。银行账号应对应于开户银行栏 所填写的内容。如果客户在某开户银行中银行账号有多个,在此处输入该企业同用户之间发 生业务往来最常用的银行账号 卢客户档案 客户简称手机 02鄂业单位 oto1学枝 他 图3-2客户档案设置 四、供应商档案设置 供应商档案设置模块的功能是将用户输入的供应商信息,如代码、名称、地址、电话、 开户行、账号、税号、联系人等信息,存入“供应商”文件,为編制采购合同、应付账款凭 证和输出管理所需要的账表等提供数据 五、存货档案设置 存货档案设置模块的功能是将用户输入的存货数据,如代码、名称、规格型号、计量 单位、税率、存货属性和成本、控制等信息,存入“存货档案”文件,为存货的其他设置提 供一个最为基本和常用的档案,为编制采购订单、销售订单、各种出入库单、收发存的登记 和输岀管理所需要的账表等提供数据。不同的商品化通用软件,其存货档案的设置内容也不 同。存货档案中的数据是其他系统核算的依据和基础,所以在录入数据时,要考虑相关系统 的要求,录入合理、科学的数据。图3-3为存货档案设置 乒存货档案卡片 存货铜号p1 厂是托代 存货代 存货名称原纸 厂是否折扣 计十量单位 单位「换算率厂 所犀分类码 存货属性F销售 F外购 卩生产耗用 厂在制 厂劳务费用
印输出。 （8）开户银行：输入客户的开户银行的名称，如果客户的开户银行有多个，在此处 输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行。 （9）银行账号：输入客户在其开户银行中的账号。银行账号应对应于开户银行栏目 所填写的内容。如果客户在某开户银行中银行账号有多个，在此处输入该企业同用户之间发 生业务往来最常用的银行账号。 图 3—2 客户档案设置 四、供应商档案设置 供应商档案设置 供应商档案设置模块的功能是将用户输入的供应商信息，如代码、名称、地址、电话、 开户行、账号、税号、联系人等信息，存入“供应商”文件，为编制采购合同、应付账款凭 证和输出管理所需要的账表等提供数据。 五、存货档案设置 存货档案设置模块的功能是将用户输入的存货数据，如代码、名称、规格型号、计量 单位、税率、存货属性和成本、控制等信息，存入“存货档案”文件，为存货的其他设置提 供一个最为基本和常用的档案，为编制采购订单、销售订单、各种出入库单、收发存的登记 和输出管理所需要的账表等提供数据。不同的商品化通用软件，其存货档案的设置内容也不 同。存货档案中的数据是其他系统核算的依据和基础，所以在录入数据时，要考虑相关系统 的要求，录入合理、科学的数据。图 3—3 为存货档案设置
图3—3存货档案设置 需要注意的是存货置性的设置。例如选中外购置性,说明该存货来自外购,因此在编 制采购订单时,可供选择的存货列表里将包含该存货。而在编制销售订单时,由于在存货档 案中没有选中该存货的销售置性,因此可供选择的存货列表里将不包含该存货。这样一方面 可以在存货档案设置中对存货的用途加以控制,避免不合应的应用:另一方面在相关的应用 中,例如采购、销售时,可以简化存货列表,提高处应的效率。因此,在存货档案设置的时 候,必须按照存货的各种用途准确设置存货的置性 存货的成本商控制等相关参五的设置,主要是为了适应存货供应商存货成本确认的需 要,例如计价方式的选择,安全库存、最低售价商最高进价的控制,以及库存上下限的设置 六、仓库档案设置 企业的存货存放在各、不同的仓库中,一、仓库中可以存放不同的存货,一般通过设 立存货仓库对照表设置存货商仓库之间的对照关系。期初存货结存的五存是按照各、仓库中 的各种存货录入的,库存台账也是按照仓库商存货设置的,在处应出入库业务的时候也需要 选择相应的仓库,选择完特定的仓库以后,系统根存存货商仓库对照关系提供特定的存货列 表以供选择。仓库的档案设置一般包含:编码、名称、设置部门、负责人、资金定额、计价 方式商仓库的地址。仓库档案的设置如图3-4设示 仓库档案卡片 副黜 所属部门供应部 」负赉人同雪一 话 计价方式团划价法 口厂是否货位管理 图3-4仓库档案的设置 七、收发类别设置 存货因各种出入库业务而随时发生物流的变化,企业如要按照存货的各种出入业务进 行供应、统计商分析,就需要设置各种出入库类型。存货入库类别一般包括原材料采购入库、 外购商品入库、半成品入库、产成品入库、调拨入库、盘点入库、其他入库、低值易耗品入 库、包装物采购入库。存货出库类别一般包括材料领用出库、半成品领用出库、产品自用出 库、外购商品销售出库、材料销售岀库、退料入库、盘亏出库、低值易耗品领用出库、包装 物领用出库商其他出库。收发类别的设置如图3-5设示
图 3—3 存货档案设置 需要注意的是存货属性的设置。例如选中外购属性，说明该存货来自外购，因此在编 制采购订单时，可供选择的存货列表里将包含该存货。而在编制销售订单时，由于在存货档 案中没有选中该存货的销售属性，因此可供选择的存货列表里将不包含该存货。这样一方面 可以在存货档案设置中对存货的用途加以控制，避免不合理的应用；另一方面在相关的应用 中，例如采购、销售时，可以简化存货列表，提高处理的效率。因此，在存货档案设置的时 候，必须按照存货的各种用途准确设置存货的属性。 存货的成本和控制等相关参数的设置，主要是为了适应存货管理和存货成本确认的需 要，例如计价方式的选择，安全库存、最低售价和最高进价的控制，以及库存上下限的设置。 六、仓库档案设置 企业的存货存放在各个不同的仓库中，一个仓库中可以存放不同的存货，一般通过设 立存货仓库对照表设置存货和仓库之间的对照关系。期初存货结存的数据是按照各个仓库中 的各种存货录入的，库存台账也是按照仓库和存货设置的，在处理出入库业务的时候也需要 选择相应的仓库，选择完特定的仓库以后，系统根据存货和仓库对照关系提供特定的存货列 表以供选择。仓库的档案设置一般包含：编码、名称、所属部门、负责人、资金定额、计价 方式和仓库的地址。仓库档案的设置如图 3—4 所示。 图 3—4 仓库档案的设置 七、收发类别设置 存货因各种出入库业务而随时发生物流的变化，企业如要按照存货的各种出入业务进 行管理、统计和分析，就需要设置各种出入库类型。存货入库类别一般包括原材料采购入库、 外购商品入库、半成品入库、产成品入库、调拨入库、盘点入库、其他入库、低值易耗品入 库、包装物采购入库。存货出库类别一般包括材料领用出库、半成品领用出库、产品自用出 库、外购商品销售出库、材料销售出库、退料入库、盘亏出库、低值易耗品领用出库、包装 物领用出库和其他出库。收发类别的设置如图 3—5 所示
蛊盟副 共别名称:丙分类 收发标忠:G 编码原 图3—5收发类别的设置 第三节财务管理系统的初始设置 财务管理系统的构成和初始设置的次序 财务管理系统一般包括财务会计系统和管理会计系统。财务会计系统主要包括总账系 统、应收款系统、应付款系统、工资系统、固定资产系统、UFO报表、网上银行等模块。 这些模块从不同的角度,实现了从凭证业务到报表实现的会计核算全过程。其中,总账系统 是财务会计系统中最核心的模块,企业所有的核算最终在总账系统中体现;应收款系统、应 付款系统主要用于核算和管理企业销售和采购业务所引起的资金的流入、流出:工资系统完 成对企业工资费用的计算与管理:固定资产系统提供对设备的管理和折旧费用的核算;UFO 报表生成企业所需的各种管理分析报表;现金流量表帮助企业进行现金流入流出的管理与分 析;网上银行解决企业足不出户实现网上支付的需求。通过以上各子系统的应用,可以充分 满足企事业组织对资金流的管理和统计分析。 管理会计系统主要包括项目管理系统、成本系统、财务分析系统、资金管理系统等模块, 通过项目和成本管理实现各类制造型企业对成本的全面掌控和核算;运用财务分析系统帮助 企业对各种报表及时进行分析,及时掌握企业的财务状况(盈利能力、资产管理效率、偿债 能力和投资冋报能力等)、销售及利润分布状况、各项费用的明细状况等,为企业的管理决 策提供依据、指明方向:资金管理系统通过对资金统一规划与运作,合理安排各类有贷款业 务,加速资金周转 由于财务管理系统各子系统间存在着非常密切的数据传递关系,因此在进行初始设置时 应遵循以下次序。 1、先启用总账系统,然后启用固定资产系统: 2、启用应收款系统和应付款系统,可以同时进行 3、启用工资系统和成本系统,可以同时进行; 4、启用报表系统 5、最后启用财务分析系统和资金管理系统。 、总账系统的初始设置
图 3—5 收发类别的设置 第三节 财务管理系统的初始设置 一、财务管理系统的构成和初始设置的次序 财务管理系统的构成和初始设置的次序 财务管理系统一般包括财务会计系统和管理会计系统。财务会计系统主要包括总账系 统、应收款系统、应付款系统、工资系统、固定资产系统、UFO 报表、网上银行等模块。 这些模块从不同的角度，实现了从凭证业务到报表实现的会计核算全过程。其中，总账系统 是财务会计系统中最核心的模块，企业所有的核算最终在总账系统中体现；应收款系统、应 付款系统主要用于核算和管理企业销售和采购业务所引起的资金的流入、流出；工资系统完 成对企业工资费用的计算与管理；固定资产系统提供对设备的管理和折旧费用的核算；UFO 报表生成企业所需的各种管理分析报表；现金流量表帮助企业进行现金流入流出的管理与分 析；网上银行解决企业足不出户实现网上支付的需求。通过以上各子系统的应用，可以充分 满足企事业组织对资金流的管理和统计分析。 管理会计系统主要包括项目管理系统、成本系统、财务分析系统、资金管理系统等模块， 通过项目和成本管理实现各类制造型企业对成本的全面掌控和核算；运用财务分析系统帮助 企业对各种报表及时进行分析，及时掌握企业的财务状况（盈利能力、资产管理效率、偿债 能力和投资回报能力等）、销售及利润分布状况、各项费用的明细状况等，为企业的管理决 策提供依据、指明方向；资金管理系统通过对资金统一规划与运作，合理安排各类存贷款业 务，加速资金周转。 由于财务管理系统各子系统间存在着非常密切的数据传递关系，因此在进行初始设置时 应遵循以下次序。 1、先启用总账系统，然后启用固定资产系统； 2、启用应收款系统和应付款系统，可以同时进行； 3、启用工资系统和成本系统，可以同时进行； 4、启用报表系统； 5、最后启用财务分析系统和资金管理系统。 二、总账系统的初始设置 总账系统的初始设置
总账系统是一个通用性较强的系统,为了使其能够在各行业应用,通用会计软件设计时 重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。而当具体单位使用时,就要根据本单位的 业务性质进行具体设置。总账系统初始设置包括会计科目设置、凭证类别设置、期初数据输 入等 )会计科目设置 会计是通过账户对经济业务进行分门别类的记录和反映的,各单位由于经济业务的不 同,所设置的会计科目也有所不同。会计软件能记什么账、一个账户与另一个账户之间的对 应关系等都取决于所设置的会计科目。系统初始化科目设置是否合理是决定系统能否正常运 行的重要条件。因此,在通用会计软件中,通常不固定会计科目,用户可以根据本单位的需 要灵活设置。会计科目的设置是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求输入系统,并将 会计科目的设置结果保存在科目数据库文件中,实现对会计科目的管理。财会人员可以根据 需要设置适合自身业务特点的账户体系,同时可以方便地增加、插入、修改、删除、查询、 打印会计科目。图3-6为会计科目的设置。 科目编码「0C1 科目中文名称工行存款 目质涂新方同 科目英文名 科目类型 甫助核算 账页格式金额式 厂部门核算 助记码 个人往来 厂外而核算 厂客户往来 厂供应商往来 厂数量核算 项目核算 F日记账 厂是否进行方向控制 银行账 借方 厂汇打印 受控系统厂 取消 图3-6会计科目的设置 、科目设置包括以下内容: (1)科目代码。定义科目代码,不能重复,也不能为空。其结构必须与账套参数中 会计科目编码方案一致。例如,科目编码方案为4-2-2--2,“银行存款一中行”的代码就 不能是“1002001”,可以设为“100201”。会计科目呈现树型结构,例如,科目“1002”是 “100201”“100202”的上级科目。科目代码设置时应先设置一级科目,再设置二级科目… 最后设置最底层的末级明细科目 (2)科目名称。可以是汉字、字母或者两者混合表示,但不能为空。在有限的长度 内,尽可能准确,以便于区分。 (3)科目类型。根据会计制度中规定的科目类型(如工业企业科目类型包括资产、 负债、所有者权益、成本、损益;事业单位科目类型包括资产、负债、净资产、收入、支出), 定义每个科目的类型。 (4)科目性质。根据核算和管理的需要设置科目的性质,如客户往来、个人往来 部门核算、项目核算、外币核算等。这样在今后的处理中就可以根据性质完成对应业务处理
总账系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行业应用，通用会计软件设计时 重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。而当具体单位使用时，就要根据本单位的 业务性质进行具体设置。总账系统初始设置包括会计科目设置、凭证类别设置、期初数据输 入等。 （一）会计科目设置 会计是通过账户对经济业务进行分门别类的记录和反映的，各单位由于经济业务的不 同，所设置的会计科目也有所不同。会计软件能记什么账、一个账户与另一个账户之间的对 应关系等都取决于所设置的会计科目。系统初始化科目设置是否合理是决定系统能否正常运 行的重要条件。因此，在通用会计软件中，通常不固定会计科目，用户可以根据本单位的需 要灵活设置。会计科目的设置是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求输入系统，并将 会计科目的设置结果保存在科目数据库文件中，实现对会计科目的管理。财会人员可以根据 需要设置适合自身业务特点的账户体系，同时可以方便地增加、插入、修改、删除、查询、 打印会计科目。图 3—6 为会计科目的设置。 图 3—6 会计科目的设置 1、科目设置包括以下内容： （1）科目代码。定义科目代码，不能重复，也不能为空。其结构必须与账套参数中 会计科目编码方案一致。例如，科目编码方案为 4—2—2—2，“银行存款一中行”的代码就 不能是“1002001”，可以设为“100201”。会计科目呈现树型结构，例如，科目“1002”是 “100201”、“100202”的上级科目。科目代码设置时应先设置一级科目，再设置二级科目……， 最后设置最底层的末级明细科目。 （2）科目名称。可以是汉字、字母或者两者混合表示，但不能为空。在有限的长度 内，尽可能准确，以便于区分。 （3）科目类型。根据会计制度中规定的科目类型（如工业企业科目类型包括资产、 负债、所有者权益、成本、损益；事业单位科目类型包括资产、负债、净资产、收入、支出）， 定义每个科目的类型。 （4）科目性质。根据核算和管理的需要设置科目的性质，如客户往来、个人往来、 部门核算、项目核算、外币核算等。这样在今后的处理中就可以根据性质完成对应业务处理
的辅助核算功能 (5)末级标志。么底层科目的标志,可财数据判断自。设置,不必财人工输入。 2、会计科目设置时注意问题 (1)设置会计科目时科目代码、科目名称、科目类型不能为空,且科目代码与科目 名称要一一对应 (2)科目增企时应注意 增科目为明细科目时,位上级科目必须存在,果应首先设置上级科目,名输入下 级科目。否则,会导致明细科目没有上级科目 如果一个科目是明细科目,且已务有发进额或余额,不能为位增企下级科目,和能在 年需进行调整。否则,会导致上下级科目结额不(;科目类型必须上下级一致 (3)科目修改时应注意 科目一旦使用,科目代码不能修改。科目如果已务有余额、发进额,表明已有业务发 进。果使涉及度科目的记账修证还没记账,也表示度科目己使用 如果一个科目有下级科目,科目代码不能修改。否则,会记成位下级没有对应的上级 科目的错误; 若科目设有辅助账,辅助账使用后科目代码也不能修改。如果修改,会记成位辅助账 信息不统整 科目修改时,位各项数据的控制要求同科目增企一此。 (4)科目删除时应注意 科目已务使用,就不能被删除 科目有下级科目时,也不能删除。如果删除,会记成位下级科目没有对应的上级科目 的错误。为便于科目调整,在科目没有使用的情况下,当科目有下级科目时,也可以同时删 除位下级科目,但必须给目提示,确参后方可删除: 若科目设有辅助账,当辅助账启用后科目不能删除。 (二)期需余额件入 期需余额的件入是将手工账是各科目的余额输入计算机中,以保证手工账是和计算机账 是内容的连续性和继包性,并将需删余额保存在余额发进额分件中。期需余额的件入前,应 首先清理各类账户,确保账账相(、账实相(,并整理目各账户的余额和发进额。期需余额 的件入一账有两体:一体方法是直接件入不删使用月份的月需余额;另一体方法是件入年需 余额和一月至使用计算机前各月的发进额。前一体方法工作后小,但不能统计一年的累计发 进额,后一体方法则相反。期需余额的件入一账和需输入么末级明细科目的余额,上级科目 的余额可根据位明细科目的余额自。计算,这此可减少财会人员的输入工作后。 期需余额件入时的注意事项 1、在所有期需数据件入后,空目度模块前,计算机应自。进行平衡性检查。平衡性检 査内容主要包括:上、下级科目数据要一致,果在总账科目数据=下属明细科目数据之和时 满确在资产=套债十所有者杈益时余额要与科目类型相(,如月需费用类科目无余额等 2、和有平衡检査通过后才能记账。记账后还应封锁度模块,不允许名使用 (三)修证类别设置 修证类别设置是实现对修证类型的管理,并将结果保存在修证类型分件中。财会人员可 以根据需要设置区合自身业务特构的修证类型,如收质、先质、转账修证三类修证;现收、 现先、过收、过先、转账五类;或不分类,用统一格式的记账修证;也可自定核。系统应提 供分类方法选择。修证类别设置如表3-7所示
的辅助核算功能。 （5）末级标志。最底层科目的标志，可由程序判断自动设置，不必由人工输入。 2、会计科目设置时注意问题 （1）设置会计科目时科目代码、科目名称、科目类型不能为空，且科目代码与科目 名称要一一对应。 （2）科目增加时应注意： 当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，即应首先设置上级科目，再输入下 级科目。否则，会导致明细科目没有上级科目； 如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额，不能为其增加下级科目，只能在 年初进行调整。否则，会导致上下级科目金额不符；科目类型必须上下级一致。 （3）科目修改时应注意： 科目一旦使用，科目代码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明已有业务发 生。即使涉及该科目的记账凭证还没记账，也表示该科目已使用； 如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改。否则，会造成其下级没有对应的上级 科目的错误； 若科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改。如果修改，会造成其辅助账 信息不完整； 科目修改时，其各项数据的控制要求同科目增加一样。 （4）科目删除时应注意： 科目已经使用，就不能被删除； 科目有下级科目时，也不能删除。如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目 的错误。为便于科目调整，在科目没有使用的情况下，当科目有下级科目时，也可以同时删 除其下级科目，但必须给出提示，确认后方可删除； 若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。 （二）期初余额录入 期初余额的录入是将手工账簿各科目的余额输入计算机中，以保证手工账簿和计算机账 簿内容的连续性和继承性，并将初始余额保存在余额发生额文件中。期初余额的录入前，应 首先清理各类账户，确保账账相符、账实相符，并整理出各账户的余额和发生额。期初余额 的录入一般有两种：一种方法是直接录入开始使用月份的月初余额；另一种方法是录入年初 余额和一月至使用计算机前各月的发生额。前一种方法工作量小，但不能统计一年的累计发 生额，后一种方法则相反。期初余额的录入一般只需输入最末级明细科目的余额，上级科目 的余额可根据其明细科目的余额自动计算，这样可减少财会人员的输入工作量。 期初余额录入时的注意事项： 1、在所有期初数据录入后，退出该模块前，计算机应自动进行平衡性检查。平衡性检 查内容主要包括：上、下级科目数据要一致，即“总账科目数据＝下属明细科目数据之和”； 满足“资产＝负债十所有者权益”；余额要与科目类型相符，如月初费用类科目无余额等。 2、只有平衡检查通过后才能记账。记账后还应封锁该模块，不允许再使用。 （三）凭证类别设置 凭证类别设置是实现对凭证类型的管理，并将结果保存在凭证类型文件中。财会人员可 以根据需要设置适合自身业务特点的凭证类型，如收款、付款、转账凭证三类凭证；现收、 现付、银收、银付、转账五类；或不分类，用统一格式的记账凭证；也可自定义。系统应提 供分类方法选择。凭证类别设置如图 3—7 所示
文件①)铜辑)工具① 卖别字「英别名称 收收款凭 1001201.100202 凭证必无 注意:凭证类别的排列顺序将影啊到账查询中凭证类别的排列顺序 图3-7凭证类别设置 (四)外币设置 设置了按外币核算的科目,在此功能第一次使用以前,要进行外币初始设置。在科目设 置时,将需要按外币进行核算的各类科目的性质定义为“外币核算”。设置的内容包括外币 代码、外币名称、汇率、折算公式等。 (五)结算方式设置 结算方式设置功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式,如现金结算、 支票结算、电汇、银行本票、商业汇票等。如图3-8所示,结算方式设置一般包括如下内 l、结算方式编码:用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序 来进行录入,录入值必须是唯一的 2、结算方式名称:根据企业的实际情况,必须录入所用结算方式的名称,录入值必须 是惟一的。 3、票据管理标志:不同的结算方式管理要求不同,如对支票等需要登记支票号以便加 强对支票的管理和进行银行对账。用户可根据实际情况,选择该结算方式下的票据是否要进 行票据管理。 括算 國回岛匙 结复方式名称 票据管理标志 图3-8结算方式设置
图 3—7 凭证类别设置 （四）外币设置 设置了按外币核算的科目，在此功能第一次使用以前，要进行外币初始设置。在科目设 置时，将需要按外币进行核算的各类科目的性质定义为“外币核算”。设置的内容包括外币 代码、外币名称、汇率、折算公式等。 （五）结算方式设置 结算方式设置功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式，如现金结算、 支票结算、电汇、银行本票、商业汇票等。如图 3—8 所示，结算方式设置一般包括如下内 容： 1、结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序 来进行录入，录入值必须是唯一的。 2、结算方式名称：根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须 是惟一的。 3、票据管理标志：不同的结算方式管理要求不同，如对支票等需要登记支票号以便加 强对支票的管理和进行银行对账。用户可根据实际情况，选择该结算方式下的票据是否要进 行票据管理。 图 3—8 结算方式设置
固定资产系统的初始设置 固定资产系统的初始设置是为用户在计算机上处理企业的固定资产业务提供一个合适 的运行环境而设计的模块,其目的是使通用的固定资产业务管理系统能够适应本企业固定资 产业务的管理需要,同时,也提供企业在经济业务处理发生变化时对已民用工业的设置进行 修改的平台。系统初始化设置主要内容有包括:完成账套参数设置、部门档案管理、部门对 应折旧科目设置、资产类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折旧方法定义、卡片项目 及样式设置和原始固定资产卡片的输入 (一)账套参数设置 账套参数设置通过选项实现,如图3-9所示。选项中包括在账套初始化中设置的参数 和其他一些在账套运行中使用的参数或判断。选项包括以下四个方面的设置 与账务系统接口基本信息折旧信息其它1 F与账务系统进行对账 4目 固定资产对账科目 压1501,固定资产一 累计折旧对账科目 压1502,累计折旧 F在对账不平情况下允许固定资产月末结账 F业务发生后立即制单 F月末结账前一定要完成制单登账业务 固定资产]缺省入账科目 501,固定资产 [累计折旧]缺省入账科目 图3-9固定资产账套参数设置 1、与总账系统的接口 在固定资产系统与账务系统集成使用的情况下,为了确保系统所有固定资产的原值总额 等于账务系统的固定资产一级科目的余额,系统所有固定资产的累计折旧的总额等于账务系 统中累i 级科目的余额,可以选择与账务系统对账,这样在系统运行中的任何时候可 执行对账功能,及时发现两个系统的偏差,予以调整 如果选择与账务系统对账,相应地需要确定系统和账务系统中哪一会计科目对账,在正 常情况下,一般固定资产对账科目应选择固定资产一级科目,累计折旧对账科目应选择累计 折旧一级科目。选择了对账以后,还可以设置在对账不平的情况下是否允许结账。一般而言 应当保证两个系统一致,才能予以结账 在固定资产系统中,可以根据各种业务,进行记账凭证的编制,在系统自动编制记账凭 证时,可以参考固定资产缺省入账科目和累计折旧缺省入账科目进行编制,如果在这里没有 设置缺省入账科目的代码和名称,固定资产系统制作记账凭证时,凭证中缺省科目为空。缺 省科目的设置可以方便记账凭证的编制 2、基本信息 基本信息的所有内容在系统初始化设置后不能修改。它主要包括账套号、账套名称、使 用单位、本位币币种、主管姓名、是否计提折旧、账套启用月份等设置 3、折旧设置 折旧设置主要包含与折旧相关的内容。例如可以设置本账套主要的折旧方法,设置完以
三、固定资产系统的初始设置 固定资产系统的初始设置 固定资产系统的初始设置是为用户在计算机上处理企业的固定资产业务提供一个合适 的运行环境而设计的模块，其目的是使通用的固定资产业务管理系统能够适应本企业固定资 产业务的管理需要，同时，也提供企业在经济业务处理发生变化时对已民用工业的设置进行 修改的平台。系统初始化设置主要内容有包括：完成账套参数设置、部门档案管理、部门对 应折旧科目设置、资产类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折旧方法定义、卡片项目 及样式设置和原始固定资产卡片的输入。 （一）账套参数设置 账套参数设置通过选项实现，如图 3—9 所示。选项中包括在账套初始化中设置的参数 和其他一些在账套运行中使用的参数或判断。选项包括以下四个方面的设置： 图 3—9 固定资产账套参数设置 1、与总账系统的接口 在固定资产系统与账务系统集成使用的情况下，为了确保系统所有固定资产的原值总额 等于账务系统的固定资产一级科目的余额，系统所有固定资产的累计折旧的总额等于账务系 统中累计折旧一级科目的余额，可以选择与账务系统对账，这样在系统运行中的任何时候可 执行对账功能，及时发现两个系统的偏差，予以调整。 如果选择与账务系统对账，相应地需要确定系统和账务系统中哪一会计科目对账，在正 常情况下，一般固定资产对账科目应选择固定资产一级科目，累计折旧对账科目应选择累计 折旧一级科目。选择了对账以后，还可以设置在对账不平的情况下是否允许结账。一般而言， 应当保证两个系统一致，才能予以结账。 在固定资产系统中，可以根据各种业务，进行记账凭证的编制，在系统自动编制记账凭 证时，可以参考固定资产缺省入账科目和累计折旧缺省入账科目进行编制，如果在这里没有 设置缺省入账科目的代码和名称，固定资产系统制作记账凭证时，凭证中缺省科目为空。缺 省科目的设置可以方便记账凭证的编制。 2、基本信息 基本信息的所有内容在系统初始化设置后不能修改。它主要包括账套号、账套名称、使 用单位、本位币币种、主管姓名、是否计提折旧、账套启用月份等设置。 3、折旧设置 折旧设置主要包含与折旧相关的内容。例如可以设置本账套主要的折旧方法，设置完以