华为时间管理培训 程时数:3.5小时 授课方式:讲演、案例分析、管理游戏、录象 必备条件:数字投影仪、便携 课程简介:本课程通过对有效时间管理重要性的讲解,通过对人 们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法 技巧的讲解,帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。 适合对象:新员工 培训目标 学完本课程后,学员能够达到: 在今后的工作中减少浪费时间现象学会正确的时间分配并充分 有效地利用时间 学会制定 SMART的工作目标 掌握制定有效工作计划的方法和过程 课程要点 v时间管理的概念和误区 时间管理的基本准则 目标原则 ……20/80原则 ……四象限原则 ……有序原则 ……对象原则 v时间管理的方法和技巧 第1页共50页
第 1 页 共 50 页 华为时间管理培训 程时数:3.5 小时 授课方式: 讲演、案例分析、管理游戏、录象 必备条件:数字投影仪、便携 课程简介: 本课程通过对有效时间管理重要性的讲解,通过对人 们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法、 技巧的讲解,帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。 适合对象: 新员工 培训目标 学完本课程后,学员能够达到: 在今后的工作中减少浪费时间现象 学会正确的时间分配并充分 有效地利用时间 学会制定 SMART 的工作目标 掌握制定有效工作计划的方法和过程 课程要点 v 时间管理的概念和误区 v 时间管理的基本准则 ……目标原则 ……20/80 原则 ……四象限原则 ……有序原则 ……对象原则 v 时间管理的方法和技巧
了解自己使用时间的方式和状况 做好工作计划 ……缩短别人干扰的时间 …不要拖延 第一次就把事情做好 …时间的判断应有弹性 第2页共50页
第 2 页 共 50 页 ……了解自己使用时间的方式和状况 ……做好工作计划 ……缩短别人干扰的时间 ……不要拖延 ……第一次就把事情做好 ……时间的判断应有弹性
第一章:时间管理的概念和误区 §1:时间管理的概念 1.1什么是时间? 在我们探讨“时间管理”这个问题以前,不妨先来读篇文章: 1930年,胡适先生在一次毕业典礼上,发表了一篇演讲,内容如 下 诸位毕业同学:你们现在要离开母校了,我没有什么礼物送给你 们,只好送你们一句话 这一句话是:珍惜时间,不要抛弃学问 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭,不得已而做的。从 今以后,你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时 候,努力做一种专门学问。少年是一去不复返的,等到精力衰竭的时 候,要做学问也来不及了 有人说:出去做事之后,生活问题急需解决,哪有功夫去读书? 即使要做学问,既没有图书馆,有没有实验室,哪能做学问? 我要对你们说:凡是要等到有了图书馆才读书的,有了图书馆也 不肯读书;凡是要等到有了实验室方才做研究的,有了实验室也不肯 做研究。你有了决心要研究一个问题,自然会节衣缩食去买书,自然 会想出法子来设置仪器 至于时间,更不成问题。达尔文一生多病,不能多做工,每天只 能做1点钟的工作。你们看他的成绩!每天花1点种看10页有用的书, 每年可看3600多页书;30年读11万页书 第3页共50页
第 3 页 共 50 页 第一章:时间管理的概念和误区 §1:时间管理的概念 1.1 什么是时间? 在我们探讨“时间管理”这个问题以前,不妨先来读篇文章: 1930 年,胡适先生在一次毕业典礼上,发表了一篇演讲,内容如 下: 诸位毕业同学:你们现在要离开母校了,我没有什么礼物送给你 们,只好送你们一句话。 这一句话是:珍惜时间,不要抛弃学问。 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭,不得已而做的。从 今以后,你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时 候,努力做一种专门学问。少年是一去不复返的,等到精力衰竭的时 候,要做学问也来不及了。 有人说:出去做事之后,生活问题急需解决,哪有功夫去读书? 即使要做学问,既没有图书馆,有没有实验室,哪能做学问? 我要对你们说:凡是要等到有了图书馆才读书的,有了图书馆也 不肯读书;凡是要等到有了实验室方才做研究的,有了实验室也不肯 做研究。你有了决心要研究一个问题,自然会节衣缩食去买书,自然 会想出法子来设置仪器。 至于时间,更不成问题。达尔文一生多病,不能多做工,每天只 能做 1 点钟的工作。你们看他的成绩!每天花 1 点种看 10 页有用的书, 每年可看 3600 多页书;30 年读 11 万页书
诸位,11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报 也得费你1点钟的功夫;四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报 呢?还是打麻将呢?还是努力做一个学者呢?全靠你们自己选择! 易卜生说:你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。 学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己 再会了,你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器 看到胡适先生的这一番语重心长的话语,你有何感受?“时间就 是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸 金,寸金难买寸光阴”,诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出, 但是我们做得究竟怎样呢?我们常常听到一一 我要是在大学多学点东西就好啦!” “我应该少看些电视,好好地约束自己,多读点书!” “时间根本不够用,公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜 蜂一样叮得我满头包;同事间争权夺利,我总是担任和事佬的角色; 家人总也见不到我,几乎把我登报作废!” 世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有24小时。最成功 和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利 用这所拥有的24小时。那么时间究竟是什么呢? 我们哲学家这样说:“时间是物质运动的顺序性和持续性,其特 点是一维性,是一种特殊的资源。” 要想能够真正地了解时间并且管理“时间”,我们有必要对时间 的本质有深刻的认识。首先让我们先了解时间的四项独特性: 第4页共50页
第 4 页 共 50 页 诸位,11 万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看 3 种小报 也得费你 1 点钟的功夫;四圈麻将也得费你 1 点半钟的光阴。看小报 呢?还是打麻将呢?还是努力做一个学者呢?全靠你们自己选择! 易卜生说:你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。 学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。 再会了,你们的母校眼睁睁地要看你们 10 年之后成什么器。 看到胡适先生的这一番语重心长的话语,你有何感受?“时间就 是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸 金,寸金难买寸光阴”,诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出, 但是我们做得究竟怎样呢?我们常常听到—— “我要是在大学多学点东西就好啦!” “我应该少看些电视,好好地约束自己,多读点书!” “时间根本不够用,公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜 蜂一样叮得我满头包;同事间争权夺利,我总是担任和事佬的角色; 家人总也见不到我,几乎把我登报作废!” 世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有 24 小时。最成功 和最不成功的人一样,一天都只有 24 小时,但区别就在于他们如何利 用这所拥有的 24 小时。那么时间究竟是什么呢? 我们哲学家这样说:“时间是物质运动的顺序性和持续性,其特 点是一维性,是一种特殊的资源。” 要想能够真正地了解时间并且管理“时间”,我们有必要对时间 的本质有深刻的认识。首先让我们先了解时间的四项独特性:
(1)供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的,在任何情况下 不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源。 (2)无法蓄积:时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储 藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。 (3)无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说, 时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。 (4)无法失而复得:时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失, 则会永远丧失。花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人 都无力挽回。 小案例: 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以 随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。条件只有 个:用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。前一天的钱 你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8.64万元。请问:你如何 用这笔钱? 1.2什么是“时间管理”? “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既 定目标。由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时 间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理” 请注意: (1)所谓“时间的浪费”,是指对目标毫无贡献的时间消耗。 (2)所谓“自管理者的管理”一一你必须抛弃陋习,引进新的工 作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡 第5页共50页
第 5 页 共 50 页 (1)供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的,在任何情况下 不会增加、也不会减少,每天都是 24 小时,所以我们无法开源。 (2)无法蓄积:时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储 藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。 (3)无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说, 时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。 (4)无法失而复得:时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失, 则会永远丧失。花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人 都无力挽回。 小案例: 如果银行每天早晨向你的帐号拨款 8.64 万元。你在这一天可以 随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。条件只有一 个:用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。前一天的钱 你用光也好,分文不花也好,第二天你又有 8.64 万元。请问:你如何 用这笔钱? 1.2 什么是“时间管理”? “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既 定目标。由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时 间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。 请注意: (1)所谓“时间的浪费”,是指对目标毫无贡献的时间消耗。 (2)所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习,引进新的工 作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡
轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,事半功 倍。 大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里 在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的 超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程 记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记 录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激 励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三, 他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来, 正确的管理的基础是良好的时间管理。 在信息爆炸的今天,咨讯的空间在无限地扩展,面临竞争的压力、 客户高品质的需求,您是否又有些无所适从呢? 由于时间所具有的独特性,时间在各种资源中又往往容易被我们 忽略。在上面的“银行拨款”案例中,我们不难发现:每天我们有24 小时,每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,总计就是8.64万 秒。拥有这样的一笔财富,我们怎么可以视而不见?又怎么可以随意 处之?这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。有人曾粗略地统计过 一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的 睡觉:21年 工作:14年 个人卫生:7年 吃饭:6年 旅行:6年 第6页共50页
第 6 页 共 50 页 轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,事半功 倍。 大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里 在威格利南方联营公司当了 20 多年的总经理,该公司是美国最成功的 超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程 记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记 录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激 励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三, 他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来, 正确的管理的基础是良好的时间管理。 在信息爆炸的今天,咨讯的空间在无限地扩展,面临竞争的压力、 客户高品质的需求,您是否又有些无所适从呢? 由于时间所具有的独特性,时间在各种资源中又往往容易被我们 忽略。在上面的“银行拨款”案例中,我们不难发现:每天我们有 24 小时,每小时由 60 分钟组成,每分钟由 60 秒组成,总计就是 8.64 万 秒。拥有这样的一笔财富,我们怎么可以视而不见?又怎么可以随意 处之?这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。有人曾粗略地统计过 一个活到 72 岁的美国人对时间是怎么花的: 睡觉:21 年 工作:14 年 个人卫生:7 年 吃饭:6 年 旅行:6 年
排队:6年 学习:4年 开会:3年 打电话:2年 找东西:1年 其它:3年 看了上面的这一组数据,您有何感受?“时间管理”一直是个重 要的问题,但从来没像今天这么重要过,为什么?原因如下 *寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 竞争的压力 米你的客户对品质的要求 看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人,减少时间浪费 的现象,确非易事。那么,我们的问题究竞在哪里呢? 第二章、时间管理的误区 我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的 技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下 列出时间管理的五个误区,请大家仔细阅读并分析,看看自已是否存 在同样的问题 误区之一:工作缺乏计划 査尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向 管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办 公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是 第7页共50页
第 7 页 共 50 页 排队:6 年 学习:4 年 开会:3 年 打电话:2 年 找东西:1 年 其它:3 年 看了上面的这一组数据,您有何感受?“时间管理”一直是个重 要的问题,但从来没像今天这么重要过,为什么?原因如下: *寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 *竞争的压力 *你的客户对品质的要求 看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人,减少时间浪费 的现象,确非易事。那么,我们的问题究竟在哪里呢? 第二章、时间管理的误区 我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的 技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下 列出时间管理的五个误区,请大家仔细阅读并分析,看看自已是否存 在同样的问题: 误区之一:工作缺乏计划 查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向 管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办 公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是
递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作, 先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作 为止。重新检査你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘 若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手 中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全 部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们, 而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为 重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个 建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。 数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并 附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒瓮后来之所以能够跃 升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句 真言 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来 不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条: 因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思 考 、不做计划也能获得实效; 3、不了解做计划的好处; 4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心 5、不知如何做计划。 第8页共50页
第 8 页 共 50 页 递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作, 先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作 为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘 若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手 中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全 部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们, 而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为 重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个 建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。 数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并 附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒瓮后来之所以能够跃 升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句 真言。 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来 不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条: 1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思 考; 2、不做计划也能获得实效; 3、不了解做计划的好处; 4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心; 5、不知如何做计划
我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为 一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口, 为什么呢?剖析如下: 1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有 可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直!”的侥幸心理。试 问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒 进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然 后再进行抢救? 2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位; 做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。 3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难 以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的 修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂 乱无章,最终走进死胡同 综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 误区之二:组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面: *职责权限不清,工作内容重复 “事必躬亲,亲力而为” 第9页共50页
第 9 页 共 50 页 我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为 一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口, 为什么呢?剖析如下: 1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有 可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直!”的侥幸心理。试 问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒 进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然 后再进行抢救? 2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位; 做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。 3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难 以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的 修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂 乱无章,最终走进死胡同。 综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果: 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 误区之二:组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面: * 职责权限不清,工作内容重复 *“事必躬亲,亲力而为
*沟通不良 *工作时断时续 首先,学会如何接受请托 对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其 他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务 所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合 时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务予履行的请托,经常 引起我们困扰的是后两类请托。 倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请 托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企 求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托” 的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若 由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议 第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受 他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。 所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己:这种请托是属于我 的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什 么代价?如果不接受他,则需承担什么后果?经过这一番“成本 效益分析”之后,你就可以决定取舍了。 其次,学会利用资源 对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员 手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如 第10页共50页
第 10 页 共 50 页 *沟通不良 *工作时断时续 首先,学会如何接受请托: 对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其 他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务 所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合 时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务予履行的请托,经常 引起我们困扰的是后两类请托。 倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请 托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企 求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托” 的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若 由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。 第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受 他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。 所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己:这种请托是属于我 的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什 么代价?如果不接受他,则需承担什么后果?经过这一番“成本—— 效益分析”之后,你就可以决定取舍了。 其次,学会利用资源: 对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员 手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如