
某企业销售管理信息系统开发案例 1系统规划 1.1项目背景 对企业组织然构设计、业务流程的、各种数据存储和应用提出了新的 剂理信系统助用的案倒使有忙理者有心酒过理信系装的开发和利月变企 业的管理现状,使企业得到史好的发展。 1.2企业现状 根据初步,目前金业拥有少量计算机,大多数工作人员对计算机的操作知识知之林 且流中 外,金业是凭单据实现 门间的作业顺序,业务关 。单据 般由客 递,使得顾客 13开发原因 手作,资金方面没有合提计 欠款的
某企业销售管理信息系统开发案例 1 系统规划 1.1 项目背景 某企业是一家采用金字塔式组织结构、内部分工简单、业务流程短促的中小型贸易企业。 长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。随着企业的不断发展,不 仅经营国内品牌产品的销售,而且为国际上知名品牌代理其产品的销售。企业经过近几年的 奋斗,在副食品专营方面已具有较大规模,业务的范围已突破原有的地域范围,形成以总部 所在地为中心的省际辐射,业务量和顾客数都扩大到以前的数倍。企业在快速成长的同时, 对企业组织结构设计、业务流程的规划、各种数据存储和应用提出了新的要求,旧有的模式 已不能再适应企业迅速发展的需要。随着业务的开展和市场竞争的加剧,企业的高层领导也 意识到企业内部管理存在一些问题,信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望。他们 希望通过信息化的建设改变企业的现状,能对市场机遇做出快速反应,给企业带来更多的利 润。管理信息系统成功应用的案例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变企 业的管理现状,使企业得到更好的发展。 1.2 企业现状 根据初步调查,目前企业拥有少量计算机,大多数工作人员对计算机的操作知识知之甚 少,企业没有采用任何管理信息系统,基本工作大多由人工完成,计算机仅仅进行文字录入、 处理,导致工作繁琐、重复性大,企业发展滞后。计算机在企业的主要功能停留在核算统计 方面,无法应用到各个管理部门,即无法实现数据的共享。企业的业务流程中各个环节几乎 都是手工操作方式,数据量大,使得工作人员工作量大,并且容易出现差错,效率低下。另 外,企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系,单据一般由顾客传递,使得顾客要 在各个部门间奔波,客户满意度较差。企业现在的财务部与结算科的职能边界不清晰,容易 造成权责不明确,在销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流程都采用了手工方式, 一些供需的信息不能及时的传给高层管理者,造成信息滞后,不利于决策者进行准确的市场 判断决策,无法适应市场的瞬息万变。企业现在采用的是金字塔式的组织结构。 1.3 开发原因 基于上面的企业现状可知:企业的主要问题是手工操作致使工作效率低下,经济效益不 高。许多繁琐、经常性、重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人员,浪费 了大量的人力、物力和财力。企业规模的不断扩大,企业业务逐渐增多,各个部门的工作人 员工作量就会加大。该企业销售完产品后,没有提供相应的售后服务,由于数据处理都由人 手工操作,资金方面没有合理计划,拖欠款的情况没有能得到及时有效的控制,影响资金周 转。这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化,企业的发展迫切 需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展。 在对该公司原系统的运行、实践进行初步调查,发现原系统计算机的应用只是收集、存

储了不少销售、仓钻等信息,但都是以WORD文档的形式存储的,其功能仅停留在查询: 统计、打印报表等一般功能,而没有充分利用其丰富的信息资源为企业服务。在企业领导的 支持下,为加强企业营销管理,开发一个对企业销售情况述行全而管理的管理信息系统已势 在必行了. 目前,企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。如企业内部有少数精通计算机 硬件的高端人才,为信息系统的管理应用提供了前费:企业还拥有几十台计算机以及须统安 装的硬件资源,企业领导和大多数员工的配合支持:系统开发应用潜力很大:系统的应用还 可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来,改善了企业内部组织管理,使企业内部信息流和 物流畅通无阻,提高工作效半和经济效益,促使金业进一步发展。 1.4系统目标 销售管理信息系统是为了适应企业缘合管理的需求,改变金业现有的管理慎式,加速金 业管理的白动化、标准化和科学化,而建立的一个整体性的销售操作系统。它可以为各管理 层提供可靠的信息,为提高企业各方面的效益鼎务。系统的总目标是:用信息米支持企业的 决策和企业的业务操作,用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式,提高业务处理 效率。具体如下: (1)改变过去手工操作,建立计算机系统操作,更加快捷,做到高效率。公词市场, 开票、结算、财务、仓储等部门全部实现自动化管理。 (2)公司在本系统的支持下,能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的 目的,尤其是商品存储这一块。能够大大降低公可运作成本。取得最佳效益。 (3)通过业务的整合和组织结构的调整,提高数据的准确性。避免逻铜的错误和人为 的储误,提高数据的可信度。 (4)运用分布式的微机网络,避免以往信笺传递时所耗的时间,提高工作的时效和针 对性,有助于提高领导的诀策,减少失误。 《5)能够及时了解库存情况和睛售情况。 (6)通过对市场睛售和市场需求分析,制订和调整公司销售计划。 1.5系统构成 为实观上述目标,将系统分为5个功能慎块:市场管理慎块、票务管理模块。结算管 理模块、报表分析模块、仓储管理模块。它是根据各子系统的管理功能来划分,使得系统分 工明确,业务流程清晰。从而优化企业管理,最锋为企业箭米良好的经济效益, 《1)市场管理:制定相应的产品价格,产生报价单,并为客户餐供相应的服务。 (2)票务管理:操作人员是根据订购单开出发票(包括退货发票),并把订购单分类存 储。 《3)结算管理:根据开出的发票和订单,进行结算并编制销售报表。 《4)报表分析管理:根据销售裂表和销售计刻进行销售分析。 (5)仓储管理:根据发票和出库通知填写出库单,登记库存并形成库存账,月末产生 库存报表。 1.6可行性分析
储了不少销售、仓储等信息,但都是以 WORD 文档的形式存储的,其功能仅停留在查询、 统计、打印报表等一般功能,而没有充分利用其丰富的信息资源为企业服务。在企业领导的 支持下,为加强企业营销管理,开发一个对企业销售情况进行全面管理的管理信息系统已势 在必行了。 目前,企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。如企业内部有少数精通计算机 硬件的高端人才,为信息系统的管理应用提供了前提;企业还拥有几十台计算机以及系统安 装的硬件资源,企业领导和大多数员工的配合支持;系统开发应用潜力很大;系统的应用还 可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来,改善了企业内部组织管理,使企业内部信息流和 物流畅通无阻,提高工作效率和经济效益,促使企业进一步发展。 1.4 系统目标 销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求,改变企业现有的管理模式,加速企 业管理的自动化、标准化和科学化,而建立的一个整体性的销售操作系统。它可以为各管理 层提供可靠的信息,为提高企业各方面的效益服务。系统的总目标是:用信息来支持企业的 决策和企业的业务操作,用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式,提高业务处理 效率。具体如下: (1)改变过去手工操作,建立计算机系统操作,更加快捷,做到高效率。公司市场、 开票、结算、财务、仓储等部门全部实现自动化管理。 (2)公司在本系统的支持下,能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的 目的,尤其是商品存储这一块,能够大大降低公司运作成本,取得最佳效益。 (3)通过业务的整合和组织结构的调整,提高数据的准确性,避免逻辑的错误和人为 的错误,提高数据的可信度。 (4)运用分布式的微机网络,避免以往信笺传递时所耗的时间,提高工作的时效和针 对性,有助于提高领导的决策,减少失误。 (5)能够及时了解库存情况和销售情况。 (6)通过对市场销售和市场需求分析,制订和调整公司销售计划。 1.5 系统构成 为实现上述目标,将系统分为 5 个功能模块:市场管理模块、票务管理模块、结算管 理模块、报表分析模块、仓储管理模块。它是根据各子系统的管理功能来划分,使得系统分 工明确,业务流程清晰,从而优化企业管理,最终为企业带来良好的经济效益。 (1)市场管理:制定相应的产品价格,产生报价单,并为客户提供相应的服务。 (2)票务管理:操作人员是根据订购单开出发票(包括退货发票),并把订购单分类存 储。 (3)结算管理:根据开出的发票和订单,进行结算并编制销售报表。 (4)报表分析管理:根据销售报表和销售计划进行销售分析。 (5)仓储管理:根据发票和出库通知填写出库单,登记库存并形成库存账,月末产生 库存报表。 1.6 可行性分析

1.6.1技术可行性 企业日筒拥有0多台计算机,6台智能交换机,1台打印机和复印机。在设备方面,企 业的计算机。打印机和复印机己经满足系统应用的需求。 该系统对软件没有太高的要求,市场上存在的系统拔件足以满足系统各个方面的要求。 开爱人员具有专业知讯,已成功开发了一些复杂的管理信息系统,而现在要开发的销售管理 信息系统是比较简单的。在开发技术上不存在难题, 虽然企业中大多数工作人员对计算机知之不多,但是在企业的销售部门和库存部门的大 多数员工有一定的计算机应用能力,能够对日常的工作业务进行简单的操作和管理,并能自 行挂豫日常工作中面时可能遇到的计算机故障。 1.62经济可行性 公司的销售管理信息系统是比较简单的系饶,开发和维护费用都不是很高,企业现有的 设备已能满足系统的需要。企业所需投资较少,在公司可接受的范国。 系统投入运行后会给金业带米可观的经济效益:一方围解决了于工操作带米的工作效事 低、容易出错等同愿。为企业在业务上缩短了时间,增如了市场竞争力。另一方面,使得信 息流动阁更快,能为各层管理者提供多的高质量的信息。使得管理者有更多的时间和信息为 企业表来的发展做准备。 1.63环境上的可行性 由于企业领导者己认识到企业存在的问圈和对系统需求的迫切性,对系统的开发是大力 支持的,领导认为企业走信息化的战略对企业的成长是有到的,并且有助于企业长期健康持 续稳定的发展, 企业现有的管理方式和方法存在一定的缺常,额导和职工都有改变相应管理制度的要 求,企业现有的结构和业务流程都较简单,实行相应的政革是可行的。系统开发完成后,大 部分凰始数据都将由计算机进行存储和处理,数据的正确性和准确性都会提高: 近年来,软件产业以年平均超过30%的速度增长,软件和信息技术在围民经济和杜会 各额城得到广泛应用,成为推动产业结构调整,产业技术改造的重要基留与支撑,极大地推 进了我国信息化建设进程,各个行业目前正处干信息化处理的应用时期,有关的政策法规对 企业信息化都给予了一个宽松的环境和平台,企业结合自身企业规模壮大的需要采用信息化 的处理方式,来提高企业的工作效半,从而在市场竞争中处于有利的位置。信息化的处理使 企业及时有效的获取信息做出适合自身发根的决策。 1.64可行性结论 根据上面可行性分析,企业进行系统开发的条件己成熟。可以立即进行系饶的开发。 1.7人员分配和工作进度安排 销售管理信息系统开发过程中配备了以下人员:项目负责人1名,系统分析员3名,系 统设计员2名,程序员2名,系统调试员!名。工作进度安排如表1所示, 表」果绕开发的工作进度发排 阶爱 克成的目标 所需时间 所徽的主要工作 系统规划 ①人员相机,确定项目线划性质:②效集相美瓷料 项日确定与现划 1个月 信息:®瑞定系统日标:④提出系统未来略图:⑤
1.6.1 技术可行性 企业目前拥有 30 多台计算机、6 台智能交换机、1 台打印机和复印机。在设备方面,企 业的计算机、打印机和复印机已经满足系统应用的需求。 该系统对软件没有太高的要求,市场上存在的系统软件足以满足系统各个方面的要求。 开发人员具有专业知识,已成功开发了一些复杂的管理信息系统,而现在要开发的销售管理 信息系统是比较简单的,在开发技术上不存在难题。 虽然企业中大多数工作人员对计算机知之不多,但是在企业的销售部门和库存部门的大 多数员工有~定的计算机应用能力,能够对日常的工作业务进行简单的操作和管理,并能自 行排除日常工作中随时可能遇到的计算机故障。 1.6.2 经济可行性 公司的销售管理信息系统是比较简单的系统,开发和维护费用都不是很高,企业现有的 设备已能满足系统的需要。企业所需投资较少,在公司可接受的范围。 系统投入运行后会给企业带来可观的经济效益:一方面解决了手工操作带来的工作效率 低、容易出错等问题,为企业在业务上缩短了时间,增加了市场竞争力。另一方面,使得信 息流动得更快,能为各层管理者提供多的高质量的信息。使得管理者有更多的时间和信息为 企业未来的发展做准备。 1.6.3 环境上的可行性 由于企业领导者已认识到企业存在的问题和对系统需求的迫切性,对系统的开发是大力 支持的,领导认为企业走信息化的战略对企业的成长是有利的,并且有助于企业长期健康持 续稳定的发展。 企业现有的管理方式和方法存在一定的缺陷,领导和职工都有改变相应管理制度的要 求,企业现有的结构和业务流程都较简单,实行相应的改革是可行的。系统开发完成后,大 部分原始数据都将由计算机进行存储和处理,数据的正确性和准确性都会提高。 近年来,软件产业以年平均超过 30%的速度增长,软件和信息技术在国民经济和社会 各领域得到广泛应用,成为推动产业结构调整、产业技术改造的重要基础与支撑,极大地推 进了我国信息化建设进程,各个行业目前正处于信息化处理的应用时期,有关的政策法规对 企业信息化都给予了一个宽松的环境和平台。企业结合自身企业规模壮大的需要采用信息化 的处理方式,来提高企业的工作效率,从而在市场竞争中处于有利的位置。信息化的处理使 企业及时有效的获取信息做出适合自身发展的决策。 1.6.4 可行性结论 根据上面可行性分析,企业进行系统开发的条件已成熟,可以立即进行系统的开发。 1.7 人员分配和工作进度安排 销售管理信息系统开发过程中配备了以下人员:项目负责人 1 名,系统分析员 3 名,系 统设计员 2 名,程序员 2 名,系统调试员 1 名。工作进度安排如表 1 所示。 表 1 系统开发的工作进度安排 阶段 完成的目标 所需时间 所做的主要工作 系统规划 项目确定与规划 1 个月 ①人员组织、确定项目规划性质;②收集相关资料 信息;⑧确定系统目标;④提出系统未来略图;⑤

可行性分析:6制定开发进度表:提交舰报告 ①详领调直:②企业管理业务调胡机结构、管 企业现状分相 理功能,管理业务流程)h闭数据流程调查DFD) 暴能分析 3个月 ①数据字肉 0新系统分所:国新疑统理细方业券流程,数 系统的返辑设计 新瓷程、更结构等 ①品体授计M5流程图设计,功能结构图设计, 功能模块图设计等②代码设计代码设计方案、 暴统设计 系统的物理设计 2个月 偏号代码等归风物理配置方案设计:④数摆存材 设计数据库、数据安全等适计草机处理径计输 入,输出,处理流程图,编程说明钙) )物理系领的实现 ②程序设计与调试 瓢统实施 实现系统 2个月 念项目人负培调 ④测试数据的准备与录入 发系统的测试与评结 2系统分析 2.1现行系统的调查 2.1.1组织结构调查 通过对金业现行氛统的调查分析,了解到该金业的组织结构设置为:总经理下设开票室、 结算室、财务室、仓库管理室4个部门。明确分工,各行其积,各用其权,各尽其责,把责, 权、利相结合,4个部门既相互独立又相互联系。总体目标分解到4个部门后,相互协调把 单个目标串联起来,共同实现。图1给出了该企业的组织结构情况。 结算解 金库保骨落 制务醒 阁1相织结构图 各部门主要功能: (1)经理:主要负责销售计划的制定和计划的落实。他们需要经常了解和拿据销售情况, 为他们拆导销售工作和制定新的销售计划提供依据。 (2)票务部,主要负责开发票。顾客购买产品首先到票务部去开票。开票人员根据顺客 所有的胸货单(包括商品名称、规格及数量等)开票。所开票据至少四联,即提货暖、发票联 等。发票分两种。即增值发票和售通发票。根据业务的需要。票务部还要负责退货的处理
可行性分析;⑥制定开发进度表;⑦提交规划报告 企业现状分析 ①详细调查;②企业管理业务调查(组织结构、管 理功能、管理业务流程);③数据流程调查(DFD); 系统分析 ④数据字典 系统的逻辑设计 3 个月 ①新系统分析;②新系统逻辑方案(业务流程、数 据流程、逻辑结构等) 系统设计 系统的物理设计 2 个月 ①总体设计(MIS 流程图设计、功能结构图设计、 功能模块图设计等);②代码设计(代码设计方案、 编号代码等);③物理配置方案设计;④数据存储 设计(数据库、数据安全等)⑤计算机处理设计(输 入、输出、处理流程图、编程说明书) 系统实施 实现系统 2 个月 ①物理系统的实现 ②程序设计与调试 ③项目人员培训 ④测试数据的准备与录入 ⑤系统的测试与评估 2 系统分析 2.1 现行系统的调查 2.1.1 组织结构调查 通过对企业现行系统的调查分析,了解到该企业的组织结构设置为:总经理下设开票室、 结算室、财务室、仓库管理室 4 个部门。明确分工,各行其职,各用其权,各尽其责,把责、 权、利相结合,4 个部门既相互独立又相互联系。总体目标分解到 4 个部门后,相互协调把 单个目标串联起来,共同实现。图 1 给出了该企业的组织结构情况。 图 1 组织结构图 各部门主要功能: (1) 经理:主要负责销售计划的制定和计划的落实。他们需要经常了解和掌握销售情况, 为他们指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。 (2) 票务部:主要负责开发票。顾客购买产品首先到票务部去开票,开票人员根据顾客 所有的购货单(包括商品名称、规格及数量等)开票。所开票据至少四联,即提货联、发票联 等。发票分两种,即增值发票和普通发票。根据业务的需要,票务部还要负责退货的处理

即开具相应的红字发票。票务部需将发票的存根交财务部处理, (3)结算部:为了如强管果,保证开票、结算分开。开票之后,顾客持发票到结算都付 款,办理结算手续。结算方式主要有:现金结算、汇票结算、托收及电信汇结算等。顺客付 款之后,结算人员在提货联上盖上“已结算”印章,说明结算手续已办。结算人员每天都将 结算的单据及现金交拾财务部。 ()财务部:财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。鲈售报表主要 包括产品销售明细日报表、销售回款明细目报表、销售回款汇总日报表、顺客欠款表及销售 计划完成情况分析表等。由于手工操作效率低,财务人员隔34天向销售企业及主管厂长报 一次日报表。各种日报表都包含有月累计情况。因此月末的日报表就是该月的月报表。 ()仓库保管部:仓库保管部主要负责产成品的入库、出库和库存盘点。顺客办理完结 算手续后,持是货联到企库取货。此时,仓库管理人员检查提货联及发票无误后,便给予提 货,即出库。出库之后登记入账。 2.1.2管理功能调查 通过对金业的调查。了解了企业的基本组织结构,这些密门的存在是为了实现金业的销 售目标,企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的,通过调查,我们了解到现 行系统各都门的管理功能如图2所示。 系统管无 票务管理 结弊骨理 食管管型 制第骨平 围 出 管 管 理 理 管 管 理 图2企业管理功能围 2.13业务流程调查 公司是贸易型全业。主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售。企业的业务过程较简 单,现行系统的业务处理过程是:顾客为购买产品先到开票留填写购货单(包括商品名称, 种类、数量等),开票人员根据购货单,首先查阅库存账,如有货,开出发票。如库存不足, 发出补货通知给仓库。开票人员还要根据仓岸的逃货通知,开出红字发票。顾客持发票到结 算忽付款,并办理结算于续。付款后,结算人员盖上印章,表明己办理结算于续。仓库根据 顾客的订贤单和结算完的发票进行出库处理,并根据库存情况决定是否订货。服据出货情况 和采购情况更新库存账。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部。财务部根据单据、 发票和睛售计划编制各种销售报表和睛售分析。根上述业务过程的描述,我们验制出了该 企业的业务流程图,图3就是该企业的现有系统的业务流程图
即开具相应的红字发票。票务部需将发票的存根交财务部处理。 (3) 结算部:为了加强管理,保证开票、结算分开。开票之后,顾客持发票到结算部付 款,办理结算手续。结算方式主要有:现金结算、汇票结算、托收及电信汇结算等。顾客付 款之后,结算人员在提货联上盖上“已结算”印章,说明结算手续已办。结算人员每天都将 结算的单据及现金交给财务部。 (4) 财务部:财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。销售报表主要 包括产品销售明细日报表、销售回款明细目报表、销售回款汇总日报表、顾客欠款表及销售 计划完成情况分析表等。由于手工操作效率低,财务人员隔 3~4 天向销售企业及主管厂长报 一次日报表。各种日报表都包含有月累计情况。因此月末的日报表就是该月的月报表。 (5) 仓库保管部:仓库保管部主要负责产成品的入库、出库和库存盘点。顾客办理完结 算手续后,持提货联到仓库取货。此时,仓库管理人员检查提货联及发票无误后,便给予提 货,即出库。出库之后登记入账。 2.1.2 管理功能调查 通过对企业的调查,了解了企业的基本组织结构,这些部门的存在是为了实现企业的销 售目标,企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的,通过调查,我们了解到现 行系统各部门的管理功能如图 2 所示。 图 2 企业管理功能图 2.1.3 业务流程调查 公司是贸易型企业,主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售。企业的业务过程较简 单,现行系统的业务处理过程是:顾客为购买产品先到开票部填写购货单(包括商品名称、 种类、数量等),开票人员根据购货单,首先查阅库存账,如有货,开出发票,如库存不足, 发出补货通知给仓库。开票人员还要根据仓库的退货通知,开出红字发票。顾客持发票到结 算部付款,并办理结算手续。付款后,结算人员盖上印章,表明已办理结算手续。仓库根据 顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理,并根据库存情况决定是否订货。根据出货情况 和采购情况更新库存账。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部。财务部根据单据、 发票和销售计划编制各种销售报表和销售分析。根据上述业务过程的描述,我们绘制出了该 企业的业务流程图,图 3 就是该企业的现有系统的业务流程图

标货通知单 发每有根 杠茅发票 顾客 显青透短 结算道的发票 年属汇总 解年图 发5图塑联 各种推表 铃载分析表 情传计刻表 库存餐 车单 客 图3业务德程图 挂:表示外篱案停 表示内富实体: ● 表示文档: 表标业务漫结的方向: 2.2现行系统分析 随着企业业务规模的扩大,其原有的手工操作系统和业务流程已经不能满足其业务流量 的需求,成为严重影响企业雅铁提高效登的因素。其存在的问题主要有以下几点。 ()服务方面:企业的顾客从同一地区扩大到省际之间,原有的手工销售系统需要顾客 较多的配合,给模客造成了根大的不便。在“顾客就是上帝”的今天,这显然是不合适宜的。 (2)效率方面:原有系统流程仅仪注意销售的业务处理,对起辅励作业的库存处理的管 理力度不够。在仓管部门中,阳工职权分配不明确,工作效率不高,没有对仓库的存储空间 进行有效利用,而且,采购货物的不及时减少了企业的订单数量,仓库部门的低效率明显 落后于整个销售系统,造成了人员及企业资源的浪贵。 (3)决策方面:手工报表制作费时,降低了时效性,面且在繁多的登记据本和分析统计
图 3 业务流程图 2.2 现行系统分析 随着企业业务规模的扩大,其原有的手工操作系统和业务流程已经不能满足其业务流量 的需求,成为严重影响企业继续提高效益的因素。其存在的问题主要有以下几点。 (1) 服务方面:企业的顾客从同一地区扩大到省际之间,原有的手工销售系统需要顾客 较多的配合,给顾客造成了很大的不便。在“顾客就是上帝”的今天,这显然是不合适宜的。 (2) 效率方面:原有系统流程仅仅注意销售的业务处理,对起辅助作业的库存处理的管 理力度不够。在仓管部门中,职工职权分配不明确,工作效率不高,没有对仓库的存储空间 进行有效利用。 而且,采购货物的不及时减少了企业的订单数量。仓库部门的低效率明显 落后于整个销售系统,造成了人员及企业资源的浪费。 (3) 决策方面:手工报表制作费时,降低了时效性,而且在繁多的登记账本和分析统计

中,极容易出现人为的错误,在张本中查询企业所需要的信息的时间过长。人工对统计责料 进行分析的难度较大,而且准确率不高。 (4)分工方面:各部门的分工不均衡,财务忽要花根多时间在肺售分析上,企业只有财 务第和经理了解企业的销售情况,而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很 了解, (⑤)市场方面:面对越来越大的市场,过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击,对 于贸易型的金业,销售更是它的生命,企业在组枫结构上要做相应的调整。 23新系统的逻辑方案 23.1新系统的目标 销售管理信息系统的目标是提高系统自动化、标准化和系统化,为各部门快速提供高质 量的信息,为决策提供信息支持,为客户提供更便利、更全面的服务, 23.2新系统的组织结构 根据系统的目标和对金业现有系统的分析,对企,比的组织结构进行了重新的设计和定 位,由于企、德是个贸易公司,销售是金业的生命线,原有系统强然一直是围绕着销售进行 工作的,但对销售的管理设有专业化和集中化,所以,在现有站构的基础上增加了市场部门, 使得销售工作更便于开展,也使得部门分工较为明确。原有系统的各部门工作量上存在着严 重的不平衡,因此,对原有各部门的明能做一些博整,并如强了薄弱环节的管理,如加强了 仓库管理的取能。图4给出了新系统的组织结构图。 经过改变后的斯系统各部门的主要眼责如下。 ()市场部:主要负责产品定价和客户服务: ·定价:价格是市场销售组合中重要的麦动因素,价格的确定对金业的销售额和利而有 很大的影响。定价是必须考虑的内素,包括,成本,需求量、竞争,政府的影响和干预。目 标是:争取最高利润,获取较高的市场卧额。持除竞争的企业进入市场,避免不利于政府的 行为。主要的定价方法有:成本定价法、需求定价法等。 是型 市场第 慕务解 结草 仓督军 对务朝 采 发 本管 需 员 的 围4新系统的阻结构图 ·客户服务:观代全业的竞争表现在能否赢得客户(消贵者)客户服务已成 为企业
中,极容易出现人为的错误,在账本中查询企业所需要的信息的时间过长。人工对统计资料 进行分析的难度较大,而且准确率不高。 (4) 分工方面:各部门的分工不均衡,财务部要花很多时间在销售分析上,企业只有财 务部和经理了解企业的销售情况,而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很 了解。 (5) 市场方面:面对越来越大的市场,过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击,对 于贸易型的企业,销售更是它的生命,企业在组织结构上要做相应的调整。 2.3 新系统的逻辑方案 2.3.1 新系统的目标 销售管理信息系统的目标是提高系统自动化、标准化和系统化,为各部门快速提供高质 量的信息,为决策提供信息支持,为客户提供更便利、更全面的服务。 2.3.2 新系统的组织结构 根据系统的目标和对企业现有系统的分析,对企、比的组织结构进行了重新的设计和定 位,由于企、№是个贸易公司,销售是企业的生命线,原有系统虽然一直是围绕着销售进行 工作的,但对销售的管理没有专业化和集中化。所以,在现有结构的基础上增加了市场部门, 使得销售工作更便于开展,也使得部门分工较为明确。原有系统的各部门工作量上存在着严 重的不平衡,因此,对原有各部门的职能做一些调整,并加强了薄弱环节的管理,如加强了 仓库管理的职能。图 4 给出了新系统的组织结构图。 经过改变后的新系统各部门的主要职责如下。 (1) 市场部:主要负责产品定价和客户服务。 y 定价:价格是市场销售组合中重要的变动因素,价格的确定对企业的销售额和利润有 很大的影响。定价是必须考虑的凶素,包括:成本、需求量、竞争、政府的影响和干预。目 标是:争取最高利润,获取较高的市场份额,排除竞争的企业进入市场,避免不利于政府的 行为。主要的定价方法有:成本定价法、需求定价法等。 图 4 新系统的组织结构图 y 客户服务:现代企业的竞争表现在能否赢得客户(消费者),客户服务已成 为企业

营销的重要任务,具体包括:顺客档案管理、顺客分析、顺客关系管理等,主要通过促肺, 良好的售后服务等方法来赢得客户。 (2)票务部:主要负责开销售发票和退货发票。并对订购单进行相应的管理。 (③)结算部:负责各种结算,并汇总各种结算单据,编写销售报表 (4)财务部:根据销售报表进行销售分析。 (5)仓管部:金焊在控制产品成本上占有很大的一块。严格进行仓岸管理可以有效地降 低产品价格、提高利澜。根据实际情况加强对仓库的管理,使得仓库各管理人员职责明晰: ·仓库管理莫:负责入库管理,库存物班保管、界护,库存统计,分析,库存控制, ·采购员:保证日常库存量满足质客需求,以及应付某些意外情况,及时补货,进行货 物入库时的一些处理, ·发货员:根据发货单,进行货物出库管理。 233新系统的管理功能 由于组织结构的调整,相应的管理功能也发生了变化,根据新的组织结构图和实际的要 求,我们对新系统的管理功能做了相应的改变,新系统各部门的管理功能如下。 )仓库管理 充分利用分布式的网络,实现对各子企业的货物的出库、入岸的统计,管理货物的盘点, 以形成日出入库报表汇总,提高库存的利用率。其次,通过对供应商以及所供应货物进行统 计,在仓锦部门初步形成供应商一企业的数据库,建立企业与供应商的信是联系和数据联系, 从而了解企业的需求和市场的供求,及时地调整岸存和库存的产品结构,增强市场的适应能 力。 2)市场管理 通过市场部的销售活动,将原系统中顾客传递单据的话动置于企业的内部,实行“一票 到底”的服务方式,提高项客的满意度。树立良好的金业形象。其次。通过销售部门的活动, 初步建立企业一顾客的数据库,建立企业和顺客的信息联系和数据联系,充分了解市场的需 求和消费者的爱好,为企业领导者做出长远决策提供禁据。 3)报表分析管理 根据市场部和企管部提供的报表和汇总表。对顾客、铁应商、贤物、订单摹各种统计资 料,及时准确地上报,以辅助决策:其次根据市场部、仓管部、结算都的单暴,实现企业各 类事务的核查,防止企业内部蛀虫的出现, 根据上述分析,图5西出了新系统的管理功能图。 的售聚统管理 市场管别 票务管理 结算管理 报表分析管耀 金储管理 传 发 分 库 管 计 处 处 与 管 表
营销的重要任务。具体包括:顾客档案管理、顾客分析、顾客关系管理等。主要通过促销、 良好的售后服务等方法来赢得客户。 (2) 票务部:主要负责开销售发票和退货发票,并对订购单进行相应的管理。 (3) 结算部:负责各种结算,并汇总各种结算单据,编写销售报表 (4) 财务部:根据销售报表进行销售分析。 (5) 仓管部:仓库在控制产品成本上占有很大的一块。严格进行仓库管理可以有效地降 低产品价格、提高利润。根据实际情况加强对仓库的管理,使得仓库各管理人员职责明晰: y 仓库管理员:负责入库管理,库存物资保管、养护,库存统计、分析,库存控制。 y 采购员:保证日常库存量满足顾客需求,以及应付某些意外情况,及时补货,进行货 物入库时的一些处理。 y 发货员:根据发货单,进行货物出库管理。 2.3.3 新系统的管理功能 由于组织结构的调整,相应的管理功能也发生了变化,根据新的组织结构图和实际的要 求,我们对新系统的管理功能做了相应的改变,新系统各部门的管理功能如下。 1) 仓库管理 充分利用分布式的网络,实现对各子企业的货物的出库、入库的统计,管理货物的盘点, 以形成日出入库报表汇总,提高库存的利用率。其次,通过对供应商以及所供应货物进行统 计,在仓储部门初步形成供应商—企业的数据库,建立企业与供应商的信息联系和数据联系, 从而了解企业的需求和市场的供求,及时地调整库存和库存的产品结构,增强市场的适应能 力。 2) 市场管理 通过市场部的销售活动,将原系统中顾客传递单据的活动置于企业的内部,实行“一票 到底”的服务方式,提高顾客的满意度,树立良好的企业形象。其次,通过销售部门的活动, 初步建立企业—顾客的数据库,建立企业和顾客的信息联系和数据联系,充分了解市场的需 求和消费者的爱好,为企业领导者做出长远决策提供依据。 3) 报表分析管理 根据市场部和仓管部提供的报表和汇总表,对顾客、供应商、货物、订单等各种统计资 料,及时准确地上报,以辅助决策;其次根据市场部、仓管部、结算部的单据,实现企业各 类事务的核查,防止企业内部蛀虫的出现。 根据上述分析,图 5 画出了新系统的管理功能图

围5新系统的管理财能图 23.4新系统的业务流程 由于组织结构的变化和管理功能的调整,新系统的业务流程也发生了相应的变化。图6 给出了新系统的业务流程图。新系统的业务流程为:顾客根据销售部提供的报价单确定是否 购买产品,如有购买意向与防售忽签订销售合问,销售部根据情售合同发出销货通知给票务 部,票务部查阅晖存账,如有货,开出发票给结算部,如库存不足,发出补货通知单给采购 员。票务部还要根据仓库的退货通知,开出红字发票。结算翻根据发票要求顾客付款,并办 理结算手线。付款后,结算人员盖上印章,表明以办理结算手续,并把发票的提货联给仓管 员,仓管员查可岸存账,如有货开出发货通知单给发货员办理发货手续,如没有货则须填写 补货通知单给深购员。另外,仓管员还要根据库存情况开出补货通知单给采购员,采响员根 据补货通知单填写采胸单给供应商进行采购。当资到时,侯应商给出提货通知单给采购员, 深购员填写入库单办理入岸手续。发货员根据发货通知单发货,并填写出库单,出岸单一份 给仓管员登记入账,一份给颗客。仓管员根据出货情况和采购情况更新库存张。结算人员将 每天的结算单据及现金交给尉务部,并编写销售报表给财务部。财务部根据单据、发票和销 售报表编制销售分析给经理,经理根据以前的销售报表和肺售分析表编制销售计划,并把计 划下达给销售部。 程输单 销科自 科章通知单 发雪存围 红子发草 W宾 型销域如 销常前发参 结是 销传候表 销房针辆 轻界 情纳证短表 采州 补贵通加单 入军单 发货通知甲 星肉单 发员 发售通起单
图 5 新系统的管理功能图 2.3.4 新系统的业务流程 由于组织结构的变化和管理功能的调整,新系统的业务流程也发生了相应的变化。图 6 给出了新系统的业务流程图。新系统的业务流程为:顾客根据销售部提供的报价单确定是否 购买产品,如有购买意向与销售部签订销售合同,销售部根据销售合同发出销货通知给票务 部,票务部查阅库存账,如有货,开出发票给结算部,如库存不足,发出补货通知单给采购 员。票务部还要根据仓库的退货通知,开出红字发票。结算部根据发票要求顾客付款,并办 理结算手续。付款后,结算人员盖上印章,表明以办理结算手续,并把发票的提货联给仓管 员,仓管员查阅库存账,如有货开出发货通知单给发货员办理发货手续,如没有货则须填写 补货通知单给采购员。另外,仓管员还要根据库存情况开出补货通知单给采购员,采购员根 据补货通知单填写采购单给供应商进行采购,当货到时,供应商给出提货通知单给采购员, 采购员填写入库单办理入库手续。发货员根据发货通知单发货,并填写出库单,出库单一份 给仓管员登记入账,一份给顾客。仓管员根据出货情况和采购情况更新库存账。结算人员将 每天的结算单据及现金交给财务部,并编写销售报表给财务部。财务部根据单据、发票和销 售报表编制销售分析给经理,经理根据以前的销售报表和销售分析表编制销售计划,并把计 划下达给销售部

用6新系统的业务流程图 23.5新系统的数据流程图 根据分析得出的新系统的业务流程图分层绘制出新系统的数据流程图,如图、8、9 所示, 销售计划表 销售分所表 钉贵单 订货单 客 发费单 销售管理系线 武皮商 发票 发货单 发装 图?顶层周 PU 销售计划表 辆安桥 情售分析表 情售镜计报表 订资单存档 20 发票 20 界果处理 结裤处理 订资单 订货单 Pu 顿客 市场管理 客信用手层 报价单 顺客信自 暂存订费单 M 库存库 峡缺货通 知举 规透甲 5 佛应商 采聊单 在陆项 出库单 闲多第一层的数据流程周
图 6 新系统的业务流程图 2.3.5 新系统的数据流程图 根据分析得出的新系统的业务流程图分层绘制出新系统的数据流程图,如图 7、8、9 所示。 图 7 顶层图 图 8 第一层的数据流程图