模块二秘书办事模块
模块二 秘书办事模块
任务二 编制工作日志 ·[知识目标] ·1、时间管理的内容、工具和技巧； ·2、工作日志的内容与编写要求； ·3、管理上司工作日志的方法及注意事项 ·[能力目标] 能够编制和管理工作日志 ·[教学方法]案例讨论、现场模拟 ·[教学课时]2课时
任务二 编制工作日志 • [知识目标] • 1、时间管理的内容、工具和技巧； • 2、工作日志的内容与编写要求； • 3、管理上司工作日志的方法及注意事项 • [能力目标] • 能够编制和管理工作日志 • [教学方法]案例讨论、现场模拟 • [教学课时]2课时
任务导入 2008年8月8日，是一个让所有国人都幸福期待的日子。天 地公司的高山更是兴奋不已，在大学时，他就是个体育积 极分子。用过早餐，上班的路上，一想到晚上就可以看让 人期待已久的29届奥运会开幕式，高山不禁哼起了《北京 欢迎你》。可来到办公室不到半个小时，办公室主任就交 代给他不少的工作任务：打印好奥运会期间加强安全保卫 工作的值班表，并分发到每个值班人员手上；帮张总订8月 14日去北京的飞机票；通知有关部门经理下午3点开会，文 件人手一份；还有要接待10点左右到总公司的滨江分公司 刘经理。高山一听，天啊，今天又来了，我怎么天天都有 做不完的事啊，晚上不会要加班吧，唉，我的开幕式啊
任务导入 2008年8月8日，是一个让所有国人都幸福期待的日子。天 地公司的高山更是兴奋不已，在大学时，他就是个体育积 极分子。用过早餐，上班的路上，一想到晚上就可以看让 人期待已久的29届奥运会开幕式，高山不禁哼起了《北京 欢迎你》。可来到办公室不到半个小时，办公室主任就交 代给他不少的工作任务：打印好奥运会期间加强安全保卫 工作的值班表，并分发到每个值班人员手上；帮张总订8月 14日去北京的飞机票；通知有关部门经理下午3点开会，文 件人手一份；还有要接待10点左右到总公司的滨江分公司 刘经理。高山一听，天啊，今天又来了，我怎么天天都有 做不完的事啊，晚上不会要加班吧，唉，我的开幕式啊
任务分析 ·在讲究高效的当今社会，我们必须在愈来愈短的 时间内，完成愈来愈多的事情。但你可能感觉到 “我从早忙到晚，但是没有一件事情是完成的。 我这么拚命，结果却是白忙一场，没有什么成果 ，感觉自己一直被工作追着跑。”你到底在忙什 么呢？你的忙乱也许并不是因为工作太多，而是 因为你对你的时间没有作出很好的安排，没有管 理好自己的时间
任务分析 • 在讲究高效的当今社会，我们必须在愈来愈短的 时间内，完成愈来愈多的事情。但你可能感觉到 “我从早忙到晚，但是没有一件事情是完成的。 我这么拚命，结果却是白忙一场，没有什么成果 ，感觉自己一直被工作追着跑。”你到底在忙什 么呢？你的忙乱也许并不是因为工作太多，而是 因为你对你的时间没有作出很好的安排，没有管 理好自己的时间
(一)日程安排的内容 1.各种 接待、 4.到车间进 5.组织的各 约会 行实际检查 类重大活动 或指导 的安排 2.商务 3.参加各 6.领导私 旅行 类会议 活动 人活动的 安排
（一）日程安排的内容 1. 各种 接待、 约会 2. 商务 旅行 活动 4. 到车间进 行实际检查 或指导 6. 领导私 人活动的 安排 5. 组织的各 类重大活动 的安排 3. 参加各 类会议
(一)日程安排的要求 1.统筹兼顾 2.安排规范 抗 3.效率原则 4.突出重点
（一）日程安排的要求 1.统筹兼顾 2.安排规范 3.效率原则 4.突出重点
日程安排形式及注意事项 ·1.日程表编写以记叙、说明为主要表达方式 ·2.使人一目了然 年计划表 ·3.月计划、周计划、日计划不要安排得太满 ,要留有余地。 月计划表 ·4日程安排都应按领导的意思、审核去办、通 过打印，同时要有备份。 周计划表 5.活动与活动之间要有一定的空隙时间，以 避免一些时间冲突。 日程表 6.对已经处理完的工作，一般应注明结果， 对没处理的也一样，这样避免漏掉一些重要 内容，也帮助领导随时掌握信息 注意事项
月计划表 年计划表 日程安排形式及注意事项 周计划表 日程表 注意事项 • 1.日程表编写以记叙、说明为主要表达方式 • 2.使人一目了然 • 3.月计划、周计划、日计划不要安排得太满 ，要留有余地。 • 4日程安排都应按领导的意思、审核去办、通 过打印，同时要有备份。 • 5.活动与活动之间要有一定的空隙时间，以 避免一些时间冲突。 • 6.对已经处理完的工作，一般应注明结果， 对没处理的也一样，这样避免漏掉一些重要 内容，也帮助领导随时掌握信息
(四)日志的系统 般分为两种类型：即纵横两种方式 所谓纵，是以时间为线索，上班开始到下班为止， 整个过程中什么时间应做什么事，按照顺序排列 ，属于领导必做的作为主线，安排的时间应在领 导精力很好时。 所谓横，是指事务。每一项事务都应该设定处理所 需要的时间，将一些重要的事务工作马上安排让 领导完成
（四）日志的系统 一般分为两种类型：即纵横两种方式 所谓纵，是以时间为线索，上班开始到下班为止， 整个过程中什么时间应做什么事，按照顺序排列 ，属于领导必做的作为主线，安排的时间应在领 导精力很好时。 所谓横，是指事务。每一项事务都应该设定处理所 需要的时间，将一些重要的事务工作马上安排让 领导完成
日志上记录事情的时候应该注意的问题 1.写字永远要用钢笔一尚未联系妥当的约会可以先用铅 笔记载，待约定之后再用钢笔描一遍； 2.记载时间、联系人姓名、地点以及其它有关内容，要 尽可能简单而全面； 。 3.记载社交活动，要注意招待会或酒会的时间一以及穿 着方面的任何应特别注意的情况； 4.一天的活动安排，应按时间先后记载； 5.每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工 作，如：为会议和约会准备好文件和档案材料； 。 6.每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有项目是 否都已处理，所有约会是否都已赴约
日志上记录事情的时候应该注意的问题 • 1.写字永远要用钢笔—尚未联系妥当的约会可以先用铅 笔记载，待约定之后再用钢笔描一遍； • 2.记载时间、联系人姓名、地点以及其它有关内容，要 尽可能简单而全面； • 3.记载社交活动，要注意招待会或酒会的时间—以及穿 着方面的任何应特别注意的情况； • 4.一天的活动安排，应按时间先后记载； • 5.每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工 作，如：为会议和约会准备好文件和档案材料； • 6.每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有项目是 否都已处理，所有约会是否都已赴约
另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日 志时，要互相协调配合，请见下例： ·秘书工作日志 ·注意事项： 1.领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的 时间内 2.秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间 或者单独活动的时间内
另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日 志时，要互相协调配合，请见下例： • 秘书工作日志 • 注意事项： • 1.领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的 时间内 • 2.秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间 ，或者单独活动的时间内