第六章会计凭证和账薄 第一节会计凭证概述 会计凭证的概念 会计凭证:是(简称凭证)是记录绎济业务、明确绎济责任,作为记账依据的书面依据: 也是组织绎济活动、传输经济信息,实行会计监督的重要依据 填制或取得会计凭证是会计工作的初始阶段和基本环节。任何企业、单位对所发生的每一 项绎济业务都必须按照规定的程和要求,山经小人取得或自制会计凭证。 二、会计凭证的基本作用 1.(简称凭证)是记录经济业务、明确经济责任,作为记账依据的书面依据:也是组织经 济活动、传输经济信息,实行会计监督的重要依据。 2.会计凭证是进行账本登记的依据 3.可以发挥会计事前控制的作用。 4.利用会计凭证可以明确各职能部门、绎办人员的经济责任,强化闵位责任制。 三、会计凭证的分类 会计凭证包括原始凭证与记账凭证 第二节原始凭证的填制与审核 原始凭证(也称单据),是在经济业务发生时取得或填制的,用以记录和证明经济业务的发 生和完成情况,并作以记账原始依据的一种会计凭证。 原始凭证的分类 原始凭证按照其取得来源分为外来原始凭讦和自制原始凭证 (一)外来原始凭证:是企业、单位同外部的企业、单位发发生经济业务往来时取得的原 始凭证。如购买原材料时从购买单位取得的“发货票”,出差时的车票、机票
(二)自制原始凭证:是山本单位内部绎小人员在小理经济业务时自行填制的原始凭证。例 如企业仓库收发材料时的“领料单”、“收料单”等。自制原始凭讦按照填制手续的不同可以分 为一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证。 1.一次凭证:指填制手续一次完成,用以记录一项经济业务或若干项同类经济业务的原始 凭证 2.累计凭证:指在规定期限内,随着绎济业务的多次、连续发生,分次填列。连续反映某 种经济业务 3.汇总原始凭证:根据一定时期内芢干张反映相同经济业务的原始凭证汇总编制而成的凭 证。如“发料凭证汇总表”、“现金收入汇总表“。 原始凭证填写的基本内容 原始半整无论是自制还是外来的,都应该具备以下基本要素 原始凭证的名称 经济业务简单摘要 金额; 接受凭证的单位名称与填制单位名称 有关人员的签名或盖章 凭证填制山期; 凭证编号。 三、始凭证编制时应具备的基本条件 1.各种原始凭讦的内容必须填写齐全,要作到完整、正确,不错、不漏、不简略。 2.原始凭证的填写必须用黑色或蓝黑色墨水书写。 3.凡是设计大写和小写金额的原始凭证,大小写金额应该相互符合;大小写必须符合规
四、始凭证的审核 (一)原始凭证审核的主要内容 a)审核原始凭讦的合法性:审核经济业务所记载的经济业务是符合国家有关法律、法 规的要求。是否存在违法财绎制度的现象。 b)审核原始凭证的合理性:经济业务是否符合节约,是否有利于提高企业的经济效益 c)审核原始凭讦的亢整性:原始凭讦的各要素是杳完整,是♂存在漏填或填写不淸楚的 情况 d)审核原始凭证的正确性:计算方面是存在失误。 (二)原始凭证审核后的有关处理 1.对于符合合法性、合理性、完整性、正确性要求的原始凭证,应作为附件粘贴于相关 记账凭讦后 2.对于内容合法、合理,但不够正确的原始凭证,应暂缓小理会计手续。 3.对于内容完整正确但不合法、不合理的原始凭证应按规定拒绝小理会计手续。 第三节记账凭证 记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表,按照经济业务的内容加 以归类,用以确定会计分录而填制的直接作为登记账簿依据的会计凭证。 记账凭证的分类 (一)按照运用的绎济业务个同可以划分为通用记账凭证与专用记账凭证 1.专用记账凭证:专用记账凭证是专门用于某一类经济业务的记账凭证。专用记账凭证一般 分为收款凭证、付款凭证和转账凭证 (1)收款凭证:是用来记录现金与银行存款收入业务的记账凭证,是根据现金收入和银行存 款收入的原始凭证填制 (2)付款凭证:是用来记录现金与银行存款付出业务的记账凭证,是根据现金收入和银行存
款收入的原始凭证填制。 (3)转账凭讦:是根据转账业务(即不涉及现金和银行存款收付的经济业务)的原始凭证填 制或汇总原始凭证填制的,用于填制转账业务会计分录的记账凭证 2.通用记账凭证:是适合于所有绎济业务的记账凭证。采用通用记账凭证的单位,无论是 次项的收付还是转账业务,都采用统一格式的记帐凭证。通用记账凭证通常适合于规模不大, 款项支付不多的企业 记账凭证的基本内容 1.记账凭证名称与填制单位名称: 2.绎济业务简要说明 3.会计分录 4.金额合计、记账备注 5.所附原始凭证张数 6.记账凭证填制山期 7.记账凭证编号 有关主管与绎办人员签字 三、记账凭证的填制 填制记账凭证,是会计核算工作的重要环节,是对原始凭证的进一步整理与分类,是按 照复式记账的要求,运用会计科目,确定会计记录,作为等级帐薄的依据。记帐凭证的填制要 1.填制记账凭证必须以经过审核无误的原始凭证或汇总原始凭证为依据。 2.会计凭讦上的会计分录必须正确,一级科目、二级科目与明细科目之间必须保持对应 关系余额必须核对无误。 3.正确合理的填写摘要
4.记账凭证的山期 5.记账凭讦的编号,要根据不同情况采纳不同的方法 6.填制记账凭证,应认真査对所附的原始凭证的种类、张数,防止重复填制或漏填 7.在复式记账凭证上,要填与金额合计,以便进行试算屮衡及检验会计分录正确与否 8.填制记账凭证时,如果发生错误,应该重新填制,不得在原始凭证上作出任何修改 9.记账凭证填制后如有空行,应该自最后一笔金额的空行处全合计数上的空行处划斜线 注销。 10.记账凭讦填制后,应该进行复核和检査,有关人员需要签名或盖章 11.实行会计电算化的企业,采用计制的记账凭证应该符合手工记账凭证的一切要求,而 且打印出的记账凭证要加盖有关单位的公章或绎办人员的签名 四.记帐凭证的审核 记账凭证的审核基本内容包括: 1.审核记账凭证是依据审核无误的原始凭证填制 2.审核记账凭讦应借应贷会计科日和金额是否相等:借贷双方金额是否相符:明细账金 额之和与相应的总账金额是否相符 3.审核记账凭证的摘要是杳清楚,凵期、记账凭证编号、附件张数及有关人员的签名填 写是舌完整。 第四节会计凭证的传递保管 会计凭证的传递 会计凭证的传递是指会计凭证从归档到保管整个过程中,在单位内部各个有关部门和绎办 人员之间的传递程序与传递时间 其中会计凭证的传递程序是指应使会计凭证沿着最快捷、最合理的流向运行。会计凭证传 递时间是指要根据小理绎济业务手续所需的时间而定。应在报告期内完成
在制定会计凭证的传递程序时,应该着重考虑以下几点: 要根据绎济业务的特点,企业内部机构的设置和人员分工情况以及经营管理上的需要, 恰当的规定各种会计凭证的联数与所必经的必要环节。 2.要根据有关部门与绎办人员对绎济业务小理必要手续的需要,确定会计凭证在各个环 节停留的时间,保证经济业务手续的完成。 3.建立严格的会计凭证交接和签收制度 会计凭证的保管 会计凭讦的保管是指会计凭证登账后的整理、装订与归档査存等。会计凭证保管的基本要 求如下 每月记账完毕,要将本月各种记账凭证加以整理,并按记账凭证序号排列,装订成册 2.如果在月内会计凭证数量较多,可以分朋进行装订 3.装订成朋的会计凭证应该集中保管,专人负责。凵后查阅,要有一定的手续 4.会计凭证的的保管期限和销毁手续必须严格的执行会计制度的有关规定。 第四节 账薄及其登记 账薄及作用 账簿是山具有一定格式的账页组成的,用来序时、分类地记录和反映各项绎济业务的会计 簿籍。设置和登记会计簿也是会计核算的一种专门方法。 如前所述,一个单位发生的济业务首先是通过各种会计凭证只能记录一笔或性质相同的 若干笔经济业务的反映,进而提供各种核算所需要的一系总括和详细的数据与指标,必须设置 和登记账簿,把分散在凭证上的资料加以集中归类汇总,为绎济管理提供各种会计资料。账薄 的作用概括如下 第一,为企业的经营管理提供系统、完整的会计信息。在账簿中,可以对绎济业务按照 同的性质进行归类和汇总,使分散的资料进一步系统化。通过对绎济业务进行序时的核算,可
以防止账务处理上的错误和遗漏。通过对经济业务进行分类核算,能够全面地提供有关企业有 关企业成本费用、财务状况和经营成果的总括的和明细的核算资料 第二,为定期编制会计报表提供数据资料。账簿通过对会计凭证所反映的大量经济业务进 行厅时地、分类地记录和加工后,在一定时期终了,通过整理就成为编制会计报表的资料。因 此,会计报表指标是否真实,会计报表编报能否及时,都与账簿设置登记的质量有密切关系 第三,为考核企业经营成果、分析企业绎济活动提供必要的核算资料,同时,根据账簿所 提供的信息资料,还可以为企业的经营决策和预测提供可靠的参考数据 设置账簿的原则 任何单位都应该根据其绎济业务的特点和经营管理上的需要设置一定种类和数量的账簿 一般来讲设置账簿应该遵循下列基本原则 第一,簿的设置要能够俫证全面、系统、分类的核算资料. 第二,账簿的设置要在满是实际需要的前提下,考虑本单位的人力物力的节约,避免重复 设账。 第三,账簿中账页的格式,要按照所记录的经济业务的内容和需要提供的核算指标进行设 计,力求简便实用,避免繁琐。 三.账簿的种类 为了全面系统、连琐地记录经济业务,必须设置各种不同的账簿。不同的账簿,其用途、 形式、内容和登记方法各不相同。 (一)按照账簿的用途分类 账簿按用途分类可以分为厅时账簿、分类账簿、联合账簿和备査账簿. 1.序时账簿。序时账簿通常用凵记账,它是按照绎济发生时间先后顺序、逐凵、逐笔登记 绎济业务的账簿。序时账簿按其记录经济业务内容的不同又分为普通山记账和特种山记账。 普通凵记账,也称为通用凵记账,是用来登记全部经济业务发生情况的山记账。在普通凵
记账中,根据每天发生绎济业务的先后顺序,确定其应借贷的会计科目,记载会计分录,作为 记入分类账的依据。利用普通山记账逐凵逐笔记录经济业务发生情况,有利于经常地进行经济 业务的账证和账核对,确账簿记录的完整和正确性 特种山记账是用业记录某一类经济业务发生情况的山记账。将某一类绎济业务按其发生 的先后顺序记入账簿中,以反映和监督某一类经济业务的发生及山此引起的某类资金增减变动 和结存情况。如各个单位为了加强对现金和银行存款的管理,专门设置“现金山记账”记录现 金和银行存款的收、付业务及其结存情况。而在商品流通企业,为了加强商品购销管理,还设 有“购货记账”和“销售山记账” 2.分类账簿。分类账簿是指对全部绎济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记 的账簿。分类账簿可以分类反映和监督各项资产、负债、所有者权益的增减变动情况,成本费 用的发生和收入的取得情况,以及财务成果的形成和分配情况等。分类账簿按照其反映指标的 详细程度不同,又可以分为总分类账簿和明细分类账簿。按照总分类账户分类登记的账簿叫总 分类账簿,它是用来核算经济业务总括内容的。在会计核算中,分类账簿是每一个会计主体必 须设置的主要账簿,它所提供的核算资料是编制会计报表的主要依据 3.联合账簿。备査账簿也称备査簿或辅助账簿,是对序时账簿和分类账簿未能记载的或记 载不全的经济业务进行补充登记的账簿,如受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。设置和 登记备査账簿,可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。各企业可以根据需要自行设 置 4.备査账簿。备査账簿也称备査簿或辅助账簿,是对序时账簿和分类账簿未能记载的或记 载不全的经济业务进行补充登记的账簿,如受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。设置和 登记备査账簿,可以对某些经注业务的内容提供必要的参考资料。各企业可以根据需要自行设 (二)按照账簿的外表形式分类
会计账簿按其外表形式分为订本式账簿活页式账簿卡片式账簿和磁盘式账簿。 1.订本式账簿。订本式账簿是在未启用以前就把许多账页装订在起,并对账页按顺序编号 账簿。采用订本账簿能够避免账页散失和防止抽换账页,但使用起来不够灵活,因为订本式账 簿账页固定,不能增减,必须为每一账户预留空白账页。如果账页有多余,会造成浪费,留页 过少又会影响账户记录的连续性,不便査阅。如“现金凵记账”“银行存款凵记账”“总分类账” 应采用此种账簿 2.活页式账簿。活页账簿是在账簿启用前,账页不装订在:一起,也不按其顺序连续编号怕 账簿。这种账簿的账页置放在活动的账夹中,可以根据需要增加账页或减少账页。账簿的空臼 账页在使用时才连续编号。使用完毕,不再登记时,将其装订成册,以便保管。将其装订成册 以便管。一般明细账广泛使用这种账簿。 3.卡片式账簿。卡片账簿是山若干具有专门格式的卡片账页排列在卡片箱中所组成的账簿 卡片账实际上也是一种活页账,只是有些账页不需要经常抽取登记,所组成的账簿。卡片账实 际上也是一种活页账,只是有些账页不需要经常抽取登记,为了长期使用而又防止破损,便采 用硬卡片形式。卡片式账簿根据核算和管理的特殊需要,在卡片的正反两面设计必要的栏次 反映各种指示和内容。卡片式账簿可以跨年使用,但适用范围较窄,一般用于固定次产、低值 易耗品明细分类核算 (三)按照账页的格式分类 会计账簿按其账页的格式还可分为三栏式、多栏式和数量金额式。 1.三栏式。所谓三栏式,是指账页中的借、贷、余。三栏式账页是最基本的账页格式。凵 记账、总分类账以及多数明细账均采用这种格式 2.多栏式。所谓多栏式,是指把账页分成若干栏,分列明细的会计科目或项目。一般适用 于成本费用类明细账 数量金额式。所谓数量金额式,是指在三栏式的基础了,对每个大栏再分为数量、单价
和金额二小栏。主要适用于材料物资类明细账。 四.账簿的设置和登记 (一)账薄的基本结构 封面:注明账簿名称与记账单位名称: 扉页:填列账簿启用凵期和截止山期:页数、册次:经管账簿人员一览表和签名;会计主 管签名;账户目录 账页:账页的格式,不同绎济业务的内容个同,存在不同的格式,但下列基本要素应该包 含: 1.账户名称 2.登账山期栏 3.凭证种类与号数栏 4.摘要栏 5.金额栏 6.总页次与分户页次 (二)登记账薄的基本要求 登记账簿的依据是经过审核无误的会计凭证 1.登记账簿必须使用蓝色或黑色墨水书与,除复写外,不得使用圆珠笔或铅笔书写。 2.除了结账、改错、冲销账簿记录外,不能使用红色墨水或红色圆珠笔书写。 3.登记账簿时,每一笔都必须记明凵期、凭证号数、摘要和金额,要在记账凭证上注明账 页的页次,或划”表示已经过账,以避免记账遗漏或重复登账。 账页记录到倒数第二行时,应该办理“转页”手续。 4.在登记账簿时,必须按照账页顺序逐页逐行填写,不得隔页或者跳行,也不得在行上或 行下任意填写