1公司概述 996年,该房产公司在深圳市成立了第一家分公司。从那以后,该公司稳步发展, 现在几乎在全国每座城市都有几家分公司。但是随着公司规模越来越大,越来越多的行 政员工被聘用来处理不断曾多的文件及表格整理工作。特别是,即使是在同一城市,分 公司之间的信息交流和共享也是非常少的。公司主管(总经理)李红已经发现了太多的错 误,如果不采取措施改变这种状况的话,公司的成功将不会长久。她知道使用数据厍可 以解决部分问题,并希望开发一个信息系统来支持公司的运行。她简要的描述了公司当 的运作方式 该公司专门从事房产管理,公司的客户是那些希望在一段时间内租住已装修过的房 子的人,而该公司就是希望在出租其装修过的房子的房主和客户之间充当中介。该公司 现有100个分公司和大约2000名员工。当一个新员工加入公司是将填写登记表。下表 显示了员工张颖的登记表。 某某房产公司员工登记表 员工编号:SG6 分公司编号:B003 姓名:张颖性别: 分公司地址 出生山期:1968-07-0 广州市二元甲抗英街163号 职位:经理 分公司电话:020-33949575 年薪:34000 管理人姓名: 从事管理工作凵期:1996-10-01 补贴:2350 每个分公司都有一定数量和不同职位的员工,包括经理、管理人、助理。绎理负责 分公司山常运转:每个管理人负责管理一组助理。分公司中工作的员工的信息都有详细 记录。下表显示广州市一个分公司的员工报告的第一页。 某某房产公司员工清单 分公司编号:B003_分公司地址:广州市一元甲抗英街163号电话:020-33949575 员工编号 姓名 职位 SG6 经理 SG14 吴楠 管理人 SG37 陈栋 助理 工福海 管理人 SG126 刂鹏 助理
每个分公司都提供一些可供出租的房子。为了通过该公司来提供可供出租的房子, 房主通常会与距离他最近的该公司的分公司联系。房主提供房子的详细信息,并同分公 可的经理就该房子的租金达成协议。下表显示了为西安市的一处房子的登记表 某某房产公司房产注册表 房产编号:PG16 房主编号:C09 类型:板式楼房间数:4 个人姓名/公司名称 租金:1500 蔡水盛 地址 地址:紫薇花园20号楼3单元东户 含光路26号 电话:029-8837-0224 企业类型 联系人: 注册员工:刘鹏 注册分公司地址:西安市红缨路18号 房产登记以后,该公司就会提供相应的服务以确侏房产被租出,并给房主和公司带 来最大的收益。这些服务包括与可能的客户进行面谈、组织客户参观房子、必要时在当 地或全国的报纸上刊登广告、商议租约。房子出租后,公司将对房子负责,包括收取租 那些希望租住房子的客户需要先与距离最近的分公司联系,并注册成该公司的客 户。在接受注册前,通常会与可能的客户面谈,记录客户个人欣喜及所要租住的房子类 型。下表是一个成为赵亮的客户的登记表 某某房产公司客户注册表 客户编号:CR74 分公司编号:B003 姓名:起 分公司地址: 广州市三元甲抗英街163号 「房产需求 类型:板式楼 册员工 最大租余:750 注册凵期:1999-08-16 注册完成后,该客户每周都会受到一份表单,这份表单列出了当前可出租的所有房 子。下表是西安市一个分公司为客户提供的这份表单的第一页
某某房产公司 周内可出租房产清单(至2001-0601起) 若对下表中某房子感兴趣请与我们联系 分公司地址:广州市二元甲抗英街163号 联系电话:020-3394-9575 房产编号 房间数 月租金 PG4 习武园 板式楼 2 800 PG36 伞塔楼 高层 1000 PG21 长安楼北段 高层 344 1600 PG16 含光路26号 板式楼 1500 客户可能会要求从表中选出感兴趣的一处或多处房子进行实地参观,在参观完房子 后,他们会对这些房子是否合适做出评论意见。下表显示了客户对位于西安市一处房子 的评论意见表的第一页 某某房产公司 客户参观房产意见报告 房产编号:PG4—类型:版式楼—月租金:550地址:西高新高科花园 客户编号客户姓名参观山期意见 CR76 王长安 2001-0420太远 刘亚茹 2001-05-26太远 CR74 胡耀宗 2001-1-1好,但须整个重新装修 CR62 李水康2001-1-1好,但须整个重新装修 当客户确定了满意的房子后,山一名员工起草一份秈约。下表是一份客户赵亮租住 位于西安市一处房子的租约示例
某某房产公司租约 租约编号:00345810 客户编号:CR74 房产编号:PG16 客户姓名:胡耀宗 房产地址:西安市含光路26号 客户签名 月租金:1500 租住起始山期:2001-0601 支付方式:支票 租住终止山期:_2002-05-31 押金是否支付过:_是 租住期间:1年 在租期的最后,客户可能希望继续租住该房子,那么就需要重新起草一份租约。相 反,客户也可能希望参观其他房子并确定是否租住。 对于那些比较难出租的房子,公司通常会在当地或全国的报纸上刊登出租广告。 2系统规划
21任务描述 为了描述信息系统开发的任务,要与公司的主管或山主管指定的其他合适的员工进 行面谈。下面是一段面谈记录 系统分析员你们公司的经营目标是什么? 主管 对于已在我们分公司注册的客户,我们将为他们提供大量高质量的房产供 他们租用。我们所提供房产的质量依赖于我们为房主提供的服务。我们为 房主提供高度职业化的服务,以确保房产能容易被租用,并带来最大的收 益。 系统分析员什么原因使得公司需要开发信息系统? 主管 在过去几年甲,我们在全国几乎所有城市都成立了份公司,每个分公司都 为不断增多的客户提供可供出租的房子。但是,在成功的同时,也带来了 不断增长的数据管理问题。这使得我们提供的服务在不断下降,同时,分 公司间缺乏信息交流与合作也是个非常令人担忧的问题。 系统分析员您认为信息系统将如何解决您的问题? 主管 我所了解的现状是:我们被大量的文件及表格整理工作困扰。我们需要 些能够加速工作效率的方式,使一些看上去永远做不完的工作自动完成 当然,我们还希望所有分公司能协同工作。信息系统可以帮助实现这些目 根据上面谈话记录,试进行如下练习: ■描述该公司开发信息系统的任务
2.2建模 为了确定信息系统开发的目标(即新建信息系统应具有的功能),也要与公司的主 管、经理以及其他不同职位的员工进行面谈。下面是一段面谈记录 系统分析员您在公司中担任什么样角色? 主管 我监督整个公司运转,并确保不断为客户和房主提供最好的房产出租服务 系统分析员通常,在一天中您都会做哪些工作? 主管 我通过经理来监控每个分公司的运转,试图确保所有分公司能很好的协同 工作,并共享房产和客户的重要信息。我通常在一个月中对每个分公司进 行一次或两次视察來掌握部门经理的情况 系统分析员您都处理哪些数据? 主管 我需要了解所有的信息,或至少是本公司使用或产生的各种数据的概要 些数据包括:所有分公司中员工的信息、所有房产和房主的信息、所有 客户的信息和所有租约。我可能还会关注分公司在报纸上刊登的出租广告。 系统分析员您要用到哪些种类的报表? 我需要了解所有分公司的现状,并将花费大量的工作山来查看有关本公司 各方面的报表。这些报表要容易使用,并可使我对分公司中发生的事情有 个很好的慨括了解。 系统分析员您需要跟踪记录哪些事情? 主管 如前所说,我需要对所有事情有一个概括的了解,需要看到全局情况 系统分析员您的公司为您的客户提供了哪些服务? 主管 我们努力在全国提供最好的房产出租服务
经理 系统分析员 请您描述一下您的工作 经理 我的职位是部门绎理,负责监督我所负责的分公司的山常运转,并为客 户和房主提供最好的房产服务。 系统分析员通常,在一天中您都会做哪些工作 绎理 我要保证分公司在任何时间都有一定数量的员工上班(值班)。我监控新房 产的登记和新客户的注册,并关注当前客户的出租活动。我有责任确保 有一定数量和类型的房产可提供给我们的客户。我有时也参与房产租约 的商议,但山于工作量的关系,我通常会委派管理人来完成这项工作。 系统分析员 您都处理哪些数据?在您的工作中都接触哪些数据? 绎理 我在工作中接触的大部分数据是关于分公司所提供的房产、房主、客户 和租约。我还需了解什么时候房子很难租出去,这样我会对房产进行安 排并在报纸上刊登广告。之所以要密切关注这方面的信息,是因为刊登 广告的费用很贵。我还需要访问在我负责的分公司和本地其他分公司中 工作的员工的数据。这是因为,有时需要同其他分公司联系来安排管理 层会议,或从其他分公司借用一些员工,这是考虑到可能会因一些员工 生病或休假而造成的员工短缺。这种在本地分公司间借调员工的情况通 常是非正式的,且不会经常发生。除了员工数据外,能够看到其他分公 司的一些数据对我们将是非常有帮助的,例如其他分公司关于房产、房 主、客户和租约的数据,可以进行比较。实际上,我想主管一定会希望 新开发信息系统能够帮助分公司间的合作和信息共享。但据我所知,有 些经理对此并不热衷,因为这些经理认为这样做是在同他们竞争。问题 的部分原因可能是山于理工资的一部分是山奖金构成,而奖金又是和 出租房子的数量有关 系统分析员您要用到哪种类型的报表 经理 我需要员工、房产、房主、客户和租约的各种报表。我需要马上知道哪 些房产需要租出,以及客户想要的是什么 系统分析员 您需要跟踪记录哪些事情? 经理 我需要明了员工的工资、房产的出租情况,以及什么时候租约将要重订 我还需要关心打广告的支出。 系统分析员您的公司为您的客户提供哪些服务? 经理 我们有两种类型的客户,一类是等待租房的客户,另一类是房产的主人 我们要确保客户可快速地找到他们期待的房产,并支付合理的租金。当 然,房产的主人就可从中得到史多收益
管理人 系统分析员 请您描述一下您的工作 管理人 我的职位是管理人。我大部分时间都是在办公室甲与顾客打交道,包括 想要租房的人和房产的主人。我负责管理一组助理,并安排使他们具有 饱满的工作量。这是没问题的,因为我们总有大量的事情要做,事实上 从未停止过。 系统分析员通常,在一天中您都会做哪些工作 管理人 每天开始,我通常会给职员分配不同的职责,如与顾客和房主交往组织 客户参观房子,将相关文件及表格整理成档案。当顾客找到合适的房子 后,山我起草秈约,但在签名之前,绎理必须确认这份文件。我保持顾 客资料的史新以及为那些希望加入公司的顾客和房主注册。当登记了新 的房产后,绎理会将管理该房产的任务分配给我或其他管理人或助理 系统分析员 您都处理哪些数据 管理人 我工作中所接触的数据包括分公司的职员、房产、房主、顾客、参观房 子的意见记录和租约 系统分析员您要用到哪些种类的报表? 管理人 关于职员和房产出租的报表。 系统分析员 您需要跟踪记录哪些事情 管理人 我需要知道有哪些房产可以出租,当前有哪些租约将要到期。我还要知 道顾客需要什么。我要让经理了解在最近时期有哪些房产是很难租出的 助理 系统分析员 请您描述一下您的工作 助理 我的职位是助理,直接与客户打交道 系统分析员 通常,在一天中您都会做哪些工作 我回答客户对房产出租提出的各种查询,类似的询问可能是:“你们有位 于西安市西高新地区的这样或那样类型的房子吗?”。我还为新客户注 册,并安排他们参观房子。当不是很忙时,我还要将文件及表格整理成 档案,这种工作很麻烦 系统分析员您都处理哪些数据? 我工作中接触的数据包括房产和客户对房子参观后的评论意见,有时 还有租约。 系统分析员您要用到哪些种类的报表? 助理 可供出租的房产列表清单,这些清单每周都会史新。 系统分析员 您需要跟踪记录哪些事情? 助理 是否有确定的房产可供出租,以及哪些客户还在寻找房子 系统分析员 您的公司为您的客户提供哪些服务? 助理 我们试图回答客户对房产出租提出的各种问题,如:“你们是否有位于西 安市西高新地区高新4路附近的、带有两个卧室的房子?”,“若在市中 心租一套带有一个卧室的房子,租金大概是多少?” 根据上面谈话记录,试进行如下练习: ■建立该公司的概念模型 组织机构 人员分类
●业务模型 数据模型 业务数据关联矩阵 业务-员工关联矩阵 数据-员工关联矩阵 23确定目标 根据模型确定该公司信息系统开发的目标及功能