第三章公文格式 公文作为社会组织进行管理的书面工具，制订统一严谨、庄重大方、清晰鲜明的格式，既体现 了权力机关严肃庄重的精神面貌和严谨周密的工作作风，也便于公文的撰写和处理，从而能够提高 管理工作效率，加速实现办公自动化。 第一节公文页面规范 一、公文用纸规格 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实 际确定。 公文用纸天头（上白边）为：37mm士1mm。 公文用纸订口（左白边）为：28mm士1mm。 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。 二、排版规格 公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其 习惯书写排版)。 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 三、图文颜色 未作特殊说明，公文中的颜色均为黑色。 四、印刷装订要求 要求版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1m。 双面印刷：页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应 达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空。两页页码之间误差 不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉 锯与书脊间的距离为3m一5mm,无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明订。裁切成 品尺寸误差±1mm,四角成900，无毛茬或缺损。 第二节公文格式规范 本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上 的部分称为版头：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称 为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 一、版头部分 包括公文份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 (一)公文份号
第三章 公文格式 公文作为社会组织进行管理的书面工具，制订统一严谨、庄重大方、清晰鲜明的格式，既体现 了权力机关严肃庄重的精神面貌和严谨周密的工作作风，也便于公文的撰写和处理，从而能够提高 管理工作效率，加速实现办公自动化。 第一节 公文页面规范 一、公文用纸规格 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实 际确定。 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1 mm。 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1 mm。 版心尺寸为：156mm×225 mm（不含页码）。 二、排版规格 公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其 习惯书写排版）。 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 三、图文颜色 未作特殊说明，公文中的颜色均为黑色。 四、印刷装订要求 要求版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应 达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空。两页页码之间误差 不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉 锯与书脊间的距离为3mm－5 mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明订。裁切成 品尺寸误差±1 mm，四角成900，无毛茬或缺损。 第二节 公文格式规范 本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上 的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称 为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 一、版头部分 包括公文份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 （一）公文份号
公文份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号“034”，即表示此份具体文 件是该文印发的第34号。 使用份号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和 阅读者的保密责任感。一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。如发文机关认为有必要，也可 对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文 机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份号。 (二)秘密等级和保密期限 秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国 《保密法》将秘密等级分为：绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级，不能过宽或 过严。“绝密”是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机 密”是国家的秘密，泄露会使国家安全和利益受到严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会 使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密 等级。 (三)紧急程度 紧急程度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根 据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。 (四)发文机关标识 发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定的公文可只标识 发文机关全称或规范化简称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两 字。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布： 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。 (五)发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定， 以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字，第2 层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁 财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。 有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务 院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有 七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。 行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上 应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号 的作用是便于分类归档，查找及引用。 (六)签发人 上行文应当注明签发人姓名。 二、主体部分 主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体在红 色反线之下
公文份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号“034”，即表示此份具体文 件是该文印发的第34号。 使用份号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和 阅读者的保密责任感。一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。如发文机关认为有必要，也可 对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文 机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份号。 （二）秘密等级和保密期限 秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国 《保密法》将秘密等级分为：绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级，不能过宽或 过严。“绝密”是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机 密”是国家的秘密，泄露会使国家安全和利益受到严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会 使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密 等级。 （三）紧急程度 紧急程度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根 据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。 （四）发文机关标识 发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。 对一些特定的公文可只标识 发文机关全称或规范化简称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两 字。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件” 2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布； 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。 （五）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定， 以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字，第2 层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁 财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。 有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务 院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有 七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。 行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上 应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号 的作用是便于分类归档，查找及引用。 （六）签发人 上行文应当注明签发人姓名。 二、主体部分 主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体在红 色反线之下
(一）标题 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”公文标题一般由发文机关、 事由（即主要内容或发文目的）、文种三部分构成。 拟写公文标题，一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主 送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由。即 事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是 文字要简明。标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。 (二)主送机关 主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。 上行文的主送机关一般是1个。议案、请示、批复、函的主送机关只能是1个。公告、通告及部 分事项性通知可不写主送机关。 主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关 的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。 (三)正文 正文是公文的核心部分。正文包括原由、事项和结尾3部分。 (四)附件说明 公文如有附件应注明附件序号和名称 (五)公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或者签署人姓名。公文除“会 议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无 效。 成文日期指公文生效的时间。 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发 出日期为准。 (六)附注 附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件 可见报”等，不是对公文内容做出解释或注释。 (七)附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑 体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当 与附件说明的表述一致。 三、版记部分 版记部分由分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期组成。 (一)分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm),中间 的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与 公文最后一面的版心下边缘重合。 (二)抄送机关 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统 称。 (三)印发机关和印发日期
（一）标题 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”公文标题一般由发文机关、 事由（即主要内容或发文目的）、文种三部分构成。 拟写公文标题，一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主 送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由。即 事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是 文字要简明。标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。 （二）主送机关 主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。 上行文的主送机关一般是1个。议案、请示、批复、函的主送机关只能是1个。公告、通告及部 分事项性通知可不写主送机关。 主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关 的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。 （三）正文 正文是公文的核心部分。正文包括原由、事项和结尾3部分。 （四）附件说明 公文如有附件应注明附件序号和名称 （五）公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或者签署人姓名。公文除“会 议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无 效。 成文日期指公文生效的时间。 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发 出日期为准。 （六）附注 附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件 可见报”等，不是对公文内容做出解释或注释。 （七）附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑 体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当 与附件说明的表述一致。 三、版记部分 版记部分由分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期组成。 （一）分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间 的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与 公文最后一面的版心下边缘重合。 (二) 抄送机关 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统 称。 (三) 印发机关和印发日期
印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公室（厅）或秘书科（处）。 第三节公文的稿本 一、公文的文稿 是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。 1.草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草 稿。 草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。 按照文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。 2.定稿。是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文 稿。 定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议 批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。 二、公文的文本 同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试 本、暂行本的形式：同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。 1.正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或 领导人的亲笔签署，以实文件的效力。 2.副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。 作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。 3.存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印 制本。 存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关 以备查考之用。 4.修订本。是指对于己经发布生效的文件，在衽一个时期以后，文件中的某些内容己不适合当前 的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。 5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标 题中的文种的后面或前面。 6.各种文字文本。各种文字文本包括以下两层意思：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工 作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文栈少数民族文字文本。第二是指外交工作 中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本
印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公室（厅）或秘书科（处）。 第三节 公文的稿本 一、公文的文稿 是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。 1.草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草 稿。 草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。 按照文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。 2.定稿。是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文 稿。 定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议 批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。 二、公文的文本 同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试 本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。 1.正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或 领导人的亲笔签署，以实文件的效力。 2.副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。 作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。 3.存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印 制本。 存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关 以备查考之用。 4.修订本。是指对于已经发布生效的文件，在衽一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前 的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。 5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标 题中的文种的后面或前面。 6.各种文字文本。各种文字文本包括以下两层意思：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工 作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文栈少数民族文字文本。第二是指外交工作 中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本
