《秘书实务》精品课程 湖南商务职业技术学院
湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院 《秘书实务》精品课程
模块三 秘书功办会模块 项目三 会议落实工作 任务二 会议经费结算
模块三 秘书办会模块 项目三 会议落实工作 任务二 会议经费结算
会议落实工作 ·1、任务分析 。2、相关知识分析 ·3、任务导入 ·4、任务实施 ·5、案例分析
会议落实工作 • 1、任务分析 • 2、相关知识分析 • 3、任务导入 • 4、任务实施 • 5、案例分析
任务导入 由秘书天地公司决定于2008年底公司召开年度全 国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工 作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领 导、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全 国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员 和科技人员等。会议高山协助总经理组织筹划。 总经理让高山写出会议具体的议程安排
任务导入 • 由秘书天地公司决定于2008年底公司召开年度全 国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工 作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领 导、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全 国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员 和科技人员等。会议高山协助总经理组织筹划 。 总经理让高山写出会议具体的议程安排
任务分析 会议议程应根据到会主要领导的情况，确定会议 主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围 绕会议主题，确定讨论题目和方式；根据会议目 的，安排主要领导做会议总结
任务分析 • 会议议程应根据到会主要领导的情况，确定会议 主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围 绕会议主题，确定讨论题目和方式；根据会议目 的，安排主要领导做会议总结
相关知识分析 会议成本的含义及测算公式 会议成本的概念 会议成本是指与会人员及服务人员花费在会议期间的时间量价值 相当于工作量价值及其经费开支的总和，即时间成达、效率损失成本 和直接会议成 会议作为工作 他行为方式一样有它的成本。 会议花责，这些花费包 期间的住宿、交通等费用、会 场的租金 相 这些花贵都比较直观、清晰 也此较容易预估和统过 另外一个是时间成本。它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅 行时间以及会议工作人员（包括会议秘书）的时间和与会者的人数等 几个相关因素组成。有时，这种时间成本可能由于各种比如与会人 员的准备时间太长且零碎等因素，造成难以统计和计算，我们可以 把官转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资 构成
相关知识分析 • 会议成本的含义及测算公式 • 会议成本的概念 • 会议成本是指与会人员及服务人员花费在会议期间的时间量价值、 相当于工作量价值及其经费开支的总和,即时间成本、效率损失成本 和直接会议成本。 • 会议成本的类型 • 会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样有它的成本。 • 一个是直接会议成本。这种成本也可以称为会议花费，这些花费包 括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会 场的租金、相关文件资料的费用等等。这些花费都比较直观、清晰 ，也比较容易预估和统计。 • 另外一个是时间成本。它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅 行时间以及会议工作人员(包括会议秘书)的时间和与会者的人数等 几个相关因素组成。有时，这种时间成本可能由于各种比如与会人 员的准备时间太长且零碎等因素，造成难以统计和计算，我们可以 把它转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资 构成
相关知识分析 还有一个是损失成本。这个成本是由于与会者参加会议 离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后 等产生的损失。这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉 但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。比如公司的周 例会 的人有这样的经历，开会时 心不 客户的电话或许马上就要打 进来了，前合或者秘 处理得好，会跑单。 3、会议成本计算方法 会议成本=2AB*1 其中A为每小时与会者平均工资的3倍；B为参加会议 的人数；T是召开会议的时间。A为与会者平均工资的3倍是 由于劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会要使经常性的 工作中断而造成损失，这些还只直核成本。 将会 议无效或错误决策造成的损失间妾成刻入 就将高昂得多。由此看出，召开令要付 价的园
相关知识分析 • 还有一个是损失成本。这个成本是由于与会者参加会议， 离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后 等产生的损失。这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉 ，但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。比如公司的周 例会，可能有不少参加周例会的人有这样的经历，开会时 心不在焉，因为还在想着某个客户的电话或许马上就要打 进来了，前台或者秘书不一定处理得好，会跑单。 • 3、会议成本计算方法 • 会议成本=2A*B*T • 其中A为每小时与会者平均工资的3倍；B为参加会议 的人数；T是召开会议的时间。A为与会者平均工资的3倍是 由于劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会要使经常性的 工作中断而造成损失，这些还只是直接成本。如果再将会 议无效或错误决策造成的损失间接成本都计入其中，成本 就将高昂得多。由此看出，召开会议是要付出代价的
相关知识分析 序 名称 内容 号e 1. 文件资料费 包括文件资料、文件袋、证件票卡的印刷、制作等 支 20 邮电通讯费用。 如发会议通知，就会议事项发电报、传真、电传或 电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议， 使用有关会议设备系统的费用也应计算在内· 33 会议设备和用品 如各种会议设备的购置和租用费用 费 40 会议场所租用费： 如会议室、大会会场的租金，会场布置等所需要的 用 50 会议办公费 如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需
相关知识分析
相关知识分析 还有一个是损失成本。这个成本是由于与会者参加会议，离开原来 工作岗位造成的生产、管理、 场反应的滞后等产生的损失。这 个 成本比较隐黻，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在 的摆在眼前。比如公司的周例会，可能有不少参加周例会的人有 这样的经 历，开会时心不在焉，因为还在想着某个客户的角话或强 一定处理得好，会跑单 会以 参加会议的人数；T 是召开会 由于劳动产值远比 工资高，乘以2是因为 便经常性的工 作中断而造成损失，这些 还只是直接成本。如果再将会议无效或错误决策造成的损失间接成 本都计入其中，成本就将高昂得多。由此看出，召开会议是要付出 代价的。 会议经费预算的内容 会议经费的管理 作为会议的主办方，应该合理控制会 以火尘， 对会议经货作安善的 管理。在管理经费的 过程中，主办方应注意： 对会议类别进行严格界定。会议要遵循无审秘后开的会议审
相关知识分析 • 还有一个是损失成本。这个成本是由于与会者参加会议，离开原来 的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失。这 个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在 在的摆在眼前。比如公司的周例会，可能有不少参加周例会的人有 这样的经历，开会时心不在焉，因为还在想着某个客户的电话或许 马上就要打进来了，前台或者秘书不一定处理得好，会跑单。 • 3、会议成本计算方法 • 会议成本=2A*B*T • 其中A为每小时与会者平均工资的3倍；B为参加会议的人数；T 是召开会议的时间。A为与会者平均工资的3倍是由于劳动产值远比 工资高，乘以2是因为开会要使经常性的工作中断而造成损失，这些 还只是直接成本。如果再将会议无效或错误决策造成的损失间接成 本都计入其中，成本就将高昂得多。由此看出，召开会议是要付出 代价的。 • 会议经费预算的内容 • 会议经费的管理 • 作为会议的主办方，应该合理控制会议成本，对会议经费作妥善的 管理。在管理经费的 • 过程中，主办方应注意： • 对会议类别进行严格界定。会议要遵循先审批，后开会的会议审批
相关知识分析 会议的会期和规模从严控制。会议要以“高效、 务实”为原则，尽量减低会议成本 细化会议费开支范围和标准。会议主动单位尽 量减少或不阳会议代表游览与会议无关的参观 明确会议经责来源。任何单位和个人有权拒绝 参加要求与会人员食宿费用自理的各种会议
相关知识分析 • 会议的会期和规模从严控制。会议要以“高效、 务实”为原则，尽量减低会议成本。 • 细化会议费开支范围和标准。会议主办单位尽 量减少或不组织会议代表游览与会议无关的参观 。 • 明确会议经费来源。任何单位和个人有权拒绝 参加要求与会人员食宿费用自理的各种会议