秘书（文员）实务 张鼎立 3272623;13377500633 jmtvuzdl@163.com 2
2 秘书（文员）实务 张鼎立 3272623；13377500633 jmtvuzdl@163.com
秘书概述 >这一部分我们讲述关于秘书的几个问题： >1、什么是秘书 >2、秘书的分类 >3、秘书资格的鉴定要求 包括鉴定资格，职业技能，职业道德等
秘书概述 ➢ 这一部分我们讲述关于秘书的几个问题： ➢ 1、什么是秘书 ➢ 2、秘书的分类 ➢ 3、秘书资格的鉴定要求 包括鉴定资格，职业技能，职业道德等
秘书概述 米 广义的秘书 从事秘书业务的办公室人员（文书、档案、机 要、调研、信息、协调、督查、信访) 狭义的秘书 在领导、上司身边，辅助上司、掌管文书、处 理信息和办公室日常事务，具有秘书职务的人 涉外秘书：foreign related secretary、 private secretary 。在三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位 部门供职的秘书 4
4 秘书概述 广义的秘书 ⚫ 从事秘书业务的办公室人员（文书、档案、机 要、调研、信息、协调、督查、信访） 狭义的秘书 ⚫ 在领导、上司身边，辅助上司、掌管文书、处 理信息和办公室日常事务，具有秘书职务的人 涉外秘书：foreign related secretary、 private secretary ⚫ 在三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位、 部门供职的秘书
我国秘书的分类 >按层次 > 按职责 。初级秘书 > 。文字秘书 。中级秘书 。事务秘书 高级秘书 。机要秘书 。公关秘书 >按所在系统 。董事会秘书 。行政秘书 >按服务对象 。企业秘书 。公务秘书 涉外秘书 。私人秘书 5
5 我国秘书的分类 ➢ 按层次 ⚫ 初级秘书 ⚫ 中级秘书 ⚫ 高级秘书 ➢ 按所在系统 ⚫ 行政秘书 ⚫ 企业秘书 ⚫ 涉外秘书 ➢ 按职责 ⚫ 文字秘书 ⚫ 事务秘书 ⚫ 机要秘书 ⚫ 公关秘书 ⚫ 董事会秘书 ➢ 按服务对象 ⚫ 公务秘书 ⚫ 私人秘书
秘书的层次、鉴定要求 >初级秘书 秘书职业一年、职业学校毕业、经正规培训 。接待、文员、一般事务处理 >中级秘书 初级证书两年经验正规培训、初级证书三年经验 四年经验培训、秘书专业大学专科毕业 。部门经理秘书、经理助理、中小公司的经理秘书 >高级秘书 中级两年经验培训、中级三年经验、专科毕业三 年、本科毕业两年 。跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书 6
6 秘书的层次、鉴定要求 ➢ 初级秘书 • 秘书职业一年、职业学校毕业、经正规培训 ⚫ 接待、文员、一般事务处理 ➢ 中级秘书 • 初级证书两年经验正规培训、初级证书三年经验、 四年经验培训、秘书专业大学专科毕业 ⚫ 部门经理秘书、经理助理、中小公司的经理秘书 ➢ 高级秘书 • 中级两年经验培训、中级三年经验、专科毕业三 年、本科毕业两年 ⚫ 跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书
外商独资企业秘书的隶属关系 managing :director(总经理 private secretary(秘书) diretor(总监) private secretary(秘书) manager(经理) clerk(秘书、文员) supervisor(主管) clerk(秘书、文员) 7
7 外商独资企业秘书的隶属关系 private secretary(秘 书) private secretary(秘 书) clerk（秘书、文员） clerk（秘书、文员） supervisor(主 管) manager(经 理) diretor(总 监) managing director(总经理)
合资企业秘书的隶属关系 总经理 总经理办公室 第一副总经理 副总经理 总工程师 总会计师 销售部 质量检查部 工程部 财务部 8
8 合资企业秘书的隶属关系 总经理 总经理办公室 第一副总经理 副总经理 总工程师 总会计师 销售部 质量检查部 工程部 财务部
秘书职业特征 精力辅助：日程安排、挡驾、摘录 辅助性 智力辅助：提供信息、参谋建议 为上司：工作服务、生活服务 服务性 为下属、为员工；枢纽桥梁、排忧解难 被动服从，主动服务 被动性 被动中求主动 秘书劳动成果表现在上司的工作成果中， 隐匿性 甘居幕后、埋头工作、谨慎谦虚 9
9 秘书职业特征 精力辅助：日程安排、挡驾、摘录…… 辅助性 智力辅助：提供信息、参谋建议 为上司：工作服务、生活服务 服务性 为下属、为员工；枢纽桥梁、排忧解难…… 被动性 被动服从，主动服务 被动中求主动…… 隐匿性 秘书劳动成果表现在上司的工作成果中， 甘居幕后、埋头工作、谨慎谦虚
秘书知识技能 ★基础知识 ★秘书学专业知识 ★行业知识 ★中外文化知识 ★熟练掌握外语 ★熟练操作办公设备 ★掌握写作技能 ★社交、协调能力 10
10 秘书知识技能 ★ 基础知识 ★ 秘书学专业知识 ★ 行业知识 ★ 中外文化知识 ★ 熟练掌握外语 ★ 熟练操作办公设备 ★ 掌握写作技能 ★ 社交、协调能力