二办文 案例一文书处理 【取业情景】 中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产 保险、人身保险、信托业务等。公司总部设在广州，主要段东包括：广州市投资 管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资 有限公可、广盛有限合伙集团公司等。 中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发 展策略。十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与 国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的 挑战，增强公司的国际竟争力，公可聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理 顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提 升公可的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全 球400优. 为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标， 该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理 化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照活动方案要求：演讲 会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议话动每月评选出三篇优秀征文 上报，定期上报活动组织和进行情况。 发文处理： 思考题：根据上述内容，制发一份通知。发文工作分4个场景。 1,公司经理将秘书刘某叫到办公室。对她说明了此次活动的目的和要求， 让地们马上马一份通知。刘某将经理的话记录下来，回到白己的办公室， 开始拟写通知
二 办 文 案例一 文书处理 【职业情景】 中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产 保险、人身保险、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资 管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资 有限公司、广盛有限合伙集团公司等。 中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发 展策略。十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与 国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的 挑战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理 顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提 升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界 500 强，业务品质进入全 球 400 优． 为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模 500 强，品质 400 优”的目标， 该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理 化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照活动方案要求：演讲 会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文 上报，定期上报活动组织和进行情况。 发文处理： 思考题：根据上述内容，制发一份通知。发文工作分 4 个场景。 1、公司经理将秘书刘某叫到办公室，对她说明了此次活动的目的和要求， 让她们马上写一份通知。刘某将经理的话记录下来，回到自己的办公室， 开始拟写通知
要求演示领导交拟和秘书摸写通知的过程，并制作出通知的初稿。 2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上，拿给经理看，经 理经审核签字同意发出 请演示领导审核签字的过程。 3、刘秘书将比份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检 查拿到文印室。交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。 请演示秘书编号印制文件的过程， 4、第二天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发 文登记表上填写好有美内容，再分别封好。 请演示秘书发文登记的过程。 案例二邦件收进的程序 【职业情景】 沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信 箱中把邮件取了出来，用专用信货装好，提着走进了自己的办公室。略微整 理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了， 沈小姐数了下信件的数量，一共21件。她先把公函和私人信函分开，把 有密领要求的、标有“某某亲启的信件分开，然后她根据收件部门的名称分 类：有5封信是人事科的：7封信是销售科的：1封是财务科的：1封写着教 育科的，但公司没有这个部门，她把这封信自到培训部去了：1封信上写总 经理亲启：另2封是总经理办公室的：剩下的4份是报纸杂志。 沈小姐拿出邯件登记薄，边登记边分检。所有的来函和邮件都登记在册了， 也技部门分检归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌
要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。 2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上，拿给经理看，经 理经审核签字同意发出。 请演示领导审核签字的过程。 3、刘秘书将此份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检 查拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为 30 份。 请演示秘书编号印制文件的过程。 4、第二天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发 文登记表上填写好有关内容，再分别封好。 请演示秘书发文登记的过程。 案例二 邮件收进的程序 【职业情景】 沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信 箱中把邮件取了出来，用专用信贷装好，提着走进了自己的办公室。略微整 理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。 沈小姐数了下信件的数量，一共 21 件。她先把公函和私人信函分开，把 有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。然后她根据收件部门的名称分 类：有 5 封信是人事科的；7 封信是销售科的；1 封是财务科的；1 封写着教 育科的，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；1 封信上写总 经理亲启；另 2 封是总经理办公室的；剩下的 4 份是报纸杂志。 沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分检。所有的来函和邮件都登记在册了， 也按部门分检归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌
上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了2份报纸，2封总经理办公室 的信。 在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸拆得几乎与信封一 样大小，沈小姐只好把信在桌上随了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出 剪刀，小心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸一一站开，盖上日截，再用回形 针把信纸和信封一一别住。一封倍写名有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到 二分附件，她用红笔在信纸上写下：“缺少一份附件”，然后签上了自己的姓名。 她想，这封信让总经理来处理吧 另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照惯例，沈小姐决定立即复 信。她写到： 郭思源先生： 常感谢您对我公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研 究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。希望我们继续合作。再次向 您致谢。敏请安好。 奇斯公司 敬上 2000年5月 6日 拟写复信搞，本已坐到电脑前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写睿抄了 一遍，并写好了信封，填好了发函登记。 思考题： 1.、沈小姐的收件程序是否正确？每一个细节是否都符合秘书的要求？ 2、“缺少一分附件”的那封信为什么要有总经理自己处理？这封信有可能是什么 内容的信？
上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了 2 份报纸，2 封总经理办公室 的信。 在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸拆得几乎与信封一 样大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出 剪刀，小心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸一一站开，盖上日戳，再用回形 针把信纸和信封一一别住。一封信写名有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到 二分附件，她用红笔在信纸上写下：“缺少一份附件”，然后签上了自己的姓名。 她想，这封信让总经理来处理吧。 另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照惯例，沈小姐决定立即复 信。她写到： 郭思源先生： 非常感谢您对我公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研 究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。希望我们继续合作。再次向 您致谢。敬请安好。 奇斯公司 敬上 2000 年 5 月 6 日 拟写复信搞，本已坐到电脑前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写誊抄了 一遍，并写好了信封，填好了发函登记。 思考题： 1.、沈小姐的收件程序是否正确？每一个细节是否都符合秘书的要求？ 2、“缺少一分附件”的那封信为什么要有总经理自己处理？这封信有可能是什么 内容的信？
3、沈小姐最后为什么不用电脑打信，而要手写发出？ 案例三误拆信笺的处理 【职业情景】 小王是某外资公司秘书。一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而 且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？ 小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于而对，不可藏匿不交，更不可 私自拆毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了， 当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采取了如下步骤： 发现误拆，当即停止阅读，并保证不把己看到的内容告诉任何人，把信纸按 原样折叠好，放回信封。取一张便士贴，上面写上：Sory,opened by mistake, 并签上自己的姓名，然后将这张便士贴粘在信封上，每天规定的称缓郎件的时间 里，把这封错误开拆的信放在其他的郎件中间，一并送入总经理室，如办公室无 人，当面向总经理道款。若办公室有其他人在，则过后道款。 通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理 的谅解。事后，小王即使总结经验教训。小王承认，发生误拆信笺的事情，主观 上是自己工作不认真、太大意所政，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情 的发生。客观上，是来信人没有按照一定的规范表明私人信件，这需要学习识别 事些是没有表明性质的私人信件。小王得出如下经验：一是留意哪些人经常给总 经理写私信，那么这些人的来信即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆，二 是学会辨别公务信件和私人信件的差别。一般，公务信件是打印的，而私人信件 是手写的，公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的，公务信封 往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公开出售的。三是当拿不准是公 务信件还是君人信件的时候，请领导来定夺。 思考题：
3、沈小姐最后为什么不用电脑打信，而要手写发出？ 案例三 误拆信笺的处理 【职业情景】 小王是某外资公司秘书。一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而 且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？ 小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可 私自拆毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。 当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采取了如下步骤： 发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。把信纸按 原样折叠好，放回信封。取一张便士贴，上面写上：Sorry, opened by mistake, 并签上自己的姓名。然后将这张便士贴粘在信封上。每天规定的称颂邮件的时间 里，把这封错误开拆的信放在其他的邮件中间，一并送入总经理室，如办公室无 人，当面向总经理道歉。若办公室有其他人在，则过后道歉。 通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理 的谅解。事后，小王即使总结经验教训。小王承认，发生误拆信笺的事情，主观 上是自己工作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情 的发生。客观上，是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学习识别 哪些是没有表明性质的私人信件。小王得出如下经验：一是留意哪些人经常给总 经理写私信，那么这些人的来信即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆。二 是学会辨别公务信件和私人信件的差别。一般，公务信件是打印的，而私人信件 是手写的，公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的，公务信封 往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公开出售的。三是当拿不准是公 务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。 思考题：
1、小王秘书的做法是否值得我们借鉴呢？为什么？ 2、请总结一下秘书该如何细致高效地处理邮件？ 案例四信息工作 【职业情景】 大华电通成立于1986年，总部设在台湾桃园，初期以电脑外设产品为业务 重心，后逐渐扩展至多媒体与通讯领域，1997年胶标上市，2001年11月大华推 出新品牌“BeQ”,立志以“Bringing Enjoyment Quality to Life(享受快乐 科技》”为己任，打造数字时尚领导品牌， 身为IT产业的领导得，BQ在产品营销、制造、研发等各方面均达全球化 规模，实现了台湾研发、内地行销、全球运筹。在歌洲、美洲、亚太各国及中国 内地设有分公可，从事行销及客户服务：在马来西、型西哥、中国北京及台湾地 区设有生产基地：拥有位于台湾新竹及美国加州的通讯研发中心。位于北京的款 件研发中心，拥有1200位研发工程师和超过728项的专利。2001年，BQ年营 业额为20亿美元 鉴于大华电通信息技术有限公司在业务和生产方面的不新发展，现公司决 定在各大高校招聘销售类、宣传企划类，运筹管理类、软件开发类专业的人才， 招聘的信息资料工作分5个场景。 ·2008年2月18日星期一，人力资源部经理梁勇让秘节陈经在公司网站上 发一个招聘广告。他告诉陈红：请应聘者将个人简历、应聘意向，薪资要求、联 系方式及近照一张将到本公司。联系人是人力资资源部，电子郎箱是 Iucychenedahua..com.cn,.公可网站是bttp:/w.dahua.com.cn. 想考题： 1、请代陈秘书拟写一份网上招聘广告
1、小王秘书的做法是否值得我们借鉴呢？为什么？ 2、请总结一下秘书该如何细致高效地处理邮件？ 案例四 信息工作 【职业情景】 大华电通成立于 1986 年，总部设在台湾桃园，初期以电脑外设产品为业务 重心，后逐渐扩展至多媒体与通讯领域。1997 年股标上市，2001 年 11 月大华推 出新品牌“BeQ”，立志以“Bringing Enjoyment Quality to Life（享受快乐 科技）”为己任，打造数字时尚领导品牌。 身为 I T 产业的领导得，BeQ 在产品营销、制造、研发等各方面均达全球化 规模，实现了台湾研发、内地行销、全球运筹。在欧洲、美洲、亚太各国及中国 内地设有分公司，从事行销及客户服务；在马来西、墨西哥、中国北京及台湾地 区设有生产基地；拥有位于台湾新竹及美国加州的通讯研发中心。位于北京的软 件研发中心，拥有 1200 位研发工程师和超过 728 项的专利。2001 年，BeQ 年营 业额为 20 亿美元。 鉴于大华电通信息技术有限公司在业务和生产方面的不断发展，现公司决 定在各大高校招聘销售类、宣传企划类、运筹管理类、软件开发类专业的人才。 招聘的信息资料工作分 5 个场景。 · 2008 年 2 月 18 日星期一，人力资源部经理梁勇让秘书陈经在公司网站上 发一个招聘广告。他告诉陈红；请应聘者将个人简历、应聘意向、薪资要求、联 系方式及近照一张寄到本公司。联系人是人力资资源部，电子邮箱是 Iucychen@dahua.com.cn,公司网站是 http://www.dahua.com.cn。 思考题： 1、请代陈秘书拟写一份网上招聘广告
2、在以上场景中，请4位学生登陆各大枚园网站，扮演4名求职人员，从网络 上获取个人简历和专业资料，然后分别以应聘销售、宜传企划、运筹管理、软件 开发4类职务，拟写应聘申请书及简历. 3、2002年2月22日星期五8：30，陈秘书一上班，就打开电脑登陆公司网站， 发现由网上传来四类职务应聘申请书及简历若干份，他将收到的应聘材料整理出 4份米（即是以上4份），通过公司局域网发给六大事业部门。请演示秘书收集 和整理信息的过程。 4、六大事业部即视讯部、储存部、影视部、数字显示部、无线通信部与宽带网 络部，根据应聘材料，经过初步筛选，无线通信部确定一名宜传企划人才，宽带 网络部确定一名软件开发专业人才。无线通信部部长王强和宽带网络部部长薛 东，分别将此信息形成初步意见，通过公司局域网发还给人力资源部。请演示信 息反馈过程。 5、陈秘书通过局域网，在电脑上将初步意见整理完毕，附上两位人才的个人资 料，打印成书面文件上报给梁经理审阅。请滴示信息利用过程。 案例五文件为何失踪 【职业情景】 大华公司总经理指示行政部季主任：查一下去年给锻接车间的“批复”件 中规定他们今年减少生产W们1一6组件的具体数字是多少，季主任吩附文档室查 找，结果管文档工作人员查追了去年所有文件也未找到，仅查到假接车间“爱求 减少生产一6组件”的请示。经工作人员回忆，当时移交文书时，就曾提出 过未见“批复”件，但时间一长，也就不了了之。因该文件最后一直未能查到， 有关人员，包括办公室主任，都受到了应有的处分。 思考圈：上述文件失踪。间题出在幂一环节？
2、在以上场景中，请 4 位学生登陆各大校园网站，扮演 4 名求职人员，从网络 上获取个人简历和专业资料，然后分别以应聘销售、宣传企划、运筹管理、软件 开发 4 类职务，拟写应聘申请书及简历。 3、2002 年 2 月 22 日星期五 8:30，陈秘书一上班，就打开电脑登陆公司网站， 发现由网上传来四类职务应聘申请书及简历若干份，他将收到的应聘材料整理出 4 份来（即是以上 4 份），通过公司局域网发给六大事业部门。请演示秘书收集 和整理信息的过程。 4、六大事业部即视讯部、储存部、影视部、数字显示部、无线通信部与宽带网 络部，根据应聘材料，经过初步筛选，无线通信部确定一名宣传企划人才，宽带 网络部确定一名软件开发专业人才。无线通信部部长王强和宽带网络部部长薛 东，分别将此信息形成初步意见，通过公司局域网发还给人力资源部。请演示信 息反馈过程。 5、陈秘书通过局域网，在电脑上将初步意见整理完毕，附上两位人才的个人资 料，打印成书面文件上报给梁经理审阅。请演示信息利用过程。 案例五 文件为何失踪 【职业情景】 大华公司总经理指示行政部季主任：查一下去年给锻接车间的“批复”件 中规定他们今年减少生产 WWll—6 组件的具体数字是多少。季主任吩咐文档室查 找，结果管文档工作人员查追了去年所有文件也未找到，仅查到锻接车间“要求 减少生产 wwH 一 6 组件”的请示。经工作人员回忆，当时移交文书时，就曾提出 过未见“批复”件，但时间一长，也就不了了之。因该文件最后一直未能查到， 有关人员，包括办公室主任，都受到了应有的处分。 思考题： 上述文件失踪．问题出在哪一环节?
案例六文件的归档 【职业情景】 年初，某公司对上一年的归档文件进行整理。负责整理工作的秘书发现不少 部门拿复印件归档，且没有盖公章。经过询问，部门人员说当时收的就是复印件。 思考圈：复印件有归档价值吗？为什么？ 案例七文件的保密 【职业情景】 某老客户来公司找经理，恰巧经理不在办公室，于是老客户坐到经理的心 脑桌前上网。而电脑里有些机密文件还没有故到特定的文件爽，而是故在电脑桌 面上。 思考思：作为秘书的你，应该如何做好这些文件的保密工作又不至于得罪老客 户7 案例八一份表格 【职业情景】 越城公司张总经理，要求到任不久的申秘书，将全国同行业中十大公司最 近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，在半小时内送到总 经里办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。二十多分钟 后，一份按要求打印的清断表格摆到了总经理面前，表后还附有简要的对比分析。 看完表格后，总经理的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满 意。 思考圈：
案例六 文件的归档 【职业情景】 年初，某公司对上一年的归档文件进行整理。负责整理工作的秘书发现不少 部门拿复印件归档，且没有盖公章。经过询问，部门人员说当时收的就是复印件。 思考题：复印件有归档价值吗？为什么？ 案例七 文件的保密 【职业情景】 某老客户来公司找经理，恰巧经理不在办公室，于是老客户坐到经理的电 脑桌前上网。而电脑里有些机密文件还没有放到特定的文件夹，而是放在电脑桌 面上。 思考题：作为秘书的你，应该如何做好这些文件的保密工作又不至于得罪老客 户？ 案例八 一份表格 【职业情景】 越城公司张总经理，要求到任不久的申秘书，将全国同行业中十大公司最 近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，在半小时内送到总 经理办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。二十多分钟 后，一份按要求打印的清晰表格摆到了总经理面前，表后还附有简要的对比分析。 看完表格后，总经理的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满 意。 思考题：
申秘书为什么能得到领导者的赏识呢？ 案例九 【职业情景】 天地公司管文书收发的小张，一贯严格执行交接手续。一天，经过清点、 对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外米公文。但是，在启封、登记 过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普件中，这是地多年工作 中通到的第一次，她不知该如何处理。退回去吧，又怕节外生枝，说自己看了机 密文件，惹出麻烦来：不退吧，也不晏。后来她将此事报告了办公室主任，通过 正常方式将文件退给了发文单位。 思考圈：此次事件给秘书人员什么启示？ 案例十 【职业情景】 《人民日报》报导了一则罕见的“烟叶诈编案”，某省土特产出口公司被 港商骗去XXX万美元。案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部 门发来的建议取消这笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批 阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花”。 事后在处理有关领导的渎职罪时，有几个秘书也被处理。 思考圈：没有审批权力的秘书负的是什么责任？
申秘书为什么能得到领导者的赏识呢? 案例九 【职业情景】 天地公司管文书收发的小张，一贯严格执行交接手续。一天，经过清点、 对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外来公文。但是，在启封、登记 过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普件中。这是她多年工作 中遇到的第一次，她不知该如何处理。退回去吧，又怕节外生枝，说自己看了机 密文件，惹出麻烦来；不退吧，也不妥。后来她将此事报告了办公室主任，通过 正常方式将文件退给了发文单位。 思考题：此次事件给秘书人员什么启示？ 案例十 【职业情景】 《人民日报》报导了一则罕见的“烟叶诈骗案”，某省土特产出口公司被 港商骗去 X X X 万美元。 案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部 门发来的建议取消这笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批 阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花”。 事后在处理有关领导的渎职罪时，有几个秘书也被处理。 思考题：没有审批权力的秘书负的是什么责任?