第五章报表 5.1创建报表 Access的三种创建报表方法：使用自动报表功能创建报表、使用报表向导创建报表、 在设计视图中手工创建报表。 一、 使用自动报表功能创建报表（最简便快捷） 创建数据源：表或查询 操作步骤：1、选定表或查询对象 2、单击工具栏上“新对象”/“自动报表”命令 3、单击“文件”菜单/“保存”或“另存为”命令 创建数据源：窗体 操作步骤：1、选定“窗体”对象 2、在该窗体名称上单击鼠标右键 3、从弹出的快捷菜单中选择“另存为”命令 4、在该对话框中重新命名，并在“保存类型”下拉列表框中选择“报表” 选项 5、单击“确定”按钮。 二、 使用向导创建报表（最常用） 打开“新建报表”对话框的方法： ■选择“插入”菜单/“报表”命令 ■在数据库窗口，选择“报表”对象，然后单击上方的“新建”按钮 ■在工具栏的“新对象”下拉菜单中选择“报表”命令 1、使用“自动创建报表”创建“纵栏式”、“表格式”报表 操作步骤：1、打开“新建报表”对话框 2、选择“纵栏式”或“表格式” 3、在下方的下拉列表框中选择数据来源 4、单击“确定”按钮，完成后命名并保存。 2、使用报表向导创建报表 操作步骤：1、在数据库窗口中选择“报表”对象，双击右侧“使用向导创建报表” 选项 2、在对话框中“表/查询”列表框中选择数据来源，在“可用字段”中选 定字段 3、单击“下一步”按钮，选择查看数据方式 4、单击“下一步”按钮，选择分组级别
第五章 报表 5.1 创建报表 Access 的三种创建报表方法：使用自动报表功能创建报表、使用报表向导创建报表、 在设计视图中手工创建报表。 一、 使用自动报表功能创建报表（最简便快捷） 创建数据源：表或查询 操作步骤：1、选定表或查询对象 2、单击工具栏上“新对象”/“自动报表”命令 3、单击“文件”菜单/“保存”或“另存为”命令 创建数据源：窗体 操作步骤：1、选定“窗体”对象 2、在该窗体名称上单击鼠标右键 3、从弹出的快捷菜单中选择“另存为”命令 4、在该对话框中重新命名，并在“保存类型”下拉列表框中选择“报表” 选项 5、单击“确定”按钮。 二、 使用向导创建报表（最常用） 打开“新建报表”对话框的方法： ◼ 选择“插入”菜单/“报表”命令 ◼ 在数据库窗口，选择“报表”对象，然后单击上方的“新建”按钮 ◼ 在工具栏的“新对象”下拉菜单中选择“报表”命令 1、 使用“自动创建报表”创建“纵栏式”、“表格式”报表 操作步骤：1、打开“新建报表”对话框 2、选择“纵栏式”或“表格式” 3、在下方的下拉列表框中选择数据来源 4、单击“确定”按钮，完成后命名并保存。 2、使用报表向导创建报表 操作步骤：1、在数据库窗口中选择“报表”对象，双击右侧“使用向导创建报表” 选项 2、在对话框中“表/查询”列表框中选择数据来源，在“可用字段”中选 定字段 3、单击“下一步”按钮，选择查看数据方式 4、单击“下一步”按钮，选择分组级别
5、单击“下一步”按钮，设置报表的排序次序 6、单击“下一步”按钮，选择报表的布局方式 7、单击“下一步”按钮，选择报表的布局样式 8、单击“下一步”按钮，命名并完成。 3、使用“标签向导”创建选项卡式报表 操作步骤：1、打开“新建报表”对话框 2、对话框中选择“标签向导”选项，在下方选择数据来源，单击“下一步” 按钮 3、选择标签的尺寸，单击“下一步”按钮 4、设置标签中文字的外观，单击“下一步”按钮 5、确定标签的显示内容，单击“下一步”按钮 6、设置排序依据，单击“下一步”按钮 7、命名并完成。 4、使用“图表向导”创建图表 操作步骤：1、打开“新建报表”对话框 2、在对话框选择“图表向导”，并选择数据来源，单击“确定”按钮 3、选择用于图表的字段，单击“下一步”按钮 4、选择图表类型，单击“下一步”按钮 5、选择数据在图表中的布局方式，单击“下一步”按钮 6、命名并完成。 三、 使用设计视图创建报表 创建5步骤：①创建一个空白报表；②指定报表的数据来源：③添加或删除各种控件： ④对报表进行分组：⑤计算汇总信息 1、使用设计视图创建空白报表 操作步骤：(1)打开“新建报表”对话框 (2)选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮 2、指定报表的数据来源 操作步骤：(1)双击报表左上角的“报表选择器”，打开报表属性表 (2)单击“全部”选项卡/“记录源”中选择数据来源 3、调整报表空间的大小 操作步骤：(1)将鼠标移到节的底边（调高）或节的右边（调宽） (2)待其变成“十”字符号后，进行拖动即可
5、单击“下一步”按钮，设置报表的排序次序 6、单击“下一步”按钮，选择报表的布局方式 7、单击“下一步”按钮，选择报表的布局样式 8、单击“下一步”按钮，命名并完成。 3、使用“标签向导”创建选项卡式报表 操作步骤：1、打开“新建报表”对话框 2、对话框中选择“标签向导”选项，在下方选择数据来源，单击“下一步” 按钮 3、选择标签的尺寸，单击“下一步”按钮 4、设置标签中文字的外观，单击“下一步”按钮 5、确定标签的显示内容，单击“下一步”按钮 6、设置排序依据，单击“下一步”按钮 7、命名并完成。 4、使用“图表向导”创建图表 操作步骤：1、打开“新建报表”对话框 2、在对话框选择“图表向导”，并选择数据来源，单击“确定”按钮 3、选择用于图表的字段，单击“下一步”按钮 4、选择图表类型，单击“下一步”按钮 5、选择数据在图表中的布局方式，单击“下一步”按钮 6、命名并完成。 三、 使用设计视图创建报表 创建 5 步骤：①创建一个空白报表；②指定报表的数据来源；③添加或删除各种控件； ④对报表进行分组；⑤计算汇总信息 1、使用设计视图创建空白报表 操作步骤：⑴打开“新建报表”对话框 ⑵选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮 2、指定报表的数据来源 操作步骤：⑴双击报表左上角的“报表选择器”，打开报表属性表 ⑵单击“全部”选项卡/“记录源”中选择数据来源 3、调整报表空间的大小 操作步骤：⑴将鼠标移到节的底边（调高）或节的右边（调宽） ⑵待其变成“十”字符号后，进行拖动即可
5.2编辑报表 四、修改报表的属性 1、打开报表属性的方法：◆在设计视图下，双击报表左上角的“报表选择器”： ◆单击工具栏上的“属性”按钮 ◆使用F4快捷键 打开节属性的方法：在需要修改的节的标题栏上单击鼠标右键」“属性” 2、报表的属性分为：格式、数据、事件、其他、全部五大类 格式：主要记录报表的显示与布局。 数据：用来调整显示于报表中的记录。 事件：允许用户添加或创建宏。 其他：用来修改报表的特征。 全部：包含前4个选项卡中的所有属性。 3、修改报表属性的作用：用户可以为报表指定或修改数据来源，为报表添加背景图 片，调整报表中数据的格式，进行过滤和排序操作，以此来创建符合客户需 求的报表。 五、添加时间和日期（打印或预览时有效） 方法一：在设计视图中，单击“插入”菜单/“日期和时间” 方法二：在设计视图中，创建一个未绑定文本框，在其中输入表达式“=Now()” 或“=Date()”即可。 理解表达式：=year(date())&“年&month(date0)&“月”&day(date0)&“日” 六、添加页码（打印或预览时有效） 方法一：在设计视图中，单击“插入”菜单/“页码” 方法二：在设计视图中，创建一个未绑定文本框，在其中输入表达式“=[Pag©]” 即可。 理解表达式：=“第”&Page&“页；=“共”&[Pages]&“页，第”&Page&“页
5.2 编辑报表 四、 修改报表的属性 1、打开报表属性的方法：◆在设计视图下，双击报表左上角的“报表选择器”； ◆单击工具栏上的“属性”按钮 ◆使用 F4 快捷键 打开节属性的方法：在需要修改的节的标题栏上单击鼠标右键/“属性” 2、报表的属性分为：格式、数据、事件、其他、全部五大类 格式：主要记录报表的显示与布局。 数据：用来调整显示于报表中的记录。 事件：允许用户添加或创建宏。 其他：用来修改报表的特征。 全部：包含前４个选项卡中的所有属性。 3、修改报表属性的作用：用户可以为报表指定或修改数据来源，为报表添加背景图 片，调整报表中数据的格式，进行过滤和排序操作，以此来创建符合客户需 求的报表。 五、 添加时间和日期（打印或预览时有效） 方法一：在设计视图中，单击“插入”菜单／“日期和时间” 方法二：在设计视图中，创建一个未绑定文本框，在其中输入表达式“＝Now（）” 或“＝Date（）”即可。 理解表达式：＝year(date())& “年”&month(date())& “月”&day(date())& “日” 六、 添加页码（打印或预览时有效） 方法一：在设计视图中，单击“插入”菜单／“页码” 方法二：在设计视图中，创建一个未绑定文本框，在其中输入表达式“＝［Page］” 即可。 理解表达式：＝ “第”&[Page]& “页”； = “共”&[Pages]& “页 , 第”&[Page]& “页
5.3报表排序和分组 一、 在报表中对记录进行排序 操作步骤：1、打开需要排序的报表并切换到设计视图 2、单击工具栏上的“排序与分组”按钮 3、在“排序与分组”对话框中单击“字段/表达式”列的第一行，然后单 击右侧的下拉按钮，选择用于排序的字段，也可输入一个表达式（若是 多个字段排序，可以从第二行及第三行等处选取)。 4、在“排序次序”列可以调整“升序”或“降序”；在“组属性”栏可以 设置属性，设置完后关闭对话框。 5、选择“视图”菜单/“打印预览”或“版面预览”命令，可以观察结果。 练习：对“学生”表格式报表分别按学号升序、出生日期降序排序。 二、在报表中对记录进行分组 分组操作两种方法：使用报表向导和使用设计视图 例：在设计视图下将记录按“学号”字段进行分组。 操作步骤：1、打开“学生”报表（表格式），并切换到设计视图 2、单击工具栏上的“排序与分组”按钮 3、在“排序与分组”对话框中设置分组字段为“学号”，排序次序为“升 序” 4、在对话框下面的“组属性”框中，设置组属性（组页眉：是，组页脚： 是，分组形式：每一个值，组间距：1，保持同页：不)，关闭对话框 5、单击主体节中的“学号”和“姓名”文本框，将其拖到“学号页眉” 下面的节中，调整位置，使其上下对齐。 6、选择“视图”菜单/“打印预览”或“版面预览”，观察结果。 练习：创建一张由“学号”“姓名”“编号”“课程”“成绩”5个字段组成的“学生信 息”报表（表格式），并按学号分组显示学生信息。 三、 改变报表的排序与分组顺序 改变顺序： 操作步骤：1、在设计视图下，打开“排序与分组”对话框 2、单击要改变的字段或表达式左侧的行选择器，拖动该行到列表的新位 置。 插入： 操作步骤：单击要插入新字段或表达式的地方，然后按Insert键，在出现的空白行输
5．3 报表排序和分组 一、 在报表中对记录进行排序 操作步骤：1、打开需要排序的报表并切换到设计视图 2、单击工具栏上的“排序与分组”按钮 3、在“排序与分组”对话框中单击“字段/表达式”列的第一行，然后单 击右侧的下拉按钮，选择用于排序的字段，也可输入一个表达式（若是 多个字段排序，可以从第二行及第三行等处选取）。 4、在“排序次序”列可以调整“升序”或“降序”；在“组属性”栏可以 设置属性，设置完后关闭对话框。 5、选择“视图”菜单/“打印预览”或“版面预览”命令，可以观察结果。 练习：对“学生”表格式报表分别按学号升序、出生日期降序排序。 二、 在报表中对记录进行分组 分组操作两种方法：使用报表向导和使用设计视图 例：在设计视图下将记录按“学号”字段进行分组。 操作步骤：1、打开“学生”报表（表格式），并切换到设计视图 2、单击工具栏上的“排序与分组”按钮 3、在“排序与分组”对话框中设置分组字段为“学号”，排序次序为“升 序” 4、在对话框下面的“组属性”框中，设置组属性（组页眉：是，组页脚： 是，分组形式：每一个值，组间距：1，保持同页：不），关闭对话框 5、单击主体节中的“学号”和“姓名”文本框，将其拖到“学号页眉” 下面的节中，调整位置，使其上下对齐。 6、选择“视图”菜单/“打印预览”或“版面预览”，观察结果。 练习：创建一张由“学号”“姓名”“编号”“课程”“成绩”5 个字段组成的“学生信 息”报表（表格式），并按学号分组显示学生信息。 三、 改变报表的排序与分组顺序 改变顺序： 操作步骤：1、在设计视图下，打开“排序与分组”对话框 2、单击要改变的字段或表达式左侧的行选择器，拖动该行到列表的新位 置。 插入： 操作步骤：单击要插入新字段或表达式的地方，然后按 Insert 键，在出现的空白行输
入即可。 删除： 操作步骤：选中要删除的字段或表达式，然后按Delete键
入即可。 删除： 操作步骤：选中要删除的字段或表达式，然后按 Delete 键