办公室管理 主讲教师：周莹 办公电话：0315-2059217 课程邮箱：tsddkfjy@163.com
公 室 管 主讲教师：周莹 办公电话：0315-2059217 课程邮箱：tsddkfjy@163.com 办 理
01 绪论 02 办公用品管理 目 03 政务性工作实务 04 日常事务管理实务 05 文书写作实务 录 06 文书管理实务 07 会议服务与管理实务 08 办公室公共关系
目 录 04 日常事务管理实务
日常事务管理实务 第一节办公环境 第 第二节接待工作 第三节信访工作 第四节值班管理 四 第五节活动安排与应酬管理 第六节行政办公经费管理 第七节安全与保密 章 第八节印章管理 第九节外事工作管理 第十节后勤事务管理 箜十一节办公效盔与时间管理
第 四 章 日常事务管理实务 第一节 办公环境 第二节 接待工作 第三节 信访工作 第四节 值班管理 第五节 活动安排与应酬管理 第六节 行政办公经费管理 第七节 安全与保密 第八节 印章管理 第九节 外事工作管理 第十节 后勤事务管理 第十一节 办公效率与时间管理
第一节办公环境 (一)办公环境的含义及重要性 1、 含x:NGS 办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。 按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公 活动工作环境。（办公活动工作环境是本节讨论的重点。） 2、重要性： UNNE 良好的办公环境可以创造高效率、优化业务流程、提高现代化的沟通技术V
第一节 办公环境 （一）办公环境的含义及重要性 1、含义： 办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。 按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公 活动工作环境。（办公活动工作环境是本节讨论的重点。） 2、重要性： 良好的办公环境可以创造高效率、优化业务流程、提高现代化的沟通技术
第一节办公环境 (二)构成健康安全办公环境的基本要素 ●00 ● 空气 光线 声音 空间 ● 绿化 &TV UNIVERSITY ●●●
空气 光线 声音 空间 绿化 （二）构成健康安全办公环境的基本要素 第一节 办公环境
第一节办公环境 (三)合理进行办公室布局 (1)合理布局的作用：有利于形成有效率的工作流程，有利于员工的工 作分配，有利于工作的顺利完成。 （2)办公室的布局种类：开放式办公室、封闭式办公室。 (四）办公布局应考虑的主要因素 以人为本、考虑成本；本组织的规模和员工人数；组织的机构设置和工作设计
第一节 办公环境 （三）合理进行办公室布局 （1）合理布局的作用：有利于形成有效率的工作流程，有利于员工的工 作分配，有利于工作的顺利完成。 （2）办公室的布局种类：开放式办公室、封闭式办公室。 （四）办公布局应考虑的主要因素 以人为本、考虑成本；本组织的规模和员工人数；组织的机构设置和工作设计
第一节办公环境 (五)正确选择办公模式 1、办公模式的种类 在家办公模式、远程办公模式、虚拟办公室模式、临时协工桌模式、弹性时间工作、 兼职工作、定期合同制工作、交叉交替工作、项目团队工作。 2、选择不同办公模式的方法及步骤○○3 认真分析现有工作模式存在的问题，分析不同部门业务特点对于办公条件的要求； 综合分析不同模式各自的优缺点，根据调查结果确定相应的新型办公模式；根据新 型办公模式制定相应的规章制度；根据新型的办公模式要求制定管理监督的标准和 权责利相结合的分配制度；现在部分部门实施并获得经验，逐步推广新型办公模式； 不断根据本单位的特点完善新型办公模式，评估新型模式的得失
第一节 办公环境 （五）正确选择办公模式 1、办公模式的种类 在家办公模式、远程办公模式、虚拟办公室模式、临时办工桌模式、弹性时间工作、 兼职工作、定期合同制工作、交叉交替工作、项目团队工作。 2、选择不同办公模式的方法及步骤 认真分析现有工作模式存在的问题，分析不同部门业务特点对于办公条件的要求； 综合分析不同模式各自的优缺点，根据调查结果确定相应的新型办公模式；根据新 型办公模式制定相应的规章制度；根据新型的办公模式要求制定管理监督的标准和 权责利相结合的分配制度；现在部分部门实施并获得经验，逐步推广新型办公模式； 不断根据本单位的特点完善新型办公模式，评估新型模式的得失
第一节办公环境 (六)设计不同形式办公室的工作程序 分析不同部们业务特点对于办公条件的要求，如面积、空间大小；人员流通的 频率；声音对协公效率的影响；需要的办公设备及家具数量，等等。 DIO&TV UNIVERSITY ZY
第一节 办公环境 （六）设计不同形式办公室的工作程序 分析不同部门业务特点对于办公条件的要求，如面积、空间大小；人员流通的 频率；声音对办公效率的影响；需要的办公设备及家具数量，等等
第一节办公环境 (七)办公空间规划与辅助空间规划 1、办公空间规划 主要包括：①在保证正确、有效的前提下，办公空间规划应有利于尽量缩短信息沟通的距离；② 根据工作需要而不仅仅是根据级别高低来为不同的工作人员分配办公空间；③合理利用一切空间， 除特殊需要外，设备机具和每个工作人员所占的空间均不能过大或过小，以免增加开支或影响工作； ④尽量设置大而开放的办公室，以缩短工作流程，降低办公空间成本，便于沟通联系和控制监督， 也便于环境控制；⑤各种共用的设备机具应尽可能置于共用办公区域并靠近窗户；⑥工作人员的 办公位置应主要依工作程序规定的次序排列，尽量呈直线分布，减少交叉；⑦应使与外界联系多的 部门或工作人员所处区域便于与外界接触，同时又不干扰其他部门或工作人员的工作；⑧应使带机 密性的部门或工作人员减少与外界接触；⑨注意遵守各种安全规则，保证安全；0留有重新规划和 扩展的余地，适时根据工作的变化和需要调整空间分配比例，不断完善规划方案
第一节 办公环境 （七）办公空间规划与辅助空间规划 1、办公空间规划 主要包括： ①在保证正确、有效的前提下，办公空间规划应有利于尽量缩短信息沟通的距离；② 根据工作需要而不仅仅是根据级别高低来为不同的工作人员分配办公空间； ③合理利用一切空间， 除特殊需要外，设备机具和每个工作人员所占的空间均不能过大或过小，以免增加开支或影响工作； ④尽量设置大而开放的办公室，以缩短工作流程，降低办公空间成本，便于沟通联系和控制监督， 也便于环境控制； ⑤各种共用的设备机具应尽可能置于共用办公区域并靠近窗户； ⑥工作人员的 办公位置应主要依工作程序规定的次序排列，尽量呈直线分布，减少交叉； ⑦应使与外界联系多的 部门或工作人员所处区域便于与外界接触，同时又不干扰其他部门或工作人员的工作； ⑧应使带机 密性的部门或工作人员减少与外界接触；⑨注意遵守各种安全规则，保证安全；⑩留有重新规划和 扩展的余地，适时根据工作的变化和需要调整空间分配比例，不断完善规划方案
第一节办公环境 2、辅助空间规划 辅助空间规划应遵循：适用、有序、和谐、完好、美观等原则。 AN 3、采光、通风、温度： RAD 注意办公室的采光、通风和温度，确保室内光线充足，空气流通，温度控制在 20-25摄氏度。 4、照明环境控制： V UNIVERSITY 办公照明应尽量采用自然光源，人工光源只作为补充性照明光源
第一节 办公环境 2、辅助空间规划 辅助空间规划应遵循：适用、有序、和谐、完好、美观等原则。 3、采光、通风、温度： 注意办公室的采光、通风和温度，确保室内光线充足，空气流通，温度控制在 20-25摄氏度。 4、照明环境控制： 办公照明应尽量采用自然光源，人工光源只作为补充性照明光源