专业秘书培训 Accomplished Secretary
1 专业秘书培训 Accomplished Secretary
个人形象管理 Look like a girl Act like a lady Think like a man Work like a horse
2 个人形象管理 Look like a girl Act like a lady Think like a man Work like a horse
秘书/理的工作职掌与权责 项目 内容 1、日常行事计划表管理 预约会面的受理及安排,预定表的制作及分发,预定计 划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整, 向上司再次确定,预计计划进行管理,交通工具的选定 订座与购票,旅费及预付款等的收受 2、环境的整理准备 照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节(换气和 温度),上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更 换摆设、办公室配置的检讨、上司办公桌的整理、用品 消耗品的准备和管理 3、会议及集会的动作 开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场(开 会场所或宴会场所等)的选定及预约、会场的设立、必 要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶 点及饭菜的准备、端头、会场结束后的整理、议事记录 的制作及分发、集会的准备,运作及事后的处理
3 秘书/助理的工作职掌与权责 项目 内容 1、日常行事计划表管理 预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计 划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整， 向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、 订座与购票，旅费及预付款等的收受 2、环境的整理准备 照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节（换气和 温度），上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更 换摆设、办公室配置的检讨、上司办公桌的整理、用品、 消耗品的准备和管理 3、会议及集会的动作 开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场（开 会场所或宴会场所等）的选定及预约、会场的设立、必 要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶 点及饭菜的准备、端头、会场结束后的整理、议事记录 的制作及分发、集会的准备，运作及事后的处理
秘书理的工作职掌与权责 项目 内容 4、照顾身边琐事 照顾荼点和吃饭、跑腿(到银行、邮局、百货公司等) 向医院、理发厅预约、名片、文具用品、图书、用具等 购买和管理、上司健康的管理(包括药品的准备等) 与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的 联络及调整,上司外出的准备、汽车的安排(与司机联 络及调整)、上司的接送、上司其它事务的代理。 5、会计方面的业务 各种传票的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的 出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税 务手续的代办与记帐。 6、紧急情况的处理 发生火灾、地震、风水害等紧急情况时,对来访客人的 疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳 动问题决裂和纷争时的处理,发生紧急情况时,对公司 内、外的联络
4 秘书/助理的工作职掌与权责 项目 内容 4、照顾身边琐事 照顾茶点和吃饭、跑腿（到银行、邮局、百货公司等）、 向医院、理发厅预约、名片、文具用品、图书、用具等 购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、 与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的 联络及调整，上司外出的准备、汽车的安排（与司机联 络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。 5、会计方面的业务 各种传票的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的 出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税 务手续的代办与记帐。 6、紧急情况的处理 发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的 疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳 动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司 内、外的联络
秘书理的工作职掌与权责 项目 内容 7、接待工作 面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作时的 应对、向上司传达、引导访客到上司办公室或会客室, 加以招待(茶点、饮食等的准备及端送)接送、、上司 办公室及会客室的事后处理,安排送花、送水果等到饭 店客户去 8、交际应酬的业务 电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付 9、文书的制作 婚丧喜庆的信息收集、确认及联络、婚丧喜庆电报的拍 发、各种行事的通知及邀请函等回复(参加与否)的制 作与寄发,婚丧喜庆的会场的招待工作,代表参加丧礼 答谢及探病礼品的选定、购买、管理、发送
5 秘书/助理的工作职掌与权责 项目 内容 7、接待工作 面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作时的 应对、向上司传达、引导访客到上司办公室或会客室， 加以招待（茶点、饮食等的准备及端送）接送、、上司 办公室及会客室的事后处理，安排送花、送水果等到饭 店客户去。 8、交际应酬的业务 电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。 9、文书的制作 婚丧喜庆的信息收集、确认及联络、婚丧喜庆电报的拍 发、各种行事的通知及邀请函等回复（参加与否）的制 作与寄发，婚丧喜庆的会场的招待工作，代表参加丧礼、 答谢及探病礼品的选定、购买、管理、发送
秘书/理的工作职掌与权责 项目 内容 10、信息的搜集加工 文献和资料要点的制作及复印,和上司有关者的名簿及 通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器(个人计 算机等)的操作和管理 11、文书的处理 公司内外文书的收发、秘密文件的处理,请示书及传阅 文书等的传达、文书处理机器(电传打字机、传真机) 的操作和管理。 12、文书的处理和保管 卷宗:文书的整理、保存、废弃、文书整理的操作和管 资料整理:名片、杂志、图书、磁盘等的整理、保存 废弃、报纸杂志的剪贴整理,访客卡片和会面簿等的保 管整理、检索
6 秘书/助理的工作职掌与权责 项目 内容 10、信息的搜集加工 文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及 通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计 算机等）的操作和管理 11、文书的处理 公司内外文书的收发、秘密文件的处理，请示书及传阅 文书等的传达、文书处理机器（电传打字机、传真机） 的操作和管理。 12、文书的处理和保管 卷宗：文书的整理、保存、废弃、文书整理的操作和管 理， 资料整理：名片、杂志、图书、磁盘等的整理、保存、 废弃、报纸杂志的剪贴整理，访客卡片和会面簿等的保 管整理、检索
秘书/理的工作职掌与权责 项目 内容 13、资料的储存、检索 上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资 料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资 料的制作、储存和检索 14、沟通支持性工作 客户服务、美工设计、媒体应对、公关活动企划、主持 公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办事 项 特别命令事项的执行 特别命令事项的处理及报告
7 秘书/助理的工作职掌与权责 项目 内容 13、资料的储存、检索 上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资 料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资 料的制作、储存和检索 14、沟通支持性工作 客户服务、美工设计、媒体应对、公关活动企划、主持 公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办事 项 15、特别命令事项的执行 特别命令事项的处理及报告
21世纪全方位专业幕僚应俱备的条件 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
8 21世纪全方位专业幕僚应俱备的条件 ⚫ 外交官的圆滑 ⚫ 骡子般的耐力 ⚫ 光线般的速度 ⚫ 修女般的忠诚 ⚫ 犀牛般的厚韧 ⚫ 爱因斯坦般的头脑 ⚫ 母亲般的温柔与耐久力
业礼仪 名片交换的礼节 握手的礼节 介绍的礼节 引导客人的技巧 乘电梯的礼节 奉茶的礼节 送客的礼节 乘车的礼节
9 商业礼仪 ⚫ 名片交换的礼节 ⚫ 握手的礼节 ⚫ 介绍的礼节 ⚫ 引导客人的技巧 ⚫ 乘电梯的礼节 ⚫ 奉茶的礼节 ⚫ 送客的礼节 ⚫ 乘车的礼节