莲喇4桂降发多六寺 管理信息系统 第二讲管理信息系统与组织 【教学目的和要求】 1.了解信息系统影响下的各种组织战略，信息技术和信息系统的应用是如何改变企业的外部 环境和内部流程，理解企业如何运用信息系统获取竞争优势：了解信息资源的管理含义 2.组织中的信息系统：掌握事务处理系统、管理信息系统和决策支持系统内容和作用：了解 企业管理软件的发展过程 3. 信息系统安全与信息文化：理解信息系统安全在企业信息管理中的作用，了解信息文化在 企业信息化建设和管理的影响 【主要内容】 2.1信息系统与管理 2.1.1信息系统影响下的组织战略 2.1.2信息资源的管理 2.2组织中的信息系统 2.2.1事务处理系统 2.2.2管理信息系统 2.2.3决策支持系统 2.2.4企业管理软件 2.3信息系统安全与信息文化（阅读） 2.3.1信息系统安全 2.3.2信息系统与信息文化 小结 习题二 案例 【电子教案】 参见：第二讲管理信息系统与组织 【重点与难点】 1. 掌握信息系统与组织的关系 2.掌握事务处理系统、管理信息系统和决策支持系统内容和作用。 【教材和参考读物】 《管理信息系统一一理论与实践》第二章 《管理信息系统》薛华成第1章~第4章 【教学时数】2 第1页共30页
管理信息系统 第二讲 管理信息系统与组织 【教学目的和要求】 1. 了解信息系统影响下的各种组织战略，信息技术和信息系统的应用是如何改变企业的外部 环境和内部流程，理解企业如何运用信息系统获取竞争优势；了解信息资源的管理含义 2. 组织中的信息系统：掌握事务处理系统、管理信息系统和决策支持系统内容和作用；了解 企业管理软件的发展过程 3. 信息系统安全与信息文化：理解信息系统安全在企业信息管理中的作用，了解信息文化在 企业信息化建设和管理的影响 【主要内容】 2.1 信息系统与管理 2.1.1 信息系统影响下的组织战略 2.1.2 信息资源的管理 2.2 组织中的信息系统 2.2.1 事务处理系统 2.2.2 管理信息系统 2.2.3 决策支持系统 2.2.4 企业管理软件 2.3 信息系统安全与信息文化（阅读） 2.3.1 信息系统安全 2.3.2 信息系统与信息文化 小结 习题二 案例 【电子教案】 参见：第二讲 管理信息系统与组织 【重点与难点】 1. 掌握信息系统与组织的关系 2. 掌握事务处理系统、管理信息系统和决策支持系统内容和作用。 【教材和参考读物】 《管理信息系统——理论与实践》第二章 《管理信息系统》薛华成 第 1 章～第 4 章 【教学时数】 2 第 1 页 共 30 页
肖好经份餐多大景 管理信息系统 第2讲管理信息系统与组织 本讲将讨论信息和信息技术与组织之间的互动关系，哪些因素决定着组织的信息需求水平，信 息技术会给企业带来怎样的竞争优势，以及信息系统在企业应用的历史过程和如何培养一种有利于 信息共享的企业文化。 2.1信息系统与管理 2.1.1信息系统影响下的组织战略 1.信息系统与组织规模 在自由开放的经济体系中，存在着两种不同的经济运行模式：企业和市场。 市场中的信息主要表现为单一的价格指标，参与市场活动的各种经济主体根据价格“风向标” 随时随地调节各自的经营活动。比如，小麦价格上涨，农民种植的积极性就会升高：汽油涨价，机 票随之浮动，人们出行旅游的活动就会减少。分散的、非结构化的、不同形态的价格信息指引着成 千上万的人参与投资、生产、流通、消费，构成经济世界的运行图。 企业中的信息有三种表现形式：价格信息、命令信息以及企业状态信息。价格在企业内部的作 用等同于价格之于市场，失去了价格信息，企业的所有经营管理活动都将陷入困境：命令信息自上 而下，由企业“神经中枢”经由中间管理层传达至基层一线：企业状态信息的流向自下而上，销售 额、库存、产品质量、成本、客户信息等从企业的神经末梢汇集到“大脑”。有竞争力的公司的一个 基本特征是，运用信息技术敏捷地反映企业运行状态，并实时调整企业行为。比如，公司员工只需 简单扫描产品条形码，再按下按钮，就可以显示出企业中产品的销售情况。 信息和信息系统的有效运用，使企业响应客户时间大大缩短，企业经营管理活动更为灵活敏捷。 同时可以降低企业采集各种有关信息的成本、寻求客户的成本以及企业之间的协调成本。此时，在 管理信息系统的支持下，企业可以使用更少的雇员，完成更多的交易。 2.信息技术影响下的组织战略 使用“规模”描述管理信息系统与组织之间的关系并不是一种科学严密的方法。因为，“规模” 本身是一个较为模糊的概念，产品销售额、市场总价值、员工数量等指标都曾经被看作是评价企业 规模的尺度之一。随着Internet应用的普及，许多新兴的小公司获得了前所未有的发展机会，比如雅 虎、e-Buy、搜狐、新浪等网络门户。另一方面，一些传统的“巨无霸”企业也通过兼并、重组，进 一步扩大经营范围和企业规模，例如，2002年5月，惠普公司(HP)并购康柏公司(Compaq)。这 就意味着，信息系统对企业组织的影响，最为显著的变化不是“量”的增加或减少，而是速度、灵 敏性以及差异化服务。正像海尔集团CEO张瑞敏先生所言：以前的企业竞争是大鱼吃小鱼，将来是 快鱼吃慢鱼。因此，企业的组织战略应该着眼于企业微观结构的改善和调整，以满足客户更快、更 灵活的特色需求。 组织战略之一：准时制(Just-In-Time,JT)生产 准时制生产起源于丰田汽车公司的看板制，是指当顾客需要时及时提供产品和服务。准时生产 方式追求的是在企业内部和外部客户需要某种产品或服务时，为其交付所需的产品和服务。准时制 通过信息系统、远程通讯以及高效快速的物流系统，快速响应客户，产生强大的组织速度。 第2页共30页
管理信息系统 第 2 讲 管理信息系统与组织 本讲将讨论信息和信息技术与组织之间的互动关系，哪些因素决定着组织的信息需求水平，信 息技术会给企业带来怎样的竞争优势，以及信息系统在企业应用的历史过程和如何培养一种有利于 信息共享的企业文化。 2.1 信息系统与管理 2.1.1 信息系统影响下的组织战略 1．信息系统与组织规模 在自由开放的经济体系中，存在着两种不同的经济运行模式：企业和市场。 市场中的信息主要表现为单一的价格指标，参与市场活动的各种经济主体根据价格“风向标” 随时随地调节各自的经营活动。比如，小麦价格上涨，农民种植的积极性就会升高；汽油涨价，机 票随之浮动，人们出行旅游的活动就会减少。分散的、非结构化的、不同形态的价格信息指引着成 千上万的人参与投资、生产、流通、消费，构成经济世界的运行图。 企业中的信息有三种表现形式：价格信息、命令信息以及企业状态信息。价格在企业内部的作 用等同于价格之于市场，失去了价格信息，企业的所有经营管理活动都将陷入困境；命令信息自上 而下，由企业“神经中枢”经由中间管理层传达至基层一线；企业状态信息的流向自下而上，销售 额、库存、产品质量、成本、客户信息等从企业的神经末梢汇集到“大脑”。有竞争力的公司的一个 基本特征是，运用信息技术敏捷地反映企业运行状态，并实时调整企业行为。比如，公司员工只需 简单扫描产品条形码，再按下按钮，就可以显示出企业中产品的销售情况。 信息和信息系统的有效运用，使企业响应客户时间大大缩短，企业经营管理活动更为灵活敏捷。 同时可以降低企业采集各种有关信息的成本、寻求客户的成本以及企业之间的协调成本。此时，在 管理信息系统的支持下，企业可以使用更少的雇员，完成更多的交易。 2．信息技术影响下的组织战略 使用“规模”描述管理信息系统与组织之间的关系并不是一种科学严密的方法。因为，“规模” 本身是一个较为模糊的概念，产品销售额、市场总价值、员工数量等指标都曾经被看作是评价企业 规模的尺度之一。随着 Internet 应用的普及，许多新兴的小公司获得了前所未有的发展机会，比如雅 虎、e-Buy、搜狐、新浪等网络门户。另一方面，一些传统的“巨无霸”企业也通过兼并、重组，进 一步扩大经营范围和企业规模，例如，2002 年 5 月，惠普公司（HP）并购康柏公司（Compaq）。这 就意味着，信息系统对企业组织的影响，最为显著的变化不是“量”的增加或减少，而是速度、灵 敏性以及差异化服务。正像海尔集团 CEO 张瑞敏先生所言：以前的企业竞争是大鱼吃小鱼，将来是 快鱼吃慢鱼。因此，企业的组织战略应该着眼于企业微观结构的改善和调整，以满足客户更快、更 灵活的特色需求。 组织战略之一：准时制（Just-In-Time，JIT）生产 准时制生产起源于丰田汽车公司的看板制，是指当顾客需要时及时提供产品和服务。准时生产 方式追求的是在企业内部和外部客户需要某种产品或服务时，为其交付所需的产品和服务。准时制 通过信息系统、远程通讯以及高效快速的物流系统，快速响应客户，产生强大的组织速度。 第 2 页 共 30 页
肖好经份贸易本是 管理信息系统 组织战略之二：跨越职能部门的团队 团队是一种为适应某些特殊任务而临时组织起来的“非正规”工作组，与一般的职能部门相比， 团队是临时性的，跨越部门界限的，自愿组合自我组织自我管理的团体。比如，英特尔公司为开发 新型微处理器，召集市场、营销、研发、投资、金融等方面的专家共同面对“紧急而艰巨”的挑战。 团队常常为解决组织中的难题、突发事件提供技术支持，为组织带来超过预期的成就。而组建一个 快速反应、灵敏的团队，信息系统、专家数据库是必不可少的“关键装备”。 组织战略之三：虚拟组织 虚拟组织是一种通过计算机技术将几个独立的组织连接在一起组成的网络性组织。他们通过共 享技能、分摊成本以及分享市场营销渠道开发共同市场。依赖虚拟组织的网络特征，不同的企业合 作竞争，优化资源组合，形成功能全面的全能型公司，应对复杂市场环境中的客户需求。这种巨大 的速度是单一组织难以实现的，也在一定程度上化解了市场风险。 组织战略之四：信息伙伴 信息伙伴是指在不同的组织之间通过共享信息来增强每个合作组织的实力的协议。信息伙伴通 过因特网或专用网建立信息传输通道，或通过其他媒介建立组织之间的“信息社区”，“信息社区” 的成员具有相同的远景目标和信息文化，在信息互通的基础上，为合作组织增强市场竞争力。 组织战略之五：超越时空限制的商务活动 人类的农耕时代“日出而作、日落而息”，“鸡犬之声相闻，老死不相往来”，时空区间限制在 人力所及的相对狭小的空间内。蒸汽机、高速公路、飞越太平洋上空的喷气式飞机以及各种通讯技 术，缩短了地球上各个大陆之间的时空距离。企业所面对的不再是区域性市场，而是一个超越了国 界、海洋、文化和不同宗教信仰的多元化、国际化大市场。企业不限时间运作，能够迅速及时响应 客户需求，在速度上胜人一筹：随着企业不限地点开展业务，无论客户的实际地理位置在哪里，逻 辑上感觉客户就在身边。中国是一个国土面积十分辽阔的国家，从南到北，由东往西，不同省区之 间往往有不同的“作息时刻”。比如，北京早晨9：00上班，此时，乌鲁木齐天还未亮，大多数人仍 然在睡梦之中。省区之间和国家之间的时间差，造成了商务运作的时间滞后，借助网络、Wb访问、 电子邮件，跨区域不限时间的商务运作成为现实。 组织战略之六：组织学习 组织成长的过程实际上是组织伴随环境变化不断学习、改造自身、适应外在条件的过程。通过 从竞争对手、商务历史以及企业客户中学习，组织能更好更快地学会为客户服务，并产生组织速度。 这种组织战略要求组织具有很强的“记忆”功能，组建强大的基于数据仓库的知识库，从“企业历 史”中发掘、更新、学习商务经验，创造为企业客户服务的新战略。 3组织运用信息系统获取竞争优势 企业所面临的竞争来自同行业之间、供应商、同类产品、顾客等方面的压力，而网络与信息系 统像一把双刃剑，即可以加强企业的竞争能力，同时也会危及企业的发展。 信息系统是现有企业的“行业标准”，如果企业不具备业内通行的信息系统，就会被无情淘汰。 比如，某个金融机构推行刷卡式服务，其他企业的唯一选择是跟随，刷卡也就会逐步成为“行业标 准”。在这个意义上，信息系统加剧了现有企业间竞争。 信息系统的应用，因特网等快速、廉价的信息传递工具，无疑降低了收集信息的成本，因此企 业可以降低了寻找供应商的搜寻成本，扩大了供应商的搜寻范围，这就在一定程度上削弱了供应商 的侃价能力，另一方面，行业利润的透明化也增强了供应商的侃价能力。两者之间的动态均衡，将 是下游企业与供应商实现“双赢”的共同选择。但是从另一个角度看，网络和信息系统同样降低了 第3页共30页
管理信息系统 组织战略之二：跨越职能部门的团队 团队是一种为适应某些特殊任务而临时组织起来的“非正规”工作组，与一般的职能部门相比， 团队是临时性的，跨越部门界限的，自愿组合自我组织自我管理的团体。比如，英特尔公司为开发 新型微处理器，召集市场、营销、研发、投资、金融等方面的专家共同面对“紧急而艰巨”的挑战。 团队常常为解决组织中的难题、突发事件提供技术支持，为组织带来超过预期的成就。而组建一个 快速反应、灵敏的团队，信息系统、专家数据库是必不可少的“关键装备”。 组织战略之三：虚拟组织 虚拟组织是一种通过计算机技术将几个独立的组织连接在一起组成的网络性组织。他们通过共 享技能、分摊成本以及分享市场营销渠道开发共同市场。依赖虚拟组织的网络特征，不同的企业合 作竞争，优化资源组合，形成功能全面的全能型公司，应对复杂市场环境中的客户需求。这种巨大 的速度是单一组织难以实现的，也在一定程度上化解了市场风险。 组织战略之四：信息伙伴 信息伙伴是指在不同的组织之间通过共享信息来增强每个合作组织的实力的协议。信息伙伴通 过因特网或专用网建立信息传输通道，或通过其他媒介建立组织之间的“信息社区”，“信息社区” 的成员具有相同的远景目标和信息文化，在信息互通的基础上，为合作组织增强市场竞争力。 组织战略之五：超越时空限制的商务活动 人类的农耕时代“日出而作、日落而息”，“鸡犬之声相闻，老死不相往来”，时空区间限制在 人力所及的相对狭小的空间内。蒸汽机、高速公路、飞越太平洋上空的喷气式飞机以及各种通讯技 术，缩短了地球上各个大陆之间的时空距离。企业所面对的不再是区域性市场，而是一个超越了国 界、海洋、文化和不同宗教信仰的多元化、国际化大市场。企业不限时间运作，能够迅速及时响应 客户需求，在速度上胜人一筹；随着企业不限地点开展业务，无论客户的实际地理位置在哪里，逻 辑上感觉客户就在身边。中国是一个国土面积十分辽阔的国家，从南到北，由东往西，不同省区之 间往往有不同的“作息时刻”。比如，北京早晨 9：00 上班，此时，乌鲁木齐天还未亮，大多数人仍 然在睡梦之中。省区之间和国家之间的时间差，造成了商务运作的时间滞后，借助网络、Web 访问、 电子邮件，跨区域不限时间的商务运作成为现实。 组织战略之六：组织学习 组织成长的过程实际上是组织伴随环境变化不断学习、改造自身、适应外在条件的过程。通过 从竞争对手、商务历史以及企业客户中学习，组织能更好更快地学会为客户服务，并产生组织速度。 这种组织战略要求组织具有很强的“记忆”功能，组建强大的基于数据仓库的知识库，从“企业历 史”中发掘、更新、学习商务经验，创造为企业客户服务的新战略。 3 组织运用信息系统获取竞争优势 企业所面临的竞争来自同行业之间、供应商、同类产品、顾客等方面的压力，而网络与信息系 统像一把双刃剑，即可以加强企业的竞争能力，同时也会危及企业的发展。 信息系统是现有企业的“行业标准”，如果企业不具备业内通行的信息系统，就会被无情淘汰。 比如，某个金融机构推行刷卡式服务，其他企业的唯一选择是跟随，刷卡也就会逐步成为“行业标 准”。在这个意义上，信息系统加剧了现有企业间竞争。 信息系统的应用，因特网等快速、廉价的信息传递工具，无疑降低了收集信息的成本，因此企 业可以降低了寻找供应商的搜寻成本，扩大了供应商的搜寻范围，这就在一定程度上削弱了供应商 的侃价能力，另一方面，行业利润的透明化也增强了供应商的侃价能力。两者之间的动态均衡，将 是下游企业与供应商实现“双赢”的共同选择。但是从另一个角度看，网络和信息系统同样降低了 第 3 页 共 30 页
链喇南贸多大是 管理信息系统 顾客搜集信息的成本，消弱了企业的信息优势。也就是说，对顾客而言信息系统是福音，对企业的 效果恰恰相反。 4.信息系统与竞争优势案例：沃尔玛连锁店的电子商务竞争策略 通过全球最大的零售企业沃尔玛连锁店的电子商务竞争策略，可以发现信息系统在构筑电子化 供应链，有效沟通供应商、分销商和零售商中发挥着无可替代的重要作用。 沃尔玛连锁店提倡“低成本、低费用结构、低价格”的经营思想，主张把更多的利益让给消费 者，“为顾客节省每一美元”。公司每星期六早上举行经理人员会议，如果有分店报告，某商品的价 格在其他商店低于沃尔玛，立即决定降价。沃尔玛不仅没有因此亏本，反而成为全美投资回报率最 高的企业之一。 沃尔玛在全球网络销售中的排名，曾一度下降到第43位，远远低于网络高涨时期迅猛成长起 来的E-BAY、BUY.COM等“暴发户”。当美国亚马逊网上书店迎来第1O0万个消费者时，沃尔玛的 网站只有几万人光顾。在网站经营不振时期，沃尔玛的在线销售只占总销售额的3%。沃尔玛因此被 称为电子商务领域的侏儒。但沃尔玛没有被公司网站的萧条状况所吓倒，公司认真研究网络竞争者 的特性，然后制定了一系列有针对性的计划，学习亚马逊的成功经验，有效利用企业自身多年以来 建立的品牌优势，快速建立了一个从牙膏牙刷到高档电器无所不包的虚拟商店，并与其实力雄厚的 配送系统相匹配，逐渐走向成功。 沃尔玛之所以能够提供“每日低价”和“最周到的服务”，得益于其从天空到海洋、从无线到 有线无所不包的信息网络。沃尔玛利用最先进的信息技术和设备，把供应商、分销商和零售商，直 到最终用户连成一个整体功能性网络结构，通过对信息流、物流、资金流的有效调控，大幅度节约 了成本，并把最细致完善的服务提供给消费者。 基于“顾客侃价能力”的提高，沃尔玛奉行以最终顾客为导向的经营策略。零售业是直接与最 终消费者接触的行业，如果企业不以满足消费者的需要为中心是无法生存下去的。这一点沃尔玛公 司理解得最为透彻。推销员出身的沃尔玛连锁店的创始人山姆沃尔顿，了解消费者真正需要什么， 因此，“让顾客满意”排在沃尔玛公司目标的第一位，“顾客满意是保证我们未来成功与成长的最好 投资”，是公司的基本经营理念。只要有关顾客利益，沃尔玛总是站在顾客一边，尽力维护顾客的利 益。沃尔玛站在消费者的立场上，苛刻地挑选供应商，顽强地讨价还价，目的就是做到在商品齐全、 品质有保证的基础上向顾客提供价格低廉的商品。 另一方面，行业利润透明之后，供应商的侃价能力有大幅度的提高。当市场影响力向供应商倾 斜时，供应商的权力变大，他们会以提高供应的价格和降低产品质量来提高整个行业的利润。为此， 沃尔玛的供应商挑选策略包括：共享品牌优势、在更大甚至全球范围内采购商品。近年来，沃尔玛 不断加大在中国市场的商品采购额就是这个目的。借助信息系统的有效调配，沃尔玛实现了全球范 围的资源配置，以最低廉的价格服务于顾客，赢得在市场竞争中的优势地位。 2.1.2信息资源的管理 1.组织中的真实信息 企业管理者借助网络、数据库以及群件系统，处理组织中的信息，当然是一件值得称道的事情， 但由于其中有大量的数据资料，指望技术本身能解决企业的所有信息问题是不合实际的。无论多么 复杂的信息系统，都不能完全控制其中的信息。只有当管理者停止技术至上的观念并且开始关注信 息本身时，他们才会意识到最新的计算机技术和真实信息应用之间是有距离的。或者说，计算机和 数据库技术的焦点在于“精确、结构化、数字化”信息，而真实世界的信息总是有更丰富的表现。 第4页共30页
管理信息系统 顾客搜集信息的成本，消弱了企业的信息优势。也就是说，对顾客而言信息系统是福音，对企业的 效果恰恰相反。 4．信息系统与竞争优势案例：沃尔玛连锁店的电子商务竞争策略 通过全球最大的零售企业沃尔玛连锁店的电子商务竞争策略，可以发现信息系统在构筑电子化 供应链，有效沟通供应商、分销商和零售商中发挥着无可替代的重要作用。 沃尔玛连锁店提倡“低成本、低费用结构、低价格”的经营思想，主张把更多的利益让给消费 者，“为顾客节省每一美元”。公司每星期六早上举行经理人员会议，如果有分店报告，某商品的价 格在其他商店低于沃尔玛，立即决定降价。沃尔玛不仅没有因此亏本，反而成为全美投资回报率最 高的企业之一。 沃尔玛在全球网络销售中的排名，曾一度下降到第 43 位，远远低于网络高涨时期迅猛成长起 来的 E-BAY、BUY.COM 等“暴发户”。当美国亚马逊网上书店迎来第 100 万个消费者时，沃尔玛的 网站只有几万人光顾。在网站经营不振时期，沃尔玛的在线销售只占总销售额的 3%。沃尔玛因此被 称为电子商务领域的侏儒。但沃尔玛没有被公司网站的萧条状况所吓倒，公司认真研究网络竞争者 的特性，然后制定了一系列有针对性的计划，学习亚马逊的成功经验，有效利用企业自身多年以来 建立的品牌优势，快速建立了一个从牙膏牙刷到高档电器无所不包的虚拟商店，并与其实力雄厚的 配送系统相匹配，逐渐走向成功。 沃尔玛之所以能够提供“每日低价”和“最周到的服务”，得益于其从天空到海洋、从无线到 有线无所不包的信息网络。沃尔玛利用最先进的信息技术和设备，把供应商、分销商和零售商，直 到最终用户连成一个整体功能性网络结构，通过对信息流、物流、资金流的有效调控，大幅度节约 了成本，并把最细致完善的服务提供给消费者。 基于“顾客侃价能力”的提高，沃尔玛奉行以最终顾客为导向的经营策略。零售业是直接与最 终消费者接触的行业，如果企业不以满足消费者的需要为中心是无法生存下去的。这一点沃尔玛公 司理解得最为透彻。推销员出身的沃尔玛连锁店的创始人山姆.沃尔顿，了解消费者真正需要什么， 因此，“让顾客满意”排在沃尔玛公司目标的第一位，“顾客满意是保证我们未来成功与成长的最好 投资”，是公司的基本经营理念。只要有关顾客利益，沃尔玛总是站在顾客一边，尽力维护顾客的利 益。沃尔玛站在消费者的立场上，苛刻地挑选供应商，顽强地讨价还价，目的就是做到在商品齐全、 品质有保证的基础上向顾客提供价格低廉的商品。 另一方面，行业利润透明之后，供应商的侃价能力有大幅度的提高。当市场影响力向供应商倾 斜时，供应商的权力变大，他们会以提高供应的价格和降低产品质量来提高整个行业的利润。为此， 沃尔玛的供应商挑选策略包括：共享品牌优势、在更大甚至全球范围内采购商品。近年来，沃尔玛 不断加大在中国市场的商品采购额就是这个目的。借助信息系统的有效调配，沃尔玛实现了全球范 围的资源配置，以最低廉的价格服务于顾客，赢得在市场竞争中的优势地位。 2.1.2 信息资源的管理 1．组织中的真实信息 企业管理者借助网络、数据库以及群件系统，处理组织中的信息，当然是一件值得称道的事情， 但由于其中有大量的数据资料，指望技术本身能解决企业的所有信息问题是不合实际的。无论多么 复杂的信息系统，都不能完全控制其中的信息。只有当管理者停止技术至上的观念并且开始关注信 息本身时，他们才会意识到最新的计算机技术和真实信息应用之间是有距离的。或者说，计算机和 数据库技术的焦点在于“精确、结构化、数字化”信息，而真实世界的信息总是有更丰富的表现。 第 4 页 共 30 页
肖好径份贸多大景 管理信息系统 因此，信息系统的建设者，必须具有相对完整的信息观。美国的T信息专家将组织中的真实信息表 述为： ● 绝大多数信息，包括人们真正想要的信息，并不在计算机里。 ● 经理们通常会向人们询问信息，而不是直接从计算机里取得信息，但人们在传递信息的 时候可能添枝加叶。 ·信息管理的手段越复杂，就越难改变人们的行为。 ●信息不一定都是常规的，允许一定程度的无序性和灵活性。 ·公司越关注的核心业务，员工们就越不可能对其有一个明确的定义。 ● 员工使用一种信息模型的效率和他参与模型的深度成正比，也和相信其他人会这么做的 程度成正比。 ·。要普遍采用电子通信，员工必须学会进行面对面的交流。 ● 因为人是信息的重要来源和传递者，所以任何信息模型都应该把人包括在内。 ● 根本没有信息过量这一说。如果信息是有用的，我们就应该不加限制地接受。 2.信息传递矩阵与商务信息流 企业内部和企业之间信息传递方式的选择，是与以下几个因素相关的。 (1)方法：推荐采用的通信方法，包括邮政、电传、电话、传真或电子商务。 (2)媒体：不同的媒体适于传输不同类别的信息，如电话适合即时传输语音信息，但不适于 传送图形和图像。 (3)模式：模式表示商务流程要求的信息传输、商务往来或文件的法律效力。 (4)发送者与接收者一表示发送者与接收者的关系和状态。发送者和接收者可以是个人、 应用系统，可以在企业内部，也可以在企业之间。考虑上述因素的信息传递矩阵如表2-1所示。 表2-1信息传递矩阵 方法 媒体 模式 接收者 文本 声音 图像 交易 与发送者 电子邮件 电子邮件 个人与个人 电子邮件 商务形式 语音信箱 附件传真 电子分类与 复杂数据库查 个人与应用系统 电子邮件 语音应答 目录服务 询 应用系统之间 应用系统 无 技术数据交 传输与处理 (企业内) 信息传输 换 应用系统之间 电子数据 技术数据交 结构化EDI标 无 (企业之间) 交换(EDI) 换 准 信息传递矩阵说明，不同的发送者与接收者之间在传送不同类型信息时通常采用的通信手段。 值得关注的是应用系统之间的通信，因为不同的信息系统所关注的对象不同，采用的硬件标准、软 件系统以及网络环境均有很大差异，例如企业的财务管理系统和产品设计系统。不同应用系统自成 体系、信息不能共享和自由交换的问题，导致系统内的信息集聚及系统之间的信息屏障。 第5页共30页
管理信息系统 因此，信息系统的建设者，必须具有相对完整的信息观。美国的 IT 信息专家将组织中的真实信息表 述为： z 绝大多数信息，包括人们真正想要的信息，并不在计算机里。 z 经理们通常会向人们询问信息，而不是直接从计算机里取得信息，但人们在传递信息的 时候可能添枝加叶。 z 信息管理的手段越复杂，就越难改变人们的行为。 z 信息不一定都是常规的，允许一定程度的无序性和灵活性。 z 公司越关注的核心业务，员工们就越不可能对其有一个明确的定义。 z 员工使用一种信息模型的效率和他参与模型的深度成正比，也和相信其他人会这么做的 程度成正比。 z 要普遍采用电子通信，员工必须学会进行面对面的交流。 z 因为人是信息的重要来源和传递者，所以任何信息模型都应该把人包括在内。 z 根本没有信息过量这一说。如果信息是有用的，我们就应该不加限制地接受。 2．信息传递矩阵与商务信息流 企业内部和企业之间信息传递方式的选择，是与以下几个因素相关的。 （1）方法：推荐采用的通信方法，包括邮政、电传、电话、传真或电子商务。 （2）媒体：不同的媒体适于传输不同类别的信息，如电话适合即时传输语音信息，但不适于 传送图形和图像。 （3）模式：模式表示商务流程要求的信息传输、商务往来或文件的法律效力。 （4）发送者与接收者——表示发送者与接收者的关系和状态。发送者和接收者可以是个人、 应用系统，可以在企业内部，也可以在企业之间。考虑上述因素的信息传递矩阵如表 2-1 所示。 表 2-1 信息传递矩阵 方法 媒体 模式 接收者 与发送者 文本 声音 图像 交易 个人与个人 电子邮件 电子邮件 语音信箱 电子邮件 附件传真 商务形式 个人与应用系统 电子邮件 语音应答 电子分类与 目录服务 复 杂数据库 查 询 应用系统之间 （企业内） 应用系统 信息传输 无 技术数据交 换 传输与处理 应用系统之间 （企业之间） 电子数据 交换(EDI) 无 技术数据交 换 结构化 EDI 标 准 信息传递矩阵说明，不同的发送者与接收者之间在传送不同类型信息时通常采用的通信手段。 值得关注的是应用系统之间的通信，因为不同的信息系统所关注的对象不同，采用的硬件标准、软 件系统以及网络环境均有很大差异，例如企业的财务管理系统和产品设计系统。不同应用系统自成 体系、信息不能共享和自由交换的问题，导致系统内的信息集聚及系统之间的信息屏障。 第 5 页 共 30 页
肖故经份贸多大学 管理信息系统 企业内部以及企业之间的商务信息交流，是信息系统建设者必须考虑的关键点之一。完整的信 息系统应该能够为不同的信息传递提供技术支持，对于语音电话（音频信息）、电子邮件（文本信息） 以及传真（图形信息），在设计数据库时，需要考虑多媒体技术，以适当的数据格式兼容不同类型的 信息。 对于简单的自由格式的信息传输，当前采用的方法包括：邮递、电传、电话、语音邮件、传真 以及越来越多的电子邮件。然而，对于外部商务通信，20世纪80年代后期以来，传真已实现了大量 生产市场的渗透，而且其数量远远多于公司之间商务通信的电子邮件数量。当诸如票据、购货单、 付款通知书等商务文件在贸易伙伴之间使用电子数据交换系统(EDI)进行交换时，报告、表格和大 部分的非结构化数据则多用邮递、传真或电子方式等手段进行传递。 信息传递不仅是一个通信问题，还需要信息系统的支持，有相当一部分信息传输是在信息系统 之间直接进行的。电话、传真、电子邮件和电子数据交换己经成为现代企业最重要的通信方式。表 2-2比较了四种信息传递方式。 表2-2四种信息传递方式 电话 传真 电子邮件 电子数据交换 文本，可附加语 某种标准电子格式的 信息类型 语音信息 文本和图形 音和图形信息 结构化信息 个人之间、个 发送者与接 人与应用系统 企业到企业 个人到个人 应用系统对应用系统 收者 之间 企业内部或企 企业内部或企业 通信范围 企业之间 企业之间 业之间 之间 个人信息、报告、 应用类别 个人信息传递 商务信息 商务文件 表格和商务信息 具有明确的 法律地位 无 不明确 具有明确的法律地位 法律地位 安全性 差 差 一般 好 没有数格式标 没有数据格 通常没有数据格 由用户群体推动数据 标准化 准 式标准 式标准 格式标准产生 人工处理，只 处理方式 有极少的电话 人工处理 人工处理 应用系统处理 查询系统 电话、传真以及电子邮件有两个共性的缺陷：一是数据格式比较自由，信息的组织是非标准化 的：二是信息接受方的进一步加工处理必须人工参与。如有客户打电话通知：“请送6箱经济型喷雾 式润滑剂到五金商店，并在下午四点之前送到”。这样的客户订货对于人来讲，处理起来并不困难， 但是，也存在延误和导致错误的可能性。而计算机系统的灵活性远没有达到随心所欲的程度，对于 这样自由格式的信息无能为力。 商务信息的标准化和规范化是实现计算机应用系统间电子数据交换(，Electronic Data Interchange, ED)的前提。EDI产生于80年代初期，为降低成本、改善客户服务，需要这样的信息技术。应用EDI 可取得实在的战术利益，如降低管理成本和提高服务品质：同时，运用这项技术可以获得战略利益， 第6页共30页
管理信息系统 企业内部以及企业之间的商务信息交流，是信息系统建设者必须考虑的关键点之一。完整的信 息系统应该能够为不同的信息传递提供技术支持，对于语音电话（音频信息）、电子邮件（文本信息） 以及传真（图形信息），在设计数据库时，需要考虑多媒体技术，以适当的数据格式兼容不同类型的 信息。 对于简单的自由格式的信息传输，当前采用的方法包括：邮递、电传、电话、语音邮件、传真 以及越来越多的电子邮件。然而，对于外部商务通信，20 世纪 80 年代后期以来，传真已实现了大量 生产市场的渗透，而且其数量远远多于公司之间商务通信的电子邮件数量。当诸如票据、购货单、 付款通知书等商务文件在贸易伙伴之间使用电子数据交换系统（EDI）进行交换时，报告、表格和大 部分的非结构化数据则多用邮递、传真或电子方式等手段进行传递。 信息传递不仅是一个通信问题，还需要信息系统的支持，有相当一部分信息传输是在信息系统 之间直接进行的。电话、传真、电子邮件和电子数据交换已经成为现代企业最重要的通信方式。表 2-2 比较了四种信息传递方式。 表 2-2 四种信息传递方式 电话 传真 电子邮件 电子数据交换 信息类型 语音信息 文本和图形 文本，可附加语 音和图形信息 某种标准电子格式的 结构化信息 发送者与接 收者 个人之间、个 人与应用系统 之间 企业到企业 个人到个人 应用系统对应用系统 通信范围 企业内部或企 业之间 企业之间 企业内部或企业 之间 企业之间 应用类别 个人信息传递 商务信息 个人信息、报告、 表格和商务信息 商务文件 法律地位 无 具有明确的 法律地位 不明确 具有明确的法律地位 安全性 差 差 一般 好 标准化 没有数格式标 准 没有数据格 式标准 通常没有数据格 式标准 由用户群体推动数据 格式标准产生 处理方式 人工处理，只 有极少的电话 查询系统 人工处理 人工处理 应用系统处理 电话、传真以及电子邮件有两个共性的缺陷：一是数据格式比较自由，信息的组织是非标准化 的；二是信息接受方的进一步加工处理必须人工参与。如有客户打电话通知：“请送 6 箱经济型喷雾 式润滑剂到五金商店，并在下午四点之前送到”。这样的客户订货对于人来讲，处理起来并不困难， 但是，也存在延误和导致错误的可能性。而计算机系统的灵活性远没有达到随心所欲的程度，对于 这样自由格式的信息无能为力。 商务信息的标准化和规范化是实现计算机应用系统间电子数据交换(.Electronic Data Interchange, EDI)的前提。EDI 产生于 80 年代初期，为降低成本、改善客户服务，需要这样的信息技术。应用 EDI 可取得实在的战术利益，如降低管理成本和提高服务品质；同时，运用这项技术可以获得战略利益， 第 6 页 共 30 页
雒喇科悔贸昌大号 管理信息系统 主要是通过建立起合作企业之间的商务关系，以及更有效地使用信息交换，从而提高竞争力。因此， 目前大型企业之间的商务通信的主要形式是EDI。 3.信息资源管理的基本原则 原则之一：“以人文本”的信息管理 强调信息技术作用的IT观点形成于20世纪60年代，以BM公司首创“商业系统规划”(Business System Planning,BSP)为标志。BSP的创造者认为，信息环境是为整个组织设计的，可以不参照某 个特殊的组织成员：在组织内部存在着一系列固定的重要信息，如客户、产品和交易等，围绕这些 信息，可以开发主要的信息系统：通过连接不同地点的计算机可以实现数据共享，能够帮助行政主 管使用公用信息进行决策：不需要太多的努力，信息的提供者和使用者就会很快地通过现实的信息 系统共享信息、相互合作。 由于受T观点的影响，沉迷于信息技术的组织成员把信息技术作为企业变革的主要催化剂： 他们周密地考虑应该如何配置软硬件资源，对自己精心构造的信息技术框架寄予极大的期望，希望 能够从信息技术的应用中得到丰厚的回报。然而事与愿违，大多数的信息技术应用并没有为组织创 造出最初所设想的那么多价值。究其原因可以发现，在不成功的信息技术应用中，信息技术的力量 被过分放大，人们对信息技术的心理感受被忽视，信息获取、共享和应用没能正确实现。这样造成 的局面是：有些人害怕信息技术，尽量躲避它：有些人则怀着抵触的情绪或不习惯新的信息技术环 境，而表现出工作绩效的下降：有些人也会认为信息技术部门的运作方式和规章制度或许过于呆板 美国信息技术专家托马斯·H·达文波特主张，要想改变令人不满的信息技术应用现状，必须 坚持“以人为本”的原则，有效的信息管理必须首先着眼于思考人们如何应用信息，而不是如何使 用机器。 表2-3描述了“以人为本”的信息管理方法与传统的T观点之间的差异。 在按照传统的T观点建立的企业信息技术应用模型中，描述数据模型的是大量的信息技术语 言，对一般非技术人员来说是深奥和难以理解的，而且一般要花费数年的时间去建造它们。对B$P 的调查发现，规划中通常只有为数不多的确定工程，而且大多数的战略性数据规划都被束之高阁， 根本无法实施：而且按照当今商业变化的速度，即使在一两年内能完成的企业信息模型，很快就会 变得过时：使用传统的T观点构建的信息系统只包含了部分企业信息，难以满足企业对信息多样化 的需求：信息系统建造者往往强调系统的稳定性，尽可能回避经常变化或在不同场合有着不同含义 的信息，所以信息系统中的信息难以反映环境和企业快速发展的现实， 表2-3传统的T观点与“以人为本”的信息管理方法的比较 传统的T观点 “以人为本”的信息管理方法 计算机化的数据 关注信息的现实多样性 强调信息的提供 强调信息的有效使用和广泛共享 假设解决方法是一劳永逸的 希望信息技术方案能够解决当前的实 要求每个词只能有一种含义 际问题 设计完成或系统建好即停止 允许对同一消息有不同的解释 试图建造整个企业的数据模型 认为企业取得预期效果才算最后的成 强迫组织成员有共同一致的行为 功 统一制定用户的信息环境 应该针对特定问题建立相应的结构 通过宣传和强化方法调整组织成员的 第7页共30页
管理信息系统 主要是通过建立起合作企业之间的商务关系，以及更有效地使用信息交换，从而提高竞争力。因此， 目前大型企业之间的商务通信的主要形式是 EDI。 3．信息资源管理的基本原则 原则之一：“以人文本”的信息管理 强调信息技术作用的 IT 观点形成于 20 世纪 60 年代，以 IBM 公司首创“商业系统规划”（Business System Planning，BSP）为标志。BSP 的创造者认为，信息环境是为整个组织设计的，可以不参照某 个特殊的组织成员；在组织内部存在着一系列固定的重要信息，如客户、产品和交易等，围绕这些 信息，可以开发主要的信息系统；通过连接不同地点的计算机可以实现数据共享，能够帮助行政主 管使用公用信息进行决策；不需要太多的努力，信息的提供者和使用者就会很快地通过现实的信息 系统共享信息、相互合作。 由于受 IT 观点的影响，沉迷于信息技术的组织成员把信息技术作为企业变革的主要催化剂： 他们周密地考虑应该如何配置软硬件资源，对自己精心构造的信息技术框架寄予极大的期望，希望 能够从信息技术的应用中得到丰厚的回报。然而事与愿违，大多数的信息技术应用并没有为组织创 造出最初所设想的那么多价值。究其原因可以发现，在不成功的信息技术应用中，信息技术的力量 被过分放大，人们对信息技术的心理感受被忽视，信息获取、共享和应用没能正确实现。这样造成 的局面是：有些人害怕信息技术，尽量躲避它；有些人则怀着抵触的情绪或不习惯新的信息技术环 境，而表现出工作绩效的下降；有些人也会认为信息技术部门的运作方式和规章制度或许过于呆板。 美国信息技术专家托马斯·H·达文波特主张，要想改变令人不满的信息技术应用现状，必须 坚持“以人为本”的原则，有效的信息管理必须首先着眼于思考人们如何应用信息，而不是如何使 用机器。 表 2-3 描述了“以人为本”的信息管理方法与传统的 IT 观点之间的差异。 在按照传统的 IT 观点建立的企业信息技术应用模型中，描述数据模型的是大量的信息技术语 言，对一般非技术人员来说是深奥和难以理解的，而且一般要花费数年的时间去建造它们。对 BSP 的调查发现，规划中通常只有为数不多的确定工程，而且大多数的战略性数据规划都被束之高阁， 根本无法实施；而且按照当今商业变化的速度，即使在一两年内能完成的企业信息模型，很快就会 变得过时；使用传统的 IT 观点构建的信息系统只包含了部分企业信息，难以满足企业对信息多样化 的需求；信息系统建造者往往强调系统的稳定性，尽可能回避经常变化或在不同场合有着不同含义 的信息，所以信息系统中的信息难以反映环境和企业快速发展的现实， 表 2-3 传统的 IT 观点与“以人为本”的信息管理方法的比较 传统的 IT 观点 “以人为本”的信息管理方法 计算机化的数据 强调信息的提供 假设解决方法是一劳永逸的 要求每个词只能有一种含义 设计完成或系统建好即停止 试图建造整个企业的数据模型 强迫组织成员有共同一致的行为 统一制定用户的信息环境 关注信息的现实多样性 强调信息的有效使用和广泛共享 希望信息技术方案能够解决当前的实 际问题 允许对同一消息有不同的解释 认为企业取得预期效果才算最后的成 功 应该针对特定问题建立相应的结构 通过宣传和强化方法调整组织成员的 第 7 页 共 30 页
肖的橙份贸多大景 管理信息系统 行为 鼓励用户根据自身需要设计应用程序 原则之二：重视信息系统中的管理因素 信息系统中的管理问题包含两个方面：一是信息系统建设中的管理问题，二是信息系统应用中 的管理因素。 资料表明，20世纪90年代以来，从中央到地方，从政府到企业，纷纷投入大量资金从事信息 系统建设，其中既包括投资上亿元的涉及通信基础设施、硬件系统、软件开发、系统集成在内的“一 揽子”大型工程，也有功能较为单一的库存管理、设备管理、财务系统、人力资源等软件系统。这 些系统能够真正按进度、质量要求、投资预算完成，且用户满意的，只占极少数，不足20%，绝大 多数工程都不同程度地存在问题，不少工程验收不了，或者验收完了就弃之不用。1998年7月投入 使用的香港新机场货运站由于信息系统出问题，造成长时间的混乱，致使香港当年的国民经济损失 达到0.5个百分点。 信息系统建设中存在的投资预算“软约束”、质量难以保证、工期一拖再拖等问题，促使有关 政府部门和信息系统建设方，借鉴建筑工程监理的思想和制度，开始逐步实施信息系统建设监理。 1995年5月，武汉市人事局决定建设“武汉市人才市场”项目，建设内容包括50个局域网站点、LED 双色电子显示屏以及信息系统开发，总投资100万元。当时委托武汉市科技发展研究中心以“技术 代理”的性质提供技术咨询服务，主要职责是信息系统监理，包括工程施工监理：确保施工质量与 进度：协助组织信息系统验收。目前，信息系统建设监理逐步向制度化、规范化方向发展，越来越 多的业主己经认识到信息系统建设不仅是技术问题，也是一个非常重要的管理问题。 信息系统应用中的管理问题，也是“人”的因素如何与信息、信息系统更好地融合的问题。功 能日益完善的信息系统正在改变着传统的组织结构，传统的部门界限正在变得越来越模糊，按职能、 小组、地理位置和权利层次来划分组织部门的做法正在被越来越多的组织所摈弃。信息系统对组织 结构的最明显改变是：组织的层次更少，组织结构的灵活性和有机性得到增强。 管理者利用信息系统可以管理更多的下属，因为管理者的监督作用正在被计算机的控制作用所 取代，其结果是管理者的控制范围不但没有缩小，而是变得更广：组织内部的信息交流方式逐渐由 以向上沟通和向下沟通占主导地位、向以横向沟通或超级沟通为主的方向发展，从而使组织的管理 层次日益变少。由于有了信息系统的帮助，对辅助人员的需求也更少了：整理资料、编制报表和分 析数据之类的工作只需更少的人员即可完成。来自控制范围的扩大和辅助工作人员的减少的双重力 量加快了组织结构朝着扁平化方向转变的速度。 有效的信息传递不仅改变了组织的结构，也使企业决策基于更为翔实准确的数据，决策过程呈 现公开透明的趋向，但是，不可否认的是，在传统“黑箱”决策模式中，依靠“信息不对称”掌握 决策权的某些管理者很容易成为信息系统应用的反对者。比如，企业采购中的供应商评估，通常是 采购经理的“职权领域”，个人主观因素和随意性较大。采用信息系统之后，采购流程一体化，从初 选、评估、招投标以至商务合同的签约、履行和付款都在信息系统平台支持下，像透过清澈的海水 观看海底动物一样清晰透明，采购经理的权力受到限制。这就意味着，如果不考虑采取相应的策略， 建立新的权力分配模式和业务流程，采购经理就可能在信息系统应用中消极对抗。不仅如此，对企 业中的所有员工而言，信息系统应用是一个长期的学习、适应、成长的过程，及时灌输这方面的知 识，是提高信息系统应用效率的重要保证。 原则之三：避免过分依赖数字化、结构化信息的倾向，重视“信息过载”问题 从信息管理的角度看，现代企业管理事实上是一个将所有企业活动数字化的过程，现金流动、 库存信息、企业的原材料供应、成本核算，再到市场商业机会预测、投资前景分析，都是一系列数 据、图表、曲线的分析、综合和应用。数字化管理是企业管理的现实，离开了信息，企业就无法管 第8页共30页
管理信息系统 行为 鼓励用户根据自身需要设计应用程序 原则之二：重视信息系统中的管理因素 信息系统中的管理问题包含两个方面：一是信息系统建设中的管理问题，二是信息系统应用中 的管理因素。 资料表明，20 世纪 90 年代以来，从中央到地方，从政府到企业，纷纷投入大量资金从事信息 系统建设，其中既包括投资上亿元的涉及通信基础设施、硬件系统、软件开发、系统集成在内的“一 揽子”大型工程，也有功能较为单一的库存管理、设备管理、财务系统、人力资源等软件系统。这 些系统能够真正按进度、质量要求、投资预算完成，且用户满意的，只占极少数，不足 20%，绝大 多数工程都不同程度地存在问题，不少工程验收不了，或者验收完了就弃之不用。1998 年 7 月投入 使用的香港新机场货运站由于信息系统出问题，造成长时间的混乱，致使香港当年的国民经济损失 达到 0.5 个百分点。 信息系统建设中存在的投资预算“软约束”、质量难以保证、工期一拖再拖等问题，促使有关 政府部门和信息系统建设方，借鉴建筑工程监理的思想和制度，开始逐步实施信息系统建设监理。 1995 年 5 月，武汉市人事局决定建设“武汉市人才市场”项目，建设内容包括 50 个局域网站点、LED 双色电子显示屏以及信息系统开发，总投资 100 万元。当时委托武汉市科技发展研究中心以“技术 代理”的性质提供技术咨询服务，主要职责是信息系统监理，包括工程施工监理；确保施工质量与 进度；协助组织信息系统验收。目前，信息系统建设监理逐步向制度化、规范化方向发展，越来越 多的业主已经认识到信息系统建设不仅是技术问题，也是一个非常重要的管理问题。 信息系统应用中的管理问题，也是“人”的因素如何与信息、信息系统更好地融合的问题。功 能日益完善的信息系统正在改变着传统的组织结构，传统的部门界限正在变得越来越模糊，按职能、 小组、地理位置和权利层次来划分组织部门的做法正在被越来越多的组织所摈弃。信息系统对组织 结构的最明显改变是：组织的层次更少，组织结构的灵活性和有机性得到增强。 管理者利用信息系统可以管理更多的下属，因为管理者的监督作用正在被计算机的控制作用所 取代，其结果是管理者的控制范围不但没有缩小，而是变得更广；组织内部的信息交流方式逐渐由 以向上沟通和向下沟通占主导地位、向以横向沟通或超级沟通为主的方向发展，从而使组织的管理 层次日益变少。由于有了信息系统的帮助，对辅助人员的需求也更少了：整理资料、编制报表和分 析数据之类的工作只需更少的人员即可完成。来自控制范围的扩大和辅助工作人员的减少的双重力 量加快了组织结构朝着扁平化方向转变的速度。 有效的信息传递不仅改变了组织的结构，也使企业决策基于更为翔实准确的数据，决策过程呈 现公开透明的趋向，但是，不可否认的是，在传统“黑箱”决策模式中，依靠“信息不对称”掌握 决策权的某些管理者很容易成为信息系统应用的反对者。比如，企业采购中的供应商评估，通常是 采购经理的“职权领域”，个人主观因素和随意性较大。采用信息系统之后，采购流程一体化，从初 选、评估、招投标以至商务合同的签约、履行和付款都在信息系统平台支持下，像透过清澈的海水 观看海底动物一样清晰透明，采购经理的权力受到限制。这就意味着，如果不考虑采取相应的策略， 建立新的权力分配模式和业务流程，采购经理就可能在信息系统应用中消极对抗。不仅如此，对企 业中的所有员工而言，信息系统应用是一个长期的学习、适应、成长的过程，及时灌输这方面的知 识，是提高信息系统应用效率的重要保证。 原则之三：避免过分依赖数字化、结构化信息的倾向，重视“信息过载”问题 从信息管理的角度看，现代企业管理事实上是一个将所有企业活动数字化的过程，现金流动、 库存信息、企业的原材料供应、成本核算，再到市场商业机会预测、投资前景分析，都是一系列数 据、图表、曲线的分析、综合和应用。数字化管理是企业管理的现实，离开了信息，企业就无法管 第 8 页 共 30 页
管理信息系统 理。但是，在克服了计算机应用早期的“信息匮乏”岁月之后，当今人们所困惑的是另一种完全相 反的情形：过分依赖数字化、结构化信息。 1985年，可口可乐公司为了应对百事可乐的市场营销战略，计划推出一种更甜味道更柔和的“新 可乐”。为此，可口可乐公司开始了历史上规模最大的产品调查计划。可口可乐公司花了两年时间和 400万美元进行调查，以确定新配方。它进行了大约200,000次口感测验：仅最终配方就进行了30,000 次。在无商标测验中，60%的消费者认为新可乐比原来的好，52%的人认为新可乐比百事好。调查表 明新可乐一定会赢，所以公司很自信地推出了这一产品。结果是：新产品推出后，每天可口可乐公 司都会收到来自消费者的成袋信件和1500多个电话。许多营销专家预测“新可乐”将成为“80年代 的爱泽尔”（福特公司耗巨资生产的一种滞销汽车）。到1985年底，“经典可乐”的销售大大超过了 “新可乐”，比例为2：1。随后，可口可乐公司调整了营销策略，将“新可乐”作为辅助产品和延伸 品牌，但“新可乐”的市场份额不断下降，逐渐淡出软饮料市场。 这一市场调查活动是在信息系统和信息技术的支持下完成的，所得出的结论也是精确可信的。 但是，最终的市场反映却完全出乎营销人员的愿望。原因在于，某些主导客户需求的信息，如可口 可乐的名称、历史、文化对客户的影响是难以量化的，仅仅依赖数字化、结构化信息决策市场行为 自然埋下了失败的种子。对数字的迷信，很容易引发对信息系统的技术崇拜，认为一旦建立了信息 系统，企业的所有信息一目了然地显示在屏幕上，企业决策也是“弹指一挥间”，而忽视了非数字化、 非结构化信息的采集和利用。 另一种错误观念是“多多益善”，就像考古人员常常被纷繁典籍掩埋一样，相当多的企业、相 当多的企业管理人员，被来自四面八方的信息所迷惑，企业和员工相当大量的资源、精力和时间被 无用的信息消耗掉。据某企业调查，每个员工处理垃圾邮件的时间约为30分钟，包括接受、阅读、 删除和回复等操作。如果以8小时计算日工作量，这就意味着企业损失了7.5%的效率。 现代组织内的成员往往认为资料越多越好，资料越多表示信息越丰富。但是，信息过载 (Information Overload)造成信息泡沫，过多的资料淹没了真正有价值的信息，反而产生“未得其利， 先受其害”的结果。 4.信息资源管理体系结构 有效管理企业信息资源，必须考虑企业中的四个方面：战略系统、业务系统、应用系统和信息 基础设施。信息系统体系结构的整体框架如图2-1所示。 第一层，战略层 战略系统 业务系统 应用系统 第二层，战术层 信息基础设施 第三层，信息平台 图2-1信息系统体系结构的总体框架 信息系统体系结构由四个部分组成，它们是：战略系统、业务系统、应用系统和信息基础设施， 这四个部分相互关联，构成完整的企业信息系统总体框架。战略系统处在第一层，它一方面向业务 第9页共30页
管理信息系统 理。但是，在克服了计算机应用早期的“信息匮乏”岁月之后，当今人们所困惑的是另一种完全相 反的情形：过分依赖数字化、结构化信息。 1985 年，可口可乐公司为了应对百事可乐的市场营销战略，计划推出一种更甜味道更柔和的“新 可乐”。为此，可口可乐公司开始了历史上规模最大的产品调查计划。可口可乐公司花了两年时间和 400 万美元进行调查，以确定新配方。它进行了大约 200,000 次口感测验：仅最终配方就进行了 30,000 次。在无商标测验中，60%的消费者认为新可乐比原来的好，52%的人认为新可乐比百事好。调查表 明新可乐一定会赢，所以公司很自信地推出了这一产品。结果是：新产品推出后，每天可口可乐公 司都会收到来自消费者的成袋信件和 1500 多个电话。许多营销专家预测“新可乐”将成为“80 年代 的爱泽尔”（福特公司耗巨资生产的一种滞销汽车）。到 1985 年底，“经典可乐”的销售大大超过了 “新可乐”，比例为 2:1。随后，可口可乐公司调整了营销策略，将“新可乐”作为辅助产品和延伸 品牌，但“新可乐”的市场份额不断下降，逐渐淡出软饮料市场。 这一市场调查活动是在信息系统和信息技术的支持下完成的，所得出的结论也是精确可信的。 但是，最终的市场反映却完全出乎营销人员的愿望。原因在于，某些主导客户需求的信息，如可口 可乐的名称、历史、文化对客户的影响是难以量化的，仅仅依赖数字化、结构化信息决策市场行为 自然埋下了失败的种子。对数字的迷信，很容易引发对信息系统的技术崇拜，认为一旦建立了信息 系统，企业的所有信息一目了然地显示在屏幕上，企业决策也是“弹指一挥间”，而忽视了非数字化、 非结构化信息的采集和利用。 另一种错误观念是“多多益善”，就像考古人员常常被纷繁典籍掩埋一样，相当多的企业、相 当多的企业管理人员，被来自四面八方的信息所迷惑，企业和员工相当大量的资源、精力和时间被 无用的信息消耗掉。据某企业调查，每个员工处理垃圾邮件的时间约为 30 分钟，包括接受、阅读、 删除和回复等操作。如果以 8 小时计算日工作量，这就意味着企业损失了 7.5%的效率。 现代组织内的成员往往认为资料越多越好，资料越多表示信息越丰富。但是，信息过载 （Information Overload）造成信息泡沫，过多的资料淹没了真正有价值的信息，反而产生“未得其利， 先受其害”的结果。 4．信息资源管理体系结构 有效管理企业信息资源，必须考虑企业中的四个方面：战略系统、业务系统、应用系统和信息 基础设施。信息系统体系结构的整体框架如图 2-1 所示。 业务系统 应用系统 信息基础设施 第一层，战略层 战略系统 第二层，战术层 第三层，信息平台 图 2-1 信息系统体系结构的总体框架 信息系统体系结构由四个部分组成，它们是：战略系统、业务系统、应用系统和信息基础设施， 这四个部分相互关联，构成完整的企业信息系统总体框架。战略系统处在第一层，它一方面向业务 第 9 页 共 30 页
链勇挂哈贸多六号 管理信息系统 系统提出重组的要求，另一方面向应用系统提出信息集成的要求。在第二层一一战术层，业务系统 在业务处理流程的优化上对企业进行管理控制和业务控制，应用系统则为这种控制提供计算机实现 的手段，并提高企业的运行效率。信息基础设施处在第三层，是企业实现信息化的基础部分，为企 业的业务系统实现重组提供一个有效的、灵活响应的技术上和管理上的支持平台。 按照自上而下的基本原则，下面分析信息系统体系结构四个组成部分各自的构成成分，以及成 分之间的关系，并析构哪些成分是相对稳定的，哪些成分是易变的，为信息系统建设提供方向性指 导。 (1)战略系统 战略系统由两部分组成，一部分是以数据库技术、人工智能为基础的高层决策支持系统，另一 部分是企业的战略规划体系，前者是计算机系统，后者是人工系统，见图2-2。 战略系统 企业战略规划 高层决策支持系统 长期规划 短期规划 略信息系统 信息系统 支持系统 高层决策 (人工系统相对稳定) (计算机系统相对易变) 图2-2信息系统中的战略系统 (2)业务系统 企业中有许多业务系统，如生产系统、销售系统等，每一个业务系统由一些业务流程来完成该 业务系统的功能。例如会计系统包括付款流程、收款流程等。业务流程可以分解成一系列逻辑上相 互依赖的业务活动，业务活动完成有先后次序，每一个业务活动都有执行的角色，并处理相关数据。 对业务流程所涉及的各个方面进行分析，可以发现业务流程中相对稳定和相对易变的部分（如 表2-4)。BP℉（业务流程重组）所进行的是业务活动的删减、业务活动次序的调整、执行角色的改 变，而很少涉及业务流程所处理的数据。 表2-4 业务流程的易变和稳定部分 业务流程各个环节 稳定性 业务活动 易变 务 业务活动完成次序 易变 程 执行角色 相对稳定 处理的数据 相对稳定 (3)应用系统 企业信息系统中的应用系统，从功能上可分为： ●事务处理系统(Transaction Processing System,TPS) ●】 管理信息系统(Management Information System,MIS) 第10页共30页
管理信息系统 系统提出重组的要求，另一方面向应用系统提出信息集成的要求。在第二层——战术层，业务系统 在业务处理流程的优化上对企业进行管理控制和业务控制，应用系统则为这种控制提供计算机实现 的手段，并提高企业的运行效率。信息基础设施处在第三层，是企业实现信息化的基础部分，为企 业的业务系统实现重组提供一个有效的、灵活响应的技术上和管理上的支持平台。 按照自上而下的基本原则，下面分析信息系统体系结构四个组成部分各自的构成成分，以及成 分之间的关系，并析构哪些成分是相对稳定的，哪些成分是易变的，为信息系统建设提供方向性指 导。 （1）战略系统 战略系统由两部分组成，一部分是以数据库技术、人工智能为基础的高层决策支持系统，另一 部分是企业的战略规划体系，前者是计算机系统，后者是人工系统，见图 2-2。 战略系统 高层 决 策 支持系统 经理信息系 统 战略信息系统 高层决策支持系统 长期规划 短期规划 企业战略规划 （人工系统 相对稳定） （计算机系统 相对易变） 图 2-2 信息系统中的战略系统 （2）业务系统 企业中有许多业务系统，如生产系统、销售系统等，每一个业务系统由一些业务流程来完成该 业务系统的功能。例如会计系统包括付款流程、收款流程等。业务流程可以分解成一系列逻辑上相 互依赖的业务活动，业务活动完成有先后次序，每一个业务活动都有执行的角色，并处理相关数据。 对业务流程所涉及的各个方面进行分析，可以发现业务流程中相对稳定和相对易变的部分（如 表 2-4）。BPR（业务流程重组）所进行的是业务活动的删减、业务活动次序的调整、执行角色的改 变，而很少涉及业务流程所处理的数据。 表 2-4 业务流程的易变和稳定部分 业务流程各个环节 稳定性 业务活动 易变 业务活动完成次序 易变 执行角色 相对稳定 业务流 程 处理的数据 相对稳定 （3）应用系统 企业信息系统中的应用系统，从功能上可分为： z 事务处理系统（Transaction Processing System, TPS） z 管理信息系统(Management Information System, MIS) 第 10 页 共 30 页