《秘书实务》精品课程 湖南商务职业技术学院
湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院 《秘书实务》精品课程
模块三 秘书办会模块 任务二安排会议值班工作 ·[知识目标] ·1掌握会议期间值班工作和值班日志的主要内容 ·2掌握会议值班安排表、值班电话记录、交接班 记录的格式和内容 ·[能力目标] ·1能够编制值班安排表 ·2能够按要求填写值班日志 ·3能够正确处理值班期间的电话接待和来访接待
模块三 秘书办会模块 任务二 安排会议值班工作 • [知识目标] • 1 掌握会议期间值班工作和值班日志的主要内容 • 2 掌握会议值班安排表、值班电话记录、交接班 记录的格式和内容 • [能力目标] • 1 能够编制值班安排表 • 2 能够按要求填写值班日志 • 3 能够正确处理值班期间的电话接待和来访接待
·[教学重点] ·1如何编制值班安排表和按要求填写值班日志 。 2如何正确处理值班期间的电话接待和来访接待 。 [教学方法]项目驱动案例教学 ·[教学过程] ·1任务导入 ·2任务分析 ·3相关知识 ·4任务实施 ·5实战演习
• [教学重点] • 1 如何编制值班安排表和按要求填写值班日志 • 2 如何正确处理值班期间的电话接待和来访接待 • [教学方法]项目驱动 案例教学 • [教学过程] • 1 任务导入 • 2 任务分析 • 3 相关知识 • 4 任务实施 • 5 实战演习
任务导入 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司 资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员 云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理 商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10% 以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司加 大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个模块上研 制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年底 公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划 2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领 导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分 公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管 理人员和科技人员等
一 任务导入 • 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司 资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员 云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理 商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10% 以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司加 大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个模块上研 制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年底 公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划 2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领 导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分 公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管 理人员和科技人员等
会议时间：2008年12月23、24日，两天 ·2008年12月23日上午9：00一11：00表彰先进个人和先 进集体 下午14：30一17：002009年工作部署 ·12月24日上午9：00一11：00会议分组讨论 下午14：30一16：00参观新型、新款家 电产品的生产线 ·地点：北京 ·与会人数：1500人左右 ·受表彰人数：40人左右 会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请安排好会议 期间相关的值班工作
• 会议时间：2008年12月23、24日，两天 • 2008年12月23日上午9：00—11：00 表彰先进个人和先 进集体 • 下午14：30—17：00 2009年工作部署 • 12月24日上午9：00—11：00 会议分组讨论 • 下午14：30—16：00 参观新型、新款家 电产品的生产线 • 地点：北京 • 与会人数：1500人左右 • 受表彰人数：40人左右 • 会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请安排好会议 期间相关的值班工作
二任务分析 要做好相关的会议期间的值班工作，首先要弄清 值班工作的主要内容和值班日志的主要内容，其 次要会编制值班安排表，掌握会议期间值班电话 记录、交接班记录的格式和内容以及值班工作的 注意事项；最后，作为职业秘书，会议期间的值 班工作要做到有条不紊，任何环节的纰漏都会影 响到会议的质量。’
二 任务分析 • 要做好相关的会议期间的值班工作，首先要弄清 值班工作的主要内容和值班日志的主要内容，其 次要会编制值班安排表，掌握会议期间值班电话 记录、交接班记录的格式和内容以及值班工作的 注意事项；最后，作为职业秘书，会议期间的值 班工作要做到有条不紊，任何环节的纰漏都会影 响到会议的质量。’
三，相关知识 ● 会议期间的值班工作是会议中期重要的工作，会 议值班人员的工作态度和工作能力，对会议的效 果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书 人员必须重视会议的值班工作，尤其是一些重大 的会议，更是要注重会议的值班工作。 ·会议期间值班工作的主要内容 会议值班，指从与会人员报到当日开始到代 表全部离会期间，实行24小时值班，及时联系并 解决各种可能出现的问题
三、相关知识 • 会议期间的值班工作是会议中期重要的工作，会 议值班人员的工作态度和工作能力，对会议的效 果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书 人员必须重视会议的值班工作，尤其是一些重大 的会议，更是要注重会议的值班工作。 • 会议期间值班工作的主要内容 • 会议值班，指从与会人员报到当日开始到代 表全部离会期间，实行24小时值班，及时联系并 解决各种可能出现的问题
(一)值班工作的主要内容见下表 值班的主要 值班人员 联系方式 处理时间 处理结果 备注 内容 电话、通知 和传真的转 达 来访接待 重要紧急事 项的报告 突发性事务 的处理 信息传递工 作 领导临时交 办的事项 安全工作
(一)值班工作的主要内容见下表 值班的主要 内容 值班人员 联系方式 处理时间 处理结果 备注 电话、通知 和传真的转 达 来访接待 重要紧急事 项的报告 突发性事务 的处理 信息传递工 作 领导临时交 办的事项 安全工作
(二)秘书值班工作的要求 ·1、要坚守岗位，不得擅自离岗 2、要善于随机应变，不要手忙脚乱 ·3、要言行谨慎，不得有损形象 4、要请示汇报，不可越俎代庖 ·5、要规范高效，不得推托扯皮 ·总之，会议值班室应实行昼夜值班，应在会议秘书处 的领导下，负责好会议期间信息的承上启下，各部门、各 环节的左右联系、互相沟通和平衡协调的工作
(二)秘书值班工作的要求 • 1、要坚守岗位，不得擅自离岗 2、要善于随机应变，不要手忙脚乱 • 3、要言行谨慎，不得有损形象 4、要请示汇报，不可越俎代庖 • 5、要规范高效，不得推托扯皮 • 总之，会议值班室应实行昼夜值班，应在会议秘书处 的领导下，负责好会议期间信息的承上启下，各部门、各 环节的左右联系、互相沟通和平衡协调的工作
● 编制会议值班安排表 会议值班表是根据会议工作的需要，在不同的时 间里需要不同的人进行同样的工作，这就要编排 一个班次表，标明由谁在什么时间或日期上班或 休息等。（见表3一1）
• 编制会议值班安排表 • 会议值班表是根据会议工作的需要，在不同的时 间里需要不同的人进行同样的工作，这就要编排 一个班次表，标明由谁在什么时间或日期上班或 休息等。（见表3—1）