弗布克1+1管理工具箱系列 行政部 规范化管理工具箱 李艳编著 爹人民邮电出版杖 人民邮电音像电子出版社 POSTS TELECOM A.V.E. I 北京
1 弗布克 1+1 管理工具箱系列 行政部 规范化管理工具箱 李艳 编著 北 京
目录 第一章行政部组织结构与责权 行政部组织结构图 二、行政部职责 三、行政部权力 四、行政总监岗位职责 五、行政经理岗位职责 第二章前台接待管理 、接待主管岗位职责 、接待专员岗位职责 三、客人来访登记表 1.公司前台来访客人登记表 2.前台接待来访记录表 3.物业公司前台来客登记表 四、前台接待日志表 五、函件收发登记表 信函与快件签收登记表 2.信函与快件寄送登记表 六、前台接待管理流程 1.预约客人来访接待工作流程 2.来电转接流程 七、收发文件管理流程 1.信函收发工作流程 2.接收信函、快件工作流程 3.寄送信函、快件工作流程 4.传真发文工作流程 5.传真收文工作流程 6.收文背签流程
2 目 录 第一章 行政部组织结构与责权 一、行政部组织结构图 二、行政部职责 三、行政部权力 四、行政总监岗位职责 五、行政经理岗位职责 第二章 前台接待管理 一、接待主管岗位职责 二、接待专员岗位职责 三、客人来访登记表 1．公司前台来访客人登记表 2．前台接待来访记录表 3．物业公司前台来客登记表 四、前台接待日志表 五、函件收发登记表 1．信函与快件签收登记表 2．信函与快件寄送登记表 六、前台接待管理流程 1．预约客人来访接待工作流程 2．来电转接流程 七、收发文件管理流程 1．信函收发工作流程 2．接收信函、快件工作流程 3．寄送信函、快件工作流程 4．传真发文工作流程 5．传真收文工作流程 6．收文背签流程
八、前台接待流程 九、来电处理流程 第三章办公事务管理 办公事务主管岗位职责 二、办公事务专员岗位职责 三、行政办公秘书岗位职责 四、办公用品订购审批单 五、办公用品台账 六、报废物品清单 七、办公用品领用表 八、办公设备登记表 九、办公文书会签单 1.文件会签单 2.行文单 3.目录表 十、印章使用登记表 1.印章使用审批表 2.印章使用登记表 十一、文书档案借阅审批表 十二、办公用品管理流程 1.办公用品购买流程 2.办公用品领用流程 十三、办公设备购买流程 1.办公设备购买审批流程 2.办公设备询价流程 3.办公设备比价流程 办公设备采购流程 十四、文书档案管理流程 发文管理流程
3 八、前台接待流程 九、来电处理流程 第三章 办公事务管理 一、办公事务主管岗位职责 二、办公事务专员岗位职责 三、行政办公秘书岗位职责 四、办公用品订购审批单 五、办公用品台账 六、报废物品清单 七、办公用品领用表 八、办公设备登记表 九、办公文书会签单 1．文件会签单 2．行文单 3．目录表 十、印章使用登记表 １．印章使用审批表 ２．印章使用登记表 十一、文书档案借阅审批表 十二、办公用品管理流程 1．办公用品购买流程 ２．办公用品领用流程 十三、办公设备购买流程 １．办公设备购买审批流程 ２．办公设备询价流程 ３．办公设备比价流程 ４．办公设备采购流程 十四、文书档案管理流程 １．发文管理流程
2.收文管理流程 3.档案归档流程 4.档案借阅归还流程 5.档案销毁流程 十五、往来信件管理流程 十六、公司印章管理流程 1.制刻申请流程 使 十七、公司证照管理流程 第四章行政人事管理 行政主管岗位职责 行政人事管理专员职责 费用报销标准 四、员工考勤登记表 五、年度考勤汇总表 六、员工请假申请单 七、员工加班申请表 八、员工出差申请表 九、差旅费报销清单 十、公司会议记录表 1.公司会议记录表一 2.公司会议记录表二 十一、提案管理记录表 十二、员工提案评定表 十三、员工奖惩记录表 十四、员工违纪处理表 十五、会议管理流程 十六、出差管理流程 十七、提案管理流程
4 2．收文管理流程 3．档案归档流程 4．档案借阅归还流程 5．档案销毁流程 十五、往来信件管理流程 十六、公司印章管理流程 1．制刻申请流程 2．使用流程 十七、公司证照管理流程 第四章 行政人事管理 一、行政主管岗位职责 二、行政人事管理专员职责 三、费用报销标准 四、员工考勤登记表 五、年度考勤汇总表 六、员工请假申请单 七、员工加班申请表 八、员工出差申请表 九、差旅费报销清单 十、公司会议记录表 1．公司会议记录表一 2．公司会议记录表二 十一、提案管理记录表 十二、员工提案评定表 十三、员工奖惩记录表 十四、员工违纪处理表 十五、会议管理流程 十六、出差管理流程 十七、提案管理流程
十八、会议工作评估表 第五章安全保密管理 、安全主管岗位职责 、安全专员岗位职责 三、电梯设备巡视记录表 四、电梯维修保养记录 1.电梯月维修保养记录 2.电梯季维修保养记录 3.电梯年维修保养记录 五、值班登记日志表 六、保安执勤日志表 七、外出员工登记表 八、来宾出入登记表 九、安全状况检查表 十、防火设施检查表 十一、安全事故报告书 十二、突发事故报告表 十三、事故统计汇总表 十四、人员出入管理流程 十五、消防安全管理流程 十六、安全检查管理流程 十七、突发事件处理流程 第六章车辆管理 车辆主管岗位职责 司机岗位职责 车辆登记表 四、车辆检查表 1.车辆检查日志 2.车辆检点表
5 十八、会议工作评估表 第五章 安全保密管理 一、安全主管岗位职责 二、安全专员岗位职责 三、电梯设备巡视记录表 四、电梯维修保养记录 1．电梯月维修保养记录 2．电梯季维修保养记录 3．电梯年维修保养记录 五、值班登记日志表 六、保安执勤日志表 七、外出员工登记表 八、来宾出入登记表 九、安全状况检查表 十、防火设施检查表 十一、安全事故报告书 十二、突发事故报告表 十三、事故统计汇总表 十四、人员出入管理流程 十五、消防安全管理流程 十六、安全检查管理流程 十七、突发事件处理流程 第六章 车辆管理 一、车辆主管岗位职责 二、司机岗位职责 三、车辆登记表 四、车辆检查表 1．车辆检查日志 2．车辆检点表
五、车辆请修表 六、保养记录表 七、车辆加油表 1.车辆加油申请表 2.车辆加油记录表 八、用车申请表 1.用车申请表 2.车辆使用申请表 九、派车记录单 十、车辆事故单 1.车辆事故现场记录单 2.车辆事故报告单 十一、用车记录表 1.司机用车记录表 2.车辆使用日志表 3.车辆使用状况月报表 十二、车辆费用表 1.车辆费用报销单 2.车辆费用月度统计表 十三、事故处理流程 十四、车辆管理流程 1.车辆使用流程 2.车辆加油管理流程 3.车辆安全管理流程 十五、肇事处理流程图 十六、车辆费用额度控制程序图 第七章总务后勤管理 总务后勤主管岗位职责 总务后勤专员岗位职责
6 五、车辆请修表 六、保养记录表 七、车辆加油表 1．车辆加油申请表 2．车辆加油记录表 八、用车申请表 1．用车申请表 2．车辆使用申请表 九、派车记录单 十、车辆事故单 1．车辆事故现场记录单 2．车辆事故报告单 十一、用车记录表 1．司机用车记录表 2．车辆使用日志表 3．车辆使用状况月报表 十二、车辆费用表 1．车辆费用报销单 2．车辆费用月度统计表 十三、事故处理流程 十四、车辆管理流程 1．车辆使用流程 2．车辆加油管理流程 3．车辆安全管理流程 十五、肇事处理流程图 十六、车辆费用额度控制程序图 第七章 总务后勤管理 一、总务后勤主管岗位职责 二、总务后勤专员岗位职责
三、宿舍管理专员岗位职责 四、食堂管理专员岗位职责 五、保洁人员岗位职责 六、绿化人员岗位职责 七、食堂卫生检查表 八、住宿人员管理表 1.住宿申请表 2.住宿人员资料卡 3.宿舍分配申请表 4.住宿登记表 宿舍检查登记表 6.宿舍物品借用卡 九、清洁卫生管理表 1.卫生区域划计划表 2.清洁工作安排表 3.卫生状况检查表 4.清洁卫生评分表 十、员工宿舍管理流程 1.宿舍管理方案制定流程 2.员工入住宿舍管理流程 十一、员工食堂管理流程 十二、清洁卫生管理流程 十三、企业绿化管理流程 第八章公关事务管理 公关事务主管岗位职责 公关事务专员岗位职责 三、商务接待安排表 四、公务接待审批表 五、公关活动策划表
7 三、宿舍管理专员岗位职责 四、食堂管理专员岗位职责 五、保洁人员岗位职责 六、绿化人员岗位职责 七、食堂卫生检查表 八、住宿人员管理表 1．住宿申请表 2．住宿人员资料卡 3．宿舍分配申请表 4．住宿登记表 5．宿舍检查登记表 6．宿舍物品借用卡 九、清洁卫生管理表 1．卫生区域划计划表 2．清洁工作安排表 3．卫生状况检查表 4．清洁卫生评分表 十、员工宿舍管理流程 1．宿舍管理方案制定流程 2．员工入住宿舍管理流程 十一、员工食堂管理流程 十二、清洁卫生管理流程 十三、企业绿化管理流程 第八章 公关事务管理 一、公关事务主管岗位职责 二、公关事务专员岗位职责 三、商务接待安排表 四、公务接待审批表 五、公关活动策划表
六、危机预警处理表 七、危机记录分析表 八、重要接待流程 九、危机处理流程 十、媒体宣传流程 十一、接待规格表 十二、例外事项工作安排表 2美华论坛 www.mhiynet 职业经理MBA整套实战教程 千本好书免费下载网址www.mh.net
8 六、危机预警处理表 七、危机记录分析表 八、重要接待流程 九、危机处理流程 十、媒体宣传流程 十一、接待规格表 十二、例外事项工作安排表 职业经理 MBA 整套实战教程 千本好书免费下载网址 www.mhjy.net
第一章行政部组织结构与责权
9 第一章 行政部组织结构与责权
行政部组织结构图 行政总监 行政经理 安全人事 办 后勤 前台公关车辆 保密行政 事务 总务 接待事务 主管主管 主管 管 主管 主管 主管 行办秘|后|宿 食保 安全专员 政|公 勤|管 堂洁化 待 专 专 专专管专 公关专员 理专员 员员|员
10 一、行政部组织结构图 行政总监 行政经理 安 全 保 密 主管 人 事 行 政 主管 办 公 事 务 主管 安 全 专 员 办 公 专 员 秘 书 后 勤 总 务 主管 行 政 专 员 后 勤 专 员 宿 管 专 员 食 堂 管 理 专 员 保 洁 人 员 绿 化 人 员 接 待 专 员 公 关 专 员 司 机 前 台 接 待 主管 公 关 事 务 主管 车辆 主管