第十章销售与应收系统 第一节销售与应收系統概述 销售与应收循环起始于接收客户的购货订单,直至收回客户支付的货款。在商业信用环 境下,大部分销售活动表现为赊销,即在产品与劳务的提供和货款收取之间存在着一定的时 滞间隔(数日或数月),这样,产品销售(或提供劳务)与收取货款可以看做是一个相对独 立的子系统,简称为销售与应收系统。销售业务的完成需要企业多个部门的协调工作,其业 务流程涉及销售部、运输部、仓储部、信用审核部和财务部门的工作。在手工条件下,各部 门间的协调和信息传递无法满足销售业务的实时性要求。 、销售管遑 销售是企业价值实现的最后阶段,也是最关键的步骤。在市场经济条件下,企业的一切 生产活动都应该以销售为目的,以销定产已成为企业组织生产的基本原则。因此,销售的管 理是企业管理工作的重要方面。销售管理往往需要涉及多个部门,这些部门各行其职,共同 组成一个完整的管理和控制体系 销售部 销货交易始于销售部门收受来自客户的口头/面或电子传递的床单销售部根据客户的 订单开出多联式的销货单,送交信用审核部门审核。一般的,销货单的数目取决于不同企业 的营运特点和管理需要,多联式销货单可采用顺序编号或以不同颜色的纸张区别。 )信用审核部 信用审核部的责任在于客户信用以及授权销货交易。通常,企业应设级别较高的销售主 管负责客户的信用审核与交易授权 (三)仓储部 仓储部门收到销售部门送来的两联销货单即提货单,注明所提货物的品种/数量及提货地 点后交仓库保管员。仓库保管员必须签署销货单,表明提货业务的完成以及确认有关资料的 正确性,同时还须登录存货进出货备忘簿即仓库台账,以反映有关存货的减少 (四)运输部 销售部先将销货单的运输联送至运输部门。运输部门收到仓储部转来的货物和出货单, 经核点后将货物送交客户。同时,运输部门应填制一份交运单,列明交运物品品种、数量、 运输方式、运费等,以及交运货物的所有权和运输任等资料,送交运输机构启运货物。随 后将提货单和发运单转送开单部。 (五)开单部 开单部负责对客户开出与寄送销货单或账单,同时执行对销货交易资料的调节、核对与 汇总 六)会计部门 在销货交易完成之前,会计部门己经收到来自销售部、开单部/仓储部有关的交易资料, 财务处理人员据以分别过入销售、应收账款、存货、和销售成本等总账账户、分类账,并且 核对有关总账账户与其所属明细账户的余额,检査过账的正确性:负责存货核算的会计人员 依据提货单资料更新存货明细账记录,并将提货单存档:;负责应收账款核算的会计人员依 据销货单或销货记账凭证等资料,登录客户的应收账款明细账,列明客户相关详尽资料。 上述介绍的只是销售管理环节的基本过程。不同的企业,其销售管理的组织模式可能不 同。另外,销售管理组织的设置还应考虑流程的畅通,各部门之间的合作协调,这也是销售
- 1 - 第十章 销售与应收系统 第一节 销售与应收系统概述 销售与应收循环起始于接收客户的购货订单，直至收回客户支付的货款。在商业信用环 境下，大部分销售活动表现为赊销，即在产品与劳务的提供和货款收取之间存在着一定的时 滞间隔（数日或数月），这样，产品销售（或提供劳务）与收取货款可以看做是一个相对独 立的子系统，简称为销售与应收系统。销售业务的完成需要企业多个部门的协调工作，其业 务流程涉及销售部、运输部、仓储部、信用审核部和财务部门的工作。在手工条件下，各部 门间的协调和信息传递无法满足销售业务的实时性要求。 一、销售管理 销售是企业价值实现的最后阶段，也是最关键的步骤。在市场经济条件下，企业的一切 生产活动都应该以销售为目的，以销定产巳成为企业组织生产的基本原则。因此，销售的管 理是企业管理工作的重要方面。销售管理往往需要涉及多个部门，这些部门各行其职，共同 组成一个完整的管理和控制体系。 （一）销售部 销货交易始于销售部门收受来自客户的口头/书面或电子传递的床单销售部根据客户的 订单开出多联式的销货单，送交信用审核部门审核。一般的，销货单的数目取决于不同企业 的营运特点和管理需要，多联式销货单可采用顺序编号或以不同颜色的纸张区别。 （二）信用审核部 信用审核部的责任在于客户信用以及授权销货交易。通常，企业应设级别较高的销售主 管负责客户的信用审核与交易授权。 （三）仓储部 仓储部门收到销售部门送来的两联销货单即提货单，注明所提货物的品种/数量及提货地 点后交仓库保管员。仓库保管员必须签署销货单，表明提货业务的完成以及确认有关资料的 正确性，同时还须登录存货进出货备忘簿即仓库台账，以反映有关存货的减少。 （四）运输部 销售部先将销货单的运输联送至运输部门。运输部门收到仓储部转来的货物和出货单， 经核点后将货物送交客户。同时，运输部门应填制一份交运单，列明交运物品品种、数量、 运输方式、运费等，以及交运货物的所有权和运输责任等资料，送交运输机构启运货物。随 后将提货单和发运单转送开单部。 （五）开单部 开单部负责对客户开出与寄送销货单或账单，同时执行对销货交易资料的调节、核对与 汇总。 （六）会计部门 在销货交易完成之前，会计部门已经收到来自销售部、开单部/仓储部有关的交易资料， 财务处理人员据以分别过入销售、应收账款、存货、和销售成本等总账账户、分类账，并且 核对有关总账账户与其所属明细账户的余额，检查过账的正确性；负责存货核算的会计人员 依据提货单资料更新存货明细账记录，并将提货单存档；；负责应收账款核算的会计人员依 据销货单或销货记账凭证等资料，登录客户的应收账款明细账，列明客户相关详尽资料。 上述介绍的只是销售管理环节的基本过程。不同的企业，其销售管理的组织模式可能不 同。另外，销售管理组织的设置还应考虑流程的畅通，各部门之间的合作协调，这也是销售
管理的重要方面 销售交易的会计核算 以工业企业为主,商品流通企业的不同之处将给予简单说明 (一)销售收入与费用的核算 对于工业企业而言,销售收入主要是指销售商品、提供劳务而形成的经济利益的总流入 销售商品必须同时满足下述四个条件时,才能加以确认: 1、企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方。 2、企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权,也没有对已售出的商品实施控 3、经济利益能够流入企业(货款收回的可能性) 4、相关的收入和成本能够可靠的计量(实现配比原则) (二)交易相关的的销售成本的核算 工业企业的销售成本通过产成品结转,而产成品可以采用计划成本也可以采用实际成本 两种不同的方法进行计算:;商品流通企业的销售成本也有按进价核算和按售价核算的两种不 同方式 (三)销售税金及附加的核算 企业在确认销售收入的同时确认相应的销售税金及附加,包括:増值税、消费税、营业 税、城市建设维护税、资源税和教育费附加等 (四)应收帐款的核算 企业应设置“应收账款”、“预收账款”等科目核算这些债权、债务关系,即先提货后收 款、提货后分期付款、委托其他单位代销商品、预收部分货款后交货等。企业应采用备抵法 计提坏账准备 三、销售与应收系统的特点与目标 (一)销售与应收系统的特点 由于企业的销售活动牵涉到企业内部和外部的众多部门,因此企业销售与结算方式相对 来说要求灵活多样并且对实时性要求较高。另外,在销售业务处理过程当中,常常需要查询 账务和存货的有关数据。销售业务处理的这些特点都决定了销售与应收系统具有如下特点 1、数据的真实性、正确性要求较高 销售与应收系统中对销售成本、销售税金等的核算反映了国家、企业、个人三者之间的 关系,是评价企业经营成果、进行利润分配的重要依据。因此必须保证系统数据的真实性和 正确性,严格执行国家有关法规 2、数据的及时性要求较高 只有及时反映产品的销售情况,才能使企业管理者及时制定合理的生产、销售等策略, 从而加速企业资金周转,使企业生产中的各个环节畅通无阻,使企业得以持续经营下去 3、核算复杂 产品种类繁多、销售方式灵活、销售价格多样等原因使得销售核算变得复杂。另外,在 销售过程中,商业折扣或现金折扣的存在,使得销售收入的核算也变得复杂。 4、信息加工的深度要求高 在销售与应收系统中除了要提供日常的销售核算信息外,通常还要根据管理的要求,加
- 2 - 管理的重要方面。 二、销售交易的会计核算 销售交易的会计核算 以工业企业为主，商品流通企业的不同之处将给予简单说明。 （一）销售收入与费用的核算 对于工业企业而言，销售收入主要是指销售商品、提供劳务而形成的经济利益的总流入。 销售商品必须同时满足下述四个条件时，才能加以确认： 1、企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方。 2、企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施控 制。 3、经济利益能够流入企业（货款收回的可能性） 4、相关的收入和成本能够可靠的计量（实现配比原则） （二）交易相关的的销售成本的核算 工业企业的销售成本通过产成品结转，而产成品可以采用计划成本也可以采用实际成本 两种不同的方法进行计算；商品流通企业的销售成本也有按进价核算和按售价核算的两种不 同方式。 （三）销售税金及附加的核算 企业在确认销售收入的同时确认相应的销售税金及附加，包括：增值税、消费税、营业 税、城市建设维护税、资源税和教育费附加等。 （四）应收帐款的核算 企业应设置“应收账款”、“预收账款”等科目核算这些债权、债务关系，即先提货后收 款、提货后分期付款、委托其他单位代销商品、预收部分货款后交货等。企业应采用备抵法 计提坏账准备。 三、销售与应收系统的特点与目标 销售与应收系统的特点与目标 （一）销售与应收系统的特点 由于企业的销售活动牵涉到企业内部和外部的众多部门，因此企业销售与结算方式相对 来说要求灵活多样并且对实时性要求较高。另外，在销售业务处理过程当中，常常需要查询 账务和存货的有关数据。销售业务处理的这些特点都决定了销售与应收系统具有如下特点： 1、数据的真实性、正确性要求较高 销售与应收系统中对销售成本、销售税金等的核算反映了国家、企业、个人三者之间的 关系，是评价企业经营成果、进行利润分配的重要依据。因此必须保证系统数据的真实性和 正确性，严格执行国家有关法规。 2、数据的及时性要求较高 只有及时反映产品的销售情况，才能使企业管理者及时制定合理的生产、销售等策略， 从而加速企业资金周转，使企业生产中的各个环节畅通无阻，使企业得以持续经营下去。 3、核算复杂 产品种类繁多、销售方式灵活、销售价格多样等原因使得销售核算变得复杂。另外，在 销售过程中，商业折扣或现金折扣的存在，使得销售收入的核算也变得复杂。 4、信息加工的深度要求高 在销售与应收系统中除了要提供日常的销售核算信息外，通常还要根据管理的要求，加
入销售预测、客户信用分析等内容以帮助管理者做出正确的决策,所以要求对信息进行深度 加工 5、与其他子系统联系紧密 销售与应收系统在进行销售业务和货款结算业务的处理时,需要随时调取存货管理子系 统的存货库存数据和发出存货的价格,以便处理销售业务和计算销售成本,并应在销售完成 时根据有关的凭证及时更新库存数据。另外,每笔销售业务的货款和产品收、付业务完成后 都需要生成记账凭证以便进行账务处理。销售与应收系统的每一笔业务的处理都要与存货和 总账等其他的子系统进行密切的、实时的数据交换。 (二)销售与应收系统的目标 1、及时掌握企业的销售情况,反映和监督销售计划和销售合同的执行情况,促使企业 按预定的销售战略完成销售计划 2、完成日常销售核算和管理,反映和监督企业的销售数据、销售收入、销售成本、销 售费用、销售税金、销售利润的完成情况 3、及时记录已回收的货款,反映和监督赊销货款的收冋情况,编制应收账款汇总表和 账龄分析表,并进行相应的催收工作 4、对客户档案和销售合同(或定单)进行管理,以便反映客户的欠款和信用情况,并 对客户的偿债能力和信誉度给予正确评价 5、提供上述有关信息的动态查询和打印功能,并传递数据给账务处理子系统和存货子 系统 6、及时提供销售部门和销售人员的销售收入同期应收账款的増减统计数据,以便量化 销售人员的业绩,合理确定销售人员报酬和奖励政策。 第二节销售与应收系統流程分析 本节我们同样以工业企业为例,介绍销售与应收系统的业务流程与数据流程。 销售与应收系統的业务流程 不论是工业企业还是商业企业,其销售业务活动一般都是从与客户签订销售合同开始 的。销售合同签订后通常要么根据合同收取定金(或预收款),并由生产计划主管部门安排 生产,待规定交货期按合同结算并开出提货单供客户提货:要么按合同金额收款并开出收款 凭证和提货单。如果是采用延期付款方式进行的销售则需要用户开具商业票据或记录客户的 有关信息及合同付款期以备日后进行结算,并相应将有关数据记录在应收账款管理子系统 中。在进行销售业务处理的同时,根据有关单据登记产品销售收入、销售成本、销售费用 销售税金及附加等明细账,必要时根据销售记录编制销售收入汇总表、销售费用汇总表、销 售税金及附加汇总表等 对于不同的企业,销售与应收系统存在许多具体不同的情况,相应的业务流程也不尽相 同,下面的图10-1给出了典型的销售与应收系统业务处理流程:
- 3 - 入销售预测、客户信用分析等内容以帮助管理者做出正确的决策，所以要求对信息进行深度 加工。 5、与其他子系统联系紧密 销售与应收系统在进行销售业务和货款结算业务的处理时，需要随时调取存货管理子系 统的存货库存数据和发出存货的价格，以便处理销售业务和计算销售成本，并应在销售完成 时根据有关的凭证及时更新库存数据。另外，每笔销售业务的货款和产品收、付业务完成后 都需要生成记账凭证以便进行账务处理。销售与应收系统的每一笔业务的处理都要与存货和 总账等其他的子系统进行密切的、实时的数据交换。 （二）销售与应收系统的目标 1、及时掌握企业的销售情况，反映和监督销售计划和销售合同的执行情况，促使企业 按预定的销售战略完成销售计划。 2、完成日常销售核算和管理，反映和监督企业的销售数据、销售收入、销售成本、销 售费用、销售税金、销售利润的完成情况。 3、及时记录已回收的货款，反映和监督赊销货款的收回情况，编制应收账款汇总表和 账龄分析表，并进行相应的催收工作。 4、对客户档案和销售合同（或定单）进行管理，以便反映客户的欠款和信用情况，并 对客户的偿债能力和信誉度给予正确评价。 5、提供上述有关信息的动态查询和打印功能，并传递数据给账务处理子系统和存货子 系统。 6、及时提供销售部门和销售人员的销售收入同期应收账款的增减统计数据，以便量化 销售人员的业绩，合理确定销售人员报酬和奖励政策。 第二节 销售与应收系统流程分析 本节我们同样以工业企业为例，介绍销售与应收系统的业务流程与数据流程。 一、销售与应收系统的业务流程 销售与应收系统的业务流程 不论是工业企业还是商业企业，其销售业务活动一般都是从与客户签订销售合同开始 的。销售合同签订后通常要么根据合同收取定金（或预收款），并由生产计划主管部门安排 生产，待规定交货期按合同结算并开出提货单供客户提货；要么按合同金额收款并开出收款 凭证和提货单。如果是采用延期付款方式进行的销售则需要用户开具商业票据或记录客户的 有关信息及合同付款期以备日后进行结算，并相应将有关数据记录在应收账款管理子系统 中。在进行销售业务处理的同时，根据有关单据登记产品销售收入、销售成本、销售费用、 销售税金及附加等明细账，必要时根据销售记录编制销售收入汇总表、销售费用汇总表、销 售税金及附加汇总表等。 对于不同的企业，销售与应收系统存在许多具体不同的情况，相应的业务流程也不尽相 同，下面的图 10-1 给出了典型的销售与应收系统业务处理流程：
客户信用记录 客户往来记录 请求审 信用审批销货日记账 批准审核 应收账款 订单 ① 销货单资科 ⑤\客户资 销售 开单 账务处理 货货 存销售汇总 物…资…提货通 运…科 输 货栋算 存货汇总 仓储F…… 运输 存货控制 运输资科 总分类账户 存货记录 图10-1列费等机构系统余绍处理流程图 属上图中已列费等机构系统余绍流程包括:列交易处理步骤 (畅)节汇通过电话、邮件或上门洽谈计会已由列费依门开出列会计前已引发其他列费 作余步骤且见标示①且 (二)列费依门经办人请求额检审核依门审核节汇额检状况以及授权列会交易且见标示 ②且 三)列费依门职员把多联式列会前能其他交易资料更送仓储、运输能开前等依门且见 标示③且 四)发运依门职员根据巳授权列会前安排从仓库只会、包装能发运已并把发运汇总资 料转送开前依门且见标示④且 (五)开前依门职员核对列会计前等发运汇总已依据企余总上述价格目录资料或合同资 料开岀发票寄送给节汇已发票上必须列明列费物述述种、价格、运费、税项、列费折扣或折 让、类并方式等已然后把发票中总相机联转送会计依门能考会控制依门且见标示⑤且 六)会计依门负责机构账并核算总职员登录有关总节汇往来明细更类账已反映机构账 并总增加且见标示⑥且 (七)考会控制依门职员依据相关依门转来总交易资料登录考会记录已反映库考考会总 发出数量且见标示⑦且 (八)负责账绍处理总职员根据发票总记账联、机构账并能考会等依门转来总交易资料已 将其过入总更类账汇且见标示⑧且 、销售与应收系统的数据流程 从图10-1中己我们可以看出列费等机构系统余绍流程主要包括列费计前确认、列费物
- 4 - 图 10-1 销售与应收系统业务处理流程图 在上图中，销售与应收系统业务流程包括下列交易处理步骤： （一）客户通过电话、邮件或上门洽谈订货，由销售部门开出销货订单，引发其他销售 作业步骤。见标示①。 （二）销售部门经办人请求信用审核部门审核客户信用状况以及授权销货交易。见标示 ②。 （三）销售部门职员把多联式销货单和其他交易资料分送仓储、运输和开单等部门。见 标示③。 （四）发运部门职员根据巳授权销货单安排从仓库提货、包装和发运，并把发运汇总资 料转送开单部门。见标示④。 （五）开单部门职员核对销货订单与发运汇总，依据企业的产品价格目录资料或合同资 料开出发票寄送给客户，发票上必须列明销售物品品种、价格、运费、税项、销售折扣或折 让、付款方式等，然后把发票中的相应联转送会计部门和存货控制部门。见标示⑤。 （六）会计部门负责应收账款核算的职员登录有关的客户往来明细分类账，反映应收账 款的增加。见标示⑥。 （七）存货控制部门职员依据相关部门转来的交易资料登录存货记录，反映库存存货的 发出数量。见标示⑦。 （八）负责账务处理的职员根据发票的记账联、应收账款和存货等部门转来的交易资料， 将其过入总分类账户。见标示⑧。 二、销售与应收系统的数据流程 销售与应收系统的数据流程 从图 10-1 中，我们可以看出销售与应收系统业务流程主要包括销售订单确认、销售物
资出库、销售和货款结算三个环节。这三个环节,既包含着物流的流动,又包含着资金的流 动,同时还包含着交易数据在账务处理系统与存货子系统之间的传递。因此,如何将物流 资金流和数据流统一在一个子系统中,就要在三个环节中建立一种逻辑的单据传递关系。 销售与应收系统的基本数据流程如下图10-2所示 销售计划 输入 铂售分析 销售订单 楼 销售订单文件, 预测 统计表 售发票 发椅单文件 存货子系统 销售发零文件 自动转账 收款单 审核 凭证文件 发货单 收款单文件 应收账教文件 理系统 退货单 销售日报表 客户资料 输入 基础信息文件, 销售费用 其他基 明表。 础资料 账龄分析表 职员业绩 统计表 图10-2销售与应收系统的数据处理流程图 如上图所示,销售与应收系统包括输入、处理和输出三个阶段。在输入阶段,系统接受 两类数据:第一类是业务数据,即随着销售业务的发生而产生的数据,包括销售订单、销售 发票、发货单和收款单,需要用户不断地更新和输入;第二类数据是基础数据,包括客户资 料、销售人员、部门、结算方式、价格政策、生产率等其他基础数据,通常在初始化过程进 行设置。录入数据通过计算机加工处理后在系统中形成各种数据文件,这些数据文件再进一 步加工处理即可得出反映销售业务的账表信息和一些与其他子系统的共享信息。 第三节销售与应收系统的功能模块 销售与应收系统的主要功能模块 销售与应收系统主要的功能模块应包括初始化模块、业务单据处理、账表输出、自动转 账和系统维护五个模块,每个功能模块下又可以设置若干个相对独立的子模块,如下图10-4 所示
- 5 - 资出库、销售和货款结算三个环节。这三个环节，既包含着物流的流动，又包含着资金的流 动，同时还包含着交易数据在账务处理系统与存货子系统之间的传递。因此，如何将物流、 资金流和数据流统一在一个子系统中，就要在三个环节中建立一种逻辑的单据传递关系。 销售与应收系统的基本数据流程如下图 10-2 所示： 图 10-2 销售与应收系统的数据处理流程图 如上图所示，销售与应收系统包括输入、处理和输出三个阶段。在输入阶段，系统接受 两类数据：第一类是业务数据，即随着销售业务的发生而产生的数据，包括销售订单、销售 发票、发货单和收款单，需要用户不断地更新和输入；第二类数据是基础数据，包括客户资 料、销售人员、部门、结算方式、价格政策、生产率等其他基础数据，通常在初始化过程进 行设置。录入数据通过计算机加工处理后在系统中形成各种数据文件，这些数据文件再进一 步加工处理即可得出反映销售业务的账表信息和一些与其他子系统的共享信息。 第三节 销售与应收系统的功能模块 一、销售与应收系统的主要功能模块 销售与应收系统的主要功能模块 销售与应收系统主要的功能模块应包括初始化模块、业务单据处理、账表输出、自动转 账和系统维护五个模块，每个功能模块下又可以设置若干个相对独立的子模块，如下图 10-4 所示
销售与应收系 初始化设置业务单据处理账表输出 自动转账系统服务 客户档案 销售订单输入 销售日报表 转账凭 数据 证设置 备份 部门档案 销售发票输入 销售费用表 数据 人员档案 收款单输入 应收账款明细表 账凭证 恢复 结算方式设置 退货处理 销售人员业绩表 自动 系统 转账 维护 付款条件设置 账龄分析表 修改 销售方式设置 客户信息一览表 口令 初始建账 图10-4销售与应收系统功能结构图 (一)初始化设置 销售与应收系统的初始化设置的主要作用是建立客户资料,设置与销售业务有关的公 共码表。 (二)业务单据处理 般都是业务数据,包括销售丁单、销售发票、收款单等。这些单据尽管是分别输入 的,但它们之间存在一定的联系 (三)账表输出 账表输出模块可以输出用户需要的各种统计报表,包括:销售日报表、销售费用表、 应收账款明细表、销售人员业绩考核表、应收账款账龄分析表和客户信息一览表等 (四)自动转帐 自动转账包括三个子模块:转账凭证设置、编制自动转账和自动转账。该模块的作用 是根据用户输入的业务数据生成记账凭证并自动传递到账务处理子系统。 (五)系统服务
- 6 - 图 10-4 销售与应收系统功能结构图 （一）初始化设置 销售与应收系统的初始化设置的主要作用是建立客户资料，设置与销售业务有关的公 共码表。 （二）业务单据处理 一般都是业务数据，包括销售丁单、销售发票、收款单等。这些单据尽管是分别输入 的，但它们之间存在一定的联系。 （三）账表输出 账表输出模块可以输出用户需要的各种统计报表，包括：销售日报表、销售费用表、 应收账款明细表、销售人员业绩考核表、应收账款账龄分析表和客户信息一览表等。 （四）自动转帐 自动转账包括三个子模块：转账凭证设置、编制自动转账和自动转账。该模块的作用 是根据用户输入的业务数据生成记账凭证并自动传递到账务处理子系统。 （五）系统服务
系统服务模块主要包括销售与销售与应收系统相关数据的备份、数据恢复、系统维护 和修改口令等功能。 第四节销售与应收系统的日常业务处理 、销嘗与应收系统的输入 于销售与应收系统中的信息大都需要人工输入,而且输入的项目多,出错可能性大, 因此,在输入设计中,最好采用人机对话的方式,自动引导方式和尽可能多地提供帮助信息, 尽可能减少数据输入量 在输入格式的设计中,应尽量做到如下儿点:尽量遵守使用人员的习惯,格式尽可能与 手工格式相近或一致:应采用全屏幕编辑技术,便于用户的修改:对于比较固定或在有关库 文件中已经定义了的信息例如产品代码、名称、客户代码、名称、摘要等,应提供用户选择 输入的功能:;对输入的项目,系统应提供类型检査、逻辑关系检査、存在性检査等,以确定 数据的合理性、合法性和准确性,对不符合要求的数据应提示出错信息。 在销售与应收系统输入设计过程中,由于销售与应收系统的数据输入可以分成三类:第 类是初始数据的输入,例如,价格政策、结算方式、交易方式、付款方式和税率等设置: 第二类是从其他子系统转入的数据,例如,从存货管理子系统调取存货代码、名称、计量单 位和实际成本等信息:第三类是日常业务处理的原始数据。因此,销售与应收系统具体的输 入设计也是依此来进行的。在这三类数据当中,前两类数据在系统中主要是为了形成数据字 典,以便方便的输入销售发票、销售订单等销售业务数据。第二类数据是在与存货管理子系 统集成运行时由系统自动调入的。在这里仅对第三类销售日常业务处理的输入进行说明。销 售与应收系统的日常数据输入主要是销售订单、发货单、销售发票和退货单的输入。 (一)销售订单的输入 对于需要组织生产或批量较大的销售业务,一般是从签订销售合同,输入销售订单开始 的。销售订单应该包括销售业务所应有的全部基本数据。这些数据包括:定货日期、订单号 客户名称、销售部门、业务员、付款条件、货品名称、计量、单位、数据、单价和税率等 在输入过程中,凡是可以使用系统提供的菜单选择输入功能的项目都应该使用选择输入,以 减少输入错误。销售订单输入后需要进行确认,只有经过确认的销售订单才可以据此由系统 自动生成相应的销售发票。典型的销售订单如下图10-5所示。 销售订单 订单日期p99-02=15 订单甲00悄售类型通辆 客户名称闻电村 销售部门体地销售科 业务员阡本铕定金 发运方式厂 付款条件 币名队R汇辜00D 备注单 货物名称 货物骗号规格号计量单位数量 500"发电机 0000 10 人厂 制单人60 销售订单
- 7 - 系统服务模块主要包括销售与销售与应收系统相关数据的备份、数据恢复、系统维护 和修改口令等功能。 第四节 销售与应收系统的日常业务处理 一、销售与应收系统的输入 销售与应收系统的输入 由于销售与应收系统中的信息大都需要人工输入，而且输入的项目多，出错可能性大， 因此，在输入设计中，最好采用人机对话的方式，自动引导方式和尽可能多地提供帮助信息， 尽可能减少数据输入量。 在输入格式的设计中，应尽量做到如下几点：尽量遵守使用人员的习惯，格式尽可能与 手工格式相近或一致；应采用全屏幕编辑技术，便于用户的修改；对于比较固定或在有关库 文件中已经定义了的信息例如产品代码、名称、客户代码、名称、摘要等，应提供用户选择 输入的功能；对输入的项目，系统应提供类型检查、逻辑关系检查、存在性检查等，以确定 数据的合理性、合法性和准确性，对不符合要求的数据应提示出错信息。 在销售与应收系统输入设计过程中，由于销售与应收系统的数据输入可以分成三类：第 一类是初始数据的输入，例如，价格政策、结算方式、交易方式、付款方式和税率等设置； 第二类是从其他子系统转入的数据，例如，从存货管理子系统调取存货代码、名称、计量单 位和实际成本等信息；第三类是日常业务处理的原始数据。因此，销售与应收系统具体的输 入设计也是依此来进行的。在这三类数据当中，前两类数据在系统中主要是为了形成数据字 典，以便方便的输入销售发票、销售订单等销售业务数据。第二类数据是在与存货管理子系 统集成运行时由系统自动调入的。在这里仅对第三类销售日常业务处理的输入进行说明。销 售与应收系统的日常数据输入主要是销售订单、发货单、销售发票和退货单的输入。 （一）销售订单的输入 对于需要组织生产或批量较大的销售业务，一般是从签订销售合同，输入销售订单开始 的。销售订单应该包括销售业务所应有的全部基本数据。这些数据包括：定货日期、订单号、 客户名称、销售部门、业务员、付款条件、货品名称、计量、单位、数据、单价和税率等。 在输入过程中，凡是可以使用系统提供的菜单选择输入功能的项目都应该使用选择输入，以 减少输入错误。销售订单输入后需要进行确认，只有经过确认的销售订单才可以据此由系统 自动生成相应的销售发票。典型的销售订单如下图 10-5 所示。 图 10-5 销售订单
(二)发货单的输入 发货单一般由系统根据销售订单自动生成。特殊情况下,如小额的现货交易等也允许在 没有销售订单的情况下由有关业务人员手工输入。发货单除了销售订单所有的基本内容外, 般还应有发货日期、发货单号、发往地址、发运方式、货物所在仓库等与货物管理有关的 基本内容。典型的发货单如下图10-6所示 发货日明82发货单号[ 销售类型管通销一订单号000 客户名称欢力 发地址厂 销售部门地售科 业务员外的发票号F02 发运式民路 付款条件厂 币名队币汇率po000 货物名称规格刮号计量单位数量含君 产成品库 产成品 500友电机 500 制单人[的 图10-6 发货单 (三)销售发票的输入 销售发票是供售岀单位内部确认销售实现的依据,系统将依据销售发票的记录生成记账 凭证和销售有关的各种统计数据。因此销售发票上除了销售订单的内容外还需要输入开票日 期、发票号、客户名称、客户地址、开户银行、银行账号等。原则上来说,销售发票一般是 由系统根据发货单自动生成的。典型的销售发票如下图10-7所示 销售普通发栗 开票日期9一2炭票号000005销售类型借通铜售订单号厂 客户名称闻电 客户地址南省 开户银行便设联行 银行帐号FE6Ee78 业务员体机装付款豪件厂 币名民币率p00 口仓库货物名称规格盐号计量单位数量合 杂品库 单位名称国友软件集团 开户行商银行 制单人a 中人[0 单位帐号FD 图10-7 销售发票 (四)退货单的输入 退货单是确认退货发生的凭证。为了保证退货单数据与原销售发票的数据一致,输入退 货单时首先输入原销售发票号,由系统自动将原销售发票的客户、货品名称、单位、单 税率等数据自动复制到退货单中,用户只需要输入退货数量即可。典型的退货单如下图10-8 所示
- 8 - （二）发货单的输入 发货单一般由系统根据销售订单自动生成。特殊情况下，如小额的现货交易等也允许在 没有销售订单的情况下由有关业务人员手工输入。发货单除了销售订单所有的基本内容外， 一般还应有发货日期、发货单号、发往地址、发运方式、货物所在仓库等与货物管理有关的 基本内容。典型的发货单如下图 10-6 所示。 图 10-6 发货单 （三）销售发票的输入 销售发票是供售出单位内部确认销售实现的依据，系统将依据销售发票的记录生成记账 凭证和销售有关的各种统计数据。因此销售发票上除了销售订单的内容外还需要输入开票日 期、发票号、客户名称、客户地址、开户银行、银行账号等。原则上来说，销售发票一般是 由系统根据发货单自动生成的。典型的销售发票如下图 10-7 所示。 图 10-7 销售发票 （四）退货单的输入 退货单是确认退货发生的凭证。为了保证退货单数据与原销售发票的数据一致，输入退 货单时首先输入原销售发票号，由系统自动将原销售发票的客户、货品名称、单位、单价、 税率等数据自动复制到退货单中，用户只需要输入退货数量即可。典型的退货单如下图 10-8 所示
退货单 退货日期[1231退货单号风00数票号□ 客户名称厂 业务员厂 积辜厂 仓库名称 货物名称规格型号计量单位数量 制单人 审核人 图10-8 销售退货单 (五)收款单的输入 收款单是用来记录企业收到的款项。收款单据录入,是将已收到的客户款项录入到销售 与应收系统。企业每收到一笔款项,应知道该款项是客户结算所欠货款,还是提前支付的货 款,还是支付其他费用。通常系统用款项类型来区别不同的用途,在录入收款单时,需要指 定其款项用途。对于销售时钱货两清的销售业务,可以直接根据销售发票生成收款单。典型 的收款单如下图10-9所示 收款单P 收含计 结算增号 结方式 支 结封料目 金s0 务员 2301-122B 1B.540. r6.331 s0 862, 23 代付害户 图10-9收款单输入 从以上对日常业务数据的输入工作中可以看出,销售与应收系统日常业务数据输入项目 较多、输入的工作量较大,因此输入出现错误的可能性也大。为了保证数据输入的正确和可 靠,尽量减少输入的工作量,在系统的输入设计中采用了一些针对性措施。了解设计中的这 些处理特点对于正确、灵活地使用销售与应收系统处理企业的销售业务具有重要的意义。 1、用户界面尽量与手工单据格式一致,减少因使用习惯差异带来的错误。这种设计对 于初次使用计算机系统进行业务处理的用户具有重要意义。但是需要注意的是,这种格式的 致是有限的,在格式一致的现象下用户界面中还包含计算机重要的使用特点。这就是在凭 证输入时为了避免误操作,每张凭证输入完毕需要作有盘操作:输入下一张凭证前需要作增 加操作;增加一条记录需要作插入操作等。为了用户使用方便,系统在多数用户界面都提供
- 9 - 图 10-8 销售退货单 (五)收款单的输入 收款单是用来记录企业收到的款项。收款单据录入，是将已收到的客户款项录入到销售 与应收系统。企业每收到一笔款项，应知道该款项是客户结算所欠货款，还是提前支付的货 款，还是支付其他费用。通常系统用款项类型来区别不同的用途，在录入收款单时，需要指 定其款项用途。对于销售时钱货两清的销售业务，可以直接根据销售发票生成收款单。典型 的收款单如下图 10-9 所示。 图 10-9 收款单输入 从以上对日常业务数据的输入工作中可以看出，销售与应收系统日常业务数据输入项目 较多、输入的工作量较大，因此输入出现错误的可能性也大。为了保证数据输入的正确和可 靠，尽量减少输入的工作量，在系统的输入设计中采用了一些针对性措施。了解设计中的这 些处理特点对于正确、灵活地使用销售与应收系统处理企业的销售业务具有重要的意义。 1、用户界面尽量与手工单据格式一致，减少因使用习惯差异带来的错误。这种设计对 于初次使用计算机系统进行业务处理的用户具有重要意义。但是需要注意的是，这种格式的 一致是有限的，在格式一致的现象下用户界面中还包含计算机重要的使用特点。这就是在凭 证输入时为了避免误操作，每张凭证输入完毕需要作存盘操作；输入下一张凭证前需要作增 加操作；增加一条记录需要作插入操作等。为了用户使用方便，系统在多数用户界面都提供
增加、插入、删除等操作的快捷键,熟悉这些快捷键的标志和使用方法是熟练使用系统的基 2、相互关联的凭证可以由系统自动互相生成。在销售与应收系统中销售订单、销售发 票、发货单是互相关联的一组凭证。为了保证数据的一致性,一般采用根据销售订单自动生 成发货单和销售发票。这种相互自动生成,主要目的是防止重复输入可能发生的错误。 3、凡是在初始设置中进行过设置的项目,在输入的用户界面对应项目中设置操作键, 用以调出设置内容供用户选择输入。从而减少输入工作量,保证输入的正确。 4、对通过输入的原始数据计算生成的数据,如总金额、应税金额等采用计算机自动计 算并填入对应项目,供用户进行检验 5、作为正式记录系统的单据应该经过确认。销售数据直接与企业的钱和物有关,为了 保证业务的真实和数据的正确,只有经过确认的销售订单才能够自动生成销售发票。数据输 入与确认的分离和操作权限的设置,在销售与应收系统中构成了基本的控制体系。 二、销售与应收系统的数据处理 销售与应收系统的数据处理包括销售结算和往来账核销两个环节。销售结算昌确认销售 业务的完成并在会计账簿体系登记相应的物流与资金流的变动情况。该环节把销售订单、销 售发货单和销售发票联系在一起,通过比较实际销售数据和发票数据,反映与客户的结算关 系:往来核销环节是杷销售发票和收款单联系在一起,通过比较销售发票数据和收款单数据, 形成正确的与供应商之间的往来账过程。 (一)自动转账 自动转账凭证文件设置是为了将销售与应收系统中有关的业务数据组织成凭证数据,然 后传递到账务处理系统,以便进行账务处理。销售业务涉及的会计科目与销售方式和结算方 式有明确的对应关系。在销售与应收子系统中,记账凭证是通过销售方式和结算方式设置中 设置的凭证模块,在销售业务处理的同时根据输入的有关数据自动生成的。由于每种销售方 式和结算方式各对应一个凭证模块,因此在系统录入有单据后,在自动转账凭证文件中生成 了自动转账凭证 (二)往来核算 销售与应收系统的往来核算是指用户日常进行的收款核销应收款的工作。往来核销的作 用是解决收回客商款项核销该客商应收款的处理,建立收款与应收款的核销记录,监督应收 款及时核销,加强往来款项的管理,进行精确的账龄分析。系统一般提供手工核销与自动核 销两种功能 (三)坏账处理 坏账处理是指系统提供的计提应收坏账准备处理、坏账发生后的处理、坏账收回后的处 理等功能。坏账处理的作用是系统自动计提应收款的坏账准备,当坏账发生时即可进行坏账 核销,当被核销坏账有收冋时,即可进行相应处理。坏账处理的结果自动生成记账凭证转到 账务处理系统中 企业应于期末分析各项应收款项的可收冋性,并预计可能产生的坏账损失。对预计 可能产生的坏账损失,计提坏账准备。企业计提坏账准备的方法由企业自行确定,系统提供 坏账处理的方式,包括应收余额百分比法。销售余额百分比法、账龄分析法和直接转销法。 2、企业应当依据以往的经验、债务单位的实际情况制定计提坏账准备的政策,明确计 提坏账准备的范围、提取方法、账龄的划分和提取比例 3、当坏账发生时,企业应确定哪些应收款为坏账,通过坏账发生,选定发生坏账的应
- 10 - 增加、插入、删除等操作的快捷键，熟悉这些快捷键的标志和使用方法是熟练使用系统的基 础。 2、相互关联的凭证可以由系统自动互相生成。在销售与应收系统中销售订单、销售发 票、发货单是互相关联的一组凭证。为了保证数据的一致性，一般采用根据销售订单自动生 成发货单和销售发票。这种相互自动生成，主要目的是防止重复输入可能发生的错误。 3、凡是在初始设置中进行过设置的项目，在输入的用户界面对应项目中设置操作键， 用以调出设置内容供用户选择输入。从而减少输入工作量，保证输入的正确。 4、对通过输入的原始数据计算生成的数据，如总金额、应税金额等采用计算机自动计 算并填入对应项目，供用户进行检验。 5、作为正式记录系统的单据应该经过确认。销售数据直接与企业的钱和物有关，为了 保证业务的真实和数据的正确，只有经过确认的销售订单才能够自动生成销售发票。数据输 入与确认的分离和操作权限的设置，在销售与应收系统中构成了基本的控制体系。 二、销售与应收系统的数据处理 销售与应收系统的数据处理 销售与应收系统的数据处理包括销售结算和往来账核销两个环节。销售结算昌确认销售 业务的完成并在会计账簿体系登记相应的物流与资金流的变动情况。该环节把销售订单、销 售发货单和销售发票联系在一起，通过比较实际销售数据和发票数据，反映与客户的结算关 系；往来核销环节是把销售发票和收款单联系在一起，通过比较销售发票数据和收款单数据， 形成正确的与供应商之间的往来账过程。 （一）自动转账 自动转账凭证文件设置是为了将销售与应收系统中有关的业务数据组织成凭证数据，然 后传递到账务处理系统，以便进行账务处理。销售业务涉及的会计科目与销售方式和结算方 式有明确的对应关系。在销售与应收子系统中，记账凭证是通过销售方式和结算方式设置中 设置的凭证模块，在销售业务处理的同时根据输入的有关数据自动生成的。由于每种销售方 式和结算方式各对应一个凭证模块，因此在系统录入有单据后，在自动转账凭证文件中生成 了自动转账凭证。 （二）往来核算 销售与应收系统的往来核算是指用户日常进行的收款核销应收款的工作。往来核销的作 用是解决收回客商款项核销该客商应收款的处理，建立收款与应收款的核销记录，监督应收 款及时核销，加强往来款项的管理，进行精确的账龄分析。系统一般提供手工核销与自动核 销两种功能。 （三）坏账处理 坏账处理是指系统提供的计提应收坏账准备处理、坏账发生后的处理、坏账收回后的处 理等功能。坏账处理的作用是系统自动计提应收款的坏账准备，当坏账发生时即可进行坏账 核销，当被核销坏账有收回时，即可进行相应处理。坏账处理的结果自动生成记账凭证转到 账务处理系统中。 1、企业应于期末分析各项应收款项的可收回性，并预计可能产生的坏账损失。对预计 可能产生的坏账损失，计提坏账准备。企业计提坏账准备的方法由企业自行确定，系统提供 坏账处理的方式，包括应收余额百分比法。销售余额百分比法、账龄分析法和直接转销法。 2、企业应当依据以往的经验、债务单位的实际情况制定计提坏账准备的政策，明确计 提坏账准备的范围、提取方法、账龄的划分和提取比例。 3、当坏账发生时，企业应确定哪些应收款为坏账，通过坏账发生，选定发生坏账的应