第十二章档案管理 秘书办公室: 李总:小王,你帮我找 下上个月合肥天则公 司来我们公司时双方谈 判的会议记录 王俐:好的。我马上送 过去。 (过了好久,王例也没 找到,她与小胡两人 起找,还是没找到。) Copyright Digital Vision Ltd- Business in Act
第十二章 档案管理 ▪ 秘书办公室： ▪ 李总：小王，你帮我找 一下上个月合肥天则公 司来我们公司时双方谈 判的会议记录。 ▪ 王俐：好的。我马上送 过去。 ▪ （过了好久，王俐也没 找到，她与小胡两人一 起找，还是没找到。）
总这类楼梦):小王,怎么 王俐:对不起,李总,我忘记放 哪去 李总:这怎么行?你事后未归档 吗? 王俐:我记不清了 李总:这些档案是很有用的,难 道你不清楚么?我现在要和对方 谈具体问题,没有凭据岂不麻 烦? 小胡:看看这是不是? 王俐:是 哎呀,李总,找到 在我的办公台下压着呢! 李总:赶紧送过来,以后要多学 学如何管理档案方面的知识!
▪ （李总打来电话）：小王，怎么 回事，这么慢？ ▪ 王俐：对不起，李总，我忘记放 哪去了…… ▪ 李总：这怎么行？你事后未归档 吗？ ▪ 王俐：我记不清了…… ▪ 李总：这些档案是很有用的，难 道你不清楚么？我现在要和对方 谈具体问题，没有凭据岂不麻 烦？…… ▪ 小胡：看看这是不是？ ▪ 王俐：是了，哎呀，李总，找到 了！在我的办公台下压着呢！ ▪ 李总：赶紧送过来，以后要多学 学如何管理档案方面的知识！
相关知识 档案的作用: 档案是单位中最原始、最可靠的信息,主要 有单位文件、手稿、书信、合同、凭证、账 簿、报表、图表、照片、录音、录像等,发 挥着凭证和参考作用 档案的收集:办理完毕的有价值的文字和影 音材料
相关知识 ▪ 一、档案的作用： ▪ 档案是单位中最原始、最可靠的信息，主要 有单位文件、手稿、书信、合同、凭证、账 簿、报表、图表、照片、录音、录像等，发 挥着凭证和参考作用。 ▪ 档案的收集：办理完毕的有价值的文字和影 音材料
、档案的整理: 历史与逻辑的双重原则。 全宗:一个独立的机关或著名人物 在社会活动中形成的档案整体 立档单位:在工作、组织和财务上是否 有一定的独立性。即可以独立行使职权;可 以自己编制预算或财务收支计划;设有人事 管理的机构或人员并有一定人事任免权
▪ 二、档案的整理： ▪ 历史与逻辑的双重原则。 ▪ 全宗：一个独立的机关或著名人物 在社会活动中形成的档案整体。 ▪ 立档单位：在工作、组织和财务上是否 有一定的独立性。即可以独立行使职权；可 以自己编制预算或财务收支计划；设有人事 管理的机构或人员并有一定人事任免权
、档案的分类: 1,按时间:年度分类法、时期分类法。 2,按来源:组织机构分类法、作者分类法、 通讯者分类法 3,按内容:问题分类法、实物分类法、地 理分类法。 常用的是按年度、组织机构、问题分类三种
▪ 三、档案的分类： ▪ １，按时间：年度分类法、时期分类法。 ▪ ２，按来源：组织机构分类法、作者分类法、 通讯者分类法。 ▪ ３，按内容：问题分类法、实物分类法、地 理分类法。 ▪ 常用的是按年度、组织机构、问题分类三种
四、档案检索: 检索工具包括: 归档文件目录 文件责任文号题名日期页数备注 者
▪ 四、档案检索： ▪ 检索工具包括： ▪ 归档文件目录 文件 号 责任 者 文号 题名 日期 页数 备注
分类目录; 人名索引,由人名和档号两部分组成,按姓 氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码方法 排列。 全宗指南; 电子档案检索
▪ 分类目录； ▪ 人名索引，由人名和档号两部分组成，按姓 氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码方法 排列。 ▪ 全宗指南； ▪ 电子档案检索
五、档案鉴定: 分析价值:内容、来源、产生时间、名称 稿本和外形特征、技术因素、功能因素、作 者因素。 确定保管期限:永久、长期(16-50 年)、短期(15年及以下)
▪ 五、档案鉴定： ▪ 分析价值：内容、来源、产生时间、名称、 稿本和外形特征、技术因素、功能因素、作 者因素。 ▪ 确定保管期限：永久、长期（１６—５０ 年）、短期（１５年及以下）
六、档案保管 档案库房安排:合理安排,如尽可能集中等; 日常管理: 建立管理制度; 温湿度(纸质温度14—20度,相对湿度为5 0—65) 流动中的保护; 安全检查和库房卫生
▪ 六、档案保管 ▪ 档案库房安排：合理安排，如尽可能集中等； ▪ 日常管理： ▪ 建立管理制度； ▪ 温湿度（纸质温度１４—２０度，相对湿度为５ ０—６５）。 ▪ 流动中的保护； ▪ 安全检查和库房卫生
实训题 王俐受到了李总的婉转批评,对档案工作开始留意 起来,一天,她发现办公室文件柜底部有一幅字 打开一看,是一位名人为风光公司所题,但这位名 人王俐知道他后来在政治上犯了错误,且已不在人 世,这幅字到底如何处理?说出理由 一天,王俐发现那位已辞职的陈纪的一份奖励状 王俐想,反正陈纪已出国了,这份文件已没什么用 了,就打算毁掉算了,你认为妥否?
实训题 ▪ 王俐受到了李总的婉转批评，对档案工作开始留意 起来，一天，她发现办公室文件柜底部有一幅字， 打开一看，是一位名人为风光公司所题，但这位名 人王俐知道他后来在政治上犯了错误，且已不在人 世，这幅字到底如何处理？说出理由。 ▪ 一天，王俐发现那位已辞职的陈纪的一份奖励状， 王俐想，反正陈纪已出国了，这份文件已没什么用 了，就打算毁掉算了，你认为妥否？
