狄长艳 200904-08 dichangyan1982@126.com 办公自动化讲座之二 Word长文档编排技巧
1 办公自动化讲座之二 —word长文档编排技巧 狄长艳 2009-04-08 dichangyan1982@126.com
单面打印的简单报告 设置纸张和文档网格 设置样式 查看和修改文章的层次结构 对文章的不同部分分节 为不同的节添加不同的页眉 在指定的位置添加页码 插入目录
2 单面打印的简单报告 • 设置纸张和文档网格 • 设置样式 • 查看和修改文章的层次结构 • 对文章的不同部分分节 • 为不同的节添加不同的页眉 • 在指定的位置添加页码 • 插入目录
石设置纸张和文档网格 页面设置 女式文档网格 页边距纸张版式文档网格 文字排列 方向:⊙水平 ○垂直 栏数c): 1厘米 网格 7厘米 ○无网格Q ⊙指定行和字符网格0 ○只指定行网格Q) ○文宇对齐字符网格C 其他页 练盒自动进播 每行g:39(-43)跨度红):105磅「 assette □使用默认躊度) 行 每页:44-48)跨度①):156磅 预览 应用于) 整篇文档 目 除图网格)。宇体设置〔) 确定”聊取消 〔默认 确定一取消
3 制作长文档前，先要设置纸张和网格 设置纸张和文档网格 • 纸张设置 • 页面边距 • 页面网格：行网格和字符网格
石设置样式 ⊙|e| 所选文字的格式 样式是格式的集合 正文 仟样式 应用样政:档:一即 如何修][司 羊式 标题1 请选择要应用的格式 标题2 对于文 清除格式 章卡 标题3 采用·标题1 正文 节中的 选择所有1实例 层次分粉4 标思 文章中 正更新以匹配选择Q 用“正 士2 样式。 显示:有效样式
4 设置样式 • 样式是格式的集合 • 应用样式快速修改长文档：一改全改； • 如何修改样式、设置样式： • 对于文章中的每一部分或章节的大标题， 采用“标题1”样式，章节中的小标题，按 层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。 • 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2” 样式
查看和修改文章的层次结构 中国互联网络发展状况OE.doc-夏 icrosoft ord 文件①)编辑C)视图①插入〔)格式)工具) 使A构图 中国互 联网络宏观状 况 4上网计算机数 测计算机数 4上网用户人数 网用户人数 4CN下注册的域名数 「下注册的域名数 通 4Www站点数 Ww站点数 4网络国际出口带宽数 络国际出口带宽数 地址数 PV4地址数 网民特征结构 二、网民特征结构 户性别 4用户性别 户婚姻状况 4用户婚姻状况 户年龄 户受教育程度 4用户年龄 户个人月收入 4用户受教育程度 户职业 4用户个人月收入 户行业 中用户职业 网民上网途径 4用户行业 网民上网行为 非网民状况 9三、网民上网途径 网民、非网民对互联网的看法 4用户上网地点 4用户上网设备 4用户上网方式
5 查看和修改文章的层次结构 • 使用样式可以方面得到文章的层次结构图 【视图】|【文档结构图】 • 通过大纲视图，快速移动大段文字 【视图】|【大纲】
对文章的不同部分分节 分节与分页的区别 使用分节方便对一篇文章的不同节设置不 同的格式 分符 p囟 删除分节符的方法P隔符类型 ○分页符)分栏符c) ○换行符 对于长文档的封面和目录,人分节符类型 ⊙下一页0x○连续〔) ○偶数页c)○奇数页 匚确定c取消
6 对文章的不同部分分节 • 分节与分页的区别； • 使用分节方便对一篇文章的不同节设置不 同的格式； • 删除分节符的方法 对于长文档的封面和目录，尽量用分节符 设置不同的节
为不同的节添加不同的页眉 设置简单的页眉页脚一使用工具栏; 清除封面和目录页眉中的下划线 插入页码
7 为不同的节添加不同的页眉 • 设置简单的页眉页脚—使用工具栏； • 清除封面和目录页眉中的下划线 • 插入页码
在指定的位置添加页码 二机/=Tm 恧员二第3节.2---与上:节相同- 中国互联网络宏观状况 顶眉和页脚 插入“自动文集”·3中出配关用的际 出口带、以及即地址数等信息可以从堅体工反映互联在我国的发程度和蔷及 程度,对CNNC历次调查中这些基础性统计欺据的深入分析,有助于我们从宠观的角 度更深刻地认识互联阴络在中国的发展状况 右侧 回首页显示页码) 格式①) 匚确定取消〓
8 在指定的位置添加页码 • 添加简单的页码 • 在指定位置添加页码
插入目录 索引和目录 插入级别目录 索引)[目录c】图表目录)引文目录 插入】|【引 打印预0 eb预览) 标题1. …11标题1 标题2 标题2 替换目录 标题 标题3 回昱示页码() 回使用超链接而不使用页码⑩ 回页码右对齐 更新目录 冈 示级别):3 ord正在更新目录,请选择下列选项之 [项)修改雙) ⊙只更新页码吧 确定一匚取消 ○更新整个目录 匚确定匚取消
9 插入目录 • 插入级别目录 【插入】|【引用】|【索引和目录】 • 替换目录
小结 ③制作长文档前要规划好各种设置,尤其是样式设 直 ③不同篇章部分一定要分节,而不是分页
10 小结 • 设置纸张和文档网格 • 设置样式 • 查看和修改文章的层次结构 • 对文章的不同部分分节 • 为不同的节添加不同的页眉 • 在指定的位置添加页码 • 插入目录 ☺ 制作长文档前要规划好各种设置，尤其是样式设 置； ☺ 不同篇章部分一定要分节，而不是分页