餐饮企业原材料采集配送服务案例系统分析报 告 系统分析报告是系统分析阶段的最终成果,除了阐述系统分析阶 段所做的工作外,还要将分析阶段所开展的工作和方法归纳总结出 来,并将新的系统逻辑模型,即新的数据流程图及数据字典相关文档 作为附件保留起来
1 餐饮企业原材料采集配送服务案例系统分析报 告 系统分析报告是系统分析阶段的最终成果，除了阐述系统分析阶 段所做的工作外，还要将分析阶段所开展的工作和方法归纳总结出 来，并将新的系统逻辑模型，即新的数据流程图及数据字典相关文档 作为附件保留起来
目录: 1系统概述 11系统的功能. 1.2外部环境. 13系统组织结构 14系统的工作过程和性质 2新系统的目标 21系统的总目标… 22系统开发方法 23系统实现后各部分功能 24某些指标预期达到的程度 2.41、现金流量.… 3现行系统状况 5566677 31业务流程图及说明 32数据流程图及数据字典 33存在的问题 4新系统的逻辑方案 41新系统的业务流程图、数据流程图、数据字典和处理说明. 4.2新系统在各个业务处理环节采用的管理方法 4.3遗留问题 5实施计划 51工作任务的分解 6总结 附件1业务流程图 附件2数据流程图. 附件4新数据流程图 12319 附件5新数据字典 2
2 目录： 1.系统概述................................................................................................................ 3 1.1 系统的功能................................................................................................... 3 1.2 外部环境...................................................................................................... 3 1.3 系统组织结构............................................................................................... 4 1.4 系统的工作过程和性质................................................................................. 4 2.新系统的目标......................................................................................................... 5 2.1 系统的总目标............................................................................................... 5 2.2 系统开发方法............................................................................................... 5 2.3 系统实现后各部分功能................................................................................. 6 2.4 某些指标预期达到的程度.............................................................................. 6 2.4.1、现金流量.......................................................................................... 6 3.现行系统状况......................................................................................................... 7 3.1 业务流程图及说明........................................................................................ 7 3.2 数据流程图及数据字典................................................................................. 7 3.3 存在的问题................................................................................................... 7 4.新系统的逻辑方案.................................................................................................. 8 4.1 新系统的业务流程图、数据流程图、数据字典和处理说明............................. 8 4.2 新系统在各个业务处理环节采用的管理方法.................................................. 8 4.3 遗留问题...................................................................................................... 9 5.实施计划................................................................................................................ 9 5.1 工作任务的分解............................................................................................ 9 6.总结..................................................................................................................... 11 附件 1 业务流程图.................................................................................................. 12 附件 2 数据流程图.................................................................................................. 13 附件 4 新数据流程图.............................................................................................. 17 附件 5 新数据字典.................................................................................................. 19
1系统概述 由于信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用,管理信息系统的实施在技 术上已逐步成熟。任何一个单位要生存、要发展、要高效率地把内部活动有机地 组织起来,就必须建立与自身特点相适应的管理信息系统 对于正在与互联网靠拢,迅速寻求发展的各个新型企业而言,同样有着重要 意义。再次案例中,作为新型B2B蔬菜配送企业,它涉及到客户、工作人员、商 户等诸多方面。特别是目前国家的“互联网+”概念也正处在不断发展、创新的 阶段,我们应充分吸取国内外优秀的管理模式,结合经验,逐步探索出了适合中 国特色的蔬菜配送管理体系。同时,随着正式运营活动的展开和深入,公司日常 管理工作也日趋繁重、复杂,如何把供应链系统工作信息化、模块化、便捷化便 成为此公司发展的重点。 总而言之,蔬菜配送管理软件应实现客户信息的集中管理,使传统的订单管 理朝数字化、无纸化、智能化、综合化的方向发展,并为进一步实现完善的计算 机蔬菜配送管理信息系统打下良好的基础。在企业中,管理工作具有举足轻重的 地位,工作质量直接取决于管理水平。现如今管理信息系统的开发与实施可谓日 新月异。根据实际,本系统决定采用系统生命周期法进行系统开发。 1.1系统的功能 现行系统功能足够全面,我们并没有进行整体的流程重组,而是着重改善技 术环节,在每一个步骤中加入计算机操作,使整个工作流程变得信息化,用信息 技术代替人脑和手工,可以极大地提高工作效率,节约成本 新系统成型前,此为系统基本为人工操作,功能包括:收集整理客户信息 订单的收集、审核及汇总;指派采购、分拣;合理分配,就近配送;信息反馈 财务结算这些功能。根据这些功能配置,我们进行了进一步分析,系统功能是否 可行,是否满足客户需求,系统以确定新系统应该在哪些部分进行改良。 1.2外部环境 XX蔬菜配送有限公司,是一家专注于向中小餐馆专业配送蔬菜的公司。当下 B2B模式的食材处理业务正在逐渐发展,占据市场。为了在众多B2B食材处理企 业中拔得头筹,则必须利用最新的信息技术节约成本提高效率。对企业,人、物 资、能源、资金、信息是5大重要资源。人、物资、能源、资金这些都是可见的 有形资源,而信息是一种无形的资源。以前人们比较看重有形的资源,进入信息 社会和知识经济时代以后,信息资源就显得日益重要。大量的研究与实践表明 管理信息系统在我国应用的成败并不单单取决于技术、资金、互联网系统、应用
3 1.系统概述 由于信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，管理信息系统的实施在技 术上已逐步成熟。任何一个单位要生存、要发展、要高效率地把内部活动有机地 组织起来，就必须建立与自身特点相适应的管理信息系统。 对于正在与互联网靠拢，迅速寻求发展的各个新型企业而言，同样有着重要 意义。再次案例中，作为新型 B2B 蔬菜配送企业，它涉及到客户、工作人员、商 户等诸多方面。特别是目前国家的“互联网＋”概念也正处在不断发展、创新的 阶段，我们应充分吸取国内外优秀的管理模式，结合经验，逐步探索出了适合中 国特色的蔬菜配送管理体系。同时，随着正式运营活动的展开和深入，公司日常 管理工作也日趋繁重、复杂，如何把供应链系统工作信息化、模块化、便捷化便 成为此公司发展的重点。 总而言之，蔬菜配送管理软件应实现客户信息的集中管理，使传统的订单管 理朝数字化、无纸化、智能化、综合化的方向发展，并为进一步实现完善的计算 机蔬菜配送管理信息系统打下良好的基础。在企业中，管理工作具有举足轻重的 地位，工作质量直接取决于管理水平。现如今管理信息系统的开发与实施可谓日 新月异。 根据实际，本系统决定采用系统生命周期法进行系统开发。 1.1 系统的功能 现行系统功能足够全面，我们并没有进行整体的流程重组，而是着重改善技 术环节，在每一个步骤中加入计算机操作，使整个工作流程变得信息化，用信息 技术代替人脑和手工，可以极大地提高工作效率，节约成本。 新系统成型前，此为系统基本为人工操作，功能包括：收集整理客户信息； 订单的收集、审核及汇总；指派采购、分拣；合理分配，就近配送；信息反馈； 财务结算这些功能。根据这些功能配置，我们进行了进一步分析，系统功能是否 可行，是否满足客户需求，系统以确定新系统应该在哪些部分进行改良。 1.2 外部环境 XX 蔬菜配送有限公司,是一家专注于向中小餐馆专业配送蔬菜的公司。当下 B2B 模式的食材处理业务正在逐渐发展，占据市场。为了在众多 B2B 食材处理企 业中拔得头筹，则必须利用最新的信息技术节约成本提高效率。对企业，人、物 资、能源、资金、信息是 5 大重要资源。人、物资、能源、资金这些都是可见的 有形资源，而信息是一种无形的资源。以前人们比较看重有形的资源，进入信息 社会和知识经济时代以后，信息资源就显得日益重要。大量的研究与实践表明， 管理信息系统在我国应用的成败并不单单取决于技术、资金、互联网系统、应用
软件、软件实施等硬环境,还取决于企业的管理基础、文化底蕴等软环境,而且 这些软环境往往起着更重要的作用。管理信息系统是一个人机管理系统,管理信 息系统只有在信息流通顺畅、管理规范的企业中才能更好地发挥作用。 1.3系统组织结构 股东大会 董事会 副总经理 总经理 食品安全管理委员会 采购部 万资源「运输配送部市场营销部财务部 部 食材采购 招聘 仓储管理 营销部 成本核算 蓊酬福利 「食村加工 客户部 会计 质里控制 培训 食材送 [击A画 组织架构图 1.4系统的工作过程和性质 客户 提交订单个价 配货、运送 XX食材配送有限公司 订单下派 运输 公司采购部门 采购订单 按采购订单供 农户、农产品生产基地 课程联盟 总体业务流程图
4 软件、软件实施等硬环境，还取决于企业的管理基础、文化底蕴等软环境，而且 这些软环境往往起着更重要的作用。管理信息系统是一个人机管理系统，管理信 息系统只有在信息流通顺畅、管理规范的企业中才能更好地发挥作用。 1.3 系统组织结构 组织架构图 1.4 系统的工作过程和性质 总体业务流程图
1.接收订单:通过网络或电话接收客户已提交的订单; 2.核对并下派订单:公司汇总订单,下派给采购部门 3.采购订单:采购部门将采购清单交给采购人员 4.采购:根据订单汇总去批发市场或生产基地进行采购 5.运输:将采购的货物运输至公司仓库; 6.分拣:将采购回的蔬菜根据订单进行分拣 7.加工:若有需求,将对其进行不同程度的加工 8.配送:根据路线装配至不同的运输车上 9.结算:财务部门根据客户采购数量和结算价进行结算,并进行成本核算。 该系统工作步骤包括:客户管理、食材采购、食材分拣配送,可以构成采购 供应管理系统。 2新系统的目标 为设计出新系统达成节约成本,提高效率的目标。由于现行系统结构完整, 功能全面,并不需要结构上的变动,经过业务流程以及数据流程的分析,我们基 本可以判断该系统是不需要业务流程再造的,所以我们的目标基本锁定在提高系 统工作效率上。从沙盘模拟和实地调査的过程中,我们可以发现,在收集整理订 单环节,订单量并不是很多,但却需要大量的人力投入,而每个人要经手的单据 有的相同有的不同,不同单据还存在格式不相同的情况,再加上没有适合的逻辑 计算,整理效率低下,准确性也极难保证。另一方面,在蔬菜分拣的过程中,我 们可以看到,公司需要聘请数位临时工,从及早的时间开始蔬菜分拣,场面混乱 效率极低。我认为新系统应着眼这些方面,对工作流程进行全面的优化,利用计 算机算法编制最合理的工作流程,达到数字化、无纸化、智能化、综合化的效果 2.1系统的总目标 运用信息技术满足用户需求、节约成本,提高效率和准确率 2.2系统开发方法 根据结构化生命周期法进行开发 食材采购供应在此前并没有与之同样的系统,并且为了适合该公司现行系 统,我们决定采用结构化生命周期法进行开发。根据需求设计系统要求在明确用 户需求之前,不得进行下一阶段的工作。保证工作质量和以后各阶段开发的正确 性,减少系统开发的盲目性。严格按阶段进行,对生命周期的各个阶段严格划分, 每个阶段有其明确的任务和目标,而各个阶段又可被分为若干工作和步骤。便于 计划管理和控制,前阶段工作成果是后阶段工作的依据,基础扎实,不返工。要 求文档采用标准化、规范化、确定的格式和术语以及图形图表。其目的是保证通 信内容的正确理解,使系统开发人员及用户有共同的语言。将系统划分为相互联
5 1.接收订单：通过网络或电话接收客户已提交的订单； 2.核对并下派订单：公司汇总订单，下派给采购部门； 3.采购订单：采购部门将采购清单交给采购人员； 4.采购：根据订单汇总去批发市场或生产基地进行采购； 5.运输：将采购的货物运输至公司仓库； 6.分拣：将采购回的蔬菜根据订单进行分拣； 7.加工：若有需求，将对其进行不同程度的加工； 8.配送：根据路线装配至不同的运输车上； 9.结算：财务部门根据客户采购数量和结算价进行结算，并进行成本核算。 该系统工作步骤包括：客户管理、食材采购、食材分拣配送，可以构成采购 供应管理系统。 2.新系统的目标 为设计出新系统达成节约成本，提高效率的目标。由于现行系统结构完整， 功能全面，并不需要结构上的变动，经过业务流程以及数据流程的分析，我们基 本可以判断该系统是不需要业务流程再造的，所以我们的目标基本锁定在提高系 统工作效率上。从沙盘模拟和实地调查的过程中，我们可以发现，在收集整理订 单环节，订单量并不是很多，但却需要大量的人力投入，而每个人要经手的单据 有的相同有的不同，不同单据还存在格式不相同的情况，再加上没有适合的逻辑 计算，整理效率低下，准确性也极难保证。另一方面，在蔬菜分拣的过程中，我 们可以看到，公司需要聘请数位临时工，从及早的时间开始蔬菜分拣，场面混乱 效率极低。我认为新系统应着眼这些方面，对工作流程进行全面的优化，利用计 算机算法编制最合理的工作流程，达到数字化、无纸化、智能化、综合化的效果。 2.1 系统的总目标 运用信息技术满足用户需求、节约成本，提高效率和准确率 2.2 系统开发方法 根据结构化生命周期法进行开发。 食材采购供应在此前并没有与之同样的系统，并且为了适合该公司现行系 统，我们决定采用结构化生命周期法进行开发。根据需求设计系统要求在明确用 户需求之前，不得进行下一阶段的工作。保证工作质量和以后各阶段开发的正确 性，减少系统开发的盲目性。严格按阶段进行,对生命周期的各个阶段严格划分， 每个阶段有其明确的任务和目标，而各个阶段又可被分为若干工作和步骤。便于 计划管理和控制，前阶段工作成果是后阶段工作的依据，基础扎实，不返工。要 求文档采用标准化、规范化、确定的格式和术语以及图形图表。其目的是保证通 信内容的正确理解，使系统开发人员及用户有共同的语言。将系统划分为相互联
系又相对独立的子系统直至模块分解使复杂的系统简单化,便于设计和实施。综 合使已实施的子系统成为完整的系统以体现系统的总体功能。阶段成果需得到用 户、管理人员和专家认可,可以减少系统开发工作中的隐患。 2.3系统实现后各部分功能 现为该公司设计系统,系统功能涵盖: 1)与客户保持紧密的联系。客户可以使用手机app进行注册,登录并根据 需要发送订单 2)对客户的要求做出及时反应。接收到订单后,对客户进行反应反馈,是 否接受订单,并确认订单无误。 3)使业务人员能够及时准确地整理订单。采用全新的信息处理技术将需采 购的货物数量按条目一一列清。 4)制定最佳采购、分拣、配送方案。根据客户需求和现有库存确定最佳采 购量,根据客户订单量和地理位置制定合理的配送方案。 2.4某些指标预期达到的程度 2.4.1现金流量 年份。净现金流。净现值(NP)。内含报率(IR) 0 3300000 33000004 2,458,400。-2,234,931 2 682,240 563,803 -72% 3 2,703,232 2,030,938 20% >10% 4 4,980,224 3401493 67% 必要报酬率:10%。 2.4.2动态投资回收期 6
6 系又相对独立的子系统直至模块分解使复杂的系统简单化，便于设计和实施。综 合使已实施的子系统成为完整的系统以体现系统的总体功能。阶段成果需得到用 户、管理人员和专家认可,可以减少系统开发工作中的隐患。 2.3 系统实现后各部分功能 现为该公司设计系统,系统功能涵盖： 1）与客户保持紧密的联系。客户可以使用手机 app 进行注册，登录并根据 需要发送订单。 2）对客户的要求做出及时反应。接收到订单后，对客户进行反应反馈，是 否接受订单，并确认订单无误。 3）使业务人员能够及时准确地整理订单。采用全新的信息处理技术将需采 购的货物数量按条目一一列清。 4）制定最佳采购、分拣、配送方案。根据客户需求和现有库存确定最佳采 购量，根据客户订单量和地理位置制定合理的配送方案。 2.4 某些指标预期达到的程度 2.4.1 现金流量 2.4.2 动态投资回收期
年份 净现金流。折现系数(10%)净现金流现值。累计净现金流量现值。 3,300001.000-3,30000 3,300,000 012 -2,458,4000.9091 -2,234,931 5,534,9314 682,240 0.8264 563,803 4,971,1284 2,703,232 0.7513 2,030,938 2,940,1904 4 4980224 0.6830 3401493 461303 折现国收期3+2,940,19030149386年 2.5新系统中新增的功能 1)与客户交流沟通的功能 2)信息反馈的功能 3)采购单整理确认的功能 3现行系统状况 通过对现行系统的需求分析,本系统数据流向是合理的,但为了便于计算机 化管理,也为了使系统能够提供更多的辅助决策信息,本系统应做如下改进设 想 1)将财务信息整合到系统中 2)增加订单报警功能。 3)增强各种灵活的査询分析功能。 3.1业务流程图及说明 业务流程图:(见附件1) 3.2数据流程图及数据字典 数据流程图:(见附件2) 3.3存在的问题 首先,在客户信息收集的步骤中,员工需要与每一家客户核对订单,其中传 达错误计算错误等不能避免;其次,整个系统只在订单汇总处使用了计算机技术 且基本只是使用计算机将订单打印出来,并未加工处理,没有给后面的操作带来 方便。最后,采购、分拣、配送等步骤均使用人工方式进行,不但成本高,效率 低下,订单的准确,资金的安全也无法得到保障
7 2.5 新系统中新增的功能 1）与客户交流沟通的功能 2）信息反馈的功能 3）采购单整理确认的功能 3.现行系统状况 通过对现行系统的需求分析，本系统数据流向是合理的，但为了便于计算机 化管理，也为了使系统能够提供更多的辅助决策信息，本系统应做如下改进设 想： 1）将财务信息整合到系统中。 2）增加订单报警功能。 3）增强各种灵活的查询分析功能。 3.1 业务流程图及说明 业务流程图：（见附件 1） 3.2 数据流程图及数据字典 数据流程图：（见附件 2） 3.3 存在的问题 首先，在客户信息收集的步骤中，员工需要与每一家客户核对订单，其中传 达错误计算错误等不能避免；其次，整个系统只在订单汇总处使用了计算机技术 且基本只是使用计算机将订单打印出来，并未加工处理，没有给后面的操作带来 方便。最后，采购、分拣、配送等步骤均使用人工方式进行，不但成本高，效率 低下，订单的准确，资金的安全也无法得到保障
基本上现行系统中存在很多问题,需要最新的计算机技术支持来创建新系 统。 4新系统的逻辑方案 4.1新系统的业务流程图、数据流程图、数据字典和处理说明 新业务流程图:(见附件3) 新数据流程图:(见附件4) 新数据字典:(见附件5) 4.2新系统在各个业务处理环节采用的管理方法 我拟定的新系统,从收集客户信息开始至最后的财务清算。系统分为一个智 能手机app和两个PC端网页。 1)构建C/S模式,给预定蔬菜的客户使用的手机客户端对应公司服务器的 系统。 优点上:对于客户来说,智能手机是大家随身携带必不可少的终端,手机 app的普及程度也已经直追电脑软件,客户不用为下订单的问题而留在家里,而 且手机客户端界面清晰、操作便捷,能很快适应习惯。 功能上:实现注册登录功能,选材并定量,设计常用模板,下单并付款,追 踪订单,与商家沟通联系。 2)构建B/S模式,公司内部订单管理系统。 优点上:对于公司内部来说,可以轻松构建局域网,并利用电脑处理信息庞 大,快速并且拥有更多外部硬件设备配合的优势。B/S模式节约成本,容易实现, 使用内部网络安全可行 功能上:客户信息、订单信息,由后台数据库储存,并由网页调用,员工可 以直观看到客户订单信息并随时打印。网页还应包括订单汇总功能,算出最佳采 买、分拣方案,制成采购单并随时打印。利用区域地图,规划最佳配送路线,将 新鲜食材完备的送到客户手中。 3)构建B/S模式,公司内部财务管理系统。 优点上:同订单管理系统,另保障资金安全,节约会计成本。 功能上:收集有效财务信息,包括本案例中客户下单时订单金额,采购前预 算,采购后剩余,客户支付情况等。还可以包括本案例以外的,资金、成本、利 8
8 基本上现行系统中存在很多问题，需要最新的计算机技术支持来创建新系 统。 4.新系统的逻辑方案 4.1 新系统的业务流程图、数据流程图、数据字典和处理说明 新业务流程图：（见附件 3） 新数据流程图：（见附件 4） 新数据字典：（见附件 5） 4.2 新系统在各个业务处理环节采用的管理方法 我拟定的新系统，从收集客户信息开始至最后的财务清算。系统分为一个智 能手机 app 和两个 PC 端网页。 1）构建 C/S 模式，给预定蔬菜的客户使用的手机客户端对应公司服务器的 系统。 优点上：对于客户来说，智能手机是大家随身携带必不可少的终端，手机 app 的普及程度也已经直追电脑软件，客户不用为下订单的问题而留在家里，而 且手机客户端界面清晰、操作便捷，能很快适应习惯。 功能上：实现注册登录功能，选材并定量，设计常用模板，下单并付款，追 踪订单，与商家沟通联系。 2）构建 B/S 模式，公司内部订单管理系统。 优点上：对于公司内部来说，可以轻松构建局域网，并利用电脑处理信息庞 大，快速并且拥有更多外部硬件设备配合的优势。B/S 模式节约成本，容易实现， 使用内部网络安全可行。 功能上：客户信息、订单信息，由后台数据库储存，并由网页调用，员工可 以直观看到客户订单信息并随时打印。网页还应包括订单汇总功能，算出最佳采 买、分拣方案，制成采购单并随时打印。利用区域地图，规划最佳配送路线，将 新鲜食材完备的送到客户手中。 3）构建 B/S 模式，公司内部财务管理系统。 优点上：同订单管理系统，另保障资金安全，节约会计成本。 功能上：收集有效财务信息，包括本案例中客户下单时订单金额，采购前预 算，采购后剩余，客户支付情况等。还可以包括本案例以外的，资金、成本、利
润等等财务信息,利用财务管理系统生成报表,来监督管理公司财务状况,同时 节约会计成本 4.3遗留问题 蔬菜分拣效率无法提髙。分拣过程还是需要大量的人工,即使制定了最佳分 拣方式,也只是纸上谈兵,真正实施时的效果还不清楚,也无法避免雇佣小时工 工作的问题。 5实施计划 5.1工作任务的分解 a.食材采购环节: 客户部 采购部 使用部门仓库 「申购 询价、议 价、报价 决定采购 核准 单[交货验收]验收 MB课程联里 b.食材加工环节 叶菜类根茎、瓜果类肉类、鱼 类 去黄叶、神冼、去泥、除蒂、清冼、除|检测、包 冲洗,去去腐败部分,削皮毛(鱼 装、出货 根、切 鳞)、去 皮、除去 内脏 MS课程联盟 c食材仓储环节
9 润等等财务信息，利用财务管理系统生成报表，来监督管理公司财务状况，同时 节约会计成本 4.3 遗留问题 蔬菜分拣效率无法提高。分拣过程还是需要大量的人工，即使制定了最佳分 拣方式，也只是纸上谈兵，真正实施时的效果还不清楚，也无法避免雇佣小时工 工作的问题。 5.实施计划 5.1 工作任务的分解 a.食材采购环节： b.食材加工环节 c.食材仓储环节
库存管理系统 盘点 保鲜仓库 入库 常温仓库 出库 调拔 冷冻仓库 MA5课程联盟 d.食材配送环节 仓库配送中心车队车队 出货单 配 出货]「客户签收 用结算 MA5课程联盟 5.2预算 建设期(第一年)成本投入预算 融资项目名称 金额 说明 仓库装修(管理费用) 30 食材仓库的建设 租金(经营租货一管理费用)。100 店面、冷冻库等 车辆购置(固定资产投资) 购买五台1.5吨以下的货车 保鲜设备(固定资产投资) 用于肉类食品的保存 办公场地的装修和办公用品的购置80。办公场地装修和办公家具的采购 (管理费用) 互联网平台(手机APP)建设。 150 B2B电子商务平台的建设。 (无形资产开发—研发支出) 维修维护费(管理费用) 10.仓库、货车、机器设备等的维护 管理费用。 45日常水电费、管理人员的工资。 销售费用。 25。广告、宣传费用以及销售人员的报酬 应付职工薪酬。 80.主营业冬人员的工资 总计
10 d.食材配送环节 5.2 预算 建设期（第一年）成本投入预算
