第2章利用Word高效创建电子文档全国计算机等级考试NCPExaminationNational ComputerRank Examination全医计机导NCRE
NCRE 第2章 利用Word高效创建电子文档
2第2章利用Word高效创建电子文档1以人物为导向的应用界面2创建并编辑文档3美化文档外观4长文档的编辑与管理5文档的修订与共享6使用邮件合并技术批量处理文档
2 第2章 利用Word高效创建电子文档 1 以人物为导向的应用界面 2 创建并编辑文档 3美化文档外观 4长文档的编辑与管理 5 文档的修订与共享 6 使用邮件合并技术批量处理文档
3长文档的编辑与管理?制作专业的文档除了使用常规的页面内容和美化操作外，还需要注重文档的结构以及排版方式。Word2010提供了诸多简便的功能，使长文档的编辑、排版、阅读和管理更加轻松自如。.1定义并使用样式样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、正文，以及要点等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个选定的段落或字符，以使所选定的段落或字符具有这种样式所定义的格式。使用样式有诸多便利之处，它可以帮助用户轻松统一文档的格X式；辅助构建文档大纲以使内容更有条理；简化格式的编辑和修改操作。此外，样式还可以用来生成文档目录
❖ 制作专业的文档除了使用常规的页面内容和美化操作外，还需 要注重文档的结构以及排版方式。Word 2010提供了诸多简便的功 能，使长文档的编辑、排版、阅读和管理更加轻松自如。 长文档的编辑与管理 3 .1 定义并使用样式 ❖ 样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标 题、正文，以及要点等各个文本元素的格式。用户可以将一种样 式应用于某个选定的段落或字符，以使所选定的段落或字符具有 这种样式所定义的格式。 ❖ 使用样式有诸多便利之处，它可以帮助用户轻松统一文档的格 式；辅助构建文档大纲以使内容更有条理；简化格式的编辑和修 改操作。此外，样式还可以用来生成文档目录
长文档的编辑与管理1、在文档中应用样式在编辑文档时，使用样式可以省去一些格式设置上的重复性操作。在Word2010中提供了快速样式库”，用户可以从中进行选择以便为文本快速应用某种样式。例如，要为文档的标题应用Word2010快速样式库”中的一种样式，可以按照如下操作步骤进行设置：（1）在Word文档中，选择要应用样式的标题文本。（2）在“开始”选项卡上的“样式”选ctwon项组中，单击【其他】按钮。AAaBbCAabbCrAaBbCel4aBbCePGtirod.（3）在打开的如图2.87所示快速样式AabnCDdBbCcl库”中，用户只需在各种样式之间轻松滑动鼠标，标题文本就会自动呈现出当AaCDdffice图书策划案RT前样式应用后的视觉效果。内营量供速WentoBHA图2.87应用快速样式库
长文档的编辑与管理 1、在文档中应用样式 4 ❖ 在编辑文档时，使用样式可以省去一些格式设置上的重复性操作。 在Word 2010中提供了 “快速样式库 ” ，用户可以从中进行选择以 便为文本快速应用某种样式。 ❖ 例如，要为文档的标题应用Word 2010 “快速样式库 ”中的一种 样式，可以按照如下操作步骤进行设置： （1）在Word文档中，选择要应用样式的标题文本。 （2）在“开始”选项卡上的“样式”选 项组中，单击【其他】按钮。 （3）在打开的如图2.87所示“快速样式 库”中，用户只需在各种样式之间轻松 滑动鼠标，标题文本就会自动呈现出当 前样式应用后的视觉效果。 图2.87 应用快速样式库
5长文档的编辑与管理（4）如果用户还没有决定哪种样式符合需求，只需将鼠标移开，标题文本就会恢复到原来的样子：如果用户找到了满意的样式，只需单击它，该样式就会被应用到当前所选文本中。用户还可以使用样式”任务窗格将样式应用于RR选中文本，操作步骤如下：标题1,PG-Heading1标题2.PG-Heading2（1）Word文档中，选择要应用样式的标题文本。+M3,PG-Heacrg标路4,PG-Heading4X（2）在开始”选项卡上的样式”选项组中，标期SPG-Heading5标题6,PC-Heading6单击【对话框启动器】按钮。标虹三正PGN无漏+（3）打开样式”任务窗格，在列表框中选择希标鞋72标题3望应用到选中文本的样式，即可将该样式应用到文档副标圈a万要示货中。禁用链流性业国图图A心提示：在“样式”任务窗格中选中下方的“显示“样式”任务窗格图2.88预览”复选框方可看到样式的预览效果，否则所有样式只以文字描述的形式列举出来，如图2.88所示
长文档的编辑与管理 5 ❖ （4）如果用户还没有决定哪种样式符合需求，只需将鼠标移开， 标题文本就会恢复到原来的样子；如果用户找到了满意的样式，只 需单击它，该样式就会被应用到当前所选文本中。 图2.88 “样式”任务窗格 ❖ 用户还可以使用 “样式 ”任务窗格将样式应用于 选中文本，操作步骤如下： ❖ （1）Word文档中，选择要应用样式的标题文本。 ❖ （2）在 “开始 ”选项卡上的 “样式 ”选项组中， 单击【对话框启动器】按钮。 ❖ （3）打开 “样式 ”任务窗格，在列表框中选择希 望应用到选中文本的样式，即可将该样式应用到文档 中。 ❖ 提示：在“样式”任务窗格中选中下方的“显示 预览”复选框方可看到样式的预览效果，否则所有样 式只以文字描述的形式列举出来，如图2.88所示
6长文档的编辑与管理除了单独为选定的文本或段落设置样式外，Word2010内置了许X多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用于整篇文档的样式设置。只要用户选择了某个样式集，其中的样式设置就会自动应用于整篇文档，从而实现一次性完成文档中的所有样式设置，如图2.89所示。5EMWan0A线AaBbCAaBCcAaBbcelAaBbCmA样式PG-Head.,PG-Hsad.,PGHead.PG-Head.AYWard 2003Word2010-MesH2R!MMESsREAGZBFFIMicosoftorayaeeRun透程IEEE目灵1黑中保惠式证书量起Noo男养祥式集）编量：学图2.89应用样式集
长文档的编辑与管理 6 ❖ 除了单独为选定的文本或段落设置样式外，Word 2010内置了许 多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用于 整篇文档的样式设置。只要用户选择了某个样式集，其中的样式设 置就会自动应用于整篇文档，从而实现一次性完成文档中的所有样 式设置，如图2.89所示。 图2.89 应用样式集
7长文档的编辑与管理2、创建样式如果用户需要添加一个全新的自定义样式，则可以在已经完成格买者足险式定义的文本或段落上执行如下操作：DERE动+（1）选中已经完成格式定义的文本或段落：电系务，高示文辅，并调有考您人谁行典时物作，免程及在主期开量力停通系车关注，并右键单击所选内容，在弹出的快捷菜单中OX执行【样式】！【将所选内容保存为新快速SPENCNSAREX样式命令，如图2.90所示。AaBbeAaBbceAaBbCel4aBbCcPG-HeadK-HnaDAab（2）此时打开根据格式设置创建新样式”BoCeDfAaBbCeABCDSS进量aG-No.无APG-HeDG-Headu3.中习业要wOcO对话框，在名称”文本框中输入新样式的城不年多E柔点泰丽特号（）3BOr名称，例如“一级标题”，如图2.91所示。A量年（用nEMEA0(AiccDduCkRH维行aR根据格式设查创建新样式2X我文通)名称QD海能达内声全寿方新供建式（口一级标题股落样式预览：样式1确定修改）消2.90将所选内容保存为新快速样式图2.91定义新样式名称
长文档的编辑与管理 2、创建样式 7 ❖ 如果用户需要添加一个全新的自定义样式，则可以在已经完成格 式定义的文本或段落上执行如下操作： ❖ （1）选中已经完成格式定义的文本或段落， ❖ 并右键单击所选内容，在弹出的快捷菜单中 ❖ 执行【样式】｜【将所选内容保存为新快速 ❖ 样式】命令，如图2.90所示。 ❖ （2）此时打开“根据格式设置创建新样式” ❖ 对话框，在“名称”文本框中输入新样式的 ❖ 名称，例如“一级标题” ，如图2.91所示。 2.90 将所选内容保存为新快速样式 图2.91 定义新样式名称
8长文档的编辑与管理（3）如果在定义新样式的同时，还希望针对该样式进行进一步定义，则可以单击【修改】按钮，打开如图2.92所示的对话框。在该对话框中，用户可以定义该样式的样式类型是针对文本还是段落，以及样式基准和后续段落样式。除此之外，用户也可以单击格式按钮，分别设置该样式的字体、段落、边框、编号、文字效果、快捷键等定义。（4）单击【确定】按钮，新定义的样式会出现在快速样式库中，并可以根据该样式快速调整文本或段落的格式。Se代金M样式指设装和学行DDD样式型中）排基迎样1股范祥式样式WOaad日-4+体R(P)..制费位达卖者定位速准(B)西富(L)line斯文瑞MB(N快速通自达更摄电模能的就文容艾字效黑DO图2.92修改新样式定义
长文档的编辑与管理 8 （3）如果在定义新样式的同时，还希望针对该样式进行进一步定义，则可 以单击【修改】按钮，打开如图2.92所示的对话框。在该对话框中，用户 可以定义该样式的样式类型是针对文本还是段落，以及样式基准和后续段 落样式。除此之外，用户也可以单击【格式】按钮，分别设置该样式的字 体、段落、边框、编号、文字效果、快捷键等定义。 （4）单击【确定】按钮，新定义的样式会出现在快速样式库中，并可以根 据该样式快速调整文本或段落的格式。 图2.92 修改新样式定义
9长文档的编辑与管理3、复制并管理样式*在编辑文档的过程中，如果需要使用其他模板或文档的样式，可以将其复制到当前的活动文档或模板中，而不必重复创建相同的样式。复制与管理样式的操作步骤如下：（1）打开需要复制样式的文档，在“开始”选项卡上的“样式”选项组中，单击对话框启动器按钮打开“样式”任务窗格，单击“样式”任务窗格底部的【管理样式】按钮，打开如图2.93所示的“管理样式”对话框。警理样式HX编销）推择课制设黑出认请）非系事按理荐-重只婴示推样式遇择费编操的样式正文的呼览中文正文收#到文文麦文（依）认）小五，界##快通伴式新这祥式保比文卷基于连模柜的新文格导入/导出0图2.93管理样式
长文档的编辑与管理 3、复制并管理样式 9 ❖ 在编辑文档的过程中，如果需要使用其他模板或文档的样式，可以将其 复制到当前的活动文档或模板中，而不必重复创建相同的样式。复制与管 理样式的操作步骤如下： （1）打开需要复制样式的文档，在“开始”选项卡上的“样式”选项组中， 单击【对话框启动器】按钮打开“样式”任务窗格，单击“样式”任务窗 格底部的【管理样式】按钮，打开如图2.93所示的“管理样式”对话框。 图2.93 管理样式
10长文档的编辑与管理（2）单击导入/导出】按钮，打开“管理器”对话框中的“样式”选项卡，如图2.94所示。在该对话框中，左侧区域显示的是当前文档中所包含的样式列表，而右侧区域则显示出在word默认文档模板中所包含的样式。n【祥式东方惠电中心ARNE特上的有效范国司何有范国文都文智4SabotnRaIE关机究件电关阳究件单R图2.94样式管理器（3）这时，可以看到在右边的“样式的有效范围”下拉列表框中显示的是“Normal.dotm（共用模板）”，而不是用户所要复制样式的目标文档。为了改变目标文档，单击【关闭文件】按钮。将文档关闭后，原来的“关闭文件”按钮就会变成“打开文件”按钮。（4）单击打开文件）按钮，打开“打开”对话框。在“文件类型”下拉列表中选择“所有Word文档”，然后通过“查找范围”找到目标文件所在的路径，然后选中已经包含了特定样式的文档
长文档的编辑与管理 10 （2）单击【导入/导出】按钮，打开“管理器”对话框中的“样式”选项 卡，如图2.94所示。在该对话框中，左侧区域显示的是当前文档中所包含 的样式列表，而右侧区域则显示出在Word默认文档模板中所包含的样式。 （3）这时，可以看到在右边的“样式的有效范围”下拉列表框中显示的是 “Normal.dotm（共用模板）” ，而不是用户所要复制样式的目标文档。 为了改变目标文档，单击【关闭文件】按钮。将文档关闭后，原来的“关 闭文件”按钮就会变成“打开文件”按钮。 （4）单击【打开文件】按钮，打开“打开”对话框。在“文件类型”下拉 列表中选择“所有Word文档” ，然后通过“查找范围”找到目标文件所在 的路径，然后选中已经包含了特定样式的文档。 图2.94 样式管理器