第四章公文写作 公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活 动.公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的 任务可以由一人承担，也可以由多人承 担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。 第一节公文写作的特点及文体特征 一、公文写作的基本特点及基本要求 公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文 本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面.在思想内容方面，应 该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。公文 写作的主要特点表现在六个方面： 1、被动写作，遵命性强。 2、对象明确，针对性强。 3、集思广益，群体性强。 4、决策之作，政策性强。 5、急迫之作，时限性强。 6、讲究格式，规范性强。 公文写作的基本要求是： 1、要保证公文内容在政治上的正确性。 2、要实事求是，在业务上符合客观规律。 3、在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。 4、公文起草要符合统一规定的体式与程序。 5、要注意选用书写的载体材料与字迹材料。 (体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。) (程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出) (尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔：使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯 蓝、红色墨水。) 二、公文的文体特征 文章细胞即语言的组织形式是表达方式。词汇和句式进一步组成了表达方式（或称表达手 法)。正如身体具有各部位的皮肤一样，表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明之分。 表达方式是文体特征的重要标志。不同的表达方式，决定了不同的文章体裁。也就是说，作者 写作一篇文章，有其明确的目的，或为叙述事件过程，或为描写事物状貌，或为抒发感情，或为阐 述道理，或为解说性状。尽管在一篇文章中，五种表达方式可以交织在一起，但总有一种为主体。 那一种为主体，就形成特定文体。可以这么说，叙述为主形成了消息，描写为主形成了小说，抒情
第四章 公文写作 公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活 动．公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的 任务可以由一人承担，也可以由多人承 担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。 第一节 公文写作的特点及文体特征 一、公文写作的基本特点及基本要求 公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文 本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面．在思想内容方面，应 该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。公文 写作的主要特点表现在六个方面： 1、被动写作，遵命性强。 2、对象明确，针对性强。 3、集思广益，群体性强。 4、决策之作，政策性强。 5、急迫之作，时限性强。 6、讲究格式，规范性强。 公文写作的基本要求是： 1、要保证公文内容在政治上的正确性。 2、要实事求是，在业务上符合客观规律。 3、在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。 4、公文起草要符合统一规定的体式与程序。 5、要注意选用书写的载体材料与字迹材料。 （体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。） （程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出） （尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯 蓝、红色墨水。） 二、公文的文体特征 文章细胞即语言的组织形式是表达方式。词汇和句式进一步组成了表达方式（或称表达手 法）。正如身体具有各部位的皮肤一样，表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明之分。 表达方式是文体特征的重要标志。不同的表达方式，决定了不同的文章体裁。也就是说，作者 写作一篇文章，有其明确的目的，或为叙述事件过程，或为描写事物状貌，或为抒发感情，或为阐 述道理，或为解说性状。尽管在一篇文章中，五种表达方式可以交织在一起，但总有一种为主体。 那一种为主体，就形成特定文体。可以这么说，叙述为主形成了消息，描写为主形成了小说，抒情
为主形成了诗歌，议论为主形成了论文，说明为主形成了公文。在公文中，常用的表达方式是说 明、叙述和议论。从整体上来说，公文和教科书、广告一样属于说明文体。行政公文正文的事项部 分就是说明。但是，有的文种则可能以议论或者叙述为主要表达方式。哪种表达方式用多用少，为 主为次，都有不同的要求。 下面按照表达方式在公文中的重要性来依次简要介绍五种常用的表达方式。 1、说明 说明是客观地解说事物的形貌、构造、性质、特征、成因、功用、关系、范围、类别等，以阐明 事物的内容和形式、本质和规律，使人获得有关知识的一种表达方式。重在客观性。说明文、议论 文、记叙文都使用说明。公文中的事项部分就是说明。 说明方法有：(1)定义说明，是一个判断句。(2)诠释说明，是较小的解释，常用括号或破 折号。(3)比较说明，用另一个有一定联系的事物来作比较。(4)数字说明。(5)分类说明。 (6)举例说明。(7)引用说明。(8)图表说明。(9)分析说明。等等。 2、议论 议论是作者通过事实材料及逻辑推理来表明自己见解和主张的一种文字表述，也就是说议论是 作者的判断。它是构成论说性文章的主要成分。公文的主旨属于议论。通报在叙述先进事迹或错误 事实后，要用议论来分析意义，作出评价，表明态度。议论在公文中，一般来说只是就事论事，不 展开论证，不旁征博引。 论证方法有：(1)例证法，即举事实。(2)引证法，引用其它资料中的理论、公式等。(3) 因果分析法，即分几个方面剖析论点和论据之间的逻辑关系。(4)比喻法，用相似的事实来证明抽 象的道理。(5)反证法，即从反面来看。(6)归谬法，假定对方论点正确以推导出一个荒谬的结 论，从而证明自己的论点。 3、叙述 叙述，又称“记叙”、“述说”。叙述是事情的动态述说，如人物的活动、空间的变换和事物 的发展。叙述重在过程性，基本特点在于陈述过程。叙述的要素首先是时间，语句都要或明显或隐 约地表示出时间来。叙述还有地点、主体、事件和结果要素。 叙述常见方式有：(1)顺序。常见。从前到后，线索清楚，但易于写成流水帐。这就需要详略 得当，重点突出。(2)倒叙。将结局或突出点放在开头，然后再从前到后。在新闻消息中己经成为 套路，叫做“倒金字塔”。事件最好是时间跨度大的。好处是有悬念，但容易使人反感。(3)插 叙。在本事叙述中插进另外一件仅仅有关的小事，然后再按原来的本事来写。 叙述在公文中应用广泛。一般行政公文的原由中，往往有叙述所表达的情况。表彰和批评之类 内容的通报的开头，要用叙述的方法交代先进事迹或错误事实。情况通报、情况报告和调查报告等 在介绍情况、经验等时也要用叙述。应当特别注意的是，叙述在公文中多用直叙（直接叙述，不需 要曲折委婉)和概叙（用一二句话简要地概括事情甚至是重大历史事件的过程）。 4、描写 描写是具体形象地描绘对象状貌的一种表达方式。重在形象性。以形象性作为特征的文学体裁 小说，以描写作为主要的表达方式。部分形象性较强的记叙文和说明文，描写也应用得较多。议论 文和应用文则极少描写。公文中的描写往往比较简单，往用于人物的肖像的介绍。 5、抒情
为主形成了诗歌，议论为主形成了论文，说明为主形成了公文。在公文中，常用的表达方式是说 明、叙述和议论。从整体上来说，公文和教科书、广告一样属于说明文体。行政公文正文的事项部 分就是说明。但是，有的文种则可能以议论或者叙述为主要表达方式。哪种表达方式用多用少，为 主为次，都有不同的要求。 下面按照表达方式在公文中的重要性来依次简要介绍五种常用的表达方式。 1、说明 说明是客观地解说事物的形貌、构造、性质、特征、成因、功用、关系、范围、类别等，以阐明 事物的内容和形式、本质和规律，使人获得有关知识的一种表达方式。重在客观性。说明文、议论 文、记叙文都使用说明。公文中的事项部分就是说明。 说明方法有：（1）定义说明，是一个判断句。（2）诠释说明，是较小的解释，常用括号或破 折号。（3）比较说明，用另一个有一定联系的事物来作比较。（4）数字说明。（5）分类说明。 （6）举例说明。（7）引用说明。（8）图表说明。（9）分析说明。等等。 2、议论 议论是作者通过事实材料及逻辑推理来表明自己见解和主张的一种文字表述，也就是说议论是 作者的判断。它是构成论说性文章的主要成分。公文的主旨属于议论。通报在叙述先进事迹或错误 事实后，要用议论来分析意义，作出评价，表明态度。议论在公文中，一般来说只是就事论事，不 展开论证，不旁征博引。 论证方法有：（1）例证法，即举事实。（2）引证法，引用其它资料中的理论、公式等。（3） 因果分析法，即分几个方面剖析论点和论据之间的逻辑关系。（4）比喻法，用相似的事实来证明抽 象的道理。（5）反证法，即从反面来看。（6）归谬法，假定对方论点正确以推导出一个荒谬的结 论，从而证明自己的论点。 3、叙述 叙述，又称“记叙”、“述说”。叙述是事情的动态述说，如人物的活动、空间的变换和事物 的发展。叙述重在过程性，基本特点在于陈述过程。叙述的要素首先是时间，语句都要或明显或隐 约地表示出时间来。叙述还有地点、主体、事件和结果要素。 叙述常见方式有：（1）顺序。常见。从前到后，线索清楚，但易于写成流水帐。这就需要详略 得当，重点突出。（2）倒叙。将结局或突出点放在开头，然后再从前到后。在新闻消息中已经成为 套路，叫做“倒金字塔”。事件最好是时间跨度大的。好处是有悬念，但容易使人反感。（3）插 叙。在本事叙述中插进另外一件仅仅有关的小事，然后再按原来的本事来写。 叙述在公文中应用广泛。一般行政公文的原由中，往往有叙述所表达的情况。表彰和批评之类 内容的通报的开头，要用叙述的方法交代先进事迹或错误事实。情况通报、情况报告和调查报告等 在介绍情况、经验等时也要用叙述。应当特别注意的是，叙述在公文中多用直叙（直接叙述，不需 要曲折委婉）和概叙（用一二句话简要地概括事情甚至是重大历史事件的过程）。 4、描写 描写是具体形象地描绘对象状貌的一种表达方式。重在形象性。以形象性作为特征的文学体裁 小说，以描写作为主要的表达方式。部分形象性较强的记叙文和说明文，描写也应用得较多。议论 文和应用文则极少描写。公文中的描写往往比较简单，往用于人物的肖像的介绍。 5、抒情
抒情是抒发和表露作者感情的一种表达方式。重在主观性。在一些文学作品如抒情诗和抒情散 文中，它起着主要作用。在小说、戏剧、和记叙文中，抒情常常是配合叙述和描写使用的。在议论 文、说明文和应用文中，抒情较少应用。抒情有直接抒情（多是带有感情的判断句，常有感叹词） 和间接抒情（在叙述、描写和议论中带有感情色彩）两种类型。 第二节公文起草者的基本修养 一、公文写作人员加强修养的重要性 公文写作一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发 挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。 二、公文写作人员应具有的修养 1.理论政策修养：公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程，起草者应该 有明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。 2.思想品德修养：坚持四项基本原则，严守纪律，严守保密制度。 3.业务知识素养：熟悉业务和机关工作情况，有较宽的知识面。 4.文体辞章修养：有较好的文字功底，熟悉公文语言的要领。 三、公文写作人员加强修养的途径 1.不断学习、不断实践 2.完善自我，勇于创新 第三节 公文写作要素及要求 主题，是文章四要素（即主题、材料、结构和语言）中的第一要素。文章都有内容和形式，内 容包括主题和材料，形式包括结构和语言。主题是最重要的文章内容，常常称为思想内容（其实应 是中心思想内容，而思想内容则应包括主旨即文义、观点即层义、意思即段义和看法即独立句 义)。古代没有这一术语，称主题为意、义、旨、主脑等。现代主题也有不同叫法，在记叙文中称 为中心思想，在议论文中称为基本论点，在说明文中称为中心认识，在文学作品中称为意蕴（包括 主题、副主题及审美意向等)。而在说明文的一种体裁一一公文中我们认为称为主旨比较恰当。 一、公文主旨 (一）公文主旨概述 对主题正确的认识应该是从它的本质属性出发的。主题的本质属性是抽象性，也就是说它是抽 象思维的成果，是作者对于文章中心事物进行总体抽象分析所产生的一个基本思想认识。对事物会 有多个思想认识，主题是其中最主要的认识，其他思想认识或者不做主题而抛开，或者表达为围绕 主题的层义、段义和句义。而在公文中，主旨即主题，是撰写者通过公文的全部内容表达出来的一 个中心思想认识
抒情是抒发和表露作者感情的一种表达方式。重在主观性。在一些文学作品如抒情诗和抒情散 文中，它起着主要作用。在小说、戏剧、和记叙文中，抒情常常是配合叙述和描写使用的。在议论 文、说明文和应用文中，抒情较少应用。抒情有直接抒情（多是带有感情的判断句，常有感叹词） 和间接抒情（在叙述、描写和议论中带有感情色彩）两种类型。 第二节 公文起草者的基本修养 一、公文写作人员加强修养的重要性 公文写作一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发 挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。 二、公文写作人员应具有的修养 1.理论政策修养：公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程，起草者应该 有明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。 2.思想品德修养：坚持四项基本原则，严守纪律，严守保密制度。 3.业务知识素养：熟悉业务和机关工作情况，有较宽的知识面。 4.文体辞章修养：有较好的文字功底，熟悉公文语言的要领。 三、公文写作人员加强修养的途径 1. 不断学习、不断实践 2. 完善自我，勇于创新 第三节 公文写作要素及要求 主题，是文章四要素（即主题、材料、结构和语言）中的第一要素。文章都有内容和形式，内 容包括主题和材料，形式包括结构和语言。主题是最重要的文章内容，常常称为思想内容（其实应 是中心思想内容，而思想内容则应包括主旨即文义、观点即层义、意思即段义和看法即独立句 义）。古代没有这一术语，称主题为意、义、旨、主脑等。现代主题也有不同叫法，在记叙文中称 为中心思想，在议论文中称为基本论点，在说明文中称为中心认识，在文学作品中称为意蕴（包括 主题、副主题及审美意向等）。而在说明文的一种体裁——公文中我们认为称为主旨比较恰当。 一、公文主旨 （一）公文主旨概述 对主题正确的认识应该是从它的本质属性出发的。主题的本质属性是抽象性，也就是说它是抽 象思维的成果，是作者对于文章中心事物进行总体抽象分析所产生的一个基本思想认识。对事物会 有多个思想认识，主题是其中最主要的认识，其他思想认识或者不做主题而抛开，或者表达为围绕 主题的层义、段义和句义。而在公文中，主旨即主题，是撰写者通过公文的全部内容表达出来的一 个中心思想认识
主旨的地位和作用非常重要。如果说材料是血肉、结构是骨胳、语言是细胞，那么主旨则是一 篇公文的灵魂。人们还将主旨比喻为军队的统帅。更为准确的说法是，主旨在公文中的地位是核 心。主旨的作用很大。构成公文的材料、结构和语言等因素，都受主旨制约、指挥，为主旨服务。 主旨是决定公文写作水平的最重要的因素。 公文起草之前必须首先确立主旨，正如古人所说“意在笔先”。在公文四要素中，只有主旨是 作者自己产生的。主旨是作者对公务提炼出来的整体性集中认识。其他文章要素不是这样：材料是 客观存在的个别事物，结构是具有历史性、规范性的公文外在形式，语言是公文形式的基本建筑材 料。作者对它们只是按照需要进行选择和运用而已。这样一来，主旨的确立就是作者的第一步而又 具有整体性的工作。主旨确立后，其他要素就有了安排和使用的依据。 (二)公文主旨表达 主旨，本质是难以把握的深层思想认识，但是，它又是最为重要的公文要素，实实在在地制约 着全部公文。进而，我们必须明确地认识主旨在公文中的表达形式。 在公文中，主旨的具体表达形式是一个判断句或者陈述句。正确的主旨写法是一个有主语（可 以省略)、谓语和宾语（也可以单独省略）的判断句。谓语成份是一定要有的。如一篇工作报告的 主旨可以是“我单位今年工作大见成效”。又如一篇调查报告的主旨是“某公司财务管理相当薄 弱”。一般的行政公文如请示、通知、通告等不需要多么高深的认识，主旨往往只是简单的公务要 求意向。如“请批给某物”，又如“通知学习…”，再如“报告公司清理整顿工作”。 一般来说，在公文写作的构思阶段就一定要提炼出主旨来。构思的“思”，最重要的是从文章 整体出发提炼出主旨。正如广告的创意，它要构思出一个主要成果一一创造性意念。要写下主旨句 来，进一步锤炼，并指导全篇公文的写作。 在写出的公文中，主旨表达存在着不同情况，特别是因文种而异。 一种情况是，在说明表达方式为主的行政公文（公文整体来说属于说明文体）如命令、请示和 通知中，主旨简单明了，常在标题中的事由和文种部分表达出来。 一种情况是，在议论表达方式为主的公文如报告（讲话）、指示、意见中，以及以记叙表达方 式为主的公文如调查报告、总结中，主旨实际上是中心论点，层次要求较高，但是作为一个判断句 的形式来说还是非常明晰的，并且往往在标题以及双标题的正标题中直接表达出来。如讲话稿标题 《实践是检验真理的惟一标准》和《反对本本主义》等。 还有一种情况，在议论为主或者记叙为主的公文中主旨在标题中往往采用诗词的整齐形式或者 艺术手法来表达，如《加强安全教育，健全安全制度一一××厂开展安全生产教育活动的总结》。 这就需要作者在心目中准确地把握主旨，将艺术形式的标题转换为只能有一个谓语的规范句式。上 例就可以转换为主旨句“我厂总结安全教育活动的要点是健全安全制度”。 还需要进一步说明主旨句在一篇公文中的位置。主旨是公文的核心，可以作为红线贯穿全文， 指导全文，这是尽人皆知的。但是，究竟怎样主导就有一些人不甚了了，尤其是对主旨句在公文中 的位置更不能清醒地认识。我们认为，主旨句在公文中的位置应是明晰的。一般地说，主旨句表现 在公文标题中。在行政公文中，主旨句表现在事由和文种两部分之中，可以有这样的公式“主旨=标 题中文种（动名词）+事由”。如《关于教育经费的请示》，主旨可以转换为“（省略主语即发文机 关)请示批给教育经费”。这也就是说，在公文中主旨句大都是简明清晰的。仅有发文机关和文种 甚至只有文种的公文标题，则只是揭示了主旨。如《通知》，主旨一定是“通知某公务”。而在正
主旨的地位和作用非常重要。如果说材料是血肉、结构是骨胳、语言是细胞，那么主旨则是一 篇公文的灵魂。人们还将主旨比喻为军队的统帅。更为准确的说法是，主旨在公文中的地位是核 心。主旨的作用很大。构成公文的材料、结构和语言等因素，都受主旨制约、指挥，为主旨服务。 主旨是决定公文写作水平的最重要的因素。 公文起草之前必须首先确立主旨，正如古人所说“意在笔先”。在公文四要素中，只有主旨是 作者自己产生的。主旨是作者对公务提炼出来的整体性集中认识。其他文章要素不是这样：材料是 客观存在的个别事物，结构是具有历史性、规范性的公文外在形式，语言是公文形式的基本建筑材 料。作者对它们只是按照需要进行选择和运用而已。这样一来，主旨的确立就是作者的第一步而又 具有整体性的工作。主旨确立后，其他要素就有了安排和使用的依据。 （二） 公文主旨表达 主旨，本质是难以把握的深层思想认识，但是，它又是最为重要的公文要素，实实在在地制约 着全部公文。进而，我们必须明确地认识主旨在公文中的表达形式。 在公文中，主旨的具体表达形式是一个判断句或者陈述句。正确的主旨写法是一个有主语（可 以省略）、谓语和宾语（也可以单独省略）的判断句。谓语成份是一定要有的。如一篇工作报告的 主旨可以是“我单位今年工作大见成效”。又如一篇调查报告的主旨是“某公司财务管理相当薄 弱”。一般的行政公文如请示、通知、通告等不需要多么高深的认识，主旨往往只是简单的公务要 求意向。如“请批给某物”，又如“通知学习……”，再如“报告公司清理整顿工作”。 一般来说，在公文写作的构思阶段就一定要提炼出主旨来。构思的“思”，最重要的是从文章 整体出发提炼出主旨。正如广告的创意，它要构思出一个主要成果——创造性意念。要写下主旨句 来，进一步锤炼，并指导全篇公文的写作。 在写出的公文中，主旨表达存在着不同情况，特别是因文种而异。 一种情况是，在说明表达方式为主的行政公文（公文整体来说属于说明文体）如命令、请示和 通知中，主旨简单明了，常在标题中的事由和文种部分表达出来。 一种情况是，在议论表达方式为主的公文如报告（讲话）、指示、意见中，以及以记叙表达方 式为主的公文如调查报告、总结中，主旨实际上是中心论点，层次要求较高，但是作为一个判断句 的形式来说还是非常明晰的，并且往往在标题以及双标题的正标题中直接表达出来。如讲话稿标题 《实践是检验真理的惟一标准》和《反对本本主义》等。 还有一种情况，在议论为主或者记叙为主的公文中主旨在标题中往往采用诗词的整齐形式或者 艺术手法来表达，如《加强安全教育，健全安全制度——××厂开展安全生产教育活动的总结》。 这就需要作者在心目中准确地把握主旨，将艺术形式的标题转换为只能有一个谓语的规范句式。上 例就可以转换为主旨句“我厂总结安全教育活动的要点是健全安全制度”。 还需要进一步说明主旨句在一篇公文中的位置。主旨是公文的核心，可以作为红线贯穿全文， 指导全文，这是尽人皆知的。但是，究竟怎样主导就有一些人不甚了了，尤其是对主旨句在公文中 的位置更不能清醒地认识。我们认为，主旨句在公文中的位置应是明晰的。一般地说，主旨句表现 在公文标题中。在行政公文中，主旨句表现在事由和文种两部分之中，可以有这样的公式“主旨=标 题中文种（动名词）+事由”。如《关于教育经费的请示》，主旨可以转换为“（省略主语即发文机 关）请示批给教育经费”。这也就是说，在公文中主旨句大都是简明清晰的。仅有发文机关和文种 甚至只有文种的公文标题，则只是揭示了主旨。如《通知》，主旨一定是“通知某公务”。而在正
文中，大多公文的主旨贯穿着全文，在原由（或称开头）、事项（或称中间）和结尾都有主旨的指 导作用。仅就以表达方式说明为主的请示和以记叙为主的报告中的主旨句位置解说如下。 请示（正文结构最为规范）主旨句的位置： 标题规定至少写出事由和文种，即“主题=文种（动名词）+事由”。 原由一般要在这部分的段尾强调主旨：“现（将.…）请示如下。 事项主要采用并列法一分出条项来，说明主旨怎么样。 结语重申主旨，是公文体式用语“以上请示如无不妥，请批复”。 报告主旨句的位置： 标题规定标题要由事由和文种组成，即“主题=文种（动名词）+事由”。 原由提示或显示主旨句，一般在开头的后方。 事项在高潮部分或者即将近结束的地方要强化（强调）主旨句。 结尾重复主旨句。 一般来说，像其他结构完整的科学文章一样，公文不但要围绕着而且要穿插着主旨来写作，要 有一个“提出一一强调一一重申”主旨的三段式过程。 (三)确立主旨要求 确立公文主旨对公文的写作来说是最重要的第一步的工作。 这一工作是在以抽象思维为主导的构思过程中进行的。当然，在公文写作的其他阶段如起草、 修改中也可以继续锤炼主旨。不过，在构思阶段主旨一定要基本确立，最好一次性完成。 确立主旨，有一定的方法、原则和层次方面的要求。 1、确立主旨的方法 公文主旨来源于人们办理公务的社会实践，是对公文涉及的公务并要选择进 入公文的特定公务材料的抽象认识。那么，确立公文主旨就是一项科学思维活动，采用分析研究方 法。 分析研究，是科学的基本方法。这种方法，表现在作者头脑中，就是运用抽象思维，认识事物的 本质及其特点和规律，简单地说就是将整体模糊的事物深入地细致地分成部分来认识。毛泽东哲学 名著《实践论》把这种方法具体地阐述为：“将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及 彼、由表及里的改造制作工夫，造成概念和理论的系统，就必须从感性认识跃进到理性认识，”经 过整体到内外、前后等各个部分的分析，作者形成了一系列能够反映公务的本质的、具有内在联系 的思想观点。在这些思想观点中选取一个最为重要的，就是确立主旨。 分析研究的具体方法去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，需要结合具体写作进行简明的 阐述。以下以一个写作事例分别阐述。例如，对某单位的财务管理问题进行调查后，收集了十几条 材料。首先要对这些材料进行分类整理，可以分为基础管理混乱、资金管理混乱、利润结算不实、 费用审核不严等方面。然后还要深入地分析研究。 一是去粗取精，就是摒弃公务材料中那些不能反映本质的粗糙现象，而保留反映本质（最终表现 为公文主旨)的精华。结合上例，去粗取精就要抛弃某单位的财务问题调查材料中不属于财务问题 的一般性工作问题的材料，而留下属于财务问题的材料。如个别青年没有大专会计专业学历，担任 了基层商店的财务工作主办。这一材料，就显得粗糙。这些青年，可能经过中专学习或培训，从事 财务工作的时间较长，能力较高，当然可以根据单位实际情况而担任财务工作主办。再如某基层商 店派人到外地采购商品，用去旅差费3000元，却只买到6000元的货物。这一材料，可能只是工作实 际情况的反映
文中，大多公文的主旨贯穿着全文，在原由（或称开头）、事项（或称中间）和结尾都有主旨的指 导作用。仅就以表达方式说明为主的请示和以记叙为主的报告中的主旨句位置解说如下。 请示（正文结构最为规范）主旨句的位置： 标题 规定至少写出事由和文种，即“主题=文种（动名词）+事由”。 原由 一般要在这部分的段尾强调主旨：“现（将……）请示如下”。 事项 主要采用并列法——分出条项来，说明主旨怎么样。 结语 重申主旨，是公文体式用语“以上请示如无不妥，请批复”。 报告主旨句的位置： 标题 规定标题要由事由和文种组成，即“主题=文种（动名词）+事由”。 原由 提示或显示主旨句，一般在开头的后方。 事项 在高潮部分或者即将近结束的地方要强化（强调）主旨句。 结尾 重复主旨句。 一般来说，像其他结构完整的科学文章一样，公文不但要围绕着而且要穿插着主旨来写作，要 有一个“提出——强调——重申”主旨的三段式过程。 （三）确立主旨要求 确立公文主旨对公文的写作来说是最重要的第一步的工作。 这一工作是在以抽象思维为主导的构思过程中进行的。当然，在公文写作的其他阶段如起草、 修改中也可以继续锤炼主旨。不过，在构思阶段主旨一定要基本确立，最好一次性完成。 确立主旨，有一定的方法、原则和层次方面的要求。 1、确立主旨的方法 公文主旨来源于人们办理公务的社会实践，是对公文涉及的公务并要选择进 入公文的特定公务材料的抽象认识。那么，确立公文主旨就是一项科学思维活动，采用分析研究方 法。 分析研究，是科学的基本方法。这种方法，表现在作者头脑中，就是运用抽象思维，认识事物的 本质及其特点和规律，简单地说就是将整体模糊的事物深入地细致地分成部分来认识。毛泽东哲学 名著《实践论》把这种方法具体地阐述为：“将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及 彼、由表及里的改造制作工夫，造成概念和理论的系统，就必须从感性认识跃进到理性认识，”经 过整体到内外、前后等各个部分的分析，作者形成了一系列能够反映公务的本质的、具有内在联系 的思想观点。在这些思想观点中选取一个最为重要的，就是确立主旨。 分析研究的具体方法去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，需要结合具体写作进行简明的 阐述。以下以一个写作事例分别阐述。例如，对某单位的财务管理问题进行调查后，收集了十几条 材料。首先要对这些材料进行分类整理，可以分为基础管理混乱、资金管理混乱、利润结算不实、 费用审核不严等方面。然后还要深入地分析研究。 一是去粗取精，就是摒弃公务材料中那些不能反映本质的粗糙现象，而保留反映本质（最终表现 为公文主旨）的精华。结合上例，去粗取精就要抛弃某单位的财务问题调查材料中不属于财务问题 的一般性工作问题的材料，而留下属于财务问题的材料。如个别青年没有大专会计专业学历，担任 了基层商店的财务工作主办。这一材料，就显得粗糙。这些青年，可能经过中专学习或培训，从事 财务工作的时间较长，能力较高，当然可以根据单位实际情况而担任财务工作主办。再如某基层商 店派人到外地采购商品，用去旅差费3000元，却只买到6000元的货物。这一材料，可能只是工作实 际情况的反映
二是去伪存真，就是舍弃公务材料中那些与整体公务本质真实相违背的虚伪现象，而保存符合本 质真实的材料。如上述对某单位财务问题的调查材料，就要抛弃这些材料中好象是财务问题实际上 却是其他问题甚至是成绩的材料，而留下属于财务问题的材料。如全单位办公费用比往年降低的百 分数以及金额，就是如此。 “粗”的、“伪”的材料去掉，就能留下了“精”的、“真”的材料。如上述某单位财务管理问 题的调查材料中，个别商店领导私分“小金库”的材料，个别经理找“三陪”报销大量费用的材 料，以及挪用公款、手续紊乱、虚报收支等等。这些“好”材料，都说明了某单位存在着财务问 题。 三是由此及彼，就是从公务材料彼此的联系中去找寻公务的内在联系。如上述对某单位财务问题 的调查材料，就要在分别弄清它们的实际意义后，探寻它们之间的本质即能证明一个主旨的内在联 系。 四是由表及里，就是透过所有公务材料的表面现象去认识它们各自的本质以及整体公务的本质特 征。如通过上述对某单位财务问题的调查材料的分析，从这些感性的表面材料中认识本质。 最后，经过分析研究的“改造制作工夫”，“飞跃”出来一个主导性的本质认识，即公文（可以 选择报告、通报等文种)主旨：某单位财务管理问题严重。 2、确定主旨的原则 公文主旨的确立，是有基本的要求可言的，这就是确立主旨的原则。不符合 确立原则的主旨，大则导致公文违法乱纪，小则影响公文写作办理。 (1)主旨要符合法律政策，即合法。国家法律，是全国人民代表大会制定的，全国各地必须严 格执行。法规，如条例、办法等形式规范的法规，如命令、公告、决定等包含法规条款、采用行 政公文形式的法规，权力机关全国人大及其常委会、党中央、国务院等都可以制定下发。它们是 我们一切工作都要遵循的原则依据。公文主旨更要注意符合法律政策。 这一原则，是非常明晰的，在公文主旨的确立上人们都会普遍遵守。但是，仍然要注意出现问 题。极个别基层单位的公文主旨，会产生不符合党和国家有关市场经济体制改革政策法令的问题。 如在“地方保护主义”支配下制止“假冒伪劣”等方面内容的公文主旨，就会出现这类原则上的问 题。又如一些地区的市场经济管理的具体政策规定，也会出现与党和国家的法律政策不一致的问 题。在公文写作中，还往往会在细节上出现一些问题。如在通告、规定、办法等公文中，可能会不 自觉地出现违犯法律如随意审查、搜身等问题。原则是大是大非问题，一定要把好公文主旨提炼这 一关。 (2)主旨要符合领导意图，即合意。领导意图，是发文机关领导对公务的 基本看法。领导意图来自两个主要方面。一是本单位管理工作实际。一切从实际出发。理论联系实 际，是马克思主义的哲学原则。公文就是为解决本机关的实际问题而写作的。二是上级机关的指 示，包括党和国家的方针政策以及隶属关系中上级机关的公文和领导人的指导。我国的行政管理， 是一个多层次、多方位的网络结构，具有规范性、统一性。领导要将上下、内外多因素的情况加以 思考，以便形成自己的领导意图，并在公文中体现出来。 撰稿者一定要善于领会和把握领导意图。领导意图，大多情况下是形成公文主旨的观念形态，有 的则直接是公文主旨。撰稿者要从中确定一个主旨，或者直接传达主旨。如果公文主旨不符合领导 意图，领导不会签发，而不经主管领导签发就发出去的公文则会对工作造成危害。这里就有撰稿者 可能出现的写作水平或者思想品质等问题
二是去伪存真，就是舍弃公务材料中那些与整体公务本质真实相违背的虚伪现象，而保存符合本 质真实的材料。如上述对某单位财务问题的调查材料，就要抛弃这些材料中好象是财务问题实际上 却是其他问题甚至是成绩的材料，而留下属于财务问题的材料。如全单位办公费用比往年降低的百 分数以及金额，就是如此。 “粗”的、“伪”的材料去掉，就能留下了“精”的、“真”的材料。如上述某单位财务管理问 题的调查材料中，个别商店领导私分“小金库”的材料，个别经理找“三陪”报销大量费用的材 料，以及挪用公款、手续紊乱、虚报收支等等。这些“好”材料，都说明了某单位存在着财务问 题。 三是由此及彼，就是从公务材料彼此的联系中去找寻公务的内在联系。如上述对某单位财务问题 的调查材料，就要在分别弄清它们的实际意义后，探寻它们之间的本质即能证明一个主旨的内在联 系。 四是由表及里，就是透过所有公务材料的表面现象去认识它们各自的本质以及整体公务的本质特 征。如通过上述对某单位财务问题的调查材料的分析，从这些感性的表面材料中认识本质。 最后，经过分析研究的“改造制作工夫”，“飞跃”出来一个主导性的本质认识，即公文（可以 选择报告、通报等文种）主旨：某单位财务管理问题严重。 2、确定主旨的原则 公文主旨的确立，是有基本的要求可言的，这就是确立主旨的原则。不符合 确立原则的主旨，大则导致公文违法乱纪，小则影响公文写作办理。 （1）主旨要符合法律政策，即合法。国家法律，是全国人民代表大会制定的，全国各地必须严 格执行。法规，如条例、办法等形式规范的法规，如命令、公告、决定等包含法规条款、采用行 政公文形式的法规，权力机关全国人大及其常委会、党中央、国务院等都可以制定下发。它们是 我们一切工作都要遵循的原则依据。公文主旨更要注意符合法律政策。 这一原则，是非常明晰的，在公文主旨的确立上人们都会普遍遵守。但是，仍然要注意出现问 题。极个别基层单位的公文主旨，会产生不符合党和国家有关市场经济体制改革政策法令的问题。 如在“地方保护主义”支配下制止“假冒伪劣”等方面内容的公文主旨，就会出现这类原则上的问 题。又如一些地区的市场经济管理的具体政策规定，也会出现与党和国家的法律政策不一致的问 题。在公文写作中，还往往会在细节上出现一些问题。如在通告、规定、办法等公文中，可能会不 自觉地出现违犯法律如随意审查、搜身等问题。原则是大是大非问题，一定要把好公文主旨提炼这 一关。 （2）主旨要符合领导意图，即合意。领导意图，是发文机关领导对公务的 基本看法。领导意图来自两个主要方面。一是本单位管理工作实际。一切从实际出发。理论联系实 际，是马克思主义的哲学原则。公文就是为解决本机关的实际问题而写作的。二是上级机关的指 示，包括党和国家的方针政策以及隶属关系中上级机关的公文和领导人的指导。我国的行政管理， 是一个多层次、多方位的网络结构，具有规范性、统一性。领导要将上下、内外多因素的情况加以 思考，以便形成自己的领导意图，并在公文中体现出来。 撰稿者一定要善于领会和把握领导意图。领导意图，大多情况下是形成公文主旨的观念形态，有 的则直接是公文主旨。撰稿者要从中确定一个主旨，或者直接传达主旨。如果公文主旨不符合领导 意图，领导不会签发，而不经主管领导签发就发出去的公文则会对工作造成危害。这里就有撰稿者 可能出现的写作水平或者思想品质等问题
领会领导意图，具体来说有两点要注意。一是认真听取领导对写作任务的指示。最好边记边想， 不明确的问题及时询问清楚。领导一般都会讲出写作的几个要点。撰稿者要问清那是重点，以便由 此形成主旨。二是在写作的过程中不断领会领导意图，有时还要再加请示。还可能出现这样的情 况，领导意图也有不正确的地方，这就需要诚恳而又艺术地提出自己的看法。这样，就能使公文主 旨更加科学、深刻。 (3)主旨要单一、鲜明、确切。在第二节“公文主旨表达”中已经提出了公文主旨单一的要 求。进一步说，一份公文只能有一个主旨，即一个主旨句（有一个谓语）。文学作品的意蕴，可以 有主题、副主题以及审美情味，写成一个复句。除此以外的文章，都应是一个简单的判断句。 鲜明，就是主旨中作者的态度要清清楚楚。肯定、否定；表扬、批评；都不能模棱两可，含糊 不清。科学文章的主题都要这样。这是和文学作品意蕴的特性截然不同的。 确切，就是主旨包含的意见、主张等，不但要正确，而且要讲究分寸，注意相近句义及词义的 区别选择。确切，还指公文主旨所针对的人员、事件和范围要清楚。针对性要强。 二、公文材料 材料的收集和使用，是公文写作的基础性工作。材料，是文章写作的基础，在公文中属于内容 的重要组成部分。在不同类型的文章中，材料有不同的称呼。在文学中，材料被称为从生活中来的 素材和写进作品中的题材。在论文中，材料常常称为资料。公文称为材料较好。但是，要注意的 是，材料一词，在日常工作中习惯作为调查报告一类公文的通称，如“写个材料上来”。特别是， 在公文中，人们容易产生对材料认识不清和忽视材料的问题。本章确认材料的认识，说明收集和使 用材料的方法，阐述材料使用的原则。 (一)公文材料概述 公文材料，是公文写作的基础和公文中的事实、理论和事项。 从写作过程看，对公文材料有两种认识。一是现实生活中的各种情况，如人员、事件、观念和 数据，称为原始材料。二是写进公文中的各种事实和观念，称为文中材料。它们的作用是：原始材 料是形成公文主旨以及写作的基础，文中材料是说明主旨的支柱。 从公文整体看，公文中的材料分为事实、理论和事项3种类型为好。事实材料，是公文中举证的 现实公务和传播媒体包括文字材料中的各种情况，如人员、事件和数据。理论材料，是公文中引用 的思想认识和传播媒体中的观念性认识，如权威言论、科学原理和社会议论等。而事项，则是公文 中的主要部分，作为材料来说具有特殊性。 人所共知，文章写作都要有材料。不过，在不同类型的文章中材料的表现形态是不同的。进一 步说，在不同种类的公文中材料的表现形态也是不同的。我们认为，公文写作都要有材料作为写作 的基础和前提，而写在公文中的材料的表现形态却不一样。在议论表达方式为主的公文如讲话稿、 指示中，材料清晰地分为事实材料和理论材料。在叙述表达方式为主的公文如总结、调查报告及部 分报告中，材料也分为事实材料和理论材料。而在行政公文中，材料的表现形态有特殊之处。在行 政公文正文的原由部分中，材料表现为情况叙述、文件依据和引用观念。这是明晰的。而行政公文 的事项部分也是材料。否则，相当数量只有事项部分的行政公文就无法说清材料在哪里。 例： 关于新白云国际机场净空保护区整治通告
领会领导意图，具体来说有两点要注意。一是认真听取领导对写作任务的指示。最好边记边想， 不明确的问题及时询问清楚。领导一般都会讲出写作的几个要点。撰稿者要问清那是重点，以便由 此形成主旨。二是在写作的过程中不断领会领导意图，有时还要再加请示。还可能出现这样的情 况，领导意图也有不正确的地方，这就需要诚恳而又艺术地提出自己的看法。这样，就能使公文主 旨更加科学、深刻。 （3）主旨要单一、鲜明、确切。在第二节“公文主旨表达”中已经提出了公文主旨单一的要 求。进一步说，一份公文只能有一个主旨，即一个主旨句（有一个谓语）。文学作品的意蕴，可以 有主题、副主题以及审美情味，写成一个复句。除此以外的文章，都应是一个简单的判断句。 鲜明，就是主旨中作者的态度要清清楚楚。肯定、否定；表扬、批评；都不能模棱两可，含糊 不清。科学文章的主题都要这样。这是和文学作品意蕴的特性截然不同的。 确切，就是主旨包含的意见、主张等，不但要正确，而且要讲究分寸，注意相近句义及词义的 区别选择。确切，还指公文主旨所针对的人员、事件和范围要清楚。针对性要强。 二、公文材料 材料的收集和使用，是公文写作的基础性工作。材料，是文章写作的基础，在公文中属于内容 的重要组成部分。在不同类型的文章中，材料有不同的称呼。在文学中，材料被称为从生活中来的 素材和写进作品中的题材。在论文中，材料常常称为资料。公文称为材料较好。但是，要注意的 是，材料一词，在日常工作中习惯作为调查报告一类公文的通称，如“写个材料上来”。特别是， 在公文中，人们容易产生对材料认识不清和忽视材料的问题。本章确认材料的认识，说明收集和使 用材料的方法，阐述材料使用的原则。 （一）公文材料概述 公文材料，是公文写作的基础和公文中的事实、理论和事项。 从写作过程看，对公文材料有两种认识。一是现实生活中的各种情况，如人员、事件、观念和 数据，称为原始材料。二是写进公文中的各种事实和观念，称为文中材料。它们的作用是：原始材 料是形成公文主旨以及写作的基础，文中材料是说明主旨的支柱。 从公文整体看，公文中的材料分为事实、理论和事项3种类型为好。事实材料，是公文中举证的 现实公务和传播媒体包括文字材料中的各种情况，如人员、事件和数据。理论材料，是公文中引用 的思想认识和传播媒体中的观念性认识，如权威言论、科学原理和社会议论等。而事项，则是公文 中的主要部分，作为材料来说具有特殊性。 人所共知，文章写作都要有材料。不过，在不同类型的文章中材料的表现形态是不同的。进一 步说，在不同种类的公文中材料的表现形态也是不同的。我们认为，公文写作都要有材料作为写作 的基础和前提，而写在公文中的材料的表现形态却不一样。在议论表达方式为主的公文如讲话稿、 指示中，材料清晰地分为事实材料和理论材料。在叙述表达方式为主的公文如总结、调查报告及部 分报告中，材料也分为事实材料和理论材料。而在行政公文中，材料的表现形态有特殊之处。在行 政公文正文的原由部分中，材料表现为情况叙述、文件依据和引用观念。这是明晰的。而行政公文 的事项部分也是材料。否则，相当数量只有事项部分的行政公文就无法说清材料在哪里。 例： 关于新白云国际机场净空保护区整治通告
为保护新白云国际机场（以下简称新机场）的净空环境，根据《中华人民共和国民用航空法》 和《国务院、中央军委关于加强机场净空保护的通知》等有关法律、法规规定，现通告如下： 一、整治范围和对像：在依法划定的新机场净空保护区内修建、种植或者设置的影响飞行安全 的建筑物、构筑物、树木、灯光和其他障碍物体。 二、按属地管辖原侧，白云区人民政府和花都区人民政府负责组织相关部门，依照职责分工， 统一实施本辖区整治工作。 三、在新机场净空保护区内的各项建设工程，不得高于规定的高度，并应当按照有关法律、法规的 规定，经有关行政管理部门许可后方准建设。 四、禁止在新机场净空保护区域内从事下列活动： (一)修建可能在空中排放大量烟雾、粉尘、火焰、废气而影响飞行安全的建（构）筑物或者 设施； (二)修建靶场、强烈爆炸物仓库等影响安全的建（构）筑物或者设施； (三)修建不符合机场净空要求的建（构）筑物或者设施； (四)设置机场目视助航设施使用的灯光、标志或者物体； (五)种植影响飞行安全或者影响机场助航设施使用的植物； (六)饲养、放飞影响飞行安全的鸟类动物和其他物体； (七)修建影响机场电磁环境的建（构）筑物或者设施。 五、在新机场净空保护区域内修建、种植或者设置影响飞行安全的建筑物、构筑物、树木、灯 光和其他障碍物的，应当在10月25日前清除；逾期不清除的，由所在辖区的城市管理综合执法队伍 报经区人民政府批准后强制清除。 六、任何单位、个人刁难、围攻国家工作人员依法执行公务、或者造谣惑众、煽动闹事、结伙 斗殴、寻衅滋事的，由公安部门依法处理；触犯刑律的，移送司法机关依法追究刑事责任。 七、本通告自公布之日起施行。 (广州市人民政府印) 二00三年十月十八日 在上述公文中，除了事项部分外没有其它材料。 事项作为公文材料，与事实和理论一样都要求清晰、具体和全面。 (二)公文材料收集 公文写作必须建立在丰富、全面的公务材料的基础上。要从公务实践中得来大量的事实材料和观 念材料，还要从各种渠道得来尽可能多的第二手的信息资料。这些材料经过选择能够直接成为行政 公文原由部分的材料。事项的写作则可以说是这些材料的高度提炼。 公文写作是一项科学活动，任何科学活动的第一步都是收集材料。材料的收集，应该分为两个 方面，一是第1手材料，二是第2手材料。 第1手材料的收集就是调查研究。调查研究是党的优良传统。毛泽东说：“没有调查就没有 发言权。”他的调查研究工作是最为典型的例证。他从青少年起就用心调查中国社会尤其是农村的 各种情况，建党之后更是深入研究，提出占中国绝大多数的农民问题是中国的最大问题。这就使中 国革命有了调查依据，有了中心任务，终于取得辉煌胜利。建国后，毛泽东同志由于各种情况的影 响，既不能亲身深入农村和工厂，又没有对世界发达国家进行具体考察，导致了以空想来领导中国 社会主义建设事业的失误。由此可知，获得第一手材料的调查研究是非常重要的，是一门普遍使用 的基础学科。 作为一门学科，调查研究的知识方法等内容是非常完备的。这里只能提出要点。基本的方法是 实地观察法、个别访谈法和座谈会议法。需要着重介绍：现在世界上，调查普遍采用了更为科学
为保护新白云国际机场（以下简称新机场）的净空环境，根据《中华人民共和国民用航空法》 和《国务院、中央军委关于加强机场净空保护的通知》等有关法律、法规规定，现通告如下： 一、整治范围和对象：在依法划定的新机场净空保护区内修建、种植或者设置的影响飞行安全 的建筑物、构筑物、树木、灯光和其他障碍物体。 二、按属地管辖原则，白云区人民政府和花都区人民政府负责组织相关部门，依照职责分工， 统一实施本辖区整治工作。 三、在新机场净空保护区内的各项建设工程，不得高于规定的高度，并应当按照有关法律、法规的 规定，经有关行政管理部门许可后方准建设。 四、禁止在新机场净空保护区域内从事下列活动： （一）修建可能在空中排放大量烟雾、粉尘、火焰、废气而影响飞行安全的建（构）筑物或者 设施； （二）修建靶场、强烈爆炸物仓库等影响安全的建（构）筑物或者设施； （三）修建不符合机场净空要求的建（构）筑物或者设施； （四）设置机场目视助航设施使用的灯光、标志或者物体； （五）种植影响飞行安全或者影响机场助航设施使用的植物； （六）饲养、放飞影响飞行安全的鸟类动物和其他物体； （七）修建影响机场电磁环境的建（构）筑物或者设施。 五、在新机场净空保护区域内修建、种植或者设置影响飞行安全的建筑物、构筑物、树木、灯 光和其他障碍物的，应当在10月25日前清除；逾期不清除的，由所在辖区的城市管理综合执法队伍 报经区人民政府批准后强制清除。 六、任何单位、个人刁难、围攻国家工作人员依法执行公务、或者造谣惑众、煽动闹事、结伙 斗殴、寻衅滋事的，由公安部门依法处理；触犯刑律的，移送司法机关依法追究刑事责任。 七、本通告自公布之日起施行。 (广州市人民政府印) 二00三年十月十八日 在上述公文中，除了事项部分外没有其它材料。 事项作为公文材料，与事实和理论一样都要求清晰、具体和全面。 （二）公文材料收集 公文写作必须建立在丰富、全面的公务材料的基础上。要从公务实践中得来大量的事实材料和观 念材料，还要从各种渠道得来尽可能多的第二手的信息资料。这些材料经过选择能够直接成为行政 公文原由部分的材料。事项的写作则可以说是这些材料的高度提炼。 公文写作是一项科学活动，任何科学活动的第一步都是收集材料。材料的收集，应该分为两个 方面，一是第1手材料，二是第2手材料。 第1手材料的收集就是调查研究。调查研究是党的优良传统。毛泽东说：“没有调查就没有 发言权。”他的调查研究工作是最为典型的例证。他从青少年起就用心调查中国社会尤其是农村的 各种情况，建党之后更是深入研究，提出占中国绝大多数的农民问题是中国的最大问题。这就使中 国革命有了调查依据，有了中心任务，终于取得辉煌胜利。建国后，毛泽东同志由于各种情况的影 响，既不能亲身深入农村和工厂，又没有对世界发达国家进行具体考察，导致了以空想来领导中国 社会主义建设事业的失误。由此可知，获得第一手材料的调查研究是非常重要的，是一门普遍使用 的基础学科。 作为一门学科，调查研究的知识方法等内容是非常完备的。这里只能提出要点。基本的方法是 实地观察法、个别访谈法和座谈会议法。需要着重介绍：现在世界上，调查普遍采用了更为科学
便于量化的辅助方法，这就是问卷调查法。问卷法是指向被搜集对象提供问卷并请其对问卷中的问 题作答的一种方法。问卷的形式是一份精心设计的问题表格。美国社会学家艾尔·巴比称“问卷是 社会调查的支柱”。问卷可以区分为自填问卷和访问问卷两种。问卷法优点在于：可以节省时间、 经费和人力：具有较好的匿名性，有利于搜集真实的信息：所得的信息资料便于定量处理和分析： 可以避免信息搜集者的主观偏见，减少人为的误差。其主要缺点是：回收率难以保证；被调查者必 须具有一定的文化水平才能作答；由于被调查者填写问卷时，往往没有调查人员在场，因此获得的 信息资料的质量往往难以保证。问卷上往往使用量表法。量表是适用于比较精确地调查人们主观态 度和潜在特征的工具，它由一组精心设计的问题构成，用以间接测量人们对某一事物的态度、观念 或某一方面所具有的潜在特征。人的态度、观念和某些潜在特征都具有隐匿性和模糊性，有时连自 己也难以发现或者进行精确描述，因而调查起来并非易事，尤其以直接的方式很难达到目的，这就 需要采用间接的方式，如量表法等。量表具有多种类型，按测量内容分类，主要有态度量表、能力 量表、智力量表、人格量表、意愿量表等：按其作用分类，主要有调查量表和测验量表：按其设计 方式和形式分类，则有总加量表、累积量表、共通量表和语义差度量表等。调查者可以根据不同的 目的、要求，结合实际情况择用。在调查中，有两点要注意，一是对被调查者有甘当小学生的态 度，二是随时记录下来。 调查尤其是观察往往容易流于表层外在认识，而实验则是更为科学的方法。实验能够深入事物 的深层，做出因果式的判断认识。 第2手材料的收集，可以说是人们常说的信息收集工作。从上面认识出发，信息是材料的重要类 型，而从整体工作出发就可以说材料就是信息。信息收集工作是当代管理工作中非常重要的组成部 分，可以通过手工检索和计算机检索两种主要方式。 信息收集要遵守一定的原则。一是广泛性原则。不同层次、不同角度、不同人员、不同行业甚至 不同国家、不同环境的信息等要广泛收集。这样，有利于全面思考问题，防止片面、主观。二是真 实性原则。三是客观性原则。信息收集忌“依长官意志办事”，不受权威人士的束缚：忌“先有结 论，后有调查”，不受主观片面臆断的限制。 (三)公文材料选用 首先要对调查研究得到的材料进行筛选。筛选按以下步骤进行：一是搞好材料的鉴别、判断：二 是认真选择材料：三是对不完全的材料进行修正、增补，进行精加工。材料筛选对提高利用率起着 至关重要的作用。必须掌握材料筛选的要求，做到准确、及时、完整和新颖。准确是材料的生命， 就是要真实、全面地反映客观事物的本质特征。及时是由材料时效性的特征决定的，在思想上要高 度重视、不要延误，要注意反映事态发展的时间上的连续性。完整的材料，对所涉及的问题或事件 的性质、处理方案、发展趋势等都要交代清楚。 其次，对材料的真伪、准确性和价值进行鉴别。最常用的方法是经验判断。但要进行严格的科学 鉴别，经常还使用以下几种方法。一是逻辑分类法。即对原始材料中所叙述的事实和分析问题的方 式进行逻辑分析，看哪些事实和分析是确实可信的，哪些是违背事实和逻辑规律的，哪些存在疑问 需要进一步查证：二是数理统计法。即对原始材料中的数据和定性分析，运用数理模式进行计算鉴 定，看其数据计算是否准确，分类是否合理，是否结论一致等；三是调查核实法。即对原始材料的 某些事实，通过现场调查或向报送信息的单位、被反映情况的单位以及相关单位核实调查，或与权 威性材料进行对照，看其是否真实可靠；四是比较鉴定法。即将要鉴定的材料所反映的内容与相关
便于量化的辅助方法，这就是问卷调查法。问卷法是指向被搜集对象提供问卷并请其对问卷中的问 题作答的一种方法。问卷的形式是一份精心设计的问题表格。美国社会学家艾尔·巴比称“问卷是 社会调查的支柱”。问卷可以区分为自填问卷和访问问卷两种。问卷法优点在于：可以节省时间、 经费和人力；具有较好的匿名性，有利于搜集真实的信息；所得的信息资料便于定量处理和分析； 可以避免信息搜集者的主观偏见，减少人为的误差。其主要缺点是：回收率难以保证；被调查者必 须具有一定的文化水平才能作答；由于被调查者填写问卷时，往往没有调查人员在场，因此获得的 信息资料的质量往往难以保证。问卷上往往使用量表法。量表是适用于比较精确地调查人们主观态 度和潜在特征的工具，它由一组精心设计的问题构成，用以间接测量人们对某一事物的态度、观念 或某一方面所具有的潜在特征。人的态度、观念和某些潜在特征都具有隐匿性和模糊性，有时连自 己也难以发现或者进行精确描述，因而调查起来并非易事，尤其以直接的方式很难达到目的，这就 需要采用间接的方式，如量表法等。量表具有多种类型，按测量内容分类，主要有态度量表、能力 量表、智力量表、人格量表、意愿量表等；按其作用分类，主要有调查量表和测验量表；按其设计 方式和形式分类，则有总加量表、累积量表、共通量表和语义差度量表等。调查者可以根据不同的 目的、要求，结合实际情况择用。在调查中，有两点要注意，一是对被调查者有甘当小学生的态 度，二是随时记录下来。 调查尤其是观察往往容易流于表层外在认识，而实验则是更为科学的方法。实验能够深入事物 的深层，做出因果式的判断认识。 第2手材料的收集，可以说是人们常说的信息收集工作。从上面认识出发，信息是材料的重要类 型，而从整体工作出发就可以说材料就是信息。信息收集工作是当代管理工作中非常重要的组成部 分，可以通过手工检索和计算机检索两种主要方式。 信息收集要遵守一定的原则。一是广泛性原则。不同层次、不同角度、不同人员、不同行业甚至 不同国家、不同环境的信息等要广泛收集。这样，有利于全面思考问题，防止片面、主观。二是真 实性原则。三是客观性原则。信息收集忌“依长官意志办事”，不受权威人士的束缚；忌“先有结 论，后有调查”，不受主观片面臆断的限制。 （三）公文材料选用 首先要对调查研究得到的材料进行筛选。筛选按以下步骤进行：一是搞好材料的鉴别、判断；二 是认真选择材料；三是对不完全的材料进行修正、增补，进行精加工。材料筛选对提高利用率起着 至关重要的作用。必须掌握材料筛选的要求，做到准确、及时、完整和新颖。准确是材料的生命， 就是要真实、全面地反映客观事物的本质特征。及时是由材料时效性的特征决定的，在思想上要高 度重视、不要延误，要注意反映事态发展的时间上的连续性。完整的材料，对所涉及的问题或事件 的性质、处理方案、发展趋势等都要交代清楚。 其次，对材料的真伪、准确性和价值进行鉴别。最常用的方法是经验判断。但要进行严格的科学 鉴别，经常还使用以下几种方法。一是逻辑分类法。即对原始材料中所叙述的事实和分析问题的方 式进行逻辑分析，看哪些事实和分析是确实可信的，哪些是违背事实和逻辑规律的，哪些存在疑问 需要进一步查证；二是数理统计法。即对原始材料中的数据和定性分析，运用数理模式进行计算鉴 定，看其数据计算是否准确，分类是否合理，是否结论一致等；三是调查核实法。即对原始材料的 某些事实，通过现场调查或向报送信息的单位、被反映情况的单位以及相关单位核实调查，或与权 威性材料进行对照，看其是否真实可靠；四是比较鉴定法。即将要鉴定的材料所反映的内容与相关
事物的有关情况相比较，或与有关的纵向情况比较，从而鉴定该信息内容是否符合客观事物的发展 规律。 最后，要对材料进行选择使用。选择使用的原则有以下几条： 1、为说明主旨服务。凡是与反映主旨无关的材料，都要毫不犹豫地剔除。 2、注重典型性。要从大量原始材料中发掘出那些能够揭示事物本质的典型信息。 3、富有新意。要尽可能抓住那些能反映客观事物新变化的材料。 4、具有特点。必须从各种事物的实际出发，有所侧重地开发材料具有特点的东西。 三、公文结构 公文结构，是公文形式之一，是和主旨一样关系到公文整体的写作要素。修改的第一步是提炼主 旨，第二步就是调整结构，当然步骤还可以灵活。公文结构在文章结构中是非常特殊的。学习公文 写作一定要对公文结构有清晰的确认。 (一)公文结构概述 公文结构作为公文的骨胳，是文章必不可少的要素。 1、概念 结构本是建筑术语，借用到写作上来。古人对结构更多称为“谋篇”、“布局”，《文心雕龙》 还称为“附会”。 结构，是文章的整体构造。公文结构，是公文特定的整体构造，包括文面格式和内容安排两大方 面。 结构是文章对于客观事物结构的反映。从根本上说，结构源自字宙本体，也就是说宇宙的结构就 是“宇”（空间）和“宙”（时间）。因此，万事万物的结构基本上只有两大类，即横向式和纵向 式。 2、特点 公文结构有其鲜明的特点。 (1)抽象性。公文结构是对于公文及其所反映公务的抽象认识。这一理性化的认识，是前人对 于公文结构的把握，经过历史的积淀，又在长期的公文实践中发展。这就是说，公文结构应当是十 分明晰的认识。对于具体公文的起草者来说，公文结构只是一个根据主旨需要和公务特点而进行安 排、选择和组合的问题。 (2)规范性。正如“绪论”中所提到的，公文结构的规范性出自公文的本质；在所有文章 体裁中，公文结构是最为规范的：公文的规范性，进一步发展成为国家机关所规定的行政公文的格 式化。 (3)双重性。公文结构，有内在和外在之分。公文内在结构，指的是从逐步表达主旨的需要出 发所进行的公文层义和材料的安排。公文外在结构，指的是明显表现在视觉化书面上的格式。由于 格式的突出和重要，一般公文写作论述都会将公文格式独立出来进行介绍。 (二)公文结构原则 选择和组合一篇公文的内在结构，要遵循三项基本原则。 1、正确反映公务规律
事物的有关情况相比较，或与有关的纵向情况比较，从而鉴定该信息内容是否符合客观事物的发展 规律。 最后，要对材料进行选择使用。选择使用的原则有以下几条： 1、为说明主旨服务。凡是与反映主旨无关的材料，都要毫不犹豫地剔除。 2、注重典型性。要从大量原始材料中发掘出那些能够揭示事物本质的典型信息。 3、富有新意。要尽可能抓住那些能反映客观事物新变化的材料。 4、具有特点。必须从各种事物的实际出发，有所侧重地开发材料具有特点的东西。 三、公文结构 公文结构，是公文形式之一，是和主旨一样关系到公文整体的写作要素。修改的第一步是提炼主 旨，第二步就是调整结构，当然步骤还可以灵活。公文结构在文章结构中是非常特殊的。学习公文 写作一定要对公文结构有清晰的确认。 （一） 公文结构概述 公文结构作为公文的骨胳，是文章必不可少的要素。 1、概念 结构本是建筑术语，借用到写作上来。古人对结构更多称为“谋篇”、“布局”，《文心雕龙》 还称为“附会”。 结构，是文章的整体构造。公文结构，是公文特定的整体构造，包括文面格式和内容安排两大方 面。 结构是文章对于客观事物结构的反映。从根本上说，结构源自宇宙本体，也就是说宇宙的结构就 是“宇”（空间）和“宙”（时间）。因此，万事万物的结构基本上只有两大类，即横向式和纵向 式。 2、特点 公文结构有其鲜明的特点。 （1）抽象性。公文结构是对于公文及其所反映公务的抽象认识。这一理性化的认识，是前人对 于公文结构的把握，经过历史的积淀，又在长期的公文实践中发展。这就是说，公文结构应当是十 分明晰的认识。对于具体公文的起草者来说，公文结构只是一个根据主旨需要和公务特点而进行安 排、选择和组合的问题。 （2）规范性。正如“绪论”中所提到的，公文结构的规范性出自公文的本质；在所有文章 体裁中，公文结构是最为规范的；公文的规范性，进一步发展成为国家机关所规定的行政公文的格 式化。 （3）双重性。公文结构，有内在和外在之分。公文内在结构，指的是从逐步表达主旨的需要出 发所进行的公文层义和材料的安排。公文外在结构，指的是明显表现在视觉化书面上的格式。由于 格式的突出和重要，一般公文写作论述都会将公文格式独立出来进行介绍。 （二） 公文结构原则 选择和组合一篇公文的内在结构，要遵循三项基本原则。 1、正确反映公务规律