模块二秘书办事模块
模块二 秘书办事模块
任务一 接听电话 接听电话 [知识目标] ·1、接听、拨打电话的基本要求； ·2、电话记录表的设计要求； ·3、收发邮件的基本要求 ·[能力目标] ·1、能够正确接听、拨打电话； ·2、能够设计、填写电话记录表； ·3、能够准确地收发邮件 ·[教学重点] ·接打电话的方法技巧
任务一 接听电话 • 接听电话 • [知识目标] • 1、接听、拨打电话的基本要求； • 2、电话记录表的设计要求； • 3、收发邮件的基本要求 • [能力目标] • 1、能够正确接听、拨打电话； • 2、能够设计、填写电话记录表; • 3、能够准确地收发邮件 • [教学重点] • 接打电话的方法技巧
任务导入 现在时间是7月22日上午9点半，天地公 司滨江分公司新来的秘书郭红接到总公 司来电，要求分公司在7月底之前上报本 单位半年安全生产情况、销售状况、财 务运行状况。郭红接到电话后，到下午 上班时才把情况反映给刘经理，刘经理 问道：总公司都要求上报哪些方面的情 况，郭红想了想，好象是要安全生产情 况、销售状况、财务状况。“什么好象 ？去，把它问清，然后通知那几个部门 的领导明天开会
现在时间是7月22日上午9点半，天地公 司滨江分公司新来的秘书郭红接到总公 司来电，要求分公司在7月底之前上报本 单位半年安全生产情况、销售状况、财 务运行状况。郭红接到电话后，到下午 上班时才把情况反映给刘经理，刘经理 问道：总公司都要求上报哪些方面的情 况，郭红想了想，好象是要安全生产情 况、销售状况、财务状况。“什么好象 ？去，把它问清，然后通知那几个部门 的领导明天开会。” 任务导入
案例分析 首先她得确认上报哪些情况 郭红缺乏接电话 的一些基本知 识，没有做好 然后采用电话的方式， 通话记录， 通知到有关部门 以至于电话内容 忘记 要做好此事，郭秘书还得认真学 习接、打电话的有关知识
郭红缺乏接电话 的一些基本知 识，没有做好 通话记录， 以至于电话内容 忘记 案例分析 要做好此事，郭秘书还得认真学 习接、打电话的有关知识 首先她得确认上报哪些情况 然后采用电话的方式，一一 通知到有关部门
(一)接听与拨打电话的原则与基本要求 1.表达规范、正确 2.礼貌热情， 语气 清晰和婉 3.简洁 4.保密 5.注意时间
（一）接听与拨打电话的原则与基本要求 1．表达规范、正确 2. 礼貌热情，语气 清晰和婉 3. 简洁 4. 保密 5. 注意时间
接听重要电话 一是需要马上办理 二是需要交办 三是需要提醒 四是需要备忘是 五是可能没有任何原因 只凭感觉有此必要，凡符合上 述标准的来电，我们都要养成 边听边记或挂断电话后马上随 手记录的
一是 一是需要马上办理 二是需要交办 三是需要提醒 四是需要备忘 五是可能没有任何原因 只凭感觉有此必要，凡符合上 述标准的来电，我们都要养成 边听边记或挂断电话后马上随 手记录的 接听重要电话
接听纠缠电话 电话往往违背秘书的意愿， 发话者为了达到自己目的， 几次三番地来电话纠缠。 应大度有礼，不怒不躁，不 要被对方利用，但也要有原 则。礼貌的回绝对方，不留 任何余地
电话往往违背秘书的意愿， 发话者为了达到自己目的， 几次三番地来电话纠缠。 应大度有礼，不怒不躁，不 要被对方利用，但也要有原 则。礼貌的回绝对方，不留 任何余地。 接听纠缠电话
过滤恐吓电话 经常使用威胁的办法给相 关组织恐吓电话，提出的 条件也不尽相同，口气也 有轻有重，但大部分的都 与经济利益有关系 过滤叨电话 经常接一些“长舌妇式” 的唠叨电话
过滤恐吓电话 经常使用威胁的办法给相 关组织恐吓电话，提出的 条件也不尽相同，口气也 有轻有重，但大部分的都 与经济利益有关系 过滤唠叨电话 经常接一些“长舌妇式” 的唠叨电话
过滤代接电话 领导不在时秘书代为处理。 三：楼西时术记驾理技 电话，要让客人等一两分钟。 三、领导在办公室，秘书为领具 过滤电话。 在过滤电话的过程中也常常会遇 到打错的电话，秘书也要始终保 持礼貌和善用职业用语
过滤代接电话 一、领导不在时秘书代为处理。 二、代接电话时领导不能马上接 电话，要让客人等一两分钟。 三、领导在办公室，秘书为领导 过滤电话。 在过滤电话的过程中也常常会遇 到打错的电话，秘书也要始终保 持礼貌和善用职业用语
(三)接听与拔打电话的程序 接听电话的程序 首先，接电话前 其次，当电话铃 再次，拿起话 应准备好电话记 响起两声之后的 筒后应自报家 录单，以便记录 间隔里拿起话筒 门，弄清对方 一些重要电话 进行接听 的身份与目的
（三）接听与拔打电话的程序 接听电话的程序 首先，接电话前 应准备好电话记 录单，以便记录 一些重要电话 其次，当电话铃 响起两声之后的 间隔里拿起话筒， 进行接听 再次，拿起话 筒后应自报家 门，弄清对方 的身份与目的