第四章办公信息处理(6学时) 现代办公信息形式多种多样,它包括文字、表格、图形、图像、声音、动画、视频等。 本章主要介绍几种各种常用的办公软件的应用,处理相关的办公信息,解决实现工作中的 4.1办公信息处理综述 所谓办公信息,是指办公业务所涉及到的各种活动的属性和特征。办公信息通常以文 字、声音、图形、图像、视频等多种形式来表现。如个人的年终总结,某部门向上级机关 上报的统计图表,参加会议的演讲文稿等 4.1.1办公信息处理 办公信息处理是对办公原始数据的加工或再加工。现在所说的办公信息处理其实都是 指办公自动化(0A)。因此办公信息处理是在计算机硬、软件和网络的支持下,对现代办 公所涉及的信息进行收集、存储、分析、加工、传输、并应用。例如,对公文处理往往包 括接受、登记、印刷、交换、统计、归档等环节。办公信息处理是整个办公活动的主要业 务特征,经过处理后,可以提高信息的利用价值,提供较多的决策方案,提高决策的质量 4.1.2办公信息处理软件与设备 随着新技术、新产品的出现,办公信息处理软件也随之发展。办公信息处理的软件 大致可分为三大类。第一类是用于事务处理的办公集成软件,包括文字处理(Word)、电 子表格处理( Excel)、演示文稿处理( Powerpoint)等工具软件;第二类是用于数据管理和 处理的软件,如数据库管理系统 ACcESS、VFP等:第三类是用于数据通信的通信软件,如电 子邮件( Outlook)、网络电话( internet phone)等。 办公信息处理的设备除了包括传统意义上的办公设备,如传真机、程控电话机、复印机、 粉碎机外,最主要的设备是计算机以及计算机网络。 计算机包括计算机本身及其相应的外部设备:如打印机、扫描仪、投影机、耳麦、音 响、刻录机等 计算机网络是将分布在不同区域的计算机通过通信线路和通信设备连接,并在一定协 议支持下实现信息的传输和共享的系统。它包括网卡或调制解调器、通信线路和支持网络 通信的专用网络互连设备、服务器等。 4.2Word2003文字处理软件 Word2003是文字处理软件,用来进行文字的录入、修改、排版和输出等一整套工作, Word2003在原有基础上增加了以下的新特性 1.阅读版式视图 阅读版式视图更加便于文档的阅读。文字更大,每一行会更短,所有页面大小将与显示 器屏幕相适应。可以通过一个缩略图视图快速访问指定页。 2.合并和审阅功能增强
1 第四章 办公信息处理（6学时） 现代办公信息形式多种多样，它包括文字、表格、图形、图像、声音、动画、视频等。 本章主要介绍几种各种常用的办公软件的应用，处理相关的办公信息，解决实现工作中的 问题。 4.1 办公信息处理综述 所谓办公信息，是指办公业务所涉及到的各种活动的属性和特征。办公信息通常以文 字、声音、图形、图像、视频等多种形式来表现。如个人的年终总结，某部门向上级机关 上报的统计图表，参加会议的演讲文稿等。 4.1.1 办公信息处理 办公信息处理是对办公原始数据的加工或再加工。现在所说的办公信息处理其实都是 指办公自动化（OA）。因此办公信息处理是在计算机硬、软件和网络的支持下,对现代办 公所涉及的信息进行收集、存储、分析、加工、传输、并应用。例如,对公文处理往往包 括接受、登记、印刷、交换、统计、归档等环节。办公信息处理是整个办公活动的主要业 务特征,经过处理后,可以提高信息的利用价值,提供较多的决策方案,提高决策的质量。 4.1.2 办公信息处理软件与设备 随着新技术、新产品的出现，办公信息处理软件也随之发展。办公信息处理的软件 大致可分为三大类。第一类是用于事务处理的办公集成软件,包括文字处理（Word）、电 子表格处理(Excel)、演示文稿处理(PowerPoint)等工具软件；第二类是用于数据管理和 处理的软件,如数据库管理系统ACCESS、VFP等；第三类是用于数据通信的通信软件，如电 子邮件(Outlook)、网络电话（internet phone)等。 办公信息处理的设备除了包括传统意义上的办公设备,如传真机、程控电话机、复印机、 粉碎机外，最主要的设备是计算机以及计算机网络。 计算机包括计算机本身及其相应的外部设备：如打印机、扫描仪、投影机、耳麦、音 响、刻录机等。 计算机网络是将分布在不同区域的计算机通过通信线路和通信设备连接，并在一定协 议支持下实现信息的传输和共享的系统。它包括网卡或调制解调器、通信线路和支持网络 通信的专用网络互连设备、服务器等。 4.2 Word 2003文字处理软件 Word 2003是文字处理软件,用来进行文字的录入、修改、排版和输出等一整套工作。 Word 2003在原有基础上增加了以下的新特性: 1.阅读版式视图。 阅读版式视图更加便于文档的阅读。文字更大,每一行会更短,所有页面大小将与显示 器屏幕相适应。可以通过一个缩略图视图快速访问指定页。 2.合并和审阅功能增强
3.格式及样式的编辑限制。 在Word2003中通过锁定样式和可编辑范围限制功能保护文档的修改。可以指定文档中 的某一段内容由特定的人员编辑,以防止读者修改其内容,或者可以将整个文档更改为只读 属性,使专门人员才能对其进行修改。同时,还可以保护文档的格式及样式 4.2.1文档创建和文本编辑 1.文档的创建和保存 文档的创建就是建立一个新的word文件 文档的保存就是将该文件指定一个文件名,并将文件保存在外存的指定的位置,当需 要再次使用该文件时可按名存取 2文档信息的输入 选择一种合适的输入法,并选择相应的输入状态(插入或改写)进行文字的输入。当 输入完后,系统自动会转行,当一个段落结束后,按 Enter键结東本段落的输入,进入 下一段落信息的输入。 在文字录入时,可以使用 Windows提供的所有输入方法来输入信息,如果需要输入 些符号或特殊符号时,可以通过菜单命令“插入(①/符号(S)”的方法进行。 3文档的编辑 文档的编辑主要是对文本内容进行修改、删除、移动、复制、撤消、恢复等操作。文 档编辑时要注意将光标定位在修改的位置。 在进行复制、移动操作时,需选择操作的文本,然后通过拖放的方法(CTRL+C或CTRL+X 与CTRL+V配合)或剪贴板的方法实现文本的复制或移动 剪贴板是计算机中暂时存放内容的区域,允许存储从不同程序复制和剪切而来的多个 条目,可存储24个条目。选择菜单命令“编辑/ Office剪切板”或按两次CTRL+C,可打开 剪贴板窗口。单击剪贴板任务窗格中的“单击要粘贴的项目”列表框中的项目,即可把该 项目内容粘贴到当前光标所在位置。 撤销是对误操作文本的补救,撤销操作可以向上追溯100步 并排比较 之多,也可只撤销其中的某几步。恢复是当撤销后感觉还不如不|关闭并排比较 撤销时,可使用的操作。 图4-1并排比较工具 Word2003提供了把两个文档并排进行比较的功能。先打开 两个文档,然后从一个文档的“窗口”菜单中,选择“并排比较”命令。如果只打开了两个文
2 3.格式及样式的编辑限制。 在Word 2003中通过锁定样式和可编辑范围限制功能保护文档的修改。可以指定文档中 的某一段内容由特定的人员编辑,以防止读者修改其内容,或者可以将整个文档更改为只读 属性,使专门人员才能对其进行修改。同时,还可以保护文档的格式及样式。 4.2.1 文档创建和文本编辑 1. 文档的创建和保存 文档的创建就是建立一个新的Word文件。. 文档的保存就是将该文件指定一个文件名，并将文件保存在外存的指定的位置，当需 要再次使用该文件时可按名存取。 2.文档信息的输入 选择一种合适的输入法,并选择相应的输入状态（插入或改写）进行文字的输入。当 一行输入完后,系统自动会转行，当一个段落结束后,按Enter键结束本段落的输入，进入 下一段落信息的输入。 在文字录入时，可以使用Windows提供的所有输入方法来输入信息，如果需要输入一 些符号或特殊符号时，可以通过菜单命令“插入(I)/ 符号(S)”的方法进行。 3.文档的编辑 文档的编辑主要是对文本内容进行修改、删除、移动、复制、撤消、恢复等操作。文 档编辑时要注意将光标定位在修改的位置。 在进行复制、移动操作时，需选择操作的文本，然后通过拖放的方法（CTRL+C或CTRL+X 与CTRL+V配合）或剪贴板的方法实现文本的复制或移动。 剪贴板是计算机中暂时存放内容的区域，允许存储从不同程序复制和剪切而来的多个 条目，可存储24个条目。选择菜单命令“编辑/Office剪切板”或按两次CTRL+C，可打开 剪贴板窗口。单击剪贴板任务窗格中的“单击要粘贴的项目”列表框中的项目，即可把该 项目内容粘贴到当前光标所在位置。 撤销是对误操作文本的补救，撤销操作可以向上追溯100步 之多,也可只撤销其中的某几步。恢复是当撤销后感觉还不如不 撤销时,可使用的操作。 Word 2003提供了把两个文档并排进行比较的功能。先打开 两个文档，然后从一个文档的“窗口”菜单中，选择“并排比较”命令。如果只打开了两个文 图4- 1 并排比较工具
档,则该命令自动比较这两个文档。如果同时打开了三个以上的文档,则必须选择一个与 当前文档作比较。接着会出现一个如右图4-1所示的活动工具栏。工具栏上有两个按键 当按下左键时,两个文档将会同时滚动;按下右按键则回到开始比较时光标所处位置 4.2.2排版和格式化 1.文字的格式化 文字的格式化通常包括对文字的字体、字型、大小、颜色、画线等进行的设置 1)字体、字型和字号 字型是字的形状。有常规、倾斜、加粗、粗斜4种。 字号是字的大小规格。有两种标准:号数制和点磅制。中文一般采用号制,西文则采用 磅制。号制是初号最大,八号最小:磅制是数字越大字越大。字号可在字号组合框中进行 选择,也可以在组合框中输入一个磅值(如46)。表4-1列出了字号的大小 表4-1字号的大小 字号 厘米 字号 厘米字号厘米字号 厘米 初号12.671二号 7.397 四号 4.931 六号 2.808 小初1.095小三|6.369小 4.246 小六 2.465 9.657 五号3.698七号2.123 8.424 小三 小五 3.150 八号 磅制是以点为单位的计数方法,1磅=1/72英寸(1英寸=25.4m),则1磅=0.3528mm. 同学们可根据这一换算关系了解磅值与号制之间的关系。 2)文字效果的其他设置 可以对文字设置着重号、上标、下标、阴影、空心、阳文、阴文,可以对文字颜色、 下划线颜色进行设置。 3)控制字符的间距 (1)缩放:对所选字符进行水平方向的扩展或压缩。 (2)间距:字符间距的加宽和紧缩 (3)字符位置的提升或降低:字符位置的提升或降低是相对于文本基线而言。提升 或降低以磅值计
3 档，则该命令自动比较这两个文档。如果同时打开了三个以上的文档，则必须选择一个与 当前文档作比较。接着会出现一个如右图4-1所示的活动工具栏。工具栏上有两个按键， 当按下左键时，两个文档将会同时滚动；按下右按键则回到开始比较时光标所处位置。 4.2.2 排版和格式化 1.文字的格式化 文字的格式化通常包括对文字的字体、字型、大小、颜色、画线等进行的设置。 1)字体、字型和字号 字型是字的形状。有常规、倾斜、加粗、粗斜4种。 字号是字的大小规格。有两种标准:号数制和点磅制。中文一般采用号制,西文则采用 磅制。号制是初号最大,八号最小；磅制是数字越大字越大。字号可在字号组合框中进行 选择，也可以在组合框中输入一个磅值（如46）。表4-1列出了字号的大小。 表4-1 字号的大小 字号 厘米 字号 厘米 字号 厘米 字号 厘米 初号 12.671 二号 7.397 四号 4.931 六号 2.808 小初 11.095 小二 6.369 小四 4.246 小六 2.465 一号 9.657 三号 5.547 五号 3.698 七号 2.123 小一 8.424 小三 - 小五 3.150 八号 - 磅制是以点为单位的计数方法，1磅=1/72英寸（1英寸=25.4mm），则1磅=0.3528mm. 同学们可根据这一换算关系了解磅值与号制之间的关系。 2)文字效果的其他设置 可以对文字设置着重号、上标、下标、阴影、空心、阳文、阴文，可以对文字颜色、 下划线颜色进行设置。 3)控制字符的间距 （1）缩放：对所选字符进行水平方向的扩展或压缩。 （2）间距：字符间距的加宽和紧缩。 （3）字符位置的提升或降低：字符位置的提升或降低是相对于文本基线而言。提升 或降低以磅值计
4)文字的动态效果 文字的动态效果只在屏幕显示时有效,打印不起作用 5)文字的突出显示 “其他格式”工具栏最左边一个按钮用于突出显示文字,如图4-2所示。使用该按钮 可快速地为文字添加不同颜色的背景,以突出显示重要信息 其恼格式 ·—二目 无 突出显示(突出显示 □■口 图4-2文字突出显示按钮 2.段落的格式化 1)段落对齐 段落对齐有左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐5种。 (1)左对齐:用于标题、正文的对齐。 (2)右对齐:用于落款、日期的对齐 (3)居中对齐:用于标题、说明的对齐。 (4)两端对齐:用于分栏文本的对齐 (5)分散对齐:用于标题的对齐 2)缩进 缩进的方式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4种,可采用标尺或菜单实现缩 进。当按下Alt键在标尺上拖动缩进按钮时,可显示缩进的准确数字。 (1)首行缩进是指一段的首行从左边界向右缩进2个中文字体或多个字符,其余各行 均从左边界处开始排。标准文本的首行一般都缩进2个中文字体 (2)悬挂缩进是指一段的首行从左边界开始排,其余各行均缩进相同的字符。 (3)左缩进是指从左边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的左边界(只用于偶 数页) (4)右缩进是指从右边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的右边界(只用于奇 偶数页)
4 4)文字的动态效果 文字的动态效果只在屏幕显示时有效，打印不起作用。 5)文字的突出显示 “其他格式”工具栏最左边一个按钮用于突出显示文字，如图4-2 所示。使用该按钮 可快速地为文字添加不同颜色的背景，以突出显示重要信息。 2.段落的格式化 1) 段落对齐 段落对齐有左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐5种。 （1）左对齐：用于标题、正文的对齐。 （2）右对齐：用于落款、日期的对齐。 （3）居中对齐：用于标题、说明的对齐。 （4）两端对齐：用于分栏文本的对齐。 （5）分散对齐：用于标题的对齐。 2)缩进 缩进的方式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4种，可采用标尺或菜单实现缩 进。当按下Alt键在标尺上拖动缩进按钮时，可显示缩进的准确数字。 （1）首行缩进是指一段的首行从左边界向右缩进2个中文字体或多个字符,其余各行 均从左边界处开始排。标准文本的首行一般都缩进2个中文字体。 （2）悬挂缩进是指一段的首行从左边界开始排,其余各行均缩进相同的字符。 （3）左缩进是指从左边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的左边界(只用于偶 数页)。 （4）右缩进是指从右边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的右边界(只用于奇 偶数页)。 图4- 2 文字突出显示按钮
3)行距 每行字之间的距离称为行距。无论一行有多少大小不同的字号,总是以字最高点与上 行字基线为行距;行高是相邻两行字基线之间的距离。行距一般以字高为单位,用字高的 倍数来表示。行高=字高+行距。书籍的行高为1.5字高。 行距有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、多倍行距、固定行距、最小值等 单倍行距是标准行距,行高为1.5字高,则行距为0.5字高 1.5倍行距表示标准标准行距的1.5倍,那么行高为1.5*1.5=2.25字高,则行距为1 字高 2倍行距、多倍行距的计算方法同 固定行距是强制指定行高,而不管该行有多大尺寸的文本或图形。所以当固定行距小 于该行的最大文本的字高时,有的文本会裁剪,不能正常显示 Word2003提供了调整行距的工具按钮与组合键。要通过工具按钮调整行间距,首先 打开“其他格式”工具栏,如图4-3所示,在工具栏中有3个调整行距的按钮,分别为单倍 行距、1.5倍行距、2倍行距 其他格式 奖曲回=E 1.5倍行 图4-3其他格式工具栏 4)段前段后间距 调整段前段后间距,使段落周围添加或紧缩空白,提高文档的可读性。 5)制表位 制表位是在文档中产生制表信息,按列对齐数据。制表符有5个:左对齐、居中对齐 右对齐、小数点对齐和竖线对齐。可以在标尺上或使用莱单命令设置制表符 6)换行和分页 (1)孤行控制。防止段落最后一行文本显示在下一页的顶部,或段落首行文本显示在 上一页的底部 (2)段中不分页。防止在一个段落中插入分页符。如果碰到分页符,则自动将整段移 到下一页,以保证整个段落在视角上的完整
5 3)行距 每行字之间的距离称为行距。无论一行有多少大小不同的字号,总是以字最高点与上 行字基线为行距；行高是相邻两行字基线之间的距离。行距一般以字高为单位，用字高的 倍数来表示。行高=字高+行距。书籍的行高为1.5字高。 行距有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、多倍行距、固定行距、最小值等。 单倍行距是标准行距，行高为1.5字高，则行距为0.5字高。 1.5倍行距表示标准标准行距的1.5倍，那么行高为1.5*1.5=2.25字高,则行距为1.25 字高。 2倍行距、多倍行距的计算方法同上。 固定行距是强制指定行高，而不管该行有多大尺寸的文本或图形。所以当固定行距小 于该行的最大文本的字高时，有的文本会裁剪，不能正常显示。 Word 2003提供了调整行距的工具按钮与组合键。要通过工具按钮调整行间距，首先 打开“其他格式”工具栏，如图4-3所示，在工具栏中有3个调整行距的按钮，分别为单倍 行距、1.5倍行距、2倍行距。 4)段前段后间距 调整段前段后间距,使段落周围添加或紧缩空白,提高文档的可读性。 5)制表位 制表位是在文档中产生制表信息,按列对齐数据。制表符有5个:左对齐、居中对齐、 右对齐、小数点对齐和竖线对齐。可以在标尺上或使用莱单命令设置制表符。 6)换行和分页 （1）孤行控制。防止段落最后一行文本显示在下一页的顶部,或段落首行文本显示在 上一页的底部。 （2）段中不分页。防止在一个段落中插入分页符。如果碰到分页符,则自动将整段移 到下一页，以保证整个段落在视角上的完整。 图4- 3 其他格式工具栏
(3)与下段同页。防止在选择段落与其后继段落之间产生分页符。例如当出现标题 与表格分页显示时,可以设置“与下段同页”属性 (4)段前分页。在选择段落前手工插入分页符。 7)首字下沉 首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形,在章节的开头显示图形化的字 符。下沉的首字的修改与修改其他图形元素一样。 8)列表 通过为文档添加自动编号或项目符号,并进行悬挂缩进,可以在文档中创建列表。通 过编号和项目符号可以创建3种不同的列表:编号列表、项目符号列表和多级符号列表 如果对一系列段落应用了编号,然后删除或重新排列了其中的段落,Word2003将对 调整后的段落自动更新编号。 项目符号和编号可以在选择多段落后,直接使用工具按钮实现,也可以从“格式”菜 单/“项目符号和编号”命令进行选择或自定义编号和项目符号 自定义的编号可以修改编号样式、起始编号、继续编号等 自定义项目符号可来自于自己创建的图形文件(如BMP、GIF等)。先将图形文件以 GIF、BMP或JPEG文件格式保然后导入为图片项目符号 9)边框和底纹 可以为页面、节、段落、选定的文本、下沉的首字、表格或图片添加边框和底纹。边 框可以是四周,也可以是任一条边。边框由线型、宽度、颜色和阴影组成。 3.节的格式化 节是文档组成的一个特殊单位。文档有4个层次:文字、段落、节和文档本身。节可以 是整个文档,也可以只包括一个段落。使用节可以将对文档的修改限制在节内,可以在偶 数或奇数页面中创建不同的显示版式,对每个节采取不同的页面设置方式。 1)分节 分节有两种方法:节前后各插入一条分节符和通过对页面设置的版面来创建不同的 节 (1)节前后各插入一条分节符,选择“连续”,可以在同一个页面上实现不同的排版 方式。例如在同一页面上不同段落采用不同的分栏 (2)通过对页面设置的版面来创建不同的节。节的类型有
6 （3）与下段同页。防止在选择段落与其后继段落之间产生分页符。例如当出现标题 与表格分页显示时，可以设置“与下段同页”属性。 （4）段前分页。在选择段落前手工插入分页符。 7)首字下沉 首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形,在章节的开头显示图形化的字 符。下沉的首字的修改与修改其他图形元素一样。 8)列表 通过为文档添加自动编号或项目符号,并进行悬挂缩进，可以在文档中创建列表。通 过编号和项目符号可以创建3种不同的列表：编号列表、项目符号列表和多级符号列表。 如果对一系列段落应用了编号，然后删除或重新排列了其中的段落，Word 2003将对 调整后的段落自动更新编号。 项目符号和编号可以在选择多段落后,直接使用工具按钮实现，也可以从“格式”菜 单/“项目符号和编号”命令进行选择或自定义编号和项目符号。 自定义的编号可以修改编号样式、起始编号、继续编号等。 自定义项目符号可来自于自己创建的图形文件（如.BMP、GIF等）。先将图形文件以 GIF、BMP或JPEG文件格式保然后导入为图片项目符号。 9)边框和底纹 可以为页面、节、段落、选定的文本、下沉的首字、表格或图片添加边框和底纹。边 框可以是四周,也可以是任一条边。边框由线型、宽度、颜色和阴影组成。 3.节的格式化 节是文档组成的一个特殊单位。文档有4个层次:文字、段落、节和文档本身。节可以 是整个文档，也可以只包括一个段落。使用节可以将对文档的修改限制在节内，可以在偶 数或奇数页面中创建不同的显示版式，对每个节采取不同的页面设置方式。 1）分节 分节有两种方法：节前后各插入一条分节符和通过对页面设置的版面来创建不同的 节。 （1）节前后各插入一条分节符,选择“连续”,可以在同一个页面上实现不同的排版 方式。例如在同一页面上不同段落采用不同的分栏。 （2）通过对页面设置的版面来创建不同的节。节的类型有：
下一页:在下一页的开头创建新节 连续:在插入点开始处创建新节。 偶数页:在偶数页开始创建页。如果当前是偶数页,则插入奇数页 奇数页:在奇数页开始创建页。如果当前是奇数页,则插入偶数页。 2)分栏 分栏是作用于节内的排版,一个节只能有一种分栏方式。若在一个页面上有不同的分 栏,则必须通过插入分节符实现。分栏栏数、栏间距、栏间加分隔线可任意定义。 4.页面的格式化 1)页眉和页脚 页眉包括页码和页眉线,页脚主要为页码。 每节可以有各自的页眉和页脚设置方式,不同节的页眉和页脚设置可以不一样。页眉和 页脚的创建可通过“视图”/“页眉和页脚”命令实现。 2)脚注和尾注 脚注和尾注用于给文档中的文字加注释。脚注显示在页面底端,带有一条分隔线、注释 标记和注释本身。页脚在版心外,脚注在版心内。尾注对文档引用的文献注释,位于文档 的结尾。脚注和尾注表现形式一样,范围不一样,脚注是整页,尾注是全文 脚注和尾注通过“插入”菜单/“引用”命令/“脚注和尾注”添加。 ⊙脚注吧) 页面底端 页启和页脚,页后包括页码和页启 ○尾 能,页脚主要为页码, 转换C 脚注和尾注‘。脚注和尾注用 文档中的的加注释。脚注显示在页面 编号格式Q 2,3 底端,带有一条分隔线、注释标记和 自定义标记QD 注释丰身。页脚在顺心外,脚注在版 位于文档的结尾。 编号方式 连续 位于文档的尾柱4 将更改应用于):整篇文档 位于页面底端的主 匚插入①)匚取消应用 图4-4脚注和尾注对话框 图4-5脚注和尾注示例
7 下一页：在下一页的开头创建新节。 连续：在插入点开始处创建新节。 偶数页：在偶数页开始创建页。如果当前是偶数页，则插入奇数页。 奇数页：在奇数页开始创建页。如果当前是奇数页，则插入偶数页。 2）分栏 分栏是作用于节内的排版,一个节只能有一种分栏方式。若在一个页面上有不同的分 栏，则必须通过插入分节符实现。分栏栏数、栏间距、栏间加分隔线可任意定义。 4.页面的格式化 1)页眉和页脚 页眉包括页码和页眉线，页脚主要为页码。 每节可以有各自的页眉和页脚设置方式,不同节的页眉和页脚设置可以不一样。页眉和 页脚的创建可通过“视图”/“页眉和页脚”命令实现。 2)脚注和尾注 脚注和尾注用于给文档中的文字加注释。脚注显示在页面底端,带有一条分隔线、注释 标记和注释本身。页脚在版心外,脚注在版心内。尾注对文档引用的文献注释，位于文档 的结尾。脚注和尾注表现形式一样,范围不一样,脚注是整页,尾注是全文。 脚注和尾注通过“插入”菜单/“引用”命令/“脚注和尾注”添加。 图4- 5脚注和尾注示例 图4- 4脚注和尾注对话框
3)题注 题注就是给表格、图表、公式或其他项目 添加的编号标签。通过“插入”菜单/“引用” 标签C 命令/“题注”添加题注 题注主中不包含标签C 设置题注后每当插入有关的对象时,Word已新建标签D(删标签)[号0 将自动为其添加题注。下面说明为表格自动添(动播入题)C确定一取 加题注的操作: 图4-6题注对话框 在“自动插入题注”对话框的列表中选择 “ Microsoft word表格”,在“使用标签”选择“表格”,“位置”选择“项目上方”, 单击“确定”。以后,每当插入Word表格时,Word将会自动在表格上方添加题注,并且自 动编号。 4.2.3工具和修饰 1.查找和替换 查找和替换是任何一种文字处理软件必须具备的功能。对于文本中的大量重复性地修 改或替换可以使用此项功能。 查找和替换不仅能査找和替换文本中多处相同的文字,而且能査找和替换带格式的文 本,能用非打印字符和通配符等进行复杂的搜索,还能进行智能査找和替换等。下面通过实 例介绍使用通配符进行替换。 1)使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号(“”)内的文本全部设置成黑体,可以采用通配符替换的 方实现: (1)用“编辑→替换”命令,打开“査找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮,再 选中“使用通配符”选项 (2)在“查找内容”框中填入:“*”(*号代表任意字符,?号代表1个字符),点 击“替换为”框,再选择“格式”按钮,并选“字体”选项,在弹岀的“査找字体”对话 框中将字体设置为黑体后确定 (3)单击“全部替换”按钮,即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体 常用的通配符见表4-2
8 3)题注 题注就是给表格、图表、公式或其他项目 添加的编号标签。通过“插入”菜单/“引用” 命令/“题注”添加题注。 设置题注后，每当插入有关的对象时，Word 将自动为其添加题注。下面说明为表格自动添 加题注的操作： 在“自动插入题注”对话框的列表中选择 “Microsoft Word表格”，在“使用标签”选择“表格”，“位置”选择“项目上方”， 单击“确定”。以后，每当插入Word表格时，Word将会自动在表格上方添加题注，并且自 动编号。 4.2.3 工具和修饰 1.查找和替换 查找和替换是任何一种文字处理软件必须具备的功能。对于文本中的大量重复性地修 改或替换可以使用此项功能。 查找和替换不仅能查找和替换文本中多处相同的文字,而且能查找和替换带格式的文 本,能用非打印字符和通配符等进行复杂的搜索,还能进行智能查找和替换等。下面通过实 例介绍使用通配符进行替换。 1）使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的 方实现： （1）用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再 选中“使用通配符”选项； （2）在“查找内容”框中填入：“*”（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点 击“替换为”框，再选择“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话 框中将字体设置为黑体后确定； （3）单击“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体。 常用的通配符见表4-2。 图4- 6 题注对话框
表4-2常用的通配符 通配符 含义 举例 任意单个字符 s?t可查找“sat”和“set” 任意字符串 s*d可查找“sad”和“ started” 任意数字 查找任意数字 任意字母 查找任意字母 [-] 指定范围内任意单个[r-t]ight查找“ right”和“ sight”。必须用 升序来表示该范围 [!x-z]指定范围以外的任意t!a-m]ck查找“tock”和“tuck”,但不查找 单个字符 tack”和“ticl 段落标记(+) 用 Shift+产生的换 2)带格式文本的查找替换 如果想将某一格式的文本替换为其它格式,可以采用如下方法实现: (1)用“编辑→替换”命令,打开“查找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮。光 标移至“査找内容”框,选择“格式”按钮,并选定要査找的格式进行设置。如果格式设 置错误,可单击“不限定格式(T)”按钮使其变成灰色,清除错误的格式 (2)然后光标移至“替换为”框中,选择“格式”按钮,并选定要替换的格式进行 设置,最后确定; (3)单击“全部替换”按钮,即可将全文中指定的某一格式文本一次性设置为另一格 2.格式刷 使用格式刷可以对已有的格式进行复制。其方法是:选择包含所需复制的格式的文字 单击格式刷按钮,然后用格式刷在需格式化的文字上扫过,这样就可进行格式的复制 若选择包含所需复制的格式的文字后双击格式刷,则格式刷可以反复使用多次,至到 按ESC键使格式刷失效。 可以复制的格式有文字格式、段落格式、制表位、边框和底纹、表格格式、文本 3.邮件合并 邮件合并可以将一次性创建的诸如通知、信件、请柬、公文等大多数内容相同,只是 某些位置如姓名、单位名称、地址不同的文档重复使用,方便、快捷地完成工作
9 表4-2 常用的通配符 通配符 含义 举例 ? 任意单个字符 s?t 可查找“sat”和“set” * 任意字符串 s*d 可查找“sad”和“started” ^# 任意数字 查找任意数字 ^$ 任意字母 查找任意字母 [-] 指定范围内任意单个 字符 [r-t]ight 查找“right”和“sight”。必须用 升序来表示该范围 [!x-z] 指定范围以外的任意 单个字符 t[!a-m]ck 查找“tock”和“tuck”，但不查找 “tack”和“tick” ^p 段落标记 ( ) ^l 用Shift+ 产生的换 行符 2）带格式文本的查找替换 如果想将某一格式的文本替换为其它格式，可以采用如下方法实现： （1）用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮。光 标移至“查找内容”框，选择“格式”按钮，并选定要查找的格式进行设置。如果格式设 置错误，可单击“不限定格式（T）”按钮使其变成灰色，清除错误的格式。 （2）然后光标移至“替换为”框中，选择“格式”按钮，并选定要替换的格式进行 设置，最后确定； （3）单击“全部替换”按钮，即可将全文中指定的某一格式文本一次性设置为另一格 式。 2.格式刷 使用格式刷可以对已有的格式进行复制。其方法是：选择包含所需复制的格式的文字， 单击格式刷按钮，然后用格式刷在需格式化的文字上扫过，这样就可进行格式的复制。 若选择包含所需复制的格式的文字后双击格式刷，则格式刷可以反复使用多次，至到 按ESC键使格式刷失效。 可以复制的格式有文字格式、段落格式、制表位、边框和底纹、表格格式、文本。 3.邮件合并 邮件合并可以将一次性创建的诸如通知、信件、请柬、公文等大多数内容相同，只是 某些位置如姓名、单位名称、地址不同的文档重复使用，方便、快捷地完成工作
邮件合并需要主文档和数据源文档两个部分,邮件合并时从数据源文件中取出数据放 到主文档的“合并域”位置。合并域可被视为是一个变量,其值随着数据源文件中的值的 改变而改变 数据源是包含要合并到文档中的信息的文件。数据源可以是只包含一个表格的Word文 档,但表格的第一行必须包含标题,其他行必须包含要合并的记录:也可以是其它 Excel 工作表中的数据列表或数据库文件中的表;还可以是由制表符或逗号分隔的一行为一条数 据记录,行之间由段落标记分隔的任何文本文件。下面说明实现邮件合并的方法 (1)创建一个主文档,如图4-7所示。保存为“邀请函.doc” (2)创建一个只有一个表格的数据文档,如图4-8所示。保存为“姓名doc” (3)打开主文档,选择“工具”菜单/“信函与邮件”命令的/“显示邮件合并工具栏” 命令,显示邮件合并工具栏,如图49所示。 (4)单击“邮件合并工具栏”上“打开数据源”按钮,打开建立的数据源文件 (5)将光标移至主文档需输入合并域的位置,单击“邮件合并工具栏”上的“插入 域”按钮,插入需要的域。如图4-10 邀请画 张晓玲φ 我公司将于二00五年六月十二日 召开新产品发布会,特邈您参加。 时间:下午2:30 海疆科技股份有限公司 3二+日 图4-7主文档 图4-8数据文档 10
10 邮件合并需要主文档和数据源文档两个部分，邮件合并时从数据源文件中取出数据放 到主文档的“合并域”位置。合并域可被视为是一个变量，其值随着数据源文件中的值的 改变而改变。 数据源是包含要合并到文档中的信息的文件。数据源可以是只包含一个表格的Word文 档，但表格的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录；也可以是其它Excel 工作表中的数据列表或数据库文件中的表；还可以是由制表符或逗号分隔的一行为一条数 据记录，行之间由段落标记分隔的任何文本文件。下面说明实现邮件合并的方法： （1）创建一个主文档，如图4-7所示。保存为“邀请函.doc”； （2）创建一个只有一个表格的数据文档，如图4-8所示。保存为“姓名.doc”； （3）打开主文档，选择“工具”菜单/“信函与邮件”命令的/“显示邮件合并工具栏” 命令，显示邮件合并工具栏，如图4-9所示。 （4）单击“邮件合并工具栏”上“打开数据源”按钮，打开建立的数据源文件。 （5）将光标移至主文档需输入合并域的位置，单击“邮件合并工具栏”上的“插入 域”按钮，插入需要的域。如图4-10。 图4- 7 主文档 图4- 8 数据文档