管理方法编写组,《管理方法》,中国国际广播出版社,2002年3月 目录 6.管理工作需要系统方法 61系统是什么 62系统理论的基本概念 社会系统是人为的系统 管理与社会系统 65把管理看作是一个系统时的误解 系统管理方法的价值 6.管理工作需要系统方法 任何一本管理学的著作,任何一位实际管理工作者都不能忽视管理工作的系统方法。正如前面已指 出,以后也将再三强调的那样,主管人员在从事他的工作时必须经常考虑大量的相互间的影响和因素 个组织、机构、部门或科室就相当于一个系统 61系统是什么 就其基本原理而言,系统既不新颖,也不出奇。《牛津英汉词典》对系统简单地定义为“一批或· 组相互有关或彼此依存的事物,从而形成一个复杂的统一体;一个按照某种体系或计划有条理地安排的、 由各个部分组成的整体。”《兰顿英语词典》又对这一定义做了下述一点补充,即“在知识或思想的某 具体领域内,一组事实、原理或学说等的有条理的、综合性的集合。” 这个定义表明,几乎所有的生命都是一个系统。我们的身体当然也是一个系统,我们的家庭和大学 是,政府机构和工商企业也是。这些系统依次和其他各种系统相互联系,每一个系统内都包含了若干子 系统。谁也不能,也不应该忽视一个组织、部门、问题、技术方法或方案的各个组成部分所具有的网络 性。当然,本书所提出的管理理论和实务也不忽视这一点 62系统理论的基本概念 除了上面所略述的系统的基本性质以外,与系统理论相关的主要概念可以概述如下(虽然有点过于 简单化): (1)一个系统(例如一个组织),不只是其各部分的总和,应该把它当成一个整体来看待。 (2)系统可以分为“封闭的”和“开放的”两种。一个系统如果与它周围环境交换信息、能量 或物质,它就可以被看作是“开放的”。如生物的(如人类或动物)或社会的(如组织)系 统就是开放的系统:一个系统如果与它的周围环境没有这样的交换关系,它就可以被看作 是封闭的系统(如一台已经上了弦的闹钟)。 (3)任何一个被认为是系统的系统,都必须有一个与环境相分离的“界线”:这样,一个上了弦 的闹钟,至少在有人再去接触它、给它上弦之前,它有一个封闭的、严格的界线。我们可 以把一个社会系统,如其中的一个组织或一个部门当作一个系统,但是显然,它的边界不 是严格的,也不是难以逾越和封闭的。同样地,我们也可以给管理划定一些界线并把它看 成一个系统,正如本书中就是这样做的。然而应该认识到,这些边界不是封闭的,往往也 是非常模糊的。 4)封闭的系统受熵( Entropy)的支配一—有一种“消亡”的趋向;然而开放的系统,由于它 们从外部环境中取得投入,如果其投入量相当于系统自身消耗的能量和产出量之和,它就
1 管理方法编写组，《管理方法》，中国国际广播出版社，2002 年 3 月 目录 6. 管理工作需要系统方法................................................................................................................. 1 6.1 系统是什么 .................................................................................................................. 1 6.2 系统理论的基本概念 .................................................................................................... 1 6.3 社会系统是人为的系统................................................................................................. 2 6.4 管理与社会系统 ........................................................................................................... 2 6.5 把管理看作是一个系统时的误解................................................................................... 3 6.6 系统管理方法的价值 .................................................................................................... 3 6. 管理工作需要系统方法 任何一本管理学的著作，任何一位实际管理工作者都不能忽视管理工作的系统方法。正如前面已指 出，以后也将再三强调的那样，主管人员在从事他的工作时必须经常考虑大量的相互间的影响和因素。 一个组织、机构、部门或科室就相当于一个系统。 6.1 系统是什么 就其基本原理而言，系统既不新颖，也不出奇。《牛津英汉词典》对系统简单地定义为“一批或一 组相互有关或彼此依存的事物，从而形成一个复杂的统一体；一个按照某种体系或计划有条理地安排的、 由各个部分组成的整体。”《兰顿英语词典》又对这一定义做了下述一点补充，即“在知识或思想的某一 具体领域内，一组事实、原理或学说等的有条理的、综合性的集合。” 这个定义表明，几乎所有的生命都是一个系统。我们的身体当然也是一个系统，我们的家庭和大学 是，政府机构和工商企业也是。这些系统依次和其他各种系统相互联系，每一个系统内都包含了若干子 系统。谁也不能，也不应该忽视一个组织、部门、问题、技术方法或方案的各个组成部分所具有的网络 性。当然，本书所提出的管理理论和实务也不忽视这一点。 6.2 系统理论的基本概念 除了上面所略述的系统的基本性质以外，与系统理论相关的主要概念可以概述如下（虽然有点过于 简单化）： （1） 一个系统（例如一个组织），不只是其各部分的总和，应该把它当成一个整体来看待。 （2） 系统可以分为“封闭的”和“开放的”两种。一个系统如果与它周围环境交换信息、能量 或物质，它就可以被看作是“开放的”。如生物的（如人类或动物）或社会的（如组织）系 统就是开放的系统；一个系统如果与它的周围环境没有这样的交换关系，它就可以被看作 是封闭的系统（如一台已经上了弦的闹钟）。 （3） 任何一个被认为是系统的系统，都必须有一个与环境相分离的“界线”；这样，一个上了弦 的闹钟，至少在有人再去接触它、给它上弦之前，它有一个封闭的、严格的界线。我们可 以把一个社会系统，如其中的一个组织或一个部门当作一个系统，但是显然，它的边界不 是严格的，也不是难以逾越和封闭的。同样地，我们也可以给管理划定一些界线并把它看 成一个系统，正如本书中就是这样做的。然而应该认识到，这些边界不是封闭的，往往也 是非常模糊的。 （4） 封闭的系统受熵（Entropy）的支配——有一种“消亡”的趋向；然而开放的系统，由于它 们从外部环境中取得投入，如果其投入量相当于系统自身消耗的能量和产出量之和，它就
不会消亡。确实,大多数社会系统,由于它们从外部环境取得比其自身消耗和产出量还要 多的输入量,所以结果可以是负熵。 (5)可见,如果一个开放系统要生存下去,至少必须从它的外界环境中获取足够多的投入物 用以补偿它的输出,以及系统在运转中所消耗的能量和物质;系统理论学家称之为“稳态” ( steady State)或动态体内平衡( Dynamic Homeostasis)。“体内平衡”一词是从生物过 程的用语中借用来的,我们的身体依靠这种作用即使在不断变化的环境中也能保持恒温 “动态”的概念则取自于在不断运动中保持稳定状态 (6)由此可见,如果一个系统要达到动态体内平衡,或某种动态的平衡,它就必须有反馈,即 种信息输入。它告诉人们这个系统是否真的达到了至少是某种稳定状态而没有消亡的危 险。以后将在本书中看到,这就是管理控制的主要目的 (7)除了整个宇宙以外,所有系统都是子系统。换言之,所有的系统都有子系统,同时它又是 个更大系统的组成部分,它们呈等级状态。例如,一辆汽车有发动机、变速器、启动器 这样一类的子系统,而当一个人进人汽车,并在公路上驾车行驶时,它又成了来往不绝的 车流这个大系统中的一个子系统。一所大学有许多子系统,同时它又是一个较大的系统 如一个社会的一部分 (8)开放系统,特别是社会系统,正趋于不断地完善和分化的过程之中;换言之,一个开放系 统在成长发展的同时,组成它的各部分会变得更加专业化,它的结构会变得更加完善,从 而常常扩展它的边界线或形成一个有更宽边界线的更大的新系统 (9)系统理论家强调,开放系统通过一个称为“结果相同”( Equi Final ity)的概念或过程,能 以不同的方式取得满意的结果(动态体内平衡或稳定状态)。在一个封闭的物质系统如汽车 的变速器系统内,则可以用不同的输入和不同的过程或方法去实现目标;不存在惟一最好 的方式。这没有比在管理部门更明显的了。 63社会系统是人为的系统 每一种社会系统都是人们为了实现某种目标而组织起来的。卡茨(Katz)和卡恩(Kahn)说 社会结构本质上是人为的系统。它们都是由人创造的,是不完备的系统。它们能够在一瞬间分崩离 析,但也可能比创造它们的人们的生命长许多世纪。把社会系统联结在一起的粘结剂本质上是心理的, 而不是生态的。社会系统的稳定全靠人的态度、观念、信念、动机、习惯和期望。这类系统表现出来的 各种各样的相互关系,在此相互关系中的个别单位的稳定性可能是很低的。一个组织可能经历了很大的 波折而仍然生存下来。使系统保持一致性的,是眢种事物之间的相互关系,而不是事物本身。 正因为社会系统是由人创立起来的,所以系统内部相互联系方式的改变,就像人群的多变和人群内 部相互关系的多变一样。然而,在历史上和每个社会中,人们形成了一定的态度、习惯与行为准则,从 而成为在任何一个大的社会系统中影响组织的环境因素。例如,在世界上的许多国家中,以行贿方式获 取合同的作法被认为是正常的,也是可取的,可是在另一些国家中,这种作法被认为是不道德的或非法 的 64管理与社会系统 最早从系统的角度来看待管理的人是美国新泽西州贝尔电话公司的总经理切斯特·巴纳德。他在一 部著作中,把主管人员看作正式组织的一部分。同时又把正式组织看成是包括了物理、生物、社会与心 理因素在内的整个协作系统的一部分。巴纳德把物理的、生物的、社会与生理的因素都包括在主管人员
2 不会消亡。确实，大多数社会系统，由于它们从外部环境取得比其自身消耗和产出量还要 多的输入量，所以结果可以是负熵。 （5） 可见，如果一个开放系统要生存下去，至少必须从它的外界环境中获取足够多的投入物， 用以补偿它的输出，以及系统在运转中所消耗的能量和物质；系统理论学家称之为“稳态” （steady State）或动态体内平衡（Dynamic Homeostasis）。 “体内平衡”一词是从生物过 程的用语中借用来的，我们的身体依靠这种作用即使在不断变化的环境中也能保持恒温。 “动态”的概念则取自于在不断运动中保持稳定状态。 （6） 由此可见，如果一个系统要达到动态体内平衡，或某种动态的平衡，它就必须有反馈，即 一种信息输入。它告诉人们这个系统是否真的达到了至少是某种稳定状态而没有消亡的危 险。以后将在本书中看到，这就是管理控制的主要目的。 （7） 除了整个宇宙以外，所有系统都是子系统。换言之，所有的系统都有子系统，同时它又是 一个更大系统的组成部分，它们呈等级状态。例如，一辆汽车有发动机、变速器、启动器 这样一类的子系统，而当一个人进人汽车，并在公路上驾车行驶时，它又成了来往不绝的 车流这个大系统中的一个子系统。一所大学有许多子系统，同时它又是一个较大的系统， 如一个社会的一部分。 （8） 开放系统，特别是社会系统，正趋于不断地完善和分化的过程之中；换言之，一个开放系 统在成长发展的同时，组成它的各部分会变得更加专业化，它的结构会变得更加完善，从 而常常扩展它的边界线或形成一个有更宽边界线的更大的新系统。 （9） 系统理论家强调，开放系统通过一个称为“结果相同”（EquiFinality）的概念或过程，能 以不同的方式取得满意的结果（动态体内平衡或稳定状态）。在一个封闭的物质系统如汽车 的变速器系统内，则可以用不同的输入和不同的过程或方法去实现目标；不存在惟一最好 的方式。这没有比在管理部门更明显的了。 6.3 社会系统是人为的系统 每一种社会系统都是人们为了实现某种目标而组织起来的。卡茨（Katz）和卡恩（Kahn）说： 社会结构本质上是人为的系统。它们都是由人创造的，是不完备的系统。它们能够在一瞬间分崩离 析，但也可能比创造它们的人们的生命长许多世纪。把社会系统联结在一起的粘结剂本质上是心理的， 而不是生态的。社会系统的稳定全靠人的态度、观念、信念、动机、习惯和期望。这类系统表现出来的 各种各样的相互关系，在此相互关系中的个别单位的稳定性可能是很低的。一个组织可能经历了很大的 波折而仍然生存下来。使系统保持一致性的，是各种事物之间的相互关系，而不是事物本身。 正因为社会系统是由人创立起来的，所以系统内部相互联系方式的改变，就像人群的多变和人群内 部相互关系的多变一样。然而，在历史上和每个社会中，人们形成了一定的态度、习惯与行为准则，从 而成为在任何一个大的社会系统中影响组织的环境因素。例如，在世界上的许多国家中，以行贿方式获 取合同的作法被认为是正常的，也是可取的，可是在另一些国家中，这种作法被认为是不道德的或非法 的。 6.4 管理与社会系统 最早从系统的角度来看待管理的人是美国新泽西州贝尔电话公司的总经理切斯特·巴纳德。他在一 部著作中，把主管人员看作正式组织的一部分。同时又把正式组织看成是包括了物理、生物、社会与心 理因素在内的整个协作系统的一部分。巴纳德把物理的、生物的、社会与生理的因素都包括在主管人员
所经营的一个系统之内,以此来说明管理子系统。他的这种观点比起一般的社会心理学家将这个子系统 只与社会系统联系起来的观点可能更加确切。诚然,一个主管人员的大部分活动都是处理与社会的、心 理的力量或因素有关的事情。 像巴纳德那样,把管理人员的作用说成围绕着物质的(物资与机器)、生物的(作为一个呼吸空气 和需要空间的抽象存在的人)和社会的(集体的相互作用、态度与信念)因素去适应总的协作系统,可 能是最准确的。这些系统在某个主管人员所管理的组织或系统中都可以被找到。 近几年来,组织中对物理和社会组成部分之间关系的强调己提高到合二为一称为“社会技术系统” 的程度了。显然,所有的工商企业、政府机构、大学和其他组织都是社会技术系统,它们所属的部门和 分部门也都一样。系统内的这种关系有时非常紧密,如工人与他们的机器,打字员和他们的打字机,甚 至大学教授和他们的专用教室。有时则不那么紧密,如业务员和他们的办公室。但这种关系总是存在的 总是有人想把社会系统与整个协作系统中的非社会因素分开,这种危险是经常存在的。 由此可见,我们每个人都处在许多合作性的或社会技术的系统中,这些系统又以非常复杂的方式互 相作用、互相联系着以至很难在一些活动或知识领域的周围设置它们的分界线。但是,如果我们想在某 个领域的研究工作中取得进展,并从中取得有用的知识,那我们就不能把注意力仅仅放在整个宇宙上。 这正是我们在管理学领域以及本书中所处的立场。我们应围绕主管人员的工作设置基本的系统边 界。我们把这个领域视为各种组成部分的相互作用、相互联系的系统。但是,我们永远也不要把它看作 个封闭的系统。因为在其他系统中,确实存在一些重要而明显的因素和力量影响着管理工作,以至使 我们不能明确地划分它们的界线。 6.5把管理看作是一个系统时的误解 当人们把一个组织看成一个系统或在考虑管理它们任何部门的管理者时,不可能设想该组织及其管 理者对影响着他们的其他系统没有相互作用,其中道理不言自明。因此,当管理理论有时受到指责,说 它是把组织当作一个封闭系统来看待时,任何一个主管人员或理论家都会对此感到惊讶。例如,有两位 声望颇高的社会心理学家曾讲过 传统的组织理论倾向于把人群组织看作是一个封闭的系统这种倾向导致了人们对不同的组织所处 的环境和组织以环境为基础这一本质的忽视,它还导致了人们过于重视有关组织内部作用的原理,其结 果是未能理解和发展对组织生存不可缺少的反馈过程。 毫无疑问,所有关心管理的人,如实际工作者、理论家或学者都不能忽视管理工作的开放系统的性 质。无论目标还是计划,都不能在一个封闭组织系统的真空中制定出来。政治、经济、文化等外部环境 中的其他因素都会影响计划和目标的制定,因而都是不能忽视的。同样,任何一个有一些人事工作经验 的主管人员都不会看不到,他们是由整个文化环境哺育出来的,并受到它的熏陶 为了开辟一个知识领域并使之易于掌握,管理理论强调在组织主管人员的各种职能,这是正确的。 但是这个理论永远不能忽视环境的影响。 6.6系统管理方法的价值 我们说系统理论并不新颖,但也并不是说现代化的系统思想和新的专门的系统方法对理论和实践两 者来说不重要。把任何一个研究领域或任何一个问题当作系统来探讨的优点在于,它能使我们看到关键 性的可变因素、限定条件以及它们彼此间的相互作用。它促使管理学者和实际工作者经常意识到,在探 讨单一的要素、现象或问题时不应当不考虑到它与其他要素相互作用的后果 要说明这个问题,用主管人员的职能做例子是最合适不过的。我们在围绕计划、组织、人员配备、 领导和控制等职能来阐明和构成知识的同时,稍加思索就可看出这些职能是如何相互联结在一起的。例 如,主管人员需要为组织结构制定计划,拟定人员配备计划,并在计划的基础上从事控制活动。尽管实 施各种职能的方法不同,但它们之间的关系确实是这样的
3 所经营的一个系统之内，以此来说明管理子系统。他的这种观点比起一般的社会心理学家将这个子系统 只与社会系统联系起来的观点可能更加确切。诚然，一个主管人员的大部分活动都是处理与社会的、心 理的力量或因素有关的事情。 像巴纳德那样，把管理人员的作用说成围绕着物质的（物资与机器）、生物的（作为一个呼吸空气 和需要空间的抽象存在的人）和社会的（集体的相互作用、态度与信念）因素去适应总的协作系统，可 能是最准确的。这些系统在某个主管人员所管理的组织或系统中都可以被找到。 近几年来，组织中对物理和社会组成部分之间关系的强调己提高到合二为一称为“社会技术系统” 的程度了。显然，所有的工商企业、政府机构、大学和其他组织都是社会技术系统，它们所属的部门和 分部门也都一样。系统内的这种关系有时非常紧密，如工人与他们的机器，打字员和他们的打字机，甚 至大学教授和他们的专用教室。有时则不那么紧密，如业务员和他们的办公室。但这种关系总是存在的， 总是有人想把社会系统与整个协作系统中的非社会因素分开，这种危险是经常存在的。 由此可见，我们每个人都处在许多合作性的或社会技术的系统中，这些系统又以非常复杂的方式互 相作用、互相联系着以至很难在一些活动或知识领域的周围设置它们的分界线。但是，如果我们想在某 个领域的研究工作中取得进展，并从中取得有用的知识，那我们就不能把注意力仅仅放在整个宇宙上。 这正是我们在管理学领域以及本书中所处的立场。我们应围绕主管人员的工作设置基本的系统边 界。我们把这个领域视为各种组成部分的相互作用、相互联系的系统。但是，我们永远也不要把它看作 一个封闭的系统。因为在其他系统中，确实存在一些重要而明显的因素和力量影响着管理工作，以至使 我们不能明确地划分它们的界线。 6.5 把管理看作是一个系统时的误解 当人们把一个组织看成一个系统或在考虑管理它们任何部门的管理者时，不可能设想该组织及其管 理者对影响着他们的其他系统没有相互作用，其中道理不言自明。因此，当管理理论有时受到指责，说 它是把组织当作一个封闭系统来看待时，任何一个主管人员或理论家都会对此感到惊讶。例如，有两位 声望颇高的社会心理学家曾讲过： 传统的组织理论倾向于把人群组织看作是一个封闭的系统。这种倾向导致了人们对不同的组织所处 的环境和组织以环境为基础这一本质的忽视，它还导致了人们过于重视有关组织内部作用的原理，其结 果是未能理解和发展对组织生存不可缺少的反馈过程。 毫无疑问，所有关心管理的人，如实际工作者、理论家或学者都不能忽视管理工作的开放系统的性 质。无论目标还是计划，都不能在一个封闭组织系统的真空中制定出来。政治、经济、文化等外部环境 中的其他因素都会影响计划和目标的制定，因而都是不能忽视的。同样，任何一个有一些人事工作经验 的主管人员都不会看不到，他们是由整个文化环境哺育出来的，并受到它的熏陶。 为了开辟一个知识领域并使之易于掌握，管理理论强调在组织主管人员的各种职能，这是正确的。 但是这个理论永远不能忽视环境的影响。 6.6 系统管理方法的价值 我们说系统理论并不新颖，但也并不是说现代化的系统思想和新的专门的系统方法对理论和实践两 者来说不重要。把任何一个研究领域或任何一个问题当作系统来探讨的优点在于，它能使我们看到关键 性的可变因素、限定条件以及它们彼此间的相互作用。它促使管理学者和实际工作者经常意识到，在探 讨单一的要素、现象或问题时不应当不考虑到它与其他要素相互作用的后果。 要说明这个问题，用主管人员的职能做例子是最合适不过的。我们在围绕计划、组织、人员配备、 领导和控制等职能来阐明和构成知识的同时，稍加思索就可看出这些职能是如何相互联结在一起的。例 如，主管人员需要为组织结构制定计划，拟定人员配备计划，并在计划的基础上从事控制活动。尽管实 施各种职能的方法不同，但它们之间的关系确实是这样的