《秘书实务》精品课程 湖南商务职业技术学院
湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院 《秘书实务》精品课程
模块三 秘书办会模块 项目二 会中服务工作 任务三会议突发事件处理
模块三 秘书办会模块 项目二 会中服务工作 任务三 会议突发事件处理
任务三 会议突发事件处理 。[知识目标] ·1、了解会议突发事件的种类 ·2、掌握会议突发事件处理方案的内容和具体措施 。[能力目标] ·1、能够拟订会议突发事件的处理方案； ·2、能够正确处理会议中的突发事件
任务三 会议突发事件处理 • [知识目标] • 1、了解会议突发事件的种类 • 2、掌握会议突发事件处理方案的内容和具体措施 • [能力目标] • 1、能够拟订会议突发事件的处理方案； • 2、能够正确处理会议中的突发事件
任务三 会议突发事件处理 。[教学重点] ·1、能够拟订会议突发事件的处理方案； ·2、能够正确处理会议中的突发事件 。[教学方法] ·模块任务案例教学
任务三 会议突发事件处理 • [教学重点] • 1、能够拟订会议突发事件的处理方案； • 2、能够正确处理会议中的突发事件 • [教学方法] • 模块任务 案例教学
任务三 会议突发事件处理 任务导入 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公 圆货全需全餐公晶晋参 员工近2000人，著名科技人员和高层管理人 理商，最近几年， 云局推出了二系列新产品，点领了国内 10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年 ,公司 加大管理和研发力度 在电脑、手机、电视等多个模块上 研制星出新超、薪款专昂，国丙芾场侨额妾%。208年 底公司召实军度全国销售商表彰大会， 以表彰先进 规划 参加表彰天会的有公司邀请的省市的有关领 理父员和科技大员等
任务三 会议突发事件处理 • 一、任务导入 • 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公 司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人 员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代 理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内 10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司 加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个模块上 研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年 底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划 2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领 导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分 公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管 理人员和科技人员等
任务三 会议突发事件处理 会议时间：2008年12月23、24日，两天 。 2008年12月23日上午9：00一11：00表彰先进个人和先 进集体 下午14：30一17：002009年工作部署 ·12月24日上午9：00一11：00会议分组讨论 下午14：30一16：00参观新型、新款家电产 品的生产线 ·地点：北京 ·与会人数：1500人左右 。 受表彰人数：40人左右 会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请做好相关的 会中突发事件的处理工作
任务三 会议突发事件处理 • 会议时间：2008年12月23、24日，两天 • 2008年12月23日上午9：00—11：00 表彰先进个人和先 进集体 • 下午14：30—17：00 2009年工作部署 • 12月24日上午9：00—11：00 会议分组讨论 • 下午14：30—16：00 参观新型、新款家电产 品的生产线 • 地点：北京 • 与会人数：1500人左右 • 受表彰人数：40人左右 • 会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请做好相关的 会中突发事件的处理工作
任务三 会议突发事件处理 二、任务分析 会中突发事件的处理工作是会议中期重要的 工作，会议工作人员办事是否果断，直接影响到 单位的整体形象，对整个会场的秩序和会议的效 果都会产生严重的影响。所以，组织会议的秘书 人员必须重视会中突发事件的处理工作，尤其是 一些重大的会议，更是要注重会中突发事件的处 理工作
任务三 会议突发事件处理 • 二、任务分析 会中突发事件的处理工作是会议中期重要的 工作，会议工作人员办事是否果断，直接影响到 单位的整体形象，对整个会场的秩序和会议的效 果都会产生严重的影响。所以，组织会议的秘书 人员必须重视会中突发事件的处理工作，尤其是 一些重大的会议，更是要注重会中突发事件的处 理工作
任务三 会议突发事件处理 三、相关知识 ·常见的会议突发事件有以下六类： 1、人员问题，会中常见的人员问题是发言人、参加者或关 键代表的缺席或无法按时到会，致使登记参会的代表数量 不足，从而影响会议的规模、财务收支和公共关系等。 2、健康与安全问题，会议中有时会出现意想不到的情况， 如突发性的火灾、地震等各种灾害的发生，安全通道和消 防通道不畅通，或某位与会代表患有严重或高度传染的疾 病，或由于天气等原因导致某位与会代表休克、突发心脏 病、脑溢血等病，或因某种原因导致与会人员出现食物中 毒等
任务三 会议突发事件处理 • 三、相关知识 • 常见的会议突发事件有以下六类： 1、人员问题，会中常见的人员问题是发言人、参加者或关 键代表的缺席或无法按时到会，致使登记参会的代表数量 不足，从而影响会议的规模、财务收支和公共关系等。 2、健康与安全问题，会议中有时会出现意想不到的情况， 如突发性的火灾、地震等各种灾害的发生，安全通道和消 防通道不畅通，或某位与会代表患有严重或高度传染的疾 病，或由于天气等原因导致某位与会代表休克、突发心脏 病、脑溢血等病，或因某种原因导致与会人员出现食物中 毒等
任务三 会议突发事件处理 3、行为问题，会议中偶尔会出现发言人行为不当或某些与 会人员行为不当等。 4、设备问题，会中常见的设备问题是会场的扩音设备、灯 光、投影机或录音录像设备等缺少或出现故障。 5、场地问题，会中常见的场地问题是会场的制冷、取暖设 备或通风系统出现故障，有时会议场所会因某种原因不可 使用，这就需要临时找替代的场所。 6、资料问题，有的会议由于与会人员超出既定人数，或是 由于会议资料印刷质量欠佳可能造成会议资料不足的问题 ,有时由于各种原因，可能致使会议资料无法按时送到会 议地点
任务三 会议突发事件处理 3、行为问题，会议中偶尔会出现发言人行为不当或某些与 会人员行为不当等。 4、设备问题，会中常见的设备问题是会场的扩音设备、灯 光、投影机或录音录像设备等缺少或出现故障。 5、场地问题，会中常见的场地问题是会场的制冷、取暖设 备或通风系统出现故障，有时会议场所会因某种原因不可 使用，这就需要临时找替代的场所。 6、资料问题，有的会议由于与会人员超出既定人数，或是 由于会议资料印刷质量欠佳可能造成会议资料不足的问题 ，有时由于各种原因，可能致使会议资料无法按时送到会 议地点
任务三 会议突发事件处理 处理会中突发事件的方法 。1、处理人员问题，如果会中某位发言人不能按时到会，可 以考虑替代者，如果会中某位发言人实在无法替代，可以 临时修改会议议程。会议主持人可以临时额外给每位发言 人10分钟自由提问时间，以弥补发言人的缺席。 ·2、处理健康与安全问题，要加强会前的检查，必要时要组 织应对突发性的火灾、地震等各种灾害的演习，要派专门 人员负责把守安全通道，有条件的单位应充分利用会场的 监控摄像系统，以便随时掌握会场的方方面面和各种突发 情况。此外，各种大中型会议事先应安排好医术一流的医 护人员在会场应急，同时还要加强会议的值班工作：
任务三 会议突发事件处理 处理会中突发事件的方法 • 1、处理人员问题，如果会中某位发言人不能按时到会，可 以考虑替代者，如果会中某位发言人实在无法替代，可以 临时修改会议议程。会议主持人可以临时额外给每位发言 人10分钟自由提问时间，以弥补发言人的缺席。 • 2、处理健康与安全问题，要加强会前的检查，必要时要组 织应对突发性的火灾、地震等各种灾害的演习，要派专门 人员负责把守安全通道，有条件的单位应充分利用会场的 监控摄像系统，以便随时掌握会场的方方面面和各种突发 情况。此外，各种大中型会议事先应安排好医术一流的医 护人员在会场应急,同时还要加强会议的值班工作