天津开放大学文本绪论_会议管理第一章

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第一章绪论学习目标学完本章后。你应该能够： 1。掌握会议的概念、特点、种类、构成要素： 2.理解会议业现状和发展趋势： 3。了解会议业的起源与作用基本概念会议：会议特征：会议种类：会议形式：会议功能：会议业：会议市场：会议产品第一节会议的内涵及特点会议作为一种交往和沟通方式，在人类社会野蜜时代的氏族社会就已出现，可谓源远流长。恩格斯在《家庭、私有制和因家的起源》一书中指出。早在荷马时代，古希酷人和古代德意志人就建立了氏族首长议事会和人民大会制度。当时的氏族在举行人民大会时，男男女女都站在周围，有秩序地参加讨论，这种会议形式被称为“国立”，《尚书盘庚》中也有证明我国在商代己出现类似人民大会和氏族首长议事会制度的记载。时至今日，时钟走过的每一秒，世界各地都有成千上万个会议在召开，这些会议的规模或大或小，会议的时间或长或短，有本国的，有国际的，有正式的，有非正式的。人们在会议上交流着各种信息，商讨和决定着政治、经济、军事、外交、科技、教育、文化、体有等各方面的问愿。尽管聚会的性质各不相同，参加者的身份和目的也不尽一致，但至少有一点是共同的：这种聚会商议方式为人们架起了交往和沟通的平台，为解决与会者面临的共同问题创造了条件。我们称这种方式为“会议”。随着社会的不断进步和发展促进了社会交往领域和交往需求的不断扩大， “会议”一词使用的频率越来越高。由于缺乏科学的定义，“会议”的概念也经常被适用。将展览会、演唱会，体育运动会等活动方式纳入会议范畴的情况，无论是理论界还是在会议管理的实践中都相当普遍。这模糊了会议的界限，不仅不利于对会议活动开展理论研究，而且也不利于对会议活动进行科学的管理。一、会议的内涵给会议活动下一个完整的定义，并不是一件容易的事情，现代会议活动种类

第一章绪论学习目标学完本章后。你应该能够： 1．掌握会议的概念、特点、种类、构成要素； 2．理解会议业现状和发展趋势； 3．了解会议业的起源与作用基本概念会议；会议特征；会议种类；会议形式；会议功能；会议业；会议市场；会议产品第一节会议的内涵及特点会议作为一种交往和沟通方式，在人类社会野蛮时代的氏族社会就已出现，可谓源远流长。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一书中指出，早在荷马时代，古希腊人和古代德意志人就建立了氏族首长议事会和人民大会制度。当时的氏族在举行人民大会时，男男女女都站在周围，有秩序地参加讨论，这种会议形式被称为“围立”。《尚书盘庚》中也有证明我国在商代已出现类似人民大会和氏族首长议事会制度的记载。时至今日，时钟走过的每一秒，世界各地都有成千上万个会议在召开，这些会议的规模或大或小，会议的时间或长或短，有本国的，有国际的，有正式的，有非正式的。人们在会议上交流着各种信息，商讨和决定着政治、经济、军事、外交、科技、教育、文化、体育等各方面的问题。尽管聚会的性质各不相同，参加者的身份和目的也不尽一致，但至少有一点是共同的: 这种聚会商议方式为人们架起了交往和沟通的平台，为解决与会者面临的共同问题创造了条件。我们称这种方式为“会议”。随着社会的不断进步和发展促进了社会交往领域和交往需求的不断扩大， “会议”一词使用的频率越来越高。由于缺乏科学的定义，“会议”的概念也经常被滥用。将展览会、演唱会、体育运动会等活动方式纳入会议范畴的情况，无论是理论界还是在会议管理的实践中都相当普遍。这模糊了会议的界限，不仅不利于对会议活动开展理论研究，而且也不利于对会议活动进行科学的管理。一、会议的内涵给会议活动下一个完整的定义，并不是一件容易的事情。现代会议活动种类

繁多，功能不断拓展，方式日新月异，与人类社会的其他交往方式相互胜合，以致较难界定它的概念。且不同的国案、不同的机构和不同的人群对会议有不同的定义。通常认为，会议是指企事业单位、社会团体等有组织、有目的地召集人员为研究问题、交流思想、沟通信息、表达现点，贯彻指示、分析对策、部署工作、联络感情，在特定的时间和地点，遵循一定的会议规则，围绕共同的内容进行的多向沟通活动会议是一种群体性的社会交往活动，上述概念对传统会议参与人数没有具体的要求，这样的定义是不全面的。关于会议参与人数，早在上个世纪初孙中山先生在他的《民权初步》一书中提出的“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者，则谓之会议”。故将会议定义为在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的十人以上的群体活动：二、会议的特征这个概念内含比较丰富，有这么七个方面的内容： 1、,有明确的口的。如研究问题、交流信息、获取知识，贯刚上级指示和统一思粗等会议是一种有目的的活动，但会议的目的不可能自发实现。即便是正确、合理的目的，也必颈依靠有效的组织和管理而实现。从这个意义上说，会议是一种特定的组织形态。会议活动的组织形态表现在有明确的会议组织者、有会议的领异和管理服务体系，有会议规则和会务工作程序等若干方面。会议活动只有具备一定的组织形态，才能确保会议的各项组织管理工作科学、有效，才能将报告，演讲、辩论、审议、讨论、谈判、表决等会议活动纳人正常有序的轨道，才能使会议成员开展有效的沟通和交流，才能最终达成共识，形成决议，实现会议的目的 2、有明确的主题和各种议题，即有议论的中心，而不是随意浸谈无论是远古氏族部落，还是当今国际社会，任何会议的举行。无一不是为了满足人们交往和沟通的客观需要，解决人类活动面临的共同矛盾和问题。因此，会议自它产生的第一天起，就具有鲜明而又强烈的目的性。从古至今，任何会议活动都必须事先制定非常明确的目的。解决为什么开会的问题，没有目的的会议事实上是不可能存在的。会议的目的不是抽象的，它通过会议的议题及其相关的议程和会议结果来统领会议的全过程，既体现组织者的愿望，也反映全体会议成员的共同期酚，因而

繁多，功能不断拓展，方式日新月异，与人类社会的其他交往方式相互融合。以致较难界定它的概念。且不同的国家、不同的机构和不同的人群对会议有不同的定义。通常认为，会议是指企事业单位、社会团体等有组织、有目的地召集人员为研究问题、交流思想、沟通信息、表达观点、贯彻指示、分析对策、部署工作、联络感情，在特定的时间和地点，遵循一定的会议规则，围绕共同的内容进行的多向沟通活动。会议是一种群体性的社会交往活动，上述概念对传统会议参与人数没有具体的要求，这样的定义是不全面的。关于会议参与人数，早在上个世纪初孙中山先生在他的《民权初步》一书中提出的“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者，则谓之会议”。故将会议定义为在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的十人以上的群体活动。二、会议的特征这个概念内含比较丰富，有这么七个方面的内容: 1、有明确的目的。如研究问题、交流信息、获取知识、贯彻上级指示和统一思想等会议是一种有目的的活动，但会议的目的不可能自发实现。即便是正确、合理的目的，也必须依靠有效的组织和管理而实现。从这个意义上说，会议是一种特定的组织形态。会议活动的组织形态表现在有明确的会议组织者、有会议的领异和管理服务体系、有会议规则和会务工作程序等若干方面。会议活动只有具备一定的组织形态，才能确保会议的各项组织管理工作科学、有效，才能将报告、演讲、辩论、审议、讨论、谈判、表决等会议活动纳人正常有序的轨道，才能使会议成员开展有效的沟通和交流，才能最终达成共识、形成决议，实现会议的目的。 2、有明确的主题和各种议题，即有议论的中心，而不是随意漫谈无论是远古氏族部落，还是当今国际社会，任何会议的举行。无一不是为了满足人们交往和沟通的客观需要，解决人类活动面临的共同矛盾和问题。因此，会议自它产生的第一天起，就具有鲜明而又强烈的目的性。从古至今，任何会议活动都必须事先制定非常明确的目的，解决为什么开会的问题。没有目的的会议事实上是不可能存在的。会议的目的不是抽象的，它通过会议的议题及其相关的议程和会议结果来统领会议的全过程，既体现组织者的愿望，也反映全体会议成员的共同期盼，因而

是会议活动最基本的驱动力。会议目的和议题正确合理与否，决定着会议的发展方向和可能发挥的实际作用，制约着会议的规则和进程。目的正确、议圈合理，会议往住能够圆满举办成功，并能有效地推动实际工作：目的错误，议题脱离实或者与大多教会议成员的愿望相违背，会议就可能无功而返，即使开成会议，形成决议，也可能对实际工作产生不利的影响，甚至起破坏作用。 3、会议是一种信息传运、交流、创造活动。有一定的结果无论是达成一致，还是意见不统一，是推迟决定，还是停止讨论，最终都应有一个结论。 4、会议是一种群体性的社会交往话动，所以必须有一个最低人数临界点，传统的会议要求人数不少于十人，并要求有主持人人们在同自然界和社会交往的过程中，经常会产生一些个人的能力无法企及的日标或愿望，遇到一些必须解决但个人能力又难以解决的矛盾和无法战胜的困难。于是，人们通过集体讨论、商议、交流，相互白迪智题，共同制定办法，协调相相互关系，陆洽陵此感情，依靠集体的力量来解决矛盾、战胜困难、达到目的。会议正是为了满足人们的这种社会需要而产生的，并且随着这种社会需要的发展而发展。因此可以说，群体性是会议话动与生俱来的基本特征但是，群体性毕竟是一个模榈的概念。那么应当怎样把握群体性的标准呢？日前。多数学者都主张3个与会者是群体的标准。有些行政管理机构也将3人作为会议统计的口径。然而笔者以为，对群体性的标准的掌捏，不能一刀切，应当根据会议的类型和性质有所区别，在纵向性会议（即主持人与其他与会者之1间存在领导与被领导或管理与被管理关系的公议)中，与会者必须至少3人，换句话说，上下级之间的两人谈话不能视作会议。而横向性会议（即主持人与其他与会者之间或与会各方地位平等、不存在领导与被领导或管理与被管理关系的会议)就不能以3人作为群体性的标准。在今天，无论是政府、企业还是非政府组织。举行领导人之间的单独会见或会谈已成为交往和沟通的重要方式，屡见不鲜。这种单独会见或会谈可能只有两个成员（翻译和记录员不属于会议成员），但有明确的目的，事先商定议题，经过双方的安排，或有文字记录，符合会议的基本特征，应当视作会议。概言之，由特定的组织指派代表所举行的2人之间的单独会见或会谈，只要具有明确的目的、既定的议题和组织程序，当属会议活动： 5、是一种以口头交流为主要方式的活动，与会人员有平等地发表意见的机会会议既然是一种社会交往活动，期间就必燃会有各种形式的交流口报告、离讲、辩论、审议，讨论、谈判等口头交流方式，是会议成员传递信息，交流思想、阐明立场、表达意志的主要手段，也是会议话动的基本方式。“会议”乃“会

是会议活动最基本的驱动力。会议目的和议题正确合理与否，决定着会议的发展方向和可能发挥的实际作用，制约着会议的规则和进程。目的正确、议题合理，会议往住能够圆满举办成功，并能有效地推动实际工作;目的错误，议题脱离实或者与大多教会议成员的愿望相违背，会议就可能无功而返，即使开成会议，形成决议，也可能对实际工作产生不利的影响，甚至起破坏作用。 3、会议是一种信息传递、交流、创造活动。有一定的结果无论是达成一致，还是意见不统一，是推迟决定，还是停止讨论，最终都应有一个结论。 4、会议是一种群体性的社会交往活动，所以必须有一个最低人数临界点，传统的会议要求人数不少于十人，并要求有主持人。人们在同自然界和社会交往的过程中，经常会产生一些个人的能力无法企及的目标或愿望，遇到一些必须解决但个人能力又难以解决的矛盾和无法战胜的困难。于是，人们通过集体讨论、商议、交流，相互启迪智慧，共同制定办法，协调相相互关系，融洽彼此感情，依靠集体的力量来解决矛盾、战胜困难、达到目的。会议正是为了满足人们的这种社会需要而产生的，并且随着这种社会需要的发展而发展。因此可以说，群体性是会议活动与生俱来的基本特征。但是，群体性毕竟是一个模糊的概念。那么应当怎样把握群体性的标准呢? 目前。多数学者都主张3个与会者是群体的标准，有些行政管理机构也将3人作为会议统计的口径。然而笔者以为，对群体性的标准的掌握，不能一刀切，应当根据会议的类型和性质有所区别。在纵向性会议(即主持人与其他与会者之l间存在领导与被领导或管理与被管理关系的会议)中，与会者必须至少3人。换句话说，上下级之间的两人谈话不能视作会议。而横向性会议(即主持人与其他与会者之间或与会各方地位平等、不存在领导与被领导或管理与被管理关系的会议)就不能以3人作为群体性的标准。在今天，无论是政府、企业还是非政府组织，举行领导人之间的单独会见或会谈已成为交往和沟通的重要方式，屡见不鲜。这种单独会见或会谈可能只有两个成员(翻译和记录员不属于会议成员)，但有明确的目的，事先商定议题，经过双方的安排，或有文字记录，符合会议的基本特征，应当视作会议。概言之，由特定的组织指派代表所举行的2人之间的单独会见或会谈，只要具有明确的目的、既定的议题和组织程序，当属会议活动。 5、是一种以口头交流为主要方式的活动，与会人员有平等地发表意见的机会会议既然是一种社会交往活动，期间就必然会有各种形式的交流口报告、演讲、辩论、审议、讨论、谈判等口头交流方式，是会议成员传递信息、交流思想、阐明立场、表达意志的主要手段，也是会议活动的基本方式。“会议”乃“会

而“议”之，“会’而不“议”则非“会议”。从汉字的角度分析，“议”是一个形声字，从“言”，“义”声，其本义是“以口头的方式商议、讨论”。因此，区别一次杜会活动是会议还是非会议，关键就是看其交流的方式是否以口头交流为主一次社会活动如果没有圈烧特定议的口头交流，或者不是以口头交流方式为主，就不属于会议活动的范畴，当然，活动也可以辅之以书面和声像交流的方式。在一些特殊情况'下，会谈场可级采用书面、电子p件和声像的方式进行交流，但并不能改变口头交流作为会议活动的基本方式和基本特征这一事实。 B、遵循一定的规则，如座位有安排，发言有先后，开始和结束有时间要求等 7、是一种短暂性的行为。天下没有不散的宴席。世上没有水远的会议以上几个方面正是会议的基本特征或基本的特点。严格地说，只有符合上述七大特征的集会才能称为会议，但是，现实生活中，实际工作中，许多只具有上述会议概念中某些特征的集会如各种总结会，报告会，传达会、动员会、表彰会等等，也习惯上称之为会议。这是不够规范的。因为这些所谓的“会议”大多是只会而不议（不商议、商谈问题），与会人员除了主持人外，绝大多数人只能看会，听会，没有发表意见的机会。但是由于约定俗成，也非我们这种“书生”所能改变得了的。不过，这种所谓的“会议”，可把它看做是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。三、会议的功能会议活动萌发于人类的早期社会，伴随着社会的发展而发展，并日益成为人类社会生产贸易活动和精神文化活动必不可少的载体与手段，越来越显示出巨大的社会功能。会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。当今，会议已成为各级额导机关、企事业单位重受的工作方法之一。会议的功能可以从基本功能和拓展功能两个层面加以分析。 1.会议的基本功能一一沟通信息人们举行会议、参与讨论、聆听演讲，目的和动机可能各不相同，但是有一点是共同的，也是最基本的，就是传递或者获取有价值的信息。任何会议都是某种信息的输人，传递、输出的过程。会议是集思广益的重要场所，是资讯的交换站。通过会议的讲话、报告、发言、讨论、文字材料，以及与会人员的会下的多向沟通，可以交蓬工作情况。相互沟通信息，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性，通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速

而“议”之，“会’而不“议”则非“会议”。从汉字的角度分析，“议”是一个形声字，从“言”，“义”声，其本义是“以口头的方式商议、讨论”。因此，区别一次社会活动是会议还是非会议，关键就是看其交流的方式是否以口头交流为主一次社会活动如果没有圈烧特定议题的口头交流，或者不是以口头交流方式为主，就不属于会议活动的范畴。当然，活动也可以辅之以书面和声像交流的方式。在一些特殊情况’下，会谈场可级采用书面、电子邮件和声像的方式进行交流，但并不能改变口头交流作为会议活动的基本方式和基本特征这一事实。 6、遵循一定的规则，如座位有安排，发言有先后，开始和结束有时间要求等 7、是一种短暂性的行为。天下没有不散的宴席，世上没有永远的会议以上几个方面正是会议的基本特征或基本的特点。严格地说，只有符合上述七大特征的集会才能称为会议。但是，现实生活中，实际工作中，许多只具有上述会议概念中某些特征的集会如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等等，也习惯上称之为会议。这是不够规范的。因为这些所谓的“会议”大多是只会而不议(不商议、商谈问题)，与会人员除了主持人外，绝大多数人只能看会、听会，没有发表意见的机会。但是由于约定俗成，也非我们这种“书生”所能改变得了的。不过，这种所谓的“会议”，可把它看做是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。三、会议的功能会议活动萌发于人类的早期社会，伴随着社会的发展而发展，并日益成为人类社会生产贸易活动和精神文化活动必不可少的载体与手段，越来越显示出巨大的社会功能。会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。当今，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。会议的功能可以从基本功能和拓展功能两个层面加以分析。 1. 会议的基本功能——沟通信息人们举行会议、参与讨论、聆听演讲，目的和动机可能各不相同，但是有一点是共同的，也是最基本的，就是传递或者获取有价值的信息。任何会议都是某种信息的输人、传递、输出的过程。会议是集思广益的重要场所，是资讯的交换站。通过会议的讲话、报告、发言、讨论、文字材料，以及与会人员的会下的多向沟通，可以交流工作情况，相互沟通信息，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速

的优势。因此可以说，会议的基本功能就在于交流信息，互通情报，其他功能都由此派生。人类社会的信息沟通具有多种形式，面通过会议的形式沟通信息还具有以下优势：一是信息沟通的集中性。会议室一种群体的沟通活动。各种知识、各种观点、各种方案、各种人物汇集在一起，使会议活动成为一种高密度的信息平台。与会者既可以通过会议的平台发布信息，又可以从会议中获取自己所需要的信息。会议中各种信息的相互醒撞、相互验合，也会产生许多新的思想火花，形成新的理论，达成新的共识。二是信息沟通的有效性。在会议以外的其他沟通形式中，信息常常需受借助书面文字等特定的载体和果道进行交换，且环节繁多，而会议的信息沟通具有当面、直接、实时的特点，与会者可以面对面地进行对话、磋商、洽谈、交流，这不仅消除了信息沟通的时差，而且还因为减少了大量的中介环节，降低了传递过程中的干扰，使得信息的沟通更为方便、快捷、有效。 2会议的拓展功能 (1)宜传教有会议的信息沟通基本功能，为发挥会议宣传教育的作用提供了可能，主办者投入一定的、甚至是大量的经费举办会议，其目的往往在于传播真理，普及知识，弘扬道德，树立正气。一场内容生动精彩的报告会、演讲会，往往会使与会者受到教育，让其辨明是非，振奋其精神，启迪其智慧。对于一个组织来说，当遇到重大危机时，及时举行新闻发布会，记者招待会，情况通报会，可以让公众及时了解真相，可以解释立场，化解误会，从而正确引导社会奥论，维护组织的形象。 (2)科学管理任何一种组织都需要科学的管理。管理的核心是决黄，决策贯穿于管理的全过程。从某种意义上说，管理就是决策。现代决策越来越依赖于集体的智慧，这里所指的集体智慧，不光是领导集体的智慧，更重要的是群众和专家的智慧。即便是在实行行政首长负责制的组织中，行政首长的决策也越来越多地由各种“智黄机构”和“智囊人员”先行策划、酝酿、论证，有的还要征求群众意见，最后才由行玫首长作出决断。现代决策语动的形式很多，其中最主要的便是会议的形式，在决策准备阶段，调查会、汇报会、研讨会、咨询会、论证会、听证会等会议，通过会议，与会者广开言路、集思广益：决策者获取信息，了解情况，发现问题、分析原因、确定目标、征询意见，形成方案，避免疏漏。找到了方法和对策。很多科学的决策都来自会议。在决策制定阶段，辩论、审议，表决等会议形式，使决策更加民主：

的优势。因此可以说，会议的基本功能就在于交流信息，互通情报，其他功能都由此派生。人类社会的信息沟通具有多种形式，而通过会议的形式沟通信息还具有以下优势: 一是信息沟通的集中性。会议室一种群体的沟通活动。各种知识、各种观点、各种方案、各种人物汇集在一起，使会议活动成为一种高密度的信息平台。与会者既可以通过会议的平台发布信息，又可以从会议中获取自己所需要的信息。会议中各种信息的相互碰撞、相互融合，也会产生许多新的思想火花，形成新的理论，达成新的共识。二是信息沟通的有效性。在会议以外的其他沟通形式中，信息常常需要借助书面文字等特定的载体和渠道进行交换，且环节繁多。而会议的信息沟通具有当面、直接、实时的特点，与会者可以面对面地进行对话、磋商、洽谈、交流，这不仅消除了信息沟通的时差，而且还因为减少了大量的中介环节，降低了传递过程中的干扰，使得信息的沟通更为方便、快捷、有效。 2.会议的拓展功能 (1)宣传教育会议的信息沟通基本功能，为发挥会议宣传教育的作用提供了可能。主办者投入一定的、甚至是大量的经费举办会议，其目的往往在于传播真理，普及知识，弘扬道德，树立正气。一场内容生动精彩的报告会、演讲会，往往会使与会者受到教育，让其辨明是非，振奋其精神，启迪其智慧。对于一个组织来说，当遇到重大危机时，及时举行新闻发布会、记者招待会、情况通报会，可以让公众及时了解真相，可以解释立场、化解误会，从而正确引导社会舆论，维护组织的形象。 (2)科学管理任何一种组织都需要科学的管理。管理的核心是决策，决策贯穿于管理的全过程。从某种意义上说，管理就是决策。现代决策越来越依赖于集体的智慧，这里所指的集体智慧，不光是领导集体的智慧，更重要的是群众和专家的智慧。即便是在实行行政首长负责制的组织中，行政首长的决策也越来越多地由各种“智囊机构”和“智囊人员”先行策划、酝酿、论证，有的还要征求群众意见，最后才由行政首长作出决断。现代决策活动的形式很多，其中最主要的便是会议的形式。在决策准备阶段，调查会、汇报会、研讨会、咨询会、论证会、听证会等会议，通过会议，与会者广开言路、集思广益；决策者获取信息，了解情况，发现问题、分析原因、确定目标、征询意见、形成方案，避免疏漏。找到了方法和对策。很多科学的决策都来自会议。在决策制定阶段，辩论、审议、表决等会议形式，使决策更加民主;

在决策实施反馈阶段，各种协调会、检查会、总结会、表彰会可以起到组织，指挥、协调、检查、总结、表彰、反馈的作用。 (3)传达指示，加强领导管理通过召开会议传达上级指示，部署本组织的中心工作和重大行动，可以使各部门充分领会上级精神和意图，可以避兔言目性和片面性，可以解决工作进行中的某些问题，有助于推动工作。 (4)统一认识，协调行动如果各部门对全局情况不了解，又缺乏必要的交流和沟通，就很容易导致行动不协调，影响工作落实，运用座谈、对话、协商等会议形式可以“把问圈摆到桌面上”，使大家充分沟通，寻找到大家普遍接受的行动方案，并形成决议，可以防止各行其是，减少相互产生矛盾，且往往会收到事半功倍的良好的协调效果。 (5)促进发展会议在进行宜传、促销的时候肯背定要提到会议的目的地，顺带把会议的目的地推向了全国（世界）各地，提升了其知名度，来自外地（国）的与会者对会议所在城市（国家）有了感性认识，他们又把这些感性认识传播开去，提高了会议目的地的知名度。会议，尤其是高规格的国际会议，往往能吸引媒体的注意，来自国内外的记者在对会议进行采访报道的同时，也把会议所在目的地推向了世界各地所以，会议实际上可以起到“促销”、宣传日的地的作用，使会议日的地的知名度得到提升。举办高规格的会议，尤其是高规格的园际会议，是促进会议目的地建设和经济发展的“助推器”。高规格的会议一般都要提前数年确定举办地，各中办地为了竟办会议，都要对本地的建设提出美化计划，取得举办权的中办地为迎接会议的召开，要进行高标准的市政工程建设，对当地“整容”和“美容”，提升当地的环境和管理水平，词句还可以拉动当地或所在国的建筑、解铁、水泥、装修，装饰等行业的发展，并为当地提供一定的就业机会。为迎接会议特别是国际会议的召开，东道主城市或国家受对有关接待人员进行礼貌札节等文明知识或技艺的培训，甚至对当地居民进行一次文明礼貌知识的宜传教有。与会者一般都有较高的文明礼貌修养，在接特与会者和与与会者交往的过程中，有关人员也会受到影响而自然而然地提高自己的文明礼貌修养水平。四、现代社会中会议的重要意义 1.会议的信息性会议可以传递、交流并创造信息。会议为什么会产生？为什么世界上每天有数以万计的会议召开？为什么那么多人要不辞旅途辛苦赶到异国他乡去参加会议？

在决策实施反馈阶段，各种协调会、检查会、总结会、表彰会可以起到组织、指挥、协调、检查、总结、表彰、反馈的作用。 (3)传达指示，加强领导管理通过召开会议传达上级指示，部署本组织的中心工作和重大行动，可以使各部门充分领会上级精神和意图，可以避免盲目性和片面性，可以解决工作进行中的某些问题，有助于推动工作。（4）统一认识，协调行动如果各部门对全局情况不了解，又缺乏必要的交流和沟通，就很容易导致行动不协调，影响工作落实。运用座谈、对话、协商等会议形式可以“把问题摆到桌面上”，使大家充分沟通，寻找到大家普遍接受的行动方案，并形成决议，可以防止各行其是，减少相互产生矛盾，且往往会收到事半功倍的良好的协调效果。（5）促进发展会议在进行宣传、促销的时候肯定要提到会议的目的地，顺带把会议的目的地推向了全国（世界)各地，提升了其知名度。来自外地(国)的与会者对会议所在城市(国家)有了感性认识，他们又把这些感性认识传播开去，提高了会议目的地的知名度。会议，尤其是高规格的国际会议，往往能吸引媒体的注意，来自国内外的记者在对会议进行采访报道的同时，也把会议所在目的地推向了世界各地。所以，会议实际上可以起到“促销”、宣传目的地的作用，使会议目的地的知名度得到提升。举办高规格的会议，尤其是高规格的国际会议，是促进会议目的地建设和经济发展的“助推器”。高规格的会议一般都要提前数年确定举办地，各申办地为了竞办会议，都要对本地的建设提出美化计划，取得举办权的申办地为迎接会议的召开，要进行高标准的市政工程建设，对当地“整容”和“美容”，提升当地的环境和管理水平，词句还可以拉动当地或所在国的建筑、钢铁、水泥、装修、装饰等行业的发展，并为当地提供一定的就业机会。为迎接会议特别是国际会议的召开，东道主城市或国家要对有关接待人员进行礼貌札节等文明知识或技艺的培训，甚至对当地居民进行一次文明礼貌知识的宜传教育。与会者一般都有较高的文明礼貌修养，在接待与会者和与与会者交往的过程中，有关人员也会受到影响而自然而然地提高自己的文明礼貌修养水平。四、现代社会中会议的重要意义 1.会议的信息性会议可以传递、交流并创造信息。会议为什么会产生?为什么世界上每天有数以万计的会议召开?为什么那么多人要不辞旅途辛苦赶到异国他乡去参加会议?

这主要是因为会议能够传递某种信息、人们可以在会议上进行信息交流，而且在信息交流的过程中通过现点、意见的碰撞“擦出智慧的火花”，从而产生新的思想、观念，达成新的共识。人们通过听人发言、参与讨论、商议交流面从中获得了对自己有用的信息，增加了自己的见识，启迪了自己的智慧、开拓了自己的思路…从而对自己的成长、学术研究、工作、事业甚至生活等方面有所帮助，会议所带来和创造的信息（知识、观念、思想等）首先使会议目的地受益。当今杜会己经进人了信息时代，当今的经济也己经进人知识经济时代，城市与城市，国家与国家之间在经济、社会等方面进行着全面的竞争，谁最先草握先进的信息和知识，谁就能在激烈的竟争中赢得先机。会议是一种信息传递、交流，创造活动，它所带来和创造的信息通过当地与会者（往往占与会者总数最大比例）和当地煤体《有“近水楼台先得月”之利的传播，使会议目的地优先获得这些信息，促进会议目的地的社会、经济、文化等方面的快速发展，从面在与其他城市或国家的竞争中赢得先机 2.会议的社会性人是社会性的动物，人是需要社会交往的，所以，马斯洛在其需求层次论中把“杜交活动”归为人类的五大需求之一。会议为人们进行社交活动提供了一个很好的平台。会议是人们策集在一起所进行的发言、谈论、交流等活动，可以帮助人们消除隔阂、促进和平，在进行这些活动的过程中，人们要相识、交谈、交往，送别很多人通过参加会议而结识，成为工作、事业上或私人间的用友，使自己的工作，事业和生活更加顺利和精彩，更有人通过参加会议而遇到自已的异性知己甚至人生伴侣，找到一生的奉福。这也是很多人不辞旅途辛苦赶到异国他乡去参加会议的原因之一。通过会加会议发言和讨论、交流等活动，还可以树立、提高自己在某个社会群体中的良好形象和地位。会议可以沟通信息。具有隔阀的人们或组织、国家的代表坐在一起开会，各自把自己或所代表的组织、国家的想法、观点、思想说出来，进行交流、协商，相互之间就可以多一些理解。少一些误会，甚至消除相互之间的隔倒，避免进一步的纷争。会议是一种社会交往活动。具有有仇根，敌意的人们或组织、，因家的代表能够聚集在一起见面捏手、寒殖、开会，这本身就是相互之间友好意愿的表示。在会议过程中，各方坐在同一个会议场馆。互相倾听对方的发言.大家喝着同一种饮料，甚至一起用餐、住在同一个宾馆，又能增进友谊，或少甚至消除仇恨、敌意，最终边免战争，和平共处。历史上，通过开会清除隔倒、促进和平的实例俯拾皆是

这主要是因为会议能够传递某种信息、人们可以在会议上进行信息交流，而且在信息交流的过程中通过观点、意见的碰撞“擦出智慧的火花”，从而产生新的思想、观念，达成新的共识。人们通过听人发言、参与讨论、商议交流而从中获得了对自己有用的信息、增加了自己的见识、启迪了自己的智慧、开拓了自己的思路……从而对自己的成长、学术研究、工作、事业甚至生活等方面有所帮助。会议所带来和创造的信息(知识、观念、思想等)首先使会议目的地受益。当今杜会已经进人了信息时代，当今的经济也己经进人知识经济时代，城市与城市、国家与国家之间在经济、社会等方面进行着全面的竞争，谁最先掌握先进的信息和知识，谁就能在激烈的竟争中赢得先机。会议是一种信息传递、交流、创造活动，它所带来和创造的信息通过当地与会者(往往占与会者总数最大比例)和当地媒体《有“近水楼台先得月”之利)的传播，使会议目的地优先获得这些信息，促进会议目的地的社会、经济、文化等方面的快速发展，从而在与其他城市或国家的竟争中赢得先机。 2.会议的社会性人是社会性的动物，人是需要社会交往的，所以，马斯洛在其需求层次论中把“社交活动”归为人类的五大需求之一。会议为人们进行社交活动提供了一个很好的平台。会议是人们策集在一起所进行的发言、谈论、交流等活动，可以帮助人们消除隔阂、促进和平，在进行这些活动的过程中，人们要相识、交谈、交往、送别…… 很多人通过参加会议而结识，成为工作、事业上或私人间的朋友，使自己的工作、事业和生活更加顺利和精彩，更有人通过参加会议而遇到自已的异性知己甚至人生伴侣，找到一生的奉福。这也是很多人不辞旅途辛苦赶到异国他乡去参加会议的原因之一。通过会加会议发言和讨论、交流等活动，还可以树立、提高自己在某个社会群体中的良好形象和地位。会议可以沟通信息。具有隔阂的人们或组织、国家的代表坐在一起开会，各自把自己或所代表的组织、国家的想法、观点、思想说出来，进行交流、协商，相互之间就可以多一些理解，少一些误会，甚至消除相互之间的隔阂，避免进一步的纷争。会议是一种社会交往活动。具有有仇恨、敌意的人们或组织、国家的代表能够聚集在一起见面握手、寒暄、开会，这本身就是相互之间友好意愿的表示。在会议过程中，各方坐在同一个会议场馆。互相倾听对方的发言.大家喝着同一种饮料，甚至一起用餐、住在同一个宾馆，又能增进友谊，减少甚至消除仇恨、敌意，最终遴免战争，和平共处。历史上，通过开会消除隔阂、促进和平的实例俯拾皆是

3.会议的民主性会仪本身就有着民主的内通.，每个与会者都代表着一定数量的杜会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权利。因此会议成为社会民主的有力表现形式，是实现社会民主的重要手段。 4.会议的积聚性会议是人们在相同的时间聚集在相同的场所的活动，它首先是人流的积聚：这些人或多或少带着相关的信息到会上与他人交流，所以带来了信息流的积聚：现代的会议往往举行会中展，它又带来相关的物流的积聚：参加会议的人们要交会议注册费，还要进行餐饮、住宿、交通、旅游、娱乐等活动，这些话动都需受一定的资金，因此，会议又带来一定的资金流的积聚。召开会议需要会议场所和会议服务，需要会议主办者及会议公司(0)的组织安排，会议宾馆或会议中心从会议接待服务中得到会议场地及会议设施设备的使用费和会议服务费，会议主办者获得与会者缴纳的注册费或购买的门票收人和企业支持的赞助收人，会议公司从为会议进行组织安排中获得佣金和其他收入。所以，会议中心或会议宾馆和会议主办者及直接为会议服务的PC0首先获得直接收益。会议组织者需要作广告宣传、要订购会议礼品，与会者需要饮食、交通等，与会的外地（国）人还需要住宿、旅行、游览、参观、购物、打电话、上网、娱乐，买保险等，这些活动给所在城市或国家的旅游，商场、金触、广告，媒体、交通、电信、娱乐、保险等服务业带来间接收益。会议给旅游业、商业等服务业以及相关生产行业所带来的间接收益比给会议业所带来的直接收益要大得多，后者与前者之比为1：4到1：10，此比例依会议目的地服务业及相关生产行业的发达程度而有所不同。第二节会议的种类及构成要素一、会议的种类会议存在于政治、经济、文化、体育、教育、宗教、军事等各个行业，可从不同角度、采用不同标准划分为不同的类型。 1.按会议的法律性质划分的会议类型 (1》法定性会议法定性会议即法律广义上的法律，包括宪法、法律、法规、行政规章以及其他规范性文件)明文规定必须举行的会议，以及法定组织为履行法定职责而举行的会议。前者如各级人民代表大会、企业的董事会议和股东大会、职工代表大

3.会议的民主性会仪本身就有着民主的内涵.，每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权利。因此会议成为社会民主的有力表现形式，是实现社会民主的重要手段。 4.会议的积聚性会议是人们在相同的时间聚集在相同的场所的活动，它首先是人流的积聚；这些人或多或少带着相关的信息到会上与他人交流，所以带来了信息流的积聚；现代的会议往往举行会中展，它又带来相关的物流的积聚；参加会议的人们要交会议注册费，还要进行餐饮、住宿、交通、旅游、娱乐等活动，这些活动都需要一定的资金，因此，会议又带来一定的资金流的积聚。召开会议需要会议场所和会议服务，需要会议主办者及会议公司( PCO）的组织安排，会议宾馆或会议中心从会议接待服务中得到会议场地及会议设施设备的使用费和会议服务费，会议主办者获得与会者缴纳的注册费或购买的门票收人和企业支持的赞助收人，会议公司从为会议进行组织安排中获得佣金和其他收入。所以，会议中心或会议宾馆和会议主办者及直接为会议服务的PCO首先获得直接收益。会议组织者需要作广告宣传、要订购会议礼品，与会者需要饮食、交通等，与会的外地(国)人还需要住宿、旅行、游览、参观、购物、打电话、上网、娱乐、买保险等，这些活动给所在城市或国家的旅游、商场、金触、广告、媒体、交通、电信、娱乐、保险等服务业带来间接收益。会议给旅游业、商业等服务业以及相关生产行业所带来的间接收益比给会议业所带来的直接收益要大得多，后者与前者之比为1:4到1:10，此比例依会议目的地服务业及相关生产行业的发达程度而有所不同。第二节会议的种类及构成要素一、会议的种类会议存在于政治、经济、文化、体育、教育、宗教、军事等各个行业，可从不同角度、采用不同标准划分为不同的类型。 1.按会议的法律性质划分的会议类型（1）法定性会议法定性会议即法律(广义上的法律，包括宪法、法律、法规、行政规章以及其他规范性文件)明文规定必须举行的会议，以及法定组织为履行法定职责而举行的会议。前者如各级人民代表大会、企业的董事会议和股东大会、职工代表大

(2)国际间会议由来白2个国家和地区（不含港澳台）的代表参加，且国际代表人数不少于总参会人数的三分之一的会议， (3)国内会这国际会议和国际间会议之外的会议。 5.按照会议的举办周期划分 (1)定期会议定期会议是按照规定的时间或时间间隔召开的会议，通常有一年一次、两年一次、三年一次、四年一次等召开顿率。 (2)不定期会议，非周期性会议不定期会议，非周期性会议是不按固定周期召开的会议，有时因临时或突发性事件而召开， &.按会议的保密程度划分的会议类型 (1)保密性会议保密性会议是指会议内容涉及国家秘密或商业秘密，必须采取保密措饰的会议。保密会议要求将与会人员和传达范围控制在一定的范围之内，并且确保会议基本信息（如时间、地点、参加人员、会议内容）不沿露。 (2)内部性会议内部性会议即会议内容虽不涉及国家秘密或商业，但属于组织内部事项，不宜公开报道，根据需要在组织内部进行传达的会议。 (3)半公开性会议半公开性会议允许公众或记者旁听部分内容，或允许公开报道其中一部分信息，但对涉及机密或敏感的问题。则采取保密的减不公开的措连，这种会议属于半公开性会议。 (4)公开性会议公开性会议即允许公众旁听，允许记者自由采访并公开发表最后文件的会议。 7.按会议是否以营利为目的划分 (1》营利性会议营利性会一议是指主办者通过合法举办会议而达到赢利目的的会议。营利性会议具有以下特征：主办者是具有举办会议经营资质的营利性组织：通过市场运作吸钠与会者：以收取会务费或注册费以及提供有偿服务作为主要的赢利手段， (2)非营利性会议营利性会议是相对于营利性会议而言的。对于会议主办者来说，不以赢利为目的会x都属于非营利性会议。由于营利性会议也可以走市场化的道路，委

（2）国际间会议由来自2个国家和地区（不含港澳台）的代表参加，且国际代表人数不少于总参会人数的三分之一的会议。（3）国内会议国际会议和国际间会议之外的会议。 5.按照会议的举办周期划分（1）定期会议定期会议是按照规定的时间或时间间隔召开的会议，通常有一年一次、两年一次、三年一次、四年一次等召开频率。（2）不定期会议，非周期性会议不定期会议，非周期性会议是不按固定周期召开的会议，有时因临时或突发性事件而召开。 6.按会议的保密程度划分的会议类型（1）保密性会议保密性会议是指会议内容涉及国家秘密或商业秘密，必须采取保密措施的会议。保密会议要求将与会人员和传达范围控制在一定的范围之内，并且确保会议基本信息(如时间、地点、参加人员、会议内容)不泄露。（2）内部性会议内部性会议即会议内容虽不涉及国家秘密或商业，但属于组织内部事项，不宜公开报道，根据需要在组织内部进行传达的会议。（3）半公开性会议半公开性会议允许公众或记者旁听部分内容，或允许公开报道其中一部分信息，但对涉及机密或敏感的问题，则采取保密的或不公开的措施，这种会议属于半公开性会议。（4）公开性会议公开性会议即允许公众旁听，允许记者自由采访并公开发表最后文件的会议。 7.按会议是否以营利为目的划分（1）营利性会议营利性会一议是指主办者通过合法举办会议而达到赢利目的的会议。营利性会议具有以下特征：主办者是具有举办会议经营资质的营利性组织;通过市场运作吸纳与会者;以收取会务费或注册费以及提供有偿服务作为主要的赢利手段。（2）非营利性会议非营利性会议是相对于营利性会议而言的。对于会议主办者来说，不以赢利为目的会x都属于非营利性会议。由于非营利性会议也可以走市场化的道路，委

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