全国计算机等级考试NCRExaminationNational Computer Rank Examination全X第 3 章通过Excel 创建并处理电子表格NCRE
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第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格Excel 制表基础3.1工作薄与多工作表操作3.2Excel公式和函数3.3在Excel中创建图表3.4Excel数据分析与处理3.5Excel与其他程序的协同与共享3.6第3章通过Excel创建并处理电子表格
3.1 • Excel 制表基础 3.2 • 工作簿与多工作表操作 3.3 • Excel 公式和函数 3.4 • 在 Excel 中创建图表 3.5 • Excel 数据分析与处理 3.6 • Excel 与其他程序的协同与共享 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 2
3.6 Excel与其他程序的协同与共享本节案例背景在Excel中，可以方便地获取来自其他数据源的数据，也可以将在Excel中生成的数据提供给其他人或程序使用；可以共享工作薄，从而充许多人同时对一个工作薄进行编辑修改：使用宏功能，可以快速执行重复性工作。本节将通过从文本文件记账凭证清单中获取数据、从因特网上获取国家统计局数据、在学生成绩单中使用宏三个案例，帮助小曾了解并掌握以下功能口如何在Excel中实现工作簿共享及修订。口如何在工作薄中插入批注信息。口如何从外部数据源获取数据，特别是如何导入文本文件数据。口如何进行数据分列操作口如何从因特网上获取数据口如何将Excel2010文件保存为低版本、PDF等其他格式文件。口如何在Word、PPT中调用Excel数据。口如何创建并运行宏。第3章通过Excel创建并处理电子表格3
本节案例背景 在Excel中，可以方便地获取来自其他数据源的数据，也可以将在Excel中生成 的数据提供给其他人或程序使用；可以共享工作簿，从而允许多人同时对一 个工作簿进行编辑修改；使用宏功能，可以快速执行重复性工作。 本节将通过从文本文件记账凭证清单中获取数据、从因特网上获取国家统计 局数据、在学生成绩单中使用宏三个案例，帮助小曾了解并掌握以下功能： 如何在Excel中实现工作簿共享及修订。 如何在工作簿中插入批注信息。 如何从外部数据源获取数据，特别是如何导入文本文件数据。 如何进行数据分列操作。 如何从因特网上获取数据。 如何将Excel 2010文件保存为低版本、PDF等其他格式文件。 如何在Word、PPT中调用Excel数据。 如何创建并运行宏。 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 3
3.6Excel与其他程序的协同与共享食3.6.1共享、修订、批注工作簿1．共享工作簿共享工作簿是指允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订。可以在Excel中创建共享工作簿，并将其放在可供若于人同时编辑的一个网络位置上，以达到跟踪工作簿状态并及时更新信息的目的。第3章通过Excel创建并处理电子表格
1. 共享工作簿 ◼ 共享工作簿是指允许网络上的多位用户同时查看和修订 的工作簿。每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所 做的修订。 ◼ 可以在Excel中创建共享工作簿，并将其放在可供若干 人同时编辑的一个网络位置上，以达到跟踪工作簿状态 并及时更新信息的目的。 3.6 Excel与其他程序的协同与共享 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 4
3.6Excel与其他程序的协同与共享食3.6.1共享、修订、批注工作簿1）设定工作簿共享设定共享：“审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮→“编辑”选项卡→选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框→在“高级”选项卡中，选择要用于跟踪和更新变化的选项一→将该工作簿文件放到网络上其他用户可以访问的位置验证链接并更新链接：“数据”选项卡→“连接”组→“编辑链接按钮一→在对话框中查看并更新链接。注意：具有网络共享访问权限的所有用户都具有共享工作薄的完全访问权限，除非已事先锁定单元格并设置了保护工作表来限制访问。第3章通过Excel创建并处理电子表格
1) 设定工作簿共享 ◼ 设定共享：“审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮 →“编辑”选项卡→选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿 合并”复选框→在“高级”选项卡中，选择要用于跟踪和更新变化 的选项→将该工作簿文件放到网络上其他用户可以访问的位置 ◼ 验证链接并更新链接：“数据”选项卡→“连接”组→“编辑链接” 按钮→在对话框中查看并更新链接。 注意：具有网络共享访问权限的所有用户都具有共享工作簿的完全访 问权限，除非已事先锁定单元格并设置了保护工作表来限制访问。 3.6 Excel与其他程序的协同与共享 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 5
3.6Excel与其他程序的协同与共享食3.6.1共享、修订、批注工作簿2）编辑共享工作簿可以与使用常规工作簿一样，在已设定共享的工作簿中输入和编辑数据，并进行任何筛选和打印设置以供当前用户个人使用不能在共享工作簿中添加或更改的内容：合并单元格、数据有效性、图表、图片、包含图形对象的条件格式、对象、超链接、方案、外边框、分类汇总、模拟运算表数据透视表、工作薄保护和工作表保护以及宏第3章通过Excel创建并处理电子表格9
2）编辑共享工作簿 ◼ 可以与使用常规工作簿一样，在已设定共享的工作簿中 输入和编辑数据，并进行任何筛选和打印设置以供当前 用户个人使用。 ◼ 不能在共享工作簿中添加或更改的内容：合并单元格、 条件格式、数据有效性、图表、图片、包含图形对象的 对象、超链接、方案、外边框、分类汇总、模拟运算表、 数据透视表、工作簿保护和工作表保护以及宏。 3.6 Excel与其他程序的协同与共享 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 6
3.6Excel与其他程序的协同与共享食3.6.1共享、修订、批注工作簿更改用户名标识：“文件”选项卡→“选项”，打开“Excel选项”对话框→“常规”类别→“对MicrosoftOffice进行个性化设置”下的“用户姓名”框输入一个用于用户名。对MicrosoftOffice进行个性化设置吉燕用户名U：图3.115在“Exce1选项”对话框中设置用户名第3章通过Excel创建并处理电子表格
◼ 更改用户名标识：“文件”选项卡→“选项” ，打开 “Excel选项”对话框→“常规”类别→“对Microsoft Office进行个性化设置”下的“用户姓名”框输入一个 用于用户名。 3.6 Excel与其他程序的协同与共享 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 7 图3.115 在“Excel选项”对话框中设置用户名
3.6Excel与其他程序的协同与共享食3.6.1共享、修订、批注工作簿3）从共享工作簿中删除某个用户可以将某个用户与共享工作簿断开连接。在断开与用户的连接之前，要确保他们已经在工作簿中完成了他们的工作。如果删除活动用户，则这些用户所有未保存的工作将会丢失。“审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮，打开“共享工作簿”对话框→“编辑”选项卡→在“正在使用本工作簿的用户”列表选择用户名称一→“删除”按钮第3章通过Excel创建并处理电子表格8
3）从共享工作簿中删除某个用户 可以将某个用户与共享工作簿断开连接。 在断开与用户的连接之前，要确保他们已经在工作簿中完成了 他们的工作。如果删除活动用户，则这些用户所有未保存的工 作将会丢失。 ➢“审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮，打 开“共享工作簿”对话框→“编辑”选项卡→在“正在使 用本工作簿的用户”列表选择用户名称→“删除”按钮 3.6 Excel与其他程序的协同与共享 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 8
3.6Excel与其他程序的协同与共享食3.6.1共享、修订、批注工作簿4）解决共享工作簿中的冲突修订当两位用户同时编辑同一个共享工作簿并试图对影响同一个单元格的更改进行保存时，就会发生冲突。Excel只能在该单元格里保留一种版本的修订。通过下列设置，可以自动使用自已的更改覆盖所有其他用户的更改：》“审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮，打开“共享工作薄”对话框→“高级”选项卡→在“用户间的修订冲突”下选定“选用正在保存的修订”单选项第3章通过Excel创建并处理电子表格
4）解决共享工作簿中的冲突修订 当两位用户同时编辑同一个共享工作簿并试图对影响同一个单 元格的更改进行保存时，就会发生冲突。Excel只能在该单元 格里保留一种版本的修订。 通过下列设置，可以自动使用自己的更改覆盖所有其他用户的 更改： ➢ “审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮，打开 “共享工作簿”对话框→“高级”选项卡→在“用户间的修 订冲突”下选定“选用正在保存的修订”单选项 3.6 Excel与其他程序的协同与共享 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 9
3.6Excel与其他程序的协同与共享人3.6.1共享、修订、批注工作簿5）取消共享工作簿“审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮，打开“共享工作簿”对话框→“编辑”选项卡→首先册删除其他的用户，确保当前用户是“正在使用本工作簿的用户”列表中列出的唯一用户→清除对“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框的选择。提示：如果设定了共享工作薄保护，则该复选框不可用，必须先取消对共享工作簿的保护：在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“撤消对共享工作簿的保护”按钮。第3章通过Excel创建并处理电子表格10
5）取消共享工作簿 ◼ “审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮， 打开“共享工作簿”对话框→“编辑”选项卡→首先删 除其他的用户，确保当前用户是“正在使用本工作簿的 用户”列表中列出的唯一用户→清除对“允许多用户同 时编辑，同时允许工作簿合并”复选框的选择。 提示：如果设定了共享工作簿保护，则该复选框不可用，必须 先取消对共享工作簿的保护：在“审阅”选项卡上的“更改” 组中，单击“撤消对共享工作簿的保护”按钮。 3.6 Excel与其他程序的协同与共享 第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 10