汇丰集团ERP系统分析案例 山东省汇丰机械(集团)有限公司暨山东省章丘鼓风机厂有限公司,拥有两个中山合资 企业,是国家机械工业部风机生产骨干企业,具有三|多年的风机设计、制造技术和经验 是世界最大的罗茨鼓风机生产制造基地。其在:2004年国内市场占有率达45%以上,包括两 个合资企业集团公司实现销售收入4亿元。公司批有职工1400名,拥有各种设备800余台, 其中具有世界先进水平的加工中心、数控机床等精大稀设备近百台,可以设计生产适用于多 种行业、多种工况、多种介质的各种罗茨鼓风机,产品广泛应用于水泥、石油化工、煤炭 矿山、化肥、钢铁、电力、铸造、污水处理、水产养殖、气力输送、制粉、造纸等行业。 作为一家具有雄厚的生产能力和先进技术的企业,汇丰集团领导明白要想激烈的市场竞争中 立于不败之地,就要加强自身产品和服务的竞争能力,提高企业的生产和管理水平,向生产 要效益,向服务要效益,向管理要效益。而传统的企业管理模式对各业务和流程的松散性管 理,使企业的各部门都各自忙于自己的工作,相互间的联系和交流很少,造成了彼此间有用 的信息不能有效地共享,人为地形成了各自的信息孤岛,造成了企业信息资源的极大浪费, 也影响了企业决策的速度和效率 为了提高企业的综合竞争实力,加快企业对市场的反应能力,提高企业经营决策的可靠 性,汇丰集团与山东城通科技公司合作上马实施了城通ERP系统( CTERP)。 CTERP系统建立 在国内外先进的管理思想和运行模式上,从市场预测、生产计划、物料需求计划、库存掉制 延伸到产品销售的整个经营过程以及与之有关的会计核算处理和财务管理活动,为汇丰集团 提供先进的管理运行模式和科学规范的业务处理流程。该系统克服了汇丰集团传统的面向部 门功能处理的结构处理方法,采用面向对象、面向职能处理,集职能、对象处理为一体,集 团公司高层管理人员可以迅速了解供应部门的进货情况、仓庳的庳存情况以及销售中心的销 售业绩、财务状况等内容。 通过公司ERP系统的实施汇丰集团公司内的各种信息和资源得到了整合,各种绎济数 据得到了直观、科学、准确、实时地反映,为企业的经营管理提供决策依据,增强经济效益 和提高现代化管理水平,强化产品设计和市场营销能力,并加强对企业资金的控制和利用, 在成功实施ERP后企业的产品销售收入提高,挖据库存达2000多力元,企业的竞争力得到 明显提高。 本节重点介绍汇丰集团在实施城通ERP( CTERP)采购系统、库存系统、销售系统和生产管 理系统时所进行的系统分析,具体内容如下 、采购管理系统分析 (一)系统需求概述 采购管理子系统帮助采购人员控制并完成采购物料从请购计划、采购下达全到货接收检 验入库的全部过程。可有效的监控采购计划的实施,采购成本的变动及供应商交货履约情况 从而帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略,确保采购工作高质量、高效率及低成本执 冋时能够支持多币种采购。与生产、库存、应付帐管理及成本等子系统均有良好的接口。 采购需求信息可山生产等其他部门直接下达,无需手工录入采购订单,只要将请购项目合并 下达即可自动生成采购单,方便、灵活。采购物品收货检验后可按已分配的库存货位自动入 库,并及时史新库存,同时山成本与应付帐子系统完成结转采购成本及应付款的工作,无需 财务人员手工填制凭证
(二)系统功能需求 主要包括 (1)提供供应商报价查询及修改 提供申请采购处理功能;可以处理中长期物品的采购,直接生成请购单;MRP计划任务 直接生成采购单 (2)可限制订货的供应商;请购单合并,自动生成采购订单 (3)支持直接批量、固定批量、最大/最小经济批量等多种订购政策,同时对直接批量 可按采购精度下订单;可将多张请购单合并生成一张采购订单的一行,或一张采购订单的多 个订单行;合并生成订单过程中,自动索取供应商报价 (4)采购单允许分批采购有多个交货山期及交货地点 (5)支持无订单到货:支持多币种采购 (6)与库存子系统相连,到货入库,自动按库存单位转换,更新库存数量,同时生成 入库单; (7)采购收货支持库存批次及单件管理:采购系统与应付帐子系统相连,直接生成采 购凭证,无需财务人员手工填制,且采购金额与成本均山财务反填 (8)对采购单的处理灵活,随时可以维护,已发放的订单可作终止:采购单可自动结 清或手工强制结清 (三)系统业务流程管理需求分析 (1)采购中长期计划生成。与生产子系统相连时可使用。对于中长期采购的物品读取 主生产计划和产品消耗订额,算出净需求,并根据净需求直接生成请购单。 (3)请购单合并/下达。可通过输入条件立即找出欲处理的请购单,并将选中的请购单 自动按以下规则生成采购单:同一供应商的请购合为一张采购单的一行或多行,不同供应商 生成不同的采购单,采购数量山该物品的批量政策最终决定,单价则通过供应商报价库自动 索取。在确认之前,可对自动合并的结果作适当调整。一旦确认即生成采购单,同时将其送 全打印队列。 (4)采购订单录入。采购订单的直接入口,需输入订单所需的全部数据,允许同一采购 单有不同的交货凵期及交货地点。提供选择是杳打印采购订单的功能 、5)采购订单维护。可以通过此程序修改所有未发放的采购订单。可选择打印修改后 的订单。 (6)采购订单确认。采购订单一经确认,即认为已正式向供应商提出采购请求。在此 统计订购额发订购量,同时将打印采购单送全打印队列。 (7)采购订单确认后维护。已发放的采购订单若有变动,绎过与供应商协商后,也可 中止该张订单。 (8)采购订单收货。可以针对某张采购订单进行收货处理,且将到货、实收及拒收数 量自动反馈到采购订单。还可使用功能键,一次性完成实收物品的收货,分配及入库工作 (9)无采购订单收货。可以完成直接到货(未事先录入采购订单)物品的收货,也可山 用户选择,一次性实现物品的到货、库存分配及入库工作 10)收货单史正。对于已经确认入厍的收货单,可以进行修改或删除,生成史正收货 单 (11)库存分配。可山库存管理人员对已收到的物料统一进行库存货位的分配工作,为 入库作准备 (12)收货单确认入厍。可将已完成厍存分配的物料按指定的仓库、货位入库,系统自 动史新相应的采购和库存记录,同时自动生成一张入库单。 上述采购管理业务的业务流程如图A-1所示
图A-1采购管理业务流程图 四)数据流程图 企业采购管理业务数据流程图如下
采 采购订 订 细 采购 采购基 采购计 部门 础数据 划管理 供 采 采购收 商 购 货管理 资 计 管理 部门 检}收 验货 单单 文文 图A-2企业釆购管理数据流程图 交货 方式 订货方式文作 采购员资料文件 退货原因文件 采购系统设置文件 退货 采购 系统 图A-3采购基础数据管理数据流程图(第二层数据流)
各个 请购单 采购请购单文件 处理 部门 请购单合并 采购 购计 划生成 部门 米购计划叨细文件 料需水计划 米购计划丰文件 图A-4采购计划管理数据流程图(第二层数据流) 采购收货单明细文件 采购 收货 采购订单主文件 采购订单明细文件 采购入库单明细文件 采购收货单主文件 购入库单主文件 图A5采购收货管理数据流程图(第二层数据流) 销售管理系统分析 (一)系统需求概述 销售管理子系统的作用是帮助企业的销售人员完成客户资料管理、销售报价管理、销售 订单管理、提货单及销售提货处理、客户退货及货款拒付处理等一系列销售管理事务 销售管理子系统作为企业运作中的一个重要部分,与库存、财务、生产等子系统有着紧
密的联系,一起共同组成完整的企业管理信息系统。本系统有助于提高企业的客户服务水平, 使企业的市场适应能力加强,始终能在竞争中持优势地位 (二)系统功能需求分析 主要包括 (1)随时维护物品报价单并提供报价有效期 (2)提供订单的复制功能; (3)销售订单的实时管理,并自动统计数据、金额 (4)支持退货处理 (5)提供对销售定金的管理 (6)提供对销售订单信用的管理 (7)可进行客户信用的自动控制 (8)提供销售员佣金管理 (9)生成提货单自动史改库存销售分配量,可用量 (10)销售发票可同时开列各种费用,自动按不同角度累计销售家 (11)支持国家新税制体系,自动计算增值税额: (12)只有多种方式的折扣处理,支持灵活的价格和销售策略 (13)可定时查询报价和库存货物可用量情况: (14)提供可签合同数查询 (三)系统管理业务流程分析 (1)订单录入。按客户录入销售订单,执行前对客户进行信用检验,未通过则显示警 告信息。如果继续则首先填写订单总括信息(包括订单号、结算方式、订货方式、付款期限、 货币、汇率、订单优先级等)和每个订单行的信息(包括物品、订货数量、订货单位、单价 折扣、增值税、需求凵期、发货凵期、交货地点、发货仓库及物品批号等)。在确认个再改 动后,系统自动计算订单的原币及本币总额,折扣额,需收定金额等。 系统提供订单拷贝功能,可以通过复制任意一张已存在的订单而生成新的订单。在录入订单 的过程中,还可以随时查看物品的报价和库存情况。 (2)订单维护。对尚未终止及尚未结清订单可以进行维护。对选定订单的总括信息和 明细信息可进行加、删、改操作。具体计算公式、流程数据的有效性校验都与订单录入相 似 (3)订单结清。完成对销售订单的结清操作。用户可以结清一张订单,也可以只结清 订单中的某一订单行。结清后程序根据订单完成情况自动计算佣金,并累计入销售员文件中 (4)生成提货单。根据客户订单生成提货单。参照销售订单的发货山期、未开提货单 数量,填入本次提货单的数量,如库存量能满足则生成提货单并史新库存文件 (5)提货单维护。对尚未执行的提货单进行维护。对选定提货单的总括信息和明细信 息进行加、删、改操作。具体计算公式、流程及数据的有效性校验都与生成提货单相似 (6)提货单发放。对尚未执行的提货单进行发放(执行)操作。将选定提货单置为发放 状态并打印提货单 7)销售提货岀厍。根据提货单上的提货信息填入本次的提货情况。提货前程序自动 对客户的信用情况,销售订单情况进行检验,个满足条件者不能提货 (8)提货单结清。对已执行的提货单进行结清(或暂停)操作 9)销售开票。根据销售订单,填入本次每种物品的开票数量,同时可在发票中录入 发生的各种费用。发票(格式山用户定)可以打印出来。 (10)发票维护。可删除未入帐发票,也可以选择发票进行红冲史正,录入物品的红冲 数量或费用的史正金额。红字发票个打印
上述销售管理业务的业务流程如图A-6所示。 订单录 报表文件 销售订单结清 客户信用判断 提货单生成/维护 销售开乐 提货单文件 库存文件 发文 销发票维护 提货单结清 销售提货 图A6销售管理业务流程图 (四)数据流程图 企业销售管理业务的数据流图如下 销售 诮售基 销售订 门 础数据 单管理 发明 资代 料订 主|文/发收货\发货通知 仓库 文件管理 部门 主 销售订单明细文件 件 管理 财务 图A-7企业销售管理业务的第一层数据流图
数据录入 客户 资料 客尸资料文作 销售类型文销传员资料文件可货万式文什一 销售 诮售 员维 数据录入 图A-8销售基础数据管理业务数据流图(第二层数据流) 单文件 订单结 销們订单叨细文 清处理 商品掖价文 销售 商品 销售订 订单终 报价 单处 止处理 销伟订单主文件 件销合苘叨细文件 销售合 同处理 图A-9销售订单管理业务数据流图(第二层数据流
通知 管理 管理 之货迎知文們 锴订单十文件销什订单细 发票 费用 处理 处理 管理 管理 代发票细文件 销們发票 图A-10销售收发货管理业务数据流图(第二层数据流) 库存管理系统分析 (一)系统需求概述 库存管理子系统帮助企业的仓库管理人员对库存物品的入厍、出库、移动和盘点等操作 进行全面的控制和管理,以达到降低库存、减少资金占用,杜绝物料积压与短缺现象,提高 客户服务水半,休证生产经营活动顺利进行的目的。 库存管理子系统从级别、类别、货位、批次(组件)、单件、ABC分类等不同角度来管理 库存物品的数量、库存成本和资金占用情况,以便用户可以及时了解和掉制库存业务各方面 的准确情况和数据。库存管理子系统是一个多层次的管理系统,可以从多种角度反映物品的 库存情况
物品管理 仓管理 批次管理(可选) 单件管理(可选) 图A-11多层次库存管理 本系统还可以进行物品ABC分类码的自动计算,库存物品订货数量的自动计算,各种 超常规状态的报警等。系统支持多种计量单位的自动转换,并与采购、销售、生产、财务等 子系统有良好的接口,可以从这些子系统中获取或向这些子系统输送数据,保持了数据的一 致性 库存管理子系统既可以独立地运行,也可以与其它管理系统联合使用,组成完整的企业 管理信息系统。本系统必将成为企业经营管理的强有力的工具,同时为企业带来良好的效益。 对于使用对象为生产,系统要求:(1)物品在库存中存放,必须有明确的库位;(2)物 品必须有质检批号:(3)同一物品的不同的质检批号必须采用物理标示在实际库存中区分, 以便实现质量的跟踪 (二)系统功能需求分析 主要包括: (1)多仓库、多货位管理 (2)提供ABC分类管理 (3)超储存货查询:通过对各种存货现有库存量和最高库存量的对比分析,现有库存 量超过最高库存量的存货表示超储存货: (4)支持批次、单件管理方式: (5)批次跟踪:对存货收发存业务进行批次跟踪。可统计某一批次所有存货的收发存 情况或某一存货所有批次的收发存情况 (6)供应商龈踪:对各供货单位所供应的存货的收入发出结存情况进行跟踪,以反映 各供应商的存货的采购、销售、结存情况 (7)侏质期管理:对存货的失效山期进行监掉:对过期、到期的存货进行报警,并对 即将过期的存货进行预警; (8)提供物料的分级、分类管理; (9)自定义库存操作原因 (10)提供多种计量单位,系统自动实现计量单位之间的转换 (11)提供计划成本和实际成本的核算方式 (12)可为物品设置最大库存量和安全库存量,并有超界限报警处理和物品积压与短缺 统计 (13)可记录当前物品残损、被订货、可使用等状态下的数量 (14)记录库存历史情况,可查询以往各阶段的物品数量和成本; (15)支持冻结盘点和循环盘点方式 (16)提供盘盈、盘亏的调整处理,产生厍存记录准确性报告 (17)提供年终、月终的结算处理;