杭州市规划局档案管理系统 项目背景 现代化大都市建设加速城铺的建设，土地作为不能再生的资源更为人们所珍惜。日益严 峻的生态环境也迫使人们更如重祝土地的规划，大量的规划档案作为独立的一个体系已形 成。 杭州市规划局作为一个攻府部门，承粗着杭州市规刻档案资料的收集，管理、规划测量， 规划设计及相关方面档案的职能，是杭州市人民政府的城市规划的信息中心、决策参谋中心， 是社会各方面利用城市规范建设的史料中心，市同下属8个分局及规划设计院，粉测设计院、 规划信息中心，馆赢档案24万卷，以卷均的页计约合1记万页。档案有0、A1、A3、4 等儿种规格，其中建筑工程类档案2万卷左右，部分督案是电子文档资料。目前保管的档案 有：1、本身肌能活动中形成的具有保存价值的文书等非业务类档案和魔料2，在规划审批， 规则勘测等业务中形成的建筑、征地等文件、图纸等业务类档案和资料。 线划档案的重要意义在于开发和利用，面不是单纯的收藏。数据和事实说明了一切：自 建馆以米，杭州市线划局档案馆共接特米访人员3000余人，调阅档案案卷10000余卷、规 划图纸3000余张：提侯照片档案40余幅，录像资料片数十盘。 随着市场经济的不斯深入和城市规划的发展，规划档案更具价值，它已赠于城市规划和 经济发展的各个环节之中。目前，杭州市规划档案馆正在不断开拓创新，加大规划档案信息 开发力度，尽快实现档案实体管理向信息管理的转变，以信息的开发促进城市建设的发展， 力争成为“光效能机关”。 近年来，杭州市规刻局先后十几次对兄弟省审的信息化建设进行了考察，确定了“以建 立规划档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为京指， 以满足规划档案利川者（单位或个人）和规划档案管理者需求，最锋建立一个基于料络（同 城网、市或府通信网、互联网)平台上的“虚报档案馆”为目标”的具体建设目标， 线划局的档案管理计算机化始于1992年，现存档案目录数据岸记录60000余条。数年 来规划局为信息化建设投入了数千万元的货源。目前同内部网络建成，并通过1台思料006 交换机与市政府及各分局连接。局内共有10台工作站。3台服务器，1台中速4幅面扫描 仪。已采用P、Oracle等先进的系统软硬件没备开发了办公系统和业务系统，在档案信息 化方面也采用了一些软件米进行管理。目前杭州市规划口各单位（包括各分局、下属院及中 心等)均在统一的局城网上进行日常办公。各单位间以光纤为通信介质进行联网
杭州市规划局档案管理系统 项目背景 现代化大都市建设加速城镇的建设，土地作为不能再生的资源更为人们所珍惜，日益严 峻的生态环境也迫使人们更加重视土地的规划，大量的规划档案作为独立的一个体系已形 成。 杭州市规划局作为一个政府部门，承担着杭州市规划档案资料的收集、管理、规划测量、 规划设计及相关方面档案的职能，是杭州市人民政府的城市规划的信息中心、决策参谋中心， 是社会各方面利用城市规范建设的史料中心。市局下属 8 个分局及规划设计院、勘测设计院、 规划信息中心，馆藏档案 2.4 万卷，以卷均 80 页计约合 192 万页，档案有 A0、A1、A3、A4 等几种规格，其中建筑工程类档案 2 万卷左右，部分档案是电子文档资料。目前保管的档案 有：1、本身职能活动中形成的具有保存价值的文书等非业务类档案和资料 2、在规划审批、 规划勘测等业务中形成的建筑、征地等文件、图纸等业务类档案和资料。 规划档案的重要意义在于开发和利用，而不是单纯的收藏。数据和事实说明了一切：自 建馆以来，杭州市规划局档案馆共接待来访人员 3000 余人，调阅档案案卷 10000 余卷、规 划图纸 3000 余张；提供照片档案 400 余幅、录像资料片数十盘。 随着市场经济的不断深入和城市规划的发展，规划档案更具价值，它已融于城市规划和 经济发展的各个环节之中。目前，杭州市规划档案馆正在不断开拓创新，加大规划档案信息 开发力度，尽快实现档案实体管理向信息管理的转变，以信息的开发促进城市建设的发展， 力争成为“阳光效能机关”。 近年来，杭州市规划局先后十几次对兄弟省市的信息化建设进行了考察，确定了“以建 立规划档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨， 以满足规划档案利用者（单位或个人）和规划档案管理者需求，最终建立一个基于网络（局 域网、市政府通信网、互联网）平台上的‘虚拟档案馆’为目标”的具体建设目标。 规划局的档案管理计算机化始于 1992 年，现存档案目录数据库记录 60000 余条。数年 来规划局为信息化建设投入了数千万元的资源。目前局内部网络建成，并通过 1 台思科 4006 交换机与市政府及各分局连接。局内共有 150 台工作站，3 台服务器，1 台中速 A4 幅面扫描 仪。已采用 HP、Oracle 等先进的系统软硬件设备开发了办公系统和业务系统，在档案信息 化方面也采用了一些软件来进行管理。目前杭州市规划局各单位（包括各分局、下属院及中 心等）均在统一的局域网上进行日常办公。各单位间以光纤为通信介质进行联网
谨慎的选择 2002年，规划局开始着手档案管理系统的准备工作，并在当年10月上报了档案管理系 统的建设计划。随后，开始在各地的考察工作，先后考察了深圳、上海、重庆、昆明等十几 个城市。003年6月进行了档案管理系统的公开招标。通过繁复面又严格的考察和激烈的 投标竟争，国内著名的电子政务应用载件厂商？信雅达公可从众多竟争对手中服颗而出，承 接了杭州市线局档案管理系统〔简称：信雅达档案系统。下同)的建设任务。信雅达利用 多年米对各行业档案研制开发的丰富经验，站合公可多年积淀下来的优势技术，根据规划局 的业务特点和现有状况，以及对援划局雷求分析后，是出建设杭州市规划同综合档案管理系 统的总体目标是创建一个完整，专业，易扩展的馀合数字化加工生产线和档案信息管理平台： 能够实联垂直集中管理，对同属各单位的档案管理工作进行整督、管理和指导，统一档案管 理的标准，规范管理模式、管理制度：各单位档案部门之间数字档案信息实现数据共享，使 杭州市规划同能够及时方便地查询、利用有关的各种督案信息赏源，提高工作效率， 信雅达公司对档案管理系统的建设执行C3规范。从立项、需求分析、设计，编码、 测试，试运行，验收各个阶段层层严格把关。 成功建设带来的应用效果 1、首先是在查面利用方而带米的便捷、快速、准确。 在手工检素时代，通常检索过程复杂，校索一份督案至少需要10分钟，涉及工作人员 至少3人：条日信息化后，察看一份档案具体内容至少需要5分钟。涉及工作人员至少2 人：档案管理系统建设完成后，察看一份档案具体内容至多需要Q.5分钟，涉及工作人员1 人就可以了， 查询利用便捷，只需要鼠标、健盘藏可以完成一次档案查询，由于使用各种检素方式， 一次查淘准确率达到98% 2、使用档案管理系统对档案进行数字化后，原始档案的使用率下降90%，使得档案保 存时同大大延长，而且通过使用真空压缩技术降低档案的占用空间膺，金储费用和管理成 本下降。 3、使用工作瓷透行外部用户的中请查询，线蓖了查面的申请程序，同时工作流通过配 置又能满足申请程序需要变更、调整的要求。 档案管理系统建设的相关技术 针对杭州市规划局档案管理的需求，信雅达档案管理系统采用了具有开放的、自由的、 大型的、具有BS多层结构的技术应用平台一一J2E。遵循J2E标雀，Ja技术开发，以
谨慎的选择 2002 年，规划局开始着手档案管理系统的准备工作，并在当年 10 月上报了档案管理系 统的建设计划。随后，开始在各地的考察工作，先后考察了深圳、上海、重庆、昆明等十几 个城市。2003 年 6 月进行了档案管理系统的公开招标。通过繁复而又严格的考察和激烈的 投标竞争，国内著名的电子政务应用软件厂商??信雅达公司从众多竞争对手中脱颖而出，承 接了杭州市规划局档案管理系统（简称：信雅达档案系统，下同）的建设任务。信雅达利用 多年来对各行业档案研制开发的丰富经验，结合公司多年积淀下来的优势技术，根据规划局 的业务特点和现有状况，以及对规划局需求分析后，提出建设杭州市规划局综合档案管理系 统的总体目标是创建一个完整、专业、易扩展的综合数字化加工生产线和档案信息管理平台； 能够实现垂直集中管理，对局属各单位的档案管理工作进行监督、管理和指导，统一档案管 理的标准，规范管理模式、管理制度；各单位档案部门之间数字档案信息实现数据共享，使 杭州市规划局能够及时方便地查询、利用有关的各种档案信息资源，提高工作效率。 信雅达公司对档案管理系统的建设执行 CMM3 规范，从立项、需求分析、设计、编码、 测试、试运行、验收各个阶段层层严格把关。 成功建设带来的应用效果 1、首先是在查询利用方面带来的便捷、快速、准确。 在手工检索时代，通常检索过程复杂，检索一份档案至少需要 10 分钟，涉及工作人员 至少 3 人；条目信息化后，察看一份档案具体内容至少需要 5 分钟，涉及工作人员至少 2 人；档案管理系统建设完成后，察看一份档案具体内容至多需要 0.5 分钟，涉及工作人员 1 人就可以了。 查询利用便捷，只需要鼠标、键盘就可以完成一次档案查询。由于使用各种检索方式， 一次查询准确率达到 98%。 2、使用档案管理系统对档案进行数字化后，原始档案的使用率下降 90%，使得档案保 存时间大大延长，而且通过使用真空压缩技术降低档案的占用空间 50%，仓储费用和管理成 本下降。 3、使用工作流进行外部用户的申请查询，规范了查询的申请程序，同时工作流通过配 置又能满足申请程序需要变更、调整的要求。 档案管理系统建设的相关技术 针对杭州市规划局档案管理的需求，信雅达档案管理系统采用了具有开放的、自由的、 大型的、具有 B/S 多层结构的技术应用平台——J2EE。遵循 J2EE 标准，Java 技术开发，以
JSP,Servlet,JavaBeans,EJBf作为应用实现，应用服务器作为应用组件容墨。处理业务 逻辑事务，支持J2EE构架的应用服务器(ebSphere/ebLogic/Toegleb/.Toacat),oracle9i 关系吸数据库作为系统数据存销介质。 杭州市城市规划档案馆流程示意图 业务门 收费造南 量交档室通妇 档案管现部们 档常综合春到 书式档案房管理 档案电子化管理 写处理 定 常到 规划同办会自动化系统 系统管现 规划同档案管理系统 网洛结构图
JSP、Servlet、JavaBeans、EJB 作为应用实现。应用服务器作为应用组件容器，处理业务 逻辑事务，支持 J2EE 构架的应用服务器(WebSphere/WebLogic/TongWeb/Tomcat)。oracle9i 关系型数据库作为系统数据存储介质。 杭州市城市规划档案馆流程示意图 网络结构图
是年转 利置能实辉合 星时内河 列客能字机军价 是人山额壶剩 杭州巾规划档案综合管理系统包括了接口文件、档案采集，档案管理，档案利用，系统 管理五个子系统。 ●接口文件，包括接收文件，文件竖理两个功能。为使用单位提侯了档案与0A等其他 系统的接口，完美解决了文件流转（收发文和图纸设计）到分类白档的间题，同时也为用户 提供了网上档案的收集、整理和裙目功能。 ●档案采集：包括档案著录、档案扫描、督案检查、档案白档四个功能。 ☆档案著录：它分案卷著录、件著录和文件著录，将相应的档案条口信息著录。 ☆档案扫描：将自动机别扫描仪，将相应的档案的进行扫描数字化。 ☆档案检查：对待归档档案进行档案著录信息、皆案影像页等透行检查，以确定档案是 否可以归将，或者还需处理。 女档案归档：将经过档案检查己经通过的档案归档入库。 ●档案管果：包括全常管理、档案信息管理、库房管理、线范化管理。 ☆全宗管理：主要是全宗卷信息管理，包括全宗介绍、档案果集材料、档案整理材料 档案婆定材料，档案保管材料，档案饶计材料、档案利用材料，档案现代化管理、大事记等
杭州市规划档案综合管理系统包括了接口文件、档案采集、档案管理、档案利用、系统 管理五个子系统。 ●接口文件：包括接收文件、文件整理两个功能。为使用单位提供了档案与 OA 等其他 系统的接口，完美解决了文件流转（收发文和图纸设计）到分类归档的问题，同时也为用户 提供了网上档案的收集、整理和编目功能。 ●档案采集：包括档案著录、档案扫描、档案检查、档案归档四个功能。 ☆档案著录：它分案卷著录、件著录和文件著录，将相应的档案条目信息著录。 ☆档案扫描：将自动识别扫描仪，将相应的档案的进行扫描数字化。 ☆档案检查：对待归档档案进行档案著录信息、档案影像页等进行检查，以确定档案是 否可以归档，或者还需处理。 ☆档案归档：将经过档案检查已经通过的档案归档入库。 ●档案管理：包括全宗管理、档案信息管理、库房管理、规范化管理。 ☆全宗管理：主要是全宗卷信息管理，包括全宗介绍、档案采集材料、档案整理材料、 档案鉴定材料、档案保管材料、档案统计材料、档案利用材料、档案现代化管理、大事记等
☆档案信息管理：包括档案校验、档案类目管理、密级管理、历史目录册管理、鉴定管 理、销吸管理，变更管理、编研管理、年检管理，分局汇报、监督检查等功使 女库房管理：包括温混度管理、安全管理、密集架管理三项功能， ☆规藏化管理：包括法律法规管理、元数据管理两项功能。 ●档案利用：包括查网管理、错间管理、查证管理、锦合查询四项功能。 ★查阅管理：引入工作流管理，对来查阅档案的流程进行登记、审核等处理。其功能包 括新建中请、未办任务。已办任务、所有任务、清理流程。 女借问管理：引入工作流管理，对来借阅档案的流程进行登记，审核等处理。其功能包 括新建申请、未办任务、已办任务、所有任务、超期档案、清理流程。（对借阅超期的档案 将给予各种友好提醒。超期档案功能给0以预留接口，在以中变得也可提醒，使得借阅超期 提醒变得更加友好与及时，) ★查证管理：引入工作流管理，对来办理补证、查证等的流程进行登记、审核等处理， 其功能包括新建申请、未办任务、已办任务、所有任务、查证内容、清理流程： ☆综合查询：包括档案检索与统计。 女档案检素：主要用于对本系统所管理的各类档案透行多种方式的检索、到览。 ☆统计报表：能够完成档案工作所需的任意报表的设计和打印工作，而且可以通过系统 提供的强大的报表授计功能来打印和统计各种格案数据。此功能可以灵活的定义统计项和检 索条件等。可以打印所有档案管理所需的信息，例如：叠内川录、案卷川录、备考表、标签 等。 ●系饶管理：包括日志管理，用户权限管理，数据字典管理、电子表单管理四项功能： ☆日志管理：系统提供两个日志库：用户操作日志库、系统运行日志库。一旦发生数据 丢失成漫密等情况，通过对日志库的查出城可以确定责任者，同时。日志库也为档案管理人 员对档案管理系统的监控并为档案的各项统计提供依据。 ☆用户权限管理：系统提供用户管理、用户组管理、组织管理等功能。 ☆数据字奥管理：系统提供系统参数，主题可管理。 ☆电子表单管理：系统提供表单定义管理、字段定文管理。 经险体会 应用是电子政务建设出发点和归宿。电子政务尤如一条高速公路。应用则如风驰电擎的 优质汽车。合适的才是最好的和最实用的，信雅达档案综合管理系统以良好的应用作为支撑， 可依飄实际各种复杂的流程逻辑量身定做，方便业务进行灵活的调整和参数修政，实现流程
☆档案信息管理：包括档案校验、档案类目管理、密级管理、历史目录册管理、鉴定管 理、销毁管理、变更管理、编研管理、年检管理、分局汇报、监督检查等功能 ☆库房管理：包括温湿度管理、安全管理、密集架管理三项功能。 ☆规范化管理：包括法律法规管理、元数据管理两项功能。 ●档案利用：包括查阅管理、借阅管理、查证管理、综合查询四项功能。 ☆查阅管理：引入工作流管理，对来查阅档案的流程进行登记、审核等处理。其功能包 括新建申请、未办任务、已办任务、所有任务、清理流程。 ☆借阅管理：引入工作流管理，对来借阅档案的流程进行登记、审核等处理。其功能包 括新建申请、未办任务、已办任务、所有任务、超期档案、清理流程。（对借阅超期的档案 将给予各种友好提醒，超期档案功能给 OA 预留接口，在 OA 中变得也可提醒，使得借阅超期 提醒变得更加友好与及时。） ☆查证管理：引入工作流管理，对来办理补证、查证等的流程进行登记、审核等处理。 其功能包括新建申请、未办任务、已办任务、所有任务、查证内容、清理流程。 ☆综合查询：包括档案检索与统计。 ☆档案检索：主要用于对本系统所管理的各类档案进行多种方式的检索、浏览。 ☆统计报表：能够完成档案工作所需的任意报表的设计和打印工作，而且可以通过系统 提供的强大的报表设计功能来打印和统计各种档案数据。此功能可以灵活的定义统计项和检 索条件等。可以打印所有档案管理所需的信息，例如：卷内目录、案卷目录、备考表、标签 等。 ●系统管理：包括日志管理、用户权限管理、数据字典管理、电子表单管理四项功能。 ☆日志管理：系统提供两个日志库：用户操作日志库、系统运行日志库。一旦发生数据 丢失或泄密等情况，通过对日志库的查询就可以确定责任者，同时，日志库也为档案管理人 员对档案管理系统的监控并为档案的各项统计提供依据。 ☆用户权限管理：系统提供用户管理、用户组管理、组织管理等功能。 ☆数据字典管理：系统提供系统参数、主题词管理。 ☆电子表单管理：系统提供表单定义管理、字段定义管理。 经验体会 应用是电子政务建设出发点和归宿。电子政务尤如一条高速公路，应用则如风驰电掣的 优质汽车。合适的才是最好的和最实用的。信雅达档案综合管理系统以良好的应用作为支撑， 可依照实际各种复杂的流程逻辑量身定做，方便业务进行灵活的调整和参数修改，实现流程
再造，建成后的杭州市提划局栏案，合管理系统将成为全市规划档案工作的平台和社会利用 规划档案资潭的窗口。以高效率的业务管理，高可意的资潭服务，满足规划档案利用者（单 位成个人》和规划档案管理者的雷求
再造。建成后的杭州市规划局档案综合管理系统将成为全市规划档案工作的平台和社会利用 规划档案资源的窗口，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务，满足规划档案利用者（单 位或个人）和规划档案管理者的需求