第1章信息系统基础 本章导读 本章介绍信息、系统论、管理理论、信息资源管理等信息系统的基础知识,作为全面 展开本书内容之前的序论 信息、材料与能源构成现代社会的三大基础要素,并成为继农业社会、工业社会之后 的又一新型社会的特征标志。信息是组织的宝贵资源财富,在组织中发挥着越来越重要的 作用。信息是信息系统的核心和基础。 系统是人们把握事物整体性、相互联系性和演化发展性的思想和方法。系统是由相互 联系的若干要素构成的具有特定目标、特定功能并处于一定环境之中的有机整体。信息系 统是一类复杂的系统 管理是对一定组织所拥有的资源进行有效整合以达成组织既定目标和履行责任的动 态创造性活动。管理的目的是实现组织的目标,管理的基础是组织,管理的核心是对组织 资源的有效整合,管理是一种动态的创造性活动。信息系统为组织管理服务。 信息资源是指人类社会活动中所涉及到的信息内容,按照某种方法和规律,经加工处 理有序化并大量积累后的有用信息的集合。信息资源管理是为了确保信息资源的有效利用, 以现代信息技术为手段,对信息资源实施计划、预算、纽织、指挥、控制、协调的一种人 类管理活动。信息资源管理的要素是:信息资源管理的架构、信息资源管理组织、信息资 源管理环境、信息资源管理服务和信息资源管理技术。 主要知识点 信息的概念 信息的特性 信息的分类 系统的概念 系统的特性 系统的分类 系统方法 管理的概念 管理的职能 信怠资源管理概念■信息资源管理的策略和方法
信息 111信息的含义 信息( Information)一般是指具有新内容、新知识的消息或情报,以及语言、文字、 图像等符号媒体所揭示的意义。信息与数据具有内在的联系。数据(Data)是记录在一定介 质上并可鉴别的符号,它可以是字母、数字、图形、图像、声音等。数据是无意义的符号, 信息则是符号所蕴涵的意义。例如,90是一个符号,单从形式上看,它是一个数据。若某 同学的英语成绩是90,这里的90有确定含义,对要了解这个同学成绩的人而言,90就是 信息。数据和信息还因其对解释者的意义而定。90对要了解这个同学成绩的人是信息,但 对与这个同学没有任何关系的陌生人没有任何意义,90又是一个数据。数据与信息的关系 也可以被看成为原料和成品的关系,数据是信息加工的原材料,信息是数据加工的结果 信息的本质是物质的属性和特征,是事物运行状态与规律的表征 112信息的特征 1承载性 信息总是要表达一定的意思,信息承载着意义。信息的意义是信息的价值,是对客观 的真实反映。不能真实反映客观的信息是虚假信息,虚假信息非但无利,反而有害 信息必须被载体所承载。信息需要借助文字、图像、声波、电波、光波等物质载体而 存在或表现。用来表述、传播或者承载、贮存信息的物质称为信息载体,例如,文字、电 波和磁盘都是信息载体,人的大脑是最复杂的信息载体。 2层次性 信息所反映的意义具有不同的抽象层次。既有丰富意义蕴涵的高抽象度信息,也有内 容简单的具体信息。世界发展趋势,国家宏观战略属于高抽象度信息,一台设备当日加工 量则属于一个简单的具体信息。企业管理具有战略层、策略层和执行层三个层次,与其相 对应,描述企业的信息也应该具有战略层信息、策略层信息和执行层信息。这三层信息具 有不同的抽象度和意义蕴涵。 3传输性 信息的传输性也被称为传递性或传播性,其含义是信息源可以通过载体把信息传递给 接收者。信息的传递需要时间,所以接收者获取的信息总是滞后于信息源。信息传输的载 体和传输手段决定了信息传输的速度和效。信息的传输手段与信息载体的性质和采取的 传输技术有关。古代信息传输技术很落后,边关的战况信息需要几个月才传到京城,现代 信息传输技术可以在数秒钟内把一个信息传遍全世界 4共享性 信息可以由一个信息源到达多个信息的接收者,被多个接收者所共享,并且可以因交 流使内容倍增。共享是信息的独特性。一个物体只能被一个享用者所占有,但信息可以被 多个接收者所享用,对信息不会有丝毫影响。信息的共享性使信息通过多种渠道和传输手 段加以扩展,获得广泛利用。现代通信和计算机技术最大限度地实现了信息的共享
5加工性 加工是指对信息的整理、变换、压缩、分解、综合、排序等处理。对信息的加工反映 了人们因对信息的内容、形式和时效等方面的需要对信息所做出的处理。人们总是通过 定的手段,把信息加工处理成为更符合人们需要的形式。 信息的加工手段决定着人们对信息再利用的水平。信息的加工手段由一个阶段信息技 术的总体水平所决定。古代信息技术水平很低,再用信息十分有限。现代信息技术把信息 加工能力提高到一个空前的水平,信息成为十分丰富的社会资源,并成为现代社会的特征 和标志。 6时效性 时效性是指信息的作用和价值与信息产生、传输和提供的时间有关。信息的利用肯定 要滞后于信息的产生,但必须有一定的时限,超过了这个限度,信息就失去或消减了被利 用的价值。信息只有及时传递和有效利用,才能实现其价值。 113信息的分类 可以从不同角度对信息进行分类。从主客观的关系角度,可以把信息分为客观信息和 主观信息。客观信息表现物质系统的特征,是事物运行的状态和方式,主观信息是客观信 息在人头脑中的反映。客观信息是主观信息的认识对象和内容,主观信息是客观信息的能 动反映 从系统角度,可以把信息分为系统外部信息和系统内部信息。系统外部信息是指系统 的外界环境产生的信息,系统内部信息是指决定系统自身的组织和结构、调节系统各部分 状态和活动的信息。 从发展过程看,把信息可以分为非生物信息、生物信息和社会信息三种类型。一切非 生物的运行状态和方式就是非生物信息,生物的运行状态和方式是生物信息,社会信息是 人类社会运行状态和方式,社会信息又可以分为政治信息、经济信息、军事信息、科技信 息、文化信息和社会生活信息等 从信息的逻辑层次,可以把信息分为语法信息、语义信息和语用信息。语法信息是客 观事物存在方式和运行状态的直观描述,表现为符号或语言,不涉及信息内容的解释和实 际效用。语义信息要揭示所描述事物内容的真实含义,确定其含义的表示方法。语用信息 不仅要反映事物的存在方式和运行状态,而且要揭示其对人类的价值和效用 从管理层次,可以把信息分为战略级信息,策略级信息和执行级信息。战略级信息是 企业长远发展和关乎企业全局的信息,如企业发展远景、企业规划、企业总体战略等。策 略级信息是关乎企业营运管理的信息,如企业的月生产计划、产品产量、产品质量和产品 成本信息等。执行级信息则是企业日常业务运行的信息,如原材料采购和入库信息,职工 考勤信息,产品日销售信息等 1.2系统 121系统的概念
事物的整体性、相互联系性和发展演化性是事物的本质特性,系统的思想就是关于事 物这些本质特性的观念。系统( Systen)是由相互联系、相互影响的若干要素结合为具有特 定目标、特定功能,并处于一定环境之中的有机整体。一般系统都具有某种目的,系统的 目的可以通过一组更具体的目标来体现。为达到系统的目的,系统需要具有一定的功能, 这些功能把不同的系统区分开来。系统由多个要素所构成,系统各要素之间存在有机的联 系,系统要素之间的关系构成了系统的结构,不同的系统具有不同的结构。系统存在于 定的环境之中,环境在支撑和制约着系统。系统也是人们根据事物的相互联系和组成来整 体把握事物的方法 12.2系统的特性 1目的性 通常系统都具有某种目的,系统的目的可以划分为一组目标。系统的目的决定着系统 的功能和系统的构成和结构。系统的功能和结构是为了实现系统目标而设计,系统的目标 发生改变,系统的功能和结构将随之改变 2相关性 系统的相关性是指构成系统的各个部分之间存在互相联系、互相依存的关系。相关性 是系统整体性的前提。正因为系统中各构成要素之间存在着密切的关联关系,才形成了整 体系统。如果系统中的各个构成要素之间不存在任何关系,也就构不成整体系统,系统的 整体性也就无从体现 3整体性 系统为了实现其目标,由各个部分协调构成为有机整体,这就是系统的整体性。系统 整体性说明,具有独立功能的系统要素以及要素间的相互关系是根据逻辑统一性的要求, 协调存在于系统整体之中。任何一个要素不能离开整体去研究,要素之间的联系和作用也 不能脱离整体的协调去考虑。系统的构成要素和要素的机能、要素的相互联系要服从系统 整体的目的和功能,在整体功能的基础上展开各要素及其相互之间的活动,这种活动的总 和形成了系统整体的有机行为。在一个系统整体中,即使每个要素并不都很完善,但它们 也可以协调、综合成为具有良好整体功能的系统:反之,即使每个要素都是完美的,但是 如果要素之间的联系得不到有机协调,系统的整体也不会具备良好的功能。 4层次性 系统的层次性是指系统的一种共性结构模式,表现为把系统的结构可以从纵向划分成 为一种层次结构。系统层次性也反映了人们观察和把握系统的抽象程度。从宏观角度观察 个系统时,这个系统是由几个子系统构成的整体。如果我们从子系统的角度观察时,它 又是由几个更小的子系统所构成。例如,一个人是一个复杂的系统,他由呼吸系统,循环 系统,消化系统,神经系统等部分构成。而在分析消化系统时,它又由消化管和消化腺组 成,而消化管又包括口、咽、食管、一直到肛门等部分构成。 5适应性 任何一个系统都处在确定的环境之中,与环境保持着密切的联系。环境支撑着系统的 存在及系统的运转,系统与环境形成一种和谐的关系。事物处在变化和运动之中,环境也 发生着变化。系统与环境之间存在着物质的、能量的和信息的交换,外界环境的变化必然
会引起系统内部各要素之间的变化。系统要满足环境的要求,随着环境的变化,系统必须 跟着变化,以适应环境的改变,这就是系统的适应性。 123系统的分类 可以从不同的角度给系统做出分类 1.从系统的复杂程度划分 在现实世界中,有简单的、中等的、复杂的和超复杂的系统。按照系统的复杂程度 可以把系统划分成为三类九等,见图1.1 图1.1按复杂性对系统的分类 2.从自然特性划分 按照自然特性可以把系统分为自然系统和构造性系统两类。自然系统是自然自有的, 没有经过人的改造和雕饰的系统,像自然界,太阳系,地球的生态系统等。而构造性系统 则是为了满足人的需要,由人所创造或雕饰的系统,构造性系统是为人类服务的。例如, 汽车、自行车、电话、电视都可以被看为构造性系统。国家、政府、学校、教堂也是构造 性系统。像BBM、H、微软等企业、超级市场、卡拉OK厅也都是构造性系统。 3.按抽象程度划分 按照人们认识系统的抽象程度,可以把系统划分成为概念系统、逻辑系统和物理系统
(1)概念系统 概念系统并不是实际系统,而是人们认识和措述系统的一种观念模型。概念系统是人 们根据系统的目标和人们以往的知识,初步构造出来的一种观念型系统。概念系统能够表 述系统主要特征和大致轮廓,但对系统反映比较粗糙,很不完善,甚至缺乏必要的细节。 概念系统是人们认识事物的一种重要的思维方式,它是系统在人们头脑中的观念反映。 例如,在我们头脑中的人、社会、国家等系统,一般只是一种宏观的、模糊的观念。 (2)逻辑系统 逻辑系统是在概念系统基础上,通过论证并从原理上证明是合理可行的系统。逻辑系 统考虑了系统的目标合理性、结构合理性、功能合理性和实现的合理性。逻辑系统是对概 念系统的逻辑深化 逻辑系统仍然不等同于实际系统。但在现有的技术、设备、资金和人力的条件下, 定能够实现系统所规定的要求,所以,逻辑系统是摆脱了具体实现细节的合理系统。在软 件工程中,对系统进行分析和设计之后得出的软件系统的分析和设计模型就是逻辑系统 另外,经过论证之后设计出来的建筑工程图纸和工程的有关说明也是逻辑系统。 (3)物理系统 物理系统是具体存在的系统,也叫客观系统。现实存在的所有系统都是物理系统 4.按系统与外界的关系划分 按照系统与外界的关系,可以把系统分为封闭系统和开放系统两种类型。 (1)封闭系统 封闭系统是指与外界环境的变化没有直接联系的系统。外界环境的变化将不会影响系 统内部的运行。例如,能够保证供电的温箱,外界温度的变化不会影响温箱内部温度的变 化,因为温箱本身具有对温度的调节功能。再如,飞机上的黑匣子,它会记录飞机失事的 完整过程,一般不会因外界环境而影响所记录的内容。 从理论上讲,实际中并不存在绝对的封闭系统。因为任何事物总是存在于确定的环境 之中,外界环境对系统内部总是会产生不同程度的影响。但从系统的目标要求上看,封闭 系统是那些外界环境不会对系统内部的运行产生不必要地影响,或者外界的干扰因素可以 忽略不计的系统。 (2)开放系统 开放系统是指与外界环境存在密切联系,形成不可分割关系的系统。环境的变化将会 影响系统,系统需要适应环境的变化。现实中的社会系统、信息系统均属于开放系统。 124系统的方法 从认识论角度看,系统也是人们认识和把握事物本质规律的一种观点和方法。事物的 相互联系、相互依赖和相互制约是客观事物存在和变化的本质特性,并在这些基础上表现 出显著的整体性。“系统”就是人们用来把握事物整体性和相互关系的观点和方法。采用系 统观点看待事物时,总是从事物整体性出发,把事物分解成为多个部分或要素,分析各个 部分在整体事物中的位置和作用,以及各个部分之间的相互联系和结构。无论复杂还是简 单的事物都可以采用系统观点来认识。我们可以把宇宙看作一个系统,也可以把一个电子 6
或质子看作系统。因为,无论是电子还是质子我们总可以把它分解成为更小的组成单位。 所以,从这个意义上讲,系统是人们把握事物的一种观点和方法。 系统方法是用系统的观点来认识和处理问题的方法,亦即把对象当作系统来认识和处 理的方法。系统方法的哲学依据是唯物辩证法,要求人们在用系统的观点来认识和处理问 题时,必须以对立统一的思想为方法的核心。系统方法强调整体和部分的统一,分析方法 与综合方法的统一,定性描述与定量描述的统一,确定性描述与不确定性描述的统-,理 论方法与经验方法的统一,精确方法与近似方法的统一,科学埋性与艺术直觉的统一等。 1.3企业管理概论 131企业与组织 1.企业的概念 企业是根据市场反映的社会需要来组织和安排某种商品的生产和交换的社会经济单 位。生产和提供的商品性质不同,企业的类型也不同:提供农副产品的被称为农业企业 提供工业性商品或劳务的称为工业企业;提供交通运输服务的被称为交通或运输企业;提 供商业商品或服务的称为商业企业等。 企业的基本资源要素主要包括:①人力资源:企业中具有一定科学文化知识或劳动技 能的劳动者,他们是企业生产经营过程中最活跃的要素。②物力资源:一定数量和质量的 原材料和能源,以及反映一定技术水平的劳动工具和生产设施。其中,材料是构成产品的 物质基础,劳动资料是对劳动对象进行加工的必要前提。③资金资源:用货币表现的企业 长期和短期的资金,是能够取得其他资源的资源。④信息资源:企业运行和发展中所需要 的各种情报、数据、资料、图纸、指令、规章等,是企业的宝贵资源。⑤时间资源:时间 是一种特殊的企业资源,“时间就是效率”,时间可以为企业赢得效率和利润。 2.现代企业的特征 与自然经济条件下的“个体手工业”和资本主义初期的“工场手工业”相比较,现代 企业的特点表现在 ①运用现代科学技术手段开展生产经营活动,生产社会化、自动化程度较高,自觉 将科学技术知识应用于生产经营过程。 ②企业内部分工明确,协作细密,劳动效率最大化。 ③具有显著的经济性。企业需要通过商品生产、流通或相关服务为消费者提供商品 或服务,以实现企业价值增值的目标。 ④企业以获取利润为目的。企业作为一个独立的经济组织,为盈利而开展商品生产、 交换或服务的,盈利是企业的重要特征 ⑤企业在社会环境中生存,与环境构成紧密联系,企业必须通过调整自己的目标、 结构和生产服务类型来适应环境变化对企业提出的挑战
3.组织 组织是一种复杂的、追求自己目标的社会单元。作为社会单元,组织要想在社会中生 存和发展,必须完成两项基本任务 ①协调组织成员的活动和维持内部系统的运转; ②适应外部环境的变化和发展。 国家、政党、政府、社团、企业、学校、银行、医院都是组织,企业是一种特殊的组 织,在本书中我们一般也把企业与组织视为同义语 132现代企业理论 企业理论的发展和演变经历了几个阶段,根据经济发展的不同阶段呈现出不同的企业 理论。在传统经济学中还没有清晰的企业概念,企业概念是在新古典经济学中形成的。新 古典经济学把企业和消费者作为两个基本研究对象,并认为消费者的行为准则是在收入和 价格的约束下追求效用最大化,企业是在技术和市场的约束下追求利润最大化。在新古典 经济学中,确定了企业的“经济人”概念,认为企业具有经济理性,它们具备有用的信息 精于打算、以追求利润最大化为目的。并把企业看作是一个在市场中存在的、完全有效运 转的、为赚取利润而从事商品生产活动的一个完全的经济单位,它可以是一个生产者,也 可以是一家规模巨大的公司 现代企业理论形成了多个流派,其中具有代表性的有: (1)交易成本理论 交易成本理论修正了新古典企业理论单纯强调企业的经济理性,而忽视了市场对企业 的作用,以及市场与企业的替代关系。认为企业与市场是执行相同职能,并可以相互替代 的资源配置的两种机制。企业的作用在市场中体现,并可以被市场所代替。企业存在的根 本原因在于有些交易在企业内部进行比通过市场所花费的成本要低,企业的显著特征是对 市场机制的替代。 在交易成本理论中,企业被作为“契约人”,而不是单纯的“经济人”。“契约人”的 行为特征主要体现在两个方面:一是有限理性;二是机会主义。有限理性是指企业主观上 仍然追求理性,但企业在市场交易过程中,受着各种因素的制约,总是存在许多事先不能 由企业理性完全把握的偶发事件,这些事件都需要成本。机会主义行为是指企业在市场运 作过程中,存在为了获取利润采取不正当欺诈行为的倾向。正因为存在这种机会主义倾向, 就需要建立健全的交易保证机制,以保障交易不受机会主义行为的侵害 (2)产权理论 产权理论把关注点放到企业内部结构上,该理论认为企业是一个团队,团队拥有并使 用企业的各种资源,企业资源并不属于某一个个人,企业的产出并不是每种资源产出之和, 而与企业整体因素和各种资源的有效配合和调度有关。 团队生产一方面可以提高生产效率,但是团队中的成员会因为存在偷懒行为、关系的 摩擦和扯皮而降低效率。这航需要企业健全并厉行监督机制,通过有效监督来约束企业各 成员的不良行为,以提高生产效率,保证企业目标的实现 (3)委托代理理论
在现代市场经济中,委托代理关系大量地表现为股份公司中资本所有者和企业最高决 策者(董事会或总经理)之间的关系。同时它也普遍存在于所有的组织和合作性活动中, 存在于每一个管理层级上。企业产生委托代理问题的原因,在于信息非对称性,股东(委 托人)所掌握的经营信息大大少于经营者(代理人),因而委托人想完全监督代理人是不可 能的,委托人难以准确判断代理人是否尽了最大努力去增进股东的利益;代理人就可以利 用这种信息非对称性采取机会主义的“搭便车行为,损害委托人的利益 委托代理理论就是研究这两者如何在信息不完全和不对称条件下,通过博弈来传递和 交换信息,从而相互协调并最终为实现共同的目标形成行为一体化。其主要埋论是设计 个契约,以使代理人具有按委托人利益行事的激励。 (4)行为主义理论 行为主义理论把企业作为一种适应性制度来代替新古典理论把企业作为决策单位的 观点,希望通过这个理论解释企业的目标是怎么样作为个人或集体间的讨价还价的结果而 出现的。行为主义认为企业是由众多具有不同目标的成员组成,企业为了实现自己既定目 标就需要研究企业成员的目标和心理,通过一系列激励制度,把企业的成员的行为引导到 实现企业目标上来。另外,企业在发展过程中,需要学习来主动适应企业环境的变化,因 此,企业的竞争力就体现在企业的学习能力和内部关系的协调能力上。 除了以上介绍的主要企业理论之外,还有进化理论,企业成长限制理论等新型的企业 理 133管理的概念 管理是对一定组织所拥有的资源进行有效整合以达成组织既定目标和履行责任的动 态创造性活动。管理的目的是实现组织的目标。组织目标是组织存在的依据和追求的目的, 组织需要通过一系列管理活动来达到组织的目标;管理的基础是组织。管理需要通过一定 的组织,并在一定的组织中进行。离开组织的管理是不存在的:管理的核心是对组织资源 的有效整合。管理需要对组织中人、财、物等资源进行优化配置,资源整合需要通过计划、 组织、指挥、协调和控制等活动予以实现;管理是一种动态的创造性活动。组织系统的运 行过程是组织中人流、物流、资金流和信息流等资源流的不断变动与整合过程,组织资源 流的不断变动和整合,既具有其规律性,也具有依据外部环境的随机变动的动态性。要求 组织管理必须根据组织资源的动态变化,创造性地提出整合方法,以适应组织动态变化的 需要 134管理的职能 管理职能有不同的划分,法国工业学家法约尔认为,所有的管理人员都从事五项管理 职能:计划、组织、命令、协调和控制。美国孔茨教授认为管理职能包括计划、组织、人 员配备、指挥和控制五项职能。在此我们从决策、计划、组织、控制、领导和激励六个方 面介绍管理的职能 1决策 决策是管理的核心。整个管理过程都是围绕着决策的制定和组织实施而展开的。诺贝 尔经济学奖获得者赫伯尔·西蒙甚至强调,管理就是决策。决策是指组织或个人为了实现
某种目标而对未来一定时期内有关活动的方向、内容及方式的选择或调整过程 从决策需要解决的问题来看,决策可以分为初始决策和追踪决策。初始决策是指组织 对从事某项活动或从事该项活动的方案所进行的初次决策选择,追踪决策则是在初始决策 的基础上对组织活动方向、内容或方式的重新调整。从决策的对象来看,决策可以分为战 略决策和战术决策。战略决策用来调整组织的活动方向和内容,战术决策调整在既定方向 和内容下的活动方式。战略决策面对的是组织整体在未来较长一段时期内的活动,战术决 策则需要解决组织某个或某些具体部门在未来较短时期内的行动方案;战略决策的实施是 组织活动能力的形成与创造过程,战术决策的实施则是对已经形成的能力的应用。 决策过程可以划分为五个主要阶段:发现决策问题、明确决策目标、拟定可行方案、 综合评价和选择方案、检査评价和反馈处理。影响决策的因素有:决策的环境、过去已做 出的决策、决策者对待风险的态度、组织文化、决策需要做出的时间要求等。 2计划 计划是管理者规定组织目标以及如何实现目标的活动。通过计划可以为管理者指明组 织发展的方向,为未来的发展制定对策,减少行动的不确定性,减少组织发展过程中的重 叠性和浪费活动,设立目标和标准以便于进行控制。 从计划的对象可以分为战略计划和作业计划。战略计划为组织设立总体目标,并寻求 组织在环境中的地位和作用。作业计划则规定目标如何实现的细节和具体过程。从计划的 时间性可以分为长期计划和短期计划。长期计划规划在较长时间内组织的发展方向和方针, 规定组织各部门在较长时间内从事某种活动应达到的目标和要求。短期计划则具体规定组 织各部门在未来较短时间内应达到的目标和从事的具体工作。 计划编制可以分为收集资料、目标和任务分解、目标结构分析、综合平衡、制定并下 达计划五个阶段。 3组织 组织是指人们为了达到一项共同目标建立的人事机构,是综合发挥人力、物力、财力 等各种资源效用的载体。它包括对组织机构中的全体人员指定岗位、明确责任、交流信息、 协调其工作等。组织包括共同的目标,人员与职责,协调关系和交流信息四大要素。 每个组织都有确定的结构,被称为组织机构。组织机构是组织为了实现其目标,根据 管理的需要,依据组织职能和组织实际所划分的组织系统的结构框架。现实中存在各种各 样的组织机构形式,大体可以分为以下几种: )直线制组织 直线制组织是一种内部一元化领导的组织形式,企业的一切管理工作均由企业老板直 接指挥和管理,其结构如图1.2所示 10