第6章领域分析 本章导读 信息系统服务于确定的组织及环境,即信息系统的服务领域。在信息系统开发之初. 需要对信息系统的服务领堿进行深入分析。领域分析乜被称为业务分析,其目的是分析和 认识现行组织系统。领域分析包括领域调查、纽织目标分析、纽织杋构分析、组织职能分 析和业务分析等内容。其中业务分析又包括业务流程分析、业务实体分析和业务规则分析 等工作。 主要知识点 领域调查 ■组织目标分析 ■组织机构分析 组织职能分析 业务分析 ■业务流程重组
6.1概述 61.1领域分析的目的和任务 信息系统服务于确定的组织,组织存在于一定的社会和经济环境之中,组织及其环境 构成了信息系统的服务领域。在信息系统开发之初,需要对信息系统的服务领域进行深入 分析。领域分析也被称为业务分析,其目的是分析和认识现行组织系统及其所依赖的环境。 信息系统是为现行组织系统服务的,现行组织系统也是信息系统的基础和赖以存在的环境 只有对现行组织系统作到全面地解剖和分析,才能够开发出符合组织需要的信息系统。因 此,在信息系统开发之初,对现行组织系统进行全面、认真地分析,对开发成功的信息系 统具有十分重要的意义。 领域分析的任务是:在系统分析员的主持下,由用户和开发人员一起,对现行组织的 目标、机构、职能、业务流程和业务实体等进行深入分析,为信息系统的开发奠定基础 61.2领域分析的主要工作 1.领域调查 通过对组织现状和发展过程的调查,以认识组织系统,并为领域分析提供充足材料 调査的内容包括:组织目标、规模、机构、职能、产品、市场、技术、设备、业务、信息、 企业管理、人员素质、组织文化、组织信息系统建设现状等。 2.组织目标分析 通过对组织的使命、目标、策略和制约条件的分析,以全面地认识组织系统,为下 步确定信息系统目标奠定基础。在信息系统规划阶段已经对组织目标进行了分析,这个阶 段主要针对本项目确定的开发范围之内的任务,有针对性地、更绀致的地对组织目标进行 分析 3.组织机构分析 组织机构是组织的基本框架,是对完成组织目标的人员、工作、技术和信息所做出的 制度性安排。组织机构受组织目标、职能、环境等因素的制约,具有一定的动态适应性 组织机构也是组织的骨架和主脉,是进行领域分析的切入点 组织职能分析 组织职能是为实现组织目标,组织应该具有的功能和作用。组织职能由组织目标确定 具有相对稳定性。组织职能总是通过一定的组织机构来实现,与组织机构有密切联系。需 要认真分析组织职能与组织机构相互之间的关系。 5.业务分析 业务是组织资源的有序活动过程。组织通过各种业务活动的执行来实现组织目标。业
务是对组织职能的分解和过程化。组织职能可以分解成为多个业务,业务的执行是组织职 能的实现和体现。业务的活动过程被称为业务流程,业务流程中交织着物流、人流、资金 流和信息流,交织着各种组织资源。要认识组织活动过程,必须认真分析组织中存在的各 个业务以及业务流程。 6.业务流程重组 企业为了适应快速市场的变化,需要提高企业的核心竞争力,重组企业业务流程。业 务流程重组的基本思想是,为了提高企业在市场中的应变能力,需要分析企业业务流程, 对企业形成的传统业务流程进行合理化改造。在社会经济的全背景下,从企业目标和关键 竞争力出发,全面改组和重新设计企业业务流程,以使企业的成本、质量、服务、效率等 关键效绩指标获得巨大提高 61.3领域分析的基本原则 领域分析的目的是在开发信息系统之前,先清楚地认识信息系统为之服务和赖以存在 的现行组织系统。领域分析是一件复杂、工作量大而又十分重要的工作,需要认真对待 领域分析应该遵循以下基本原则 1.客观原则 领域分析是对现行组织系统的调査、分析、认识和描述。在分析过程中,要求分析人 员应该充分尊重客观现实,认真调查业务实际。要求分析人员既要有实事求是的工作态度 还要做深入、细致地调査和分析工作。 2.宏观与微观辨证统一原则 领域分析是整个开发工作的先奏和基础,只有对现行组织系统形成客观正确地认识, 才有可能开发出满足组织需要,符合客观实际的信息系统。领域分析又是一项庞杂、碎细 的工作。在领域分析过程中,既需要分析人员从决策者的角度,宏观把握现行组织系统的 使命、目标、战略和发展趋势;又需要分析人员从管理者的角度,全面客观地认识组织的 机构、职能、管理和业务;还需要分析人员从执行者的角度,细致地了解组织各项业务和 实体活动的具体过程。因此,必须坚持宏观与微观辨证统一原则,能粗能细,粗细得当。 既能够高屋建瓴地宏观把握组织总体目标和战略,又能够细致入微地深入到各个具体的业 务过程之中。既能够从宏观上把握各个部分在总体中的作用与地位,又能够从微观角度对 每一个部分和细节进行深入分析 3.全面与重点辨证统一原则 领域分析虽然要求分析人员把握宏观、深入细节,但仍要辨证地处理全面与重点的关 系。虽然整个分析工作需要全面铺开,并要重视每一个必要的细节,但是各个部分对现行 组织系统以及要开发的信息系统的重要性也并不是并等的。有些部分在组织系统中起着关 键作用,另一部分则处于从属位置。这就需要我们对在系统中起着关键作用的部分给予更 大的关注、投入更多的精力。而对于处于从属位置的内容,则可以少化精力。尤其对于与
组织业务有关,但又属于组织系统之外的内容,只限于关注它与现行系统有联系的部分, 其它可以不予关心,这样才能保证把注意力集中于现行组织系统本身。 6.2领域调查 领域调査是指对组织的目标、规模、机构、职能、产品、市场、设备、业务、管理 决策、人员等方面所做出的调查研究。领域调查是一项十分艰苦、细致的工作,需要高度 重视、精心组织、细致工作。 621领域调查的原则 ①客观原则 领域调査必须从客观实际岀发,坚持实事求是的原则。领域调査的结果将作为现行组 织系统分析和信息系统开发的依据,任何虚假和不客观的调查内容都会给将要开发的信息 系统积下恶因,因此,绝对不能凭调查人员自己的猜想和意断对组织的业务过程进行曲解 或歪曲 ②全面细致原则 领域调査应该全面、细致、认真,不能片面、粗糙。 ③调查、分析、记录相结合原则 调査的过程是学习的过程,也是分析的过程。如果不加分析,我们将无法搞清楚所调 査的内容。因此,我们强调调査与分析相结合。另外,对调査的结果应该采用规范的形式 及时记录下来 622领域调查的内容 领域调查应该涵盖组织的全部内容,包括的范围十分广泛,涉及到组织的内部和外部 组织的业务、管理、决策的各个方面。领域调查的范围也应该根据信息系统项目开发的具 体任务而定。概括起来,领域调査主要应该包括以下内容。 ①组织的使命、目标和策略 ②组织的机构和职能 ③业务及业务流程 ④组织资源 ⑤现行组织系统的不足 623领域调查的方法 领域调査存在许多有效的方法,在实际调査过程中应该根据调査对象选择地使用。 ①周密计划、精心安排 大型信息系统开发的领域调査工作面广量大,需要成立调査组,由多人冋时展开调査 因此,要预先进行周密计划、精心安排。首先,应该明确调査的仼务和范围,以及调査的 对象,并对调査的工作做出基本估计:第二,组织调查小组,并对参加人员进行必要的培
训,明确分工,落实仼务,责任到人;第三,确定调査釆用的方法、工作规程、描述规范 以及所采用的工具;第四,制定详细的调查计划 ②自顶向下逐步展开 对于大型复杂的组织系统进行调查,原则上应该采用自上而下、由粗到细、步步深入 的调査策略。可以釆用以组织目标为基准、以组织机构为脉络、以业务流程为主线的调査 路线 ③面谈 面谈是调査的一种基本方法,调査人员和调査对象面对面沟通和交流,直接了解业务 活动和业务过程 ④走访 走访是由调査人员到所要调査的实际业务现场中了解业务过程。例如,调查人员可以 直接到工厂的生产线上观察产品的生产过程,这样比其他人介绍或看书面材料更为直观 通过这种方式获得第一手资料。 ⑤问卷调查 对于许多共性的问题,可以向相关人员发调查表,通过调査表了解所需要的信息,这 比逐一面谈效率要高 ⑥召开座谈会 有些带有共性问题或有争议的问题,通过召开座谈会是一种较好的调查方式。在座谈 会上大家集思广益,不同观点发生碰撞,可以面对面地澄清许多问题,并把问题探讨地相 对深入。 6.3组织目标分析 631组织目标分析的意义和任务 组织目标是组织的奋斗方向,组织的一切工作将围绕着组织目标展开。信息系统是直 接为组织目标服务的,信息系统建设的目标和规模都应该根据组织目标而定。因此,在领 域分析时,首先应该分析组织目标。 在信息系统规划阶段,我们对组织目标已经做了分析。但当时的分析工作主要围绕着 信息系统建设的长远规划而展开,目标分析立足于宏观与长远,对组织近期目标和详细的 日标体系分析不够。在本阶段,应该在信息系统规划阶段目标分析的基础上,对组织近期 目标和目标体系进行详细分析。 632组织目标分析的基本内容 组织目标分析主要包括组织使命分析、组织目标结构分析和组织目标的实现策略分析 等内容。组织的使命、目标和策略是组织本身存在的东西,组织目标分析的工作重点是了 解和认识组织的使命、目标和策略,这些内容只能通过调査得到。组织的目标虽然是组织 的根本,但有些组织领导未必对这些内容能够清楚地认识,有些组织虽然也按照既定的目 标在发展,但是并不一定有成文的材料。这就要求分析者通过与组织高层领导进行深入地
交谈,对组织的各种资料和文件进行分析归纳,确定岀组织的使命、目标和策略,组织目 标和层次结构见图6.1 使命 总目标 子目标 具体 组织策略 图6.1日标层次结构 6
图6,2某书店的目标分析 组织使命是组织存在的意义和价值,组织方向是组织发展的长远路向和趋势。组织的 使命和方向是组织的根本之所在,认识一个组织,首先要认识组织的使命和方向。组织总 目标是为了实现组织的使命,在一段时间内组织所要达到的总体目的和结果。方向是组织 向未来发展的一种趋向和希望,而目标则是在具体时限内可度量的结果。组织子目标是对 总目标的分解,子目标可以逐层分解,形成目标树。组织策略是为了实现组织目标所采取 的对策和举措,是实现组织目标的运筹和保证。例如,图6,2是某书店的目标分析,图6.3 是某高校的目标分析 ∠)甘言的目厶 图6.2某书店的日标分析
6.4组织机构分析 组织机构是组织的结构框架,是组织为了实现其目标,根据管理的需要,依据组织职 能和组织实际,所划分的组织系统的结构框架。组织机构必须适应组织生产发展的需要, 组织机构既要满足组织管理的需要,也是组织目标和职能的集中反映,是组织的骨架和纲 线。抓住组织机构,也航抓住了组织的主脉。然后顺着组织机构顺藤摸瓜,可以搞清楚组 织的其它问题。所以,组织机构分析是领域分析至关重要的一步。 组织机构分析的任务是理清组织的机构和岗位设置,以及各机构之间的隶属领导关系 和职能指导关系。组织机构分析包括机构分析、职能关系分析和岗位分析三方面的工作 641机构分析 般通过组织机构图来描述组织机构。例如,图6.4是某高校的组织机构图。组织机 构图仅能够反映组织的部门设置,以及各部门之间的行政隶属关系。隶属关系是线形层次 关系。例如,图6.4中的学校,行政,财务和会计科就是层次型的隶属关系。 行政 时电 机机 系程 规其资 校物通度 合划建 程件|础 力食教资‖信‖体‖本 心设 图64某高校的组织机构图 642职能关系分析 除在各部门之间存在行政隶属关系之外,还存在着职能指导关系,而且职能指导关系 纵横交织在各部门之间。要全面理清组织管理,就需要理清这些关系。例如在高校的各个 部门之间存在着教学管運、科研管理、人事管理、财务管理、物资管理等复杂的职能指导
关系。图6.5反映某高校的教学管埋的职能指导关系。 职能指导关系不同于行政领导关系,它只是行使某一方面的职能指导职责。例如,教 务处代表学校向全校行使教学管理职能。各个系部都要接受教务处的教学管理,学生处、 教育研究所、团委、研究生部和成教学院与教务处在教学管理上存在密切协作关系。部门 之间存在的职能指导关系可在图中用虚线标注。 学校 教务处 牛学 m应mmm委 忙 机‖化管 程懷忙系|学 图6.5教学管理关系 64.3岗位分析 在每一个部门中设置许多工作岗位来实施部门的职责。需要分析每一个部门的岗位设 置情况。在一个单位的人事劳资部门会有各个部门详细的岗位设置资料。图66是某书店 的部分岗位设置情况。*表示可以重复的岗位。 书店删经理 计划市场部卞任 匚计划市场 *训划员 *采购员 书库主任 *库管员 销售部任 销售部 售书员 *出纳员 办公室卞任 办公室 *办公人员 图66某书店的岗位设置
65组织职能分析 6.51概述 组织职能是为了实现组织的使命和目标,赋予组织的职责和功能,有时我们把组织职 能也称为组织功能。例如,为了实现一个大学的使命和目标,就需要具有招生、教学、科 研、学生管理、财务、人事、设备、资产、后勤等职能。职能是由组织的目标和使命确定 的,不同的组织目标和使命将会有不同的职能。 组织的职能需要赋予一定的机构和岗位来承担,因此,每一个机构和岗位应该具有明 确的职能。例如,人员是企业的重要资源,企业需要对人力资源进行有效地管理和调配。 人员在企业内部和企业之间进行流动,对人员管理(或称为人事管理)就是企业应该具备 的一个基本职能。在企业中需要设置一个专门的部门(人事部门)来承担人员管理的职责 6.52职能分析 1.职能分析方法 职能分析的第一种方法是从组织使命和目标岀发进行分析。组织职能是根据组织的使 命和目标而设置的,具有相对的稳定性。组织职能分析应该牢牢地抓住组织的使命和目标 这个基准点。为了实现组织的使命和目标,组织应该具备那些职能?确定的组织职能与组 织使命和目标是否存在相互抵触的地方?所确定的职能是否一定必要?因此,组织使命和 目标就成为分析和筛选组织职能的准则。 职能分析的第二个方法是从组织的机构和岗位入手进行分析。因为,组织职能总是要 落实到确定的机构及岗位来承担,而组织机构和所设置的岗位总是具有确定的职责,这些 职责也就构成了组织的职能。由于组织机构是组织管理的核心要素,而且在组织中十分显 见,因此,从组织机构入手分析组织职能,比直接从组织使命和目标出发进行分析更具有 操作性。 2.机构与职能的区别 组织职能具有相对稳定性,而组织机构则具有多变性。职能由目标和使命确定,而机 构除了考虑目标和使命之外,还需要顾及人事、管理、社会及其变化等其它因素。因此, 我们在前面分析机构的目的也是从中理出其职能 由于组织机构的设置除了考虑组织目标和使命之外,还需要顾及人事、管理、社会及 10
